Отчет по кадровому аудиту ООО «Ромашка»
Проверка проводилась с 17.10.2011 г. по 18.10.2011 г.
Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде, выдача последующих рекомендаций по приведению кадрового учета и делопроизводства в соответствие с Трудовым кодексом РФ и иными нормативно-правовыми актами.
Объектом проверки являлись кадровые документы, согласно перечня, согласованного сторонами в договоре на оказание услуг.
Данные о проверяемой организации.
Проверяемая организация – Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка».
Раздел 1. Учредительные документы Общества.
Для проверки был предоставлен Устав Общества (с изменениями от 23.03.2010 г.), учредительный договор, Протоколы общих собраний.
Общие выводы и рекомендации:
Замечаний нет.
Раздел 2. Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в организации отсутствуют.
В соответствии со ст. 189 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Согласно ст. 190 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
Общие выводы и рекомендации:
1. Рекомендуется принять и утвердить Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст. 189-190,372 ТК РФ.
Раздел 3. Положение об оплате труда.
Положение об оплате труда как локальный нормативный акт отсутствует. Имеется в наличии положение о премировании и депримировании, которое является приложением к трудовым соглашениям и регулирует вопросы начисления премий и основания депремирования.
Общие выводы и рекомендации.
Положение об оплате труда разрабатывается на основе требований трудового законодательства, а также нормативных актов отраслевого и ведомственного уровня, принятых в его развитие. При этом учитываются нормы отраслевого тарифного соглашения, коллективных договоров и соглашений, действующих в организации.
Из норм отдельных статей ТК РФ можно сделать вывод, что в положении об оплате труда как локальном нормативном акте в силу специфики деятельности организации могут найти отражение следующие вопросы (в скобках указана статья ТК РФ, содержащая отсылку к локальному нормативному акту):
- продолжительность ежедневной работы или смены (ст. 94);
- список работ, продолжительность которых в дневное и ночное время уравнивается (когда это необходимо по условиям труда, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем) (ст. 96);
- порядок разделения рабочего дня на части (ст. 105);
- размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за работу в нерабочие праздничные дни работникам, получающим оклад (ст. 112);
- порядок и условия предоставления дополнительных (кроме предусмотренных законодательством) отпусков для работников (ст. 116);
- порядок индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134);
- системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135);
- тарифные системы оплаты труда (ст. 143);
- доплаты, производимые работникам при выполнении работ в условиях труда, отклоняющихся от нормальных (при выполнении работ различной квалификации, совмещении профессий, работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни и др.) (ст.149);
- конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу (ст. 152);
- конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день (ст.153);
- конкретные размеры повышения размеров оплаты за работу в ночное время (ст. 154);
- порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (ст. 168);
- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 168.1);
- порядок оплаты дней отдыха в связи с работой вахтовым методом за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в пределах учетного периода (ст.301);
- размер и порядок выплаты надбавки за вахтовый метод работы (ст. 302).
Таким образом, на основании данных, полученных в ходе проверки, учитывая специфику деятельности организации, наличие работников с различными условиями труда рекомендуется разработать и принять Положение об оплате труда, регулирующее все вопросы по оплате труда работников с учетом действующего законодательства РФ и коллективного договора.
Раздел 4. Коллективный договор.
Согласно ст. 40 ТК РФ коллективный договор - это правовой акт, который регулирует социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключается работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор отражает интересы работников и работодателя в конкретной организации, он не должен содержать условия, ограничивающие права работников или снижающие уровень их правовых гарантий, а если такие условия включены в коллективный договор, они не подлежат применению в соответствии с ч. 2 ст. 9 ТК РФ.
В ходе проверки кадрового учета в ООО «Ромашка» выявлено отсутствие указанного документа.
Общие выводы и рекомендации:
Рекомендуется принять и утвердить в установленном законодательством порядке коллективный договор.
Раздел 5. Штатные расписания.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Согласно ст. 57 ТК РФ штатное расписание является основой для определения наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.
Представлены штатные расписания за 2009, 2010, 2011 г.г.
В целом замечаний нет, однако рекомендуется исключить из штатного расписания должность председателя совета директоров, поскольку согласно Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 данная должность отсутствует в целях трудового законодательства и является выборной по учредительным документам.
Также, необходимо в графе «Надбавки» указывать РК, а в графе «Всего» соответствующую сумму с учетом РК.
Общие выводы и рекомендации:
Разработать и ввести в действие штатное расписание организации по форме Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В соответствии с указанным постановлением штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Так как штатное расписание служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации, необходимо указывать правильные сведения относительно численности работников и общий ФОТ.
Раздел 6. Документы по материальной ответственности работников.
В ходе проведенного аудита кадров на проверку были запрошены документы, относящиеся к порядку оформления и привлечения работников организации к материальной ответственности: договоры о полной материальной ответственности, приказы о привлечении к материальной ответственности, акты, служебные записки, объяснительные и прочее.
На проверку были предоставлены договоры с работниками о полной индивидуальной материальной ответственности. В оформлении указанных договоров выявлены следующие общие ошибки:
1. Установлено, что в организации действует типовая форма договоров о полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 244 ТК РФ), утвержденные Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
2. Установлено, что договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются со всеми работниками организации, то есть как с рабочими, так и с их руководителями, а также работниками дирекции.
В соответствии с ч. 2 ст. 244 ТК РФ перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, устанавливаются Правительством Российской Федерации. В соответствии с данной нормой Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 №85 утверждены «Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества» и «Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества».
На основании сравнения указанных Перечней и должностей работников, с которыми в организации заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, необходимо сделать вывод, что с большинством работников такой договор заключен безосновательно, а значит такой договор будет признан судом недействительным и не обеспечит реальной защиты имущественных интересов работодателя.
Общие выводы и рекомендации:
Привести порядок заключения договоров о материальной ответственности в соответствие с действующим законодательством.
Раздел 7. Дисциплинарная ответственность.
Документы по дисциплинарной ответственности отсутствуют.
Раздел 8. Трудовые договоры.
При проведении проверки представленные трудовые соглашения изучались на предмет соответствия каждого пункта действующему законодательству.
В соответствии со ст. 56 ТК РФ в трудовом законодательстве применяется термин «трудовой договор», поэтому рекомендуется в названии документа указывать «трудовой договор».
В преамбуле договора ООО «Ромашка» рекомендуется указывать как «работодатель».
Пункт договора
(формулировка)
|
Комментарии проверяющего
|
п. 1.
|
Соответствует законодательству, однако, необходимо разграничивать понятия должность и профессия.
Также необходимо в соответствии со ст. 57 ТК РФ указывать место работы работника.
В соответствии со ст. 57 ТК РФ условие о месте работы является обязательным для включения в трудовой договор, кроме того, место работы, под которым понимается организация (филиал, представительство), а также иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности (другая местность - это территория, расположенная за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта). И если обособленное структурное подразделение организации (цех, отдел, участок и т.п.) расположено в другой местности, то в трудовом договоре обязательно указывается не только это структурное подразделение, но и его местонахождение, учитывая, что в организации имеются структурные подразделения, расположенные вне места нахождения организации (места регистрации).
Кроме того, необходимо разделять понятия «рабочее место» и «место работы».
Местом работы является организация, предприятие. Рабочее место - это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ). Указание конкретного рабочего места может помочь работодателю, например, в случае необходимости доказать отсутствие работника на работе.
Так как в трудовом договоре предусмотрено применение дисциплинарных взысканий за «несанкционированное отсутствие Работника на рабочем месте в течение дня», Работодателю будет чрезвычайно сложно доказать факт отсутствия работника на рабочем месте, которое не указано в трудовом договоре.
|
П. 2.
|
Статьей 58 ТК РФ предусмотрены два вида трудовых договоров: на определенный срок (срочный трудовой договор) и трудовой договор на неопределенный срок не более 5 лет.
Понятие «почасовой трудовой договор» в законодательстве и теории трудового права отсутствует.
Не соответствует законодательству.
|
П. 3.
|
При заключении срочного трудового договора необходимо указывать одно из оснований, предусмотренных ст. 59 ТК РФ.
При заключении договоров до лет – указывать формулировку: «договор заключен на неопределенный срок».
Привести в соответствие с законодательством.
|
П.4.
|
Регламентирует длительность испытательного срока. Общий испытательный срок, установленный в договорах – 3 месяца.
В целом пункт соответствует законодательству, однако при установлении испытательного срока следует убедиться, что работник не относится к числу лиц, для которых согласно ч. 4 ст. 70 ТК РФ испытание при приеме на работу не устанавливается. Если действие указанной нормы не распространяется на работника, продолжительность испытания зависит от срока, на который заключается трудовой договор.
Испытание не может превышать двух недель, если трудовой договор заключен на срок от двух до шести месяцев (ч. 6 ст. 70 ТК РФ).
Также следует помнить, что согласно ст. 289 ТК РФ работникам не устанавливается испытание при приеме на работу, если трудовой договор заключен на срок до двух месяцев.
Соответствует законодательству, однако, при включении данного условия в договор, рекомендуется руководствоваться нормами ТК РФ.
|
П.5.
|
Регламентирует особенности режима рабочего времени.
Согласно ст. 57 ТК РФ условие о режиме рабочего времени и времени отдыха является обязательным для включения в трудовой договор.
Трудовым законодательством предусмотрено, что режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором (ст. 100 ТК РФ).
Таким образом необходимо указывать продолжительность рабочего дня, перерыва для приема пищи, количество рабочих дней и часов в неделю.
Если в организации установлен ненормированный рабочий день, то следует помнить, что в соответствии со ст. 101 Трудового кодекса Российской Федерации ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
В связи с этим, следует иметь в виду, что привлечение работников к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени не должно носить систематического характера, а происходить время от времени (эпизодически) и в определенных случаях.
При проверке установлено, что локальный нормативный акт, устанавливающий перечень работников с ненормированным рабочим днем в организации отсутствует.
Кроме того, решение о введении ненормированного рабочего дня принимается работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.
Данный пункт трудового договора рекомендуется привести в соответствие с действующим законодательством.
|
П.6.
|
Регламентирует оплату труда.
Согласно ст. 57 ТК РФ условие об условиях оплаты труда является обязательным для включения в трудовой договор.
В данном случае рекомендуется изменить формулировку, например, «Работнику устанавливается:
должностной оклад (тарифная ставка) 5 600 руб. в месяц
надбавка (доплата и другие выплаты) 1 680 руб. (30 % РК) (в % к ставке, окладу) (указать вид доплат, надбавок)
Сроки выплаты заработной платы 01 и 15 числа каждого месяца».
В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.
|
П.7.
|
Соответствует законодательству.
|
П.8.
|
Соответствует законодательству.
|
П.9
|
Необходимо включать данный пункт в трудовые договоры только с теми работниками, которые включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 №85.
|
П.10
|
Соответствует законодательству.
|
П.11
|
Соответствует законодательству.
|
П.12
|
Рекомендуется изменить формулировку, например,
«Основания прекращения трудового договора:
1) соглашение сторон (статья 78 Трудового Кодекса);
2) истечение срока трудового договора (статья 79 Трудового Кодекса), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 Трудового Кодекса);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 Трудового Кодекса);
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 Трудового Кодекса);
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 Трудового Кодекса);
8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73 Трудового Кодекса);
9) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (часть первая статьи 72.1 Трудового Кодекса);
10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 Трудового Кодекса);
11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 Трудового Кодекса).
12) другие основания, предусмотренные действующим законодательством
|
П. 13
|
Соответствует законодательству.
|
Раздел 14
|
П. 14.1
|
Не соответствует законодательству.
В случае ликвидации организации применяются правила ст. 180 ТК РФ, а именно, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
Работодатель с письменного согласия работника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения срока, указанного в части второй настоящей статьи, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.
Согласно ст. 75 ТК РФ реорганизация организации не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками.
Понятия «перепрофилирование организации» в трудовом законодательстве нет.
Однако, статьей 74 ТК РФ предусмотрены гарантии при изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий. В этом случае допускается изменение условий трудового договора, но не трудовая функция работника.
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 настоящего Кодекса.
Не соответствует законодательству.
|
П. 14.2
|
Основания прекращения трудового договора по инициативе работодателя предусмотрены ст. 81 ТК РФ, в которой не предусмотрены 7-дневные сроки для поиска новой работы и выплаты выходного пособия.
Не соответствует законодательству.
|
П.14.3
|
Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
Не соответствует законодательству.
|
П.14.4
|
Законодательством в ст.128 ТК РФ предусмотрено , что работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников. Но в смысле данной статьи, этот отпуск является отпуском без сохранения заработной платы.
Понятие «дополнительный оплачиваемый социальный отпуск» в законодательстве отсутствует. Дополнительные ежегодные отпуска предоставляются отдельным категориям работников (занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда, имеющим особый характер работы и т.д) согласно положений ст. 116 ТК РФ.
|
П.14.5.
|
Прямой обязанности работодателя производить выплату единовременного пособия родственникам умершего работника трудовым законодательством не предусмотрено, однако, это может быть предусмотрено в коллективном договоре в твердой сумме.
|
Раздел 15
|
П.15.1.
|
Соответствует законодательству.
|
П. 15.2.
|
Не соответствует законодательству.
|
П. 15.3 – 15.4.
|
Согласно ст. 382 ТК РФ индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами.
Рекомендуется следующая формулировка: «Индивидуальные трудовые споры, не урегулированные работником и работодателем самостоятельно, рассматриваются в судебном порядке».
|
П.16
|
Соответствует законодательству.
|
П.17
|
Соответствует законодательству.
|
Представленные срочные трудовые договоры не соответствуют законодательству в части п. 2, 3, 4, 8 (ввиду отсутствия должностных инструкций), 12, 13.
Общие выводы и рекомендации:
Трудовой договор рекомендуется привести в соответствие с действующим законодательством.
Срочные трудовые договоры необходимо изменить, внести основания заключения срочных договоров в соответствии со ст. 59 ТК РФ, указывать срок действия договора.
В некоторых трудовых договорах, заключаемых с подсобными рабочими, станочниками указано, что работник принимается на работу по должности, рекомендуется скорректировать данное положение и указывать, к примеру, «принимается подсобным рабочим» или «принимается по профессии станочника».
Приложение № 1 к договору не соответствует трудовому законодательству, поскольку содержит условия, нарушающие права работников.
Договорное обязательство, являющееся приложением к договору не соответствует законодательству. Согласно ФЗ о коммерческой тайне к сведениям, составляющим коммерческую тайну не могут быть отнесены:
1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
Рекомендуется принять и утвердить Положение о коммерческой тайне.
Раздел 9. Трудовые книжки работников. Проверка соблюдения порядка ведения и хранения.
Трудовые книжки действующих работников не заполнены, хранятся в личных делах работников в нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Сведения о наличии бланков новых трудовых книжек и вкладышей к ним отсутствуют.
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей не ведется, что является нарушением п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, что является нарушением п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Общие выводы и рекомендации:
Необходимо следовать п. 42 в вопросе хранения трудовых книжек, назначить ответственное лицо за их хранение.
Рекомендуется исполнить требования п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 в отношении Журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Рекомендуется вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по форме, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69.
Раздел 10. Табели учета рабочего времени.
Для проверки не предоставлены.
Раздел 11. Должностные инструкции.
Для проверки не предоставлены.
Раздел 12. Регистрационные и учетные журналы.
Журналы не ведутся.
Общие выводы и рекомендации:
Рекомендуется завести журнал, прошить, пронумеровать, скрепить печатью и подписью генерального директора.
Рекомендуется вносить записи последовательно, не нарушая нумерацию и дату принятия приказа.
Раздел 13. Проверка охраны труда.
Документы отсутствуют.
Раздел 14. Приказы по личному составу
В ходе аудита предоставлены приказы по личному составу (прием, увольнение).
В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу, отсутствует подпись работника в ознакомлении с приказом.
В приказах об увольнении не указывается основание прекращения трудового договора, отсутствует ссылка на соответствующую статью трудового кодекса.
Табельные номера сотрудников содержат начальные буквы инициалов, а должны содержать порядковые числа (порядок определяется в зависимости от даты приема работников последовательно).
Приказы об отпусках, переводах отсутствуют.
Общие выводы и рекомендации:
Рекомендуется заполнять приказы в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Раздел 15. Личные карточки Т-2
Личная карточка работника является документом, необходимым при ведении кадрового учета. Ее форма № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Личная карточка оформляется на каждого работника. В нее вносятся сведения о работнике, о приеме на работу, переводе, отпусках и пр. С каждой записью (о выполняемой работе, переводе, увольнении) работодатель обязан ознакомить работника (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Сведения, которые необходимо внести в личную карточку, можно получить от работника (личные сведения) и из нормативных документов (коды классификаторов). При заполнении личной карточки используются шесть различных классификаторов, каждый из которых кодирует определенную информацию.
На проверку были предоставлены личные карточки работников.
Общие выводы и рекомендации:
Карточки выполнены на листах бумаги белого цвета размером А4 двусторонней печатью, отдельные страницы карточек скреплены между собой степлером.
Карточки заполняются машинописным текстом с использованием компьютерной программы, а затем распечатываются. Текущие изменения ручкой в карточку не вносятся.
Не все поля личных карточек являются заполненными, например, образование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках.
Отсутствуют подписи работников.
Срок хранения личных карточек составляет 75 лет, ввиду этого рекомендуется пользоваться личными карточками изготовленными на картоне. Такие карточки можно купить в специализированных издательских организациях. Картонные карточки заполняются вручную.
ОБЩИЕ ВЫВОДЫ ПО ИТОГАМ ПРОВЕРКИ
В целом система кадрового делопроизводства и учета подлежит приведению в соответствие с действующим законодательством. Необходимо разработать и принять в установленном законодательством порядке и в соответствии со спецификой деятельности организации Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, утвердить перечни сотрудников с ненормированным рабочим днем. Необходимо привести в соответствие с законодательством РФ основной документ кадрового делопроизводства – трудовой договор, который в большей степени в настоящий момент противоречит трудовому кодексу.
Рекомендуется тщательным образом изучить порядок привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Рекомендуется изучить Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» в части заполнения унифицированных форм: приказов по личному составу, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, личных карточек.
Рекомендуется внедрить тесное взаимодействие отдела по управлению персоналом с юридической службой организации с целью решения кадровых противоречий с действующим законодательством.
При несоблюдении указанных рекомендаций и ведении кадрового учета и делопроизводства в разрез с действующим законодательством организация совершает административное правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за которое предусмотрена ответственность в виде штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
В целях обеспечения кадровой безопасности и правильного ведения кадрового учета и делопроизводства рекомендуется провести обучение по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству сотрудников отдела по управлению персоналом, юридической службы, службы внутреннего контроля и отдела по управлению системой менеджмента качества.
В целях обеспечения экономической безопасности организации и в случае Вашей заинтересованности мы готовы помочь в разработке необходимых локальных нормативных актов, трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, оказать помощь в построении кадрового учета.
|
