Учебное пособие 2003 г

Основные сведения об Access 2000. 8

Иванов Николай 1.12.80 да 15

Петров Семен 3.1.85 нет 15

Код модели 17

1. Для этого: кликнуть мышью кнопку или запустить команду Правка – Ключевое поле. Символ ключ появился в селекторной колонке текущего поля. 19

4. Заполните таблицу. Не забудьте сохранить ее сначала под именем «Фирма-продавцы», а затем введите данные. 19

2. Сделайте клик мышью в колонке записи; 23

3. Раскройте меню Правка. 23

4. Запустить команду Удалить запись. 23

1. Выберите команду Файл – Экспорт.. 28

2. В окне Экспорт объекта укажите нужный нам формат в позиции тип файла –Текстовый файл. 28

3. Подтвердите выбранный формат, нажав Сохранить. 28

4. В окне Экспорт текста выберите формат экспорта : с разделителями. Просмотрите поле Образец формата экспорта и нажмите кнопку Далее. 28

5. Выберем подходящий разделитель полей, например, точка с запятой и нажмите кнопку Далее. 28

6. В поле Экспорт в файл будет указан путь и имя сохраняемого файла (по умолчанию People.txt). 28

7. Заменим имя файла на VENDER.TXT. Для этого щелкните мышкой в поле Экспорт в файл и измените имя (перемещая курсор и используя клавиши удаления символов). Далее нажмите клавишу Готово. 28

1. Для установки связи с таблицей из другой БД, чтобы просмотреть и обработать имеющие там данные, используется команда Файл – Внешние данные – Связь с таблицами. 28

2. В диалоговом окне Связь вы увидите список СУБД, данные из которых могут обрабатываться средствами Access. 28

3. Далее операция присоединения аналогична операциям импортирования/экспортирования таблиц. Проделайте это самостоятельно. 28

Задание 1. 28

1.Запустите команду импорта данных. 28

2. Просмотрите список доступных для импорта форматов файлов. 28

3. Закройте окно Импорт. 28

4. Закройте окно БД. 28

Задание 1. 29

7.1. Назначение запросов. 29

Для поиска информации в БД прежде всего следует сформировать запрос, по которому будет произведен поиск необходимых вам сведений. Что же представляет собой запрос в Access? 29

Запрос – это специально подготовленный вопрос об информации в БД. Запросом может быть как простейший поиск информации по значению в какой-либо одной таблице, так и сложный процесс преобразования и представления в определенном виде взаимосвязанных между собой данных из нескольких таблиц. Запросы, связанные с поиском информации, иначе называют запросами выбора. 29

При помощи запросов вы можете: 30

вести поиск или выбор данных в таблице; 30

производить вычисления; 30

вставлять, удалять, изменять и комбинировать данные в таблицах. 30

Составляя запрос вы можете указать в нем интересующие вас таблицы, поля, записи и необходимые преобразования данных. Вы можете использовать запросы для выполнения следующих операций: вставка новых записей, удаление и изменение записей, создание новых полей. 30

30

С помощью запросов вы можете решать некоторые задачи, связанные с проведением вычислений над данными, хранящимися в Access-таблицах. Примеры таких задач вы видите на рисунке. 30

30

Мы уже знаем, что используются два типа запросов: QBE-запросы и SQL-запросы. QBE-запрос Access легко преобразует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь. QBE-запрос является стандартным типом запроса. Поэтому в дальнейшем мы будем ориентироваться именно на запросы по образцу. 30

В ходе выполнения запроса Access создает специальную РЕЗУЛЬТИРУЮЩУЮ ТАБЛИЦУ, в которой включены выбранные из основных таблиц блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Результирующая таблица – это динамический набор данных. Это означает, что при каждом выполнении запроса она строится вновь на основе «свежих» табличных данных. При уничтожении запроса результирующая таблица ликвидируется. 31

31

7.2. Окно запросов. 31

Рассмотрим таблицу созданную таблицу Персонал фирмы из БД BASA. Пусть нас интересует лишь фамилии сотрудников и их оклады. Вы можете попросить Access показать вам только поля Фамилия Имя Отчество и Оклад. 31

1. Выделите таблицу Персонал фирмы. 31

2. Активизируйте вкладку Запрос в окне База данных. 31

3. Щелкните мышью на 31

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Персонал фирмы . 31

5. Щелкните на кнопке Добавить. 31

6. Закройте окно Добавление таблицы. 31

В результате выполнения упражнения окно запросов должно иметь следующий вид: 31

32

Если вам не удалось достичь этого результата рекомендую вернуться на несколько шагов назад и сделать упражнения еще раз. 32

При помощи кнопки или команды Запрос-Добавить таблицу вы можете снова вызвать диалоговое окно выбора таблиц и пополнить список таблиц, анализируемых запросом. Для удаления выбранной таблицы из верхней области окна запроса используется команда Запрос – Удалить таблицу. 32

В нижней области окна запроса можно: 32

указать поля для образца запроса; 32

выбрать таблицы для образца запроса; 32

указать способ сортировки данных; 32

определить критерии отбора данных. 32

Вы помните, что мы хотели составить запрос для выбора из таблицы Персонал фирмы значений полей Фамилия Имя Отчество и Оклад. 32

1. Сначала поместим имя поля Имя Фамилия Отчество в образец запроса. Для этого можно использовать три способа: 32

путем буксировки мышью поля из таблицы в строку Поле; 32

двойным кликом мыши на имени поля таблицы; 32

выбором поля из списка в строке Поле. 32

В результате поле Фамилия Имя Отчество вставлено в образец запроса. Обратите внимание – для выбранного поля Access автомвтически установил в строке Таблица имя исходной таблицы Персонал фирмы. В строке Вывод на экран появился признак индикации значений поля Фамилия Имя Отчество - . 32

При использовании двойного клика выбранное поле вставляется в очередную свободную ячейку строки Поле,т.е. в очередную колонку образца запроса. 33

2. Аналогичным образом вставьте в образец запроса поле Оклад (вторая колонка образца запроса). 33

В результате выполнения упражнения окно запроса должно иметь следующий вид: 33

33

Если вам не удалось достичь этого результата рекомендую вернуться на несколько шагов назад и сделать упражнения еще раз. 33

Если вы хотите построить запрос по всем полям таблицы, то достаточно отбуксировать в образец запроса символ *. Этот символ расположен под заголовком таблицы в верхней области окна запроса. Использование символа * при формировании QBE-запроса дает вам важное преимущество: при добавлении или удалении полей в исходной таблице соответствующие изменения АВТОМАТИЧЕСКИ происходят и в запросе. 33

7.3. Добавление и удаление колонок образца запроса. 34

Access позволяет удалять ненужные колонки из образца запроса и вставлять новые. 34

Вставим в образец запроса между полями Фамилия Имя Отчество и Оклад – поле Должность. 34

1. Кликните мышью в любую пустую ячейку колонки Фамилия Имя Отчество. 34

2. Раскройте меню Вставка. 34

3. Запустите команду Столбцы. 34

4. Включите в пустую колонку поле Должность. 34

Задание 1. 34

Для удаления колонки из таблицы образца запроса достаточно выделить удаляемую колонку и запустить команду Правка-Удалить столбцы. 34

Самостоятельно удалите из образца запроса колонку Должность. 34

В результате выполнения упражнений окно запросов должно иметь следующий вид: 34

34

Итак, наш запрос принял прежний вид. Он готов к выполнению. Чтобы запустить запрос на выполнение, можно воспользоваться либо кнопкой на панели пиктограмм, либо командой Запрос - Запуск. 34

Задание 2. 34

1. Запустите запрос любым из предложенных способов. 34

2. Посмотрите результат выполнения составленного нами запроса. 34

Напоминаю – результирующая таблица – это динамический набор данных. При каждом выполнении запроса она строится вновь на основе «свежих» табличных данных. 35

Использую кнопку вы можете снова вернуться в режим проектирования запроса и отредактировать образец. 35

Задание 3. 35

1. Закройте результирующую таблицу. 35

2. При закрытии Access спрашивает вас о необходимости сохранения созданного запроса и предлагает сохранить под стандартным именем Запрос1. (Естественно, вы можете ввести имя запроса по своему усмотрению). 35

Созданный запрос появился в списке Запрос окна БД. Значок рядом с именем запроса показывает, что это запрос выбора. 35

1. Запустите запрос на выполнение (кнопка ). 35

2. Посмотрите результат запроса. 35

3. Перейдите в режим проектирования запроса (кнопка ). 35

4. Введите в третью колонку образца запроса имя поля Должность из таблицы Персонал фирмы любым известным вам способом. 35

5. Запустите запрос на выполнение и посмотрите результат запроса. 35

6. Закройте результирующую таблицу. 35

7. Закройте окно БД. 35

7.4. Запросы выбора. 35

Установим критерий отбора записей в QBE-запросе. 35

1. Откройте БД –BASA. 35

2. Отредактируем составленный ранее запрос Запрос1 для таблицы Персонал фирмы. Для этого кликните кнопку Конструктор окна база данных. 35

3. Предположим, мы хотим, чтобы результаты запроса выводились в порядке возрастания значений поля Оклад. Для этого в колонке Оклад кликните ячейку строки Сортировка. 35

4. В ячейке появилась кнопка раскрывающегося списка. Раскройте список значений. 35

5. В списке выберите По возрастанию. 35

6. Запустите отредактируемый запрос на выполнение (кнопка ). 35

Вы увидите результат выполнения составленного нами запроса. Записи в результирующей таблице расположены в порядке возрастания значений поля Оклад. 35

Задание 1. 36

1. Закройте окно Запроса (сохранив изменения структуры запроса). 36

2. Активизируйте вкладку Запрос в окне База данных. 36

3. Войдите в режим проектирования запроса. 36

4. Установите в поле Оклад сортировку по убыванию. 36

5. Запустите запрос на выполнение и посмотрите результат. 36

7.5. Режим индикации поля. 36

Вернемся в режим проектирования запроса при помощи кнопки . 36

В образце запроса можно подавить индикацию поля, если его вывод в результирующей таблице не нужен. Подавить или включить индикацию поля можно при помощи выключателей в строке Вывод на экран. Пусть нам надо отсортировать список по возрастанию окладов, при этом сами значения окладов нас не интересуют. 36

1. Кликнете мышью на выключателе индикации поля Оклад. 36

2. Запустите запрос на выполнение. 36

3. Посмотрите результат. Результирующая таблица содержит только один столбец. Но заметьте, что данные выведены в порядке убывания значения поля Оклад. 36

4. Вернитесь в режим проектирования. 36

7.6. Преобразование QBE-запроса в SQL-запрос. 36

Используя кнопку меню Вид – Режим SQL вы можете преобразовать запрос. Не правда ли в этом виде он не так понятен, как QBE-запрос? Для обратного преобразования типа запроса используется меню Вид – Режим таблицы (или кнопка ). 36

7.7. Критерии для отбора информации. 36

Критерии можно располагать в нижней области окна запросов, начиная со строки Условие отбора. Например, мы хотим скорректировать наш запрос таким образом, чтобы из таблицы были выбраны только те сотрудники, у которые фамилии начинаются на буквы А – Л. Критерий выбора для нашего примера может иметь следующий вид: <*M**. Он означает, что в результирующую таблицу не должны включаться значения поля Фамилия Имя Отчество, начинающиеся с буквы «М» (и дальше по алфавиту). Обратите внимание на два момента в записи критерия: символьные данные заключаются в кавычки и вы можете использовать операторы шаблона * и ?. 36

Задание 1. 37

1. Задайте сортировку типа По возрастанию для значений поля Фамилия Имя Отчество. 37

2. Установите критерий выбора так, чтобы в результирующую таблицу включались значения поля Фамилия Имя Отчество, начинающиеся с букв А – Д. 37

В результате выполнения упражнения окно запросов должно иметь следующий вид: 37

37

3. Запустите запрос на выполнение. 37

4. Посмотрите результат выполнения запроса. В результирующую таблицу не включены фамилии, которые начинаются на буквы М - Я. 37

Данные в столбце Фамилия Имя Отчество отсортированы по алфавиту. Но столбце Оклад возрастающий порядок вывода данных нарушился. Почему же это произошло? Если в образце запроса задана сортировка по нескольким колонкам, то сначала сортируются данные в самой левой колонке. Строки с одинаковым значением этой колонки располагаются в порядке, определяемом второй колонкой и т.д. 37

При наличии в столбце Фамилия Имя Отчество нескольких сотрудников с одинаковыми фамилиями и инициалами соответствующие им значения поля Оклад в результирующей таблице будут расположены в порядке возрастания. 37

1. Установите сортировку по возрастанию для значений поля Фамилия Имя Отчество. 37

2. Включите индикацию колонки Оклад. 37

3. Установите критерий выбора так, чтобы в результирующую таблицу включались значения поля Фамилия Имя Отчество начинающиеся с букв А – Д. 38

4. Запустите запрос на выполнение . 38

5. Посмотрите результат запроса. 38

6. Перейдите в режим проектирования запроса. 38

Продолжим рассмотрение критериев QBE-запроса. Оператор Like позволяет задать образец искомого значения поля. Например, критерий Like *B** в поле Фамилия Имя Отчество обеспечит нам поиск фамилий, начинающийся на букву В. 38

Задание 1. 38

1. Измените критерий в образце запроса так, чтобы из поля Фамилия Имя Отчество выбирались только значения, начинающиеся на букву В . 38

2. Запустите запрос на выполнение. 38

3. Посмотрите результат запроса. 38

4. Перейдите в режим проектирования запроса. 38

7.8. Способы объединения нескольких запросов. 38

При составлении образца запроса вы можете использовать сложные логические условия, такие, как логическое И и логическое ИЛИ. 38

Логическое И позводяет отбирать только те записи, которые удовлетворяют одновременно всем введенным вами условиям. При этом условия задаются в полях одной строки образца запроса. 38

При составлении запросов используются следующие операторы сравнения: 38

= - равно (необязательно оператор); 38

<> - не равно; 38

> - больше 38

< - меньше 38

>= - больше или равно 38

<= - меньше или равно 38

1. Составим запрос для вывода списка сотрудников, фамилии которые начинаются на букву В и имеют оклад 150000 рублей. 38

38

2. Следующий запрос позволит вывести список сотрудников, имеющих оклад ниже 180000 руб и фамилии которых начинаются на букву В. 39

39

3. Запустите запрос на выполнение. 39

4. Просмотрите результат запроса. 39

5. Перейдите в режим проектирования запроса. 39

Вы можете использовать операцию логическое И для одного поля. Для этого вам нужно ввести все желаемые условия в выбранное поле и разделить их ключевым словом And. 39

1. Скорректируем критерий по полю Оклад так, чтобы значения выбирались из диапазона 140000 руб< Оклад<170000 руб. 40

40

2. Запустите запрос на выполнение. 40

3. Посмотрите результат запроса. 40

4. Перейдите в режим проектирования запроса. 40

При необходимости выбора записей, удовлетворяющих хотя бы одному из двух (или нескольких) условий, вы можете воспользоваться другим оператором – логическим ИЛИ. Если аргументы логического ИЛИ относятся к одному полю, то они разделяются ключевым словом Or. Например, <150000 Or>200000, позволяет сформировать список сотрудников, у которых оклад либо ниже 150000 руб, либо выше 200000 руб. 40

Все строки в QBE-области, расположенные под строкой Условие отбора, также могут использоваться для спецификации критериев. Таким образом для одной колонки можно определить несколько альтернативных критериев. Каждая отдельная строка критерия рассматривается как условие ИЛИ. Это означает, что в результате выполнения запроса будут отобраны блоки данных, которые удовлетворяют хотя бы одной строке критериев. 40

1. Составим запрос для вывода списка сотрудников, у которых либо фамилия начинается на букву Д, либо оклад ниже 120000 руб. 40

40

5. Запустите запрос на выполнение. 40

6. Посмотрите результат запроса. В результирующую таблицу включены данные, которые удовлетворяют хотя бы одному из введенных критериев отбора (либо фамилия на «Д», либо оклад меньше 120000 руб), 40

4. Перейдите в режим проектирования запроса. 40

С помощью запросов действия вы можете: 40

изменять или переносить данные таблицы; 40

актуализировать, добавлять или удалять группы записей; 40

создавать новые таблицы из результирующих таблиц. 40

Различают четыре типа запросов: запросы добавления, запросы удаления, запросы актуализации и запросы создания таблиц. 41

Обращаю внимание, что в отличие от запросов выбора запросы действия не создают результирующих таблиц динамического типа. Чтобы увидеть результат выполнения запросов действия, нужно: 41

1. открыть измененную или созданную таблицу (для запросов добавления, удаления и создания таблиц); 41

2. преобразовать запрос в запрос выбора (для запросов актуализации). 41

С помощью запроса добавления записи одной таблицы можно присоединить в конец другой таблицы. 41

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 41