САМЫЕ ВАЖНЫЕ ПРАВИЛА,
ПО КОТОРЫМ НАДО ЗАПОЛНЯТЬ БОЛЬНИЧНЫЙ ЛИСТ
01.11.2012. Общий порядок заполнения
Заполните только раздел «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности.
Больничный листок заполните печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Шариковой ручкой писать в больничном нельзя. Все записи не должны выходить за пределы границ ячеек.
Все строки листка нетрудоспособности заполните, начиная с первой ячейки. Пробелы между словами обязательны.
Проставляя печать работодателя на листке нетрудоспособности, следите, чтобы она не попадала на ячейки с данными и была четкой и хорошо читаемой.
Такие правила предусмотрены пунктом 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.
Наименование организации
В первой строке раздела «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности впишите наименование организации (полное или сокращенное). Сокращенное наименование организации укажите в соответствии с учредительными документами. Если же в учредительных документах краткое название не предусмотрено, а полное содержит более 29 символов, то его можно сократить произвольно в пределах имеющихся в строке ячеек. В этом случае фонд может идентифицировать организацию-страхователя по регистрационному номеру.
При заполнении данной строки применение кавычек, точек, запятых, тире, знака номера не считается нарушением. То есть, если эти символы в больничном листке указаны, он является действительным и переоформлять его не нужно. Об этом сказано в письмах ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956, от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545. Вместе с тем, если наименование организации содержит более 29 символов, то кавычки, знак номера, тире, точки и иные знаки препинания не проставляйте (письмо ФСС России от 14 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-8605).
Далее укажите, является место работы для сотрудника основным или совместительством. Для этого поставьте галочку рядом с соответствующим значением.
Регистрационный номер, ИНН и СНИЛС
В строке «Регистрационный №» проставьте тот номер, который указан в извещении (уведомлении) страхователя (его выдают при регистрации организации в территориальном органе ФСС России). В строке «Код подчиненности» также отразите код в соответствии с извещением (уведомлением).
В строке «ИНН нетрудоспособного» укажите идентификационный номер сотрудника, если он у него есть. При отсутствии у человека ИНН эту строку не заполняйте.
В строке «СНИЛС» запишите страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, который указан в его свидетельстве о государственном пенсионном страховании.
Условия исчисления
В строке «Условия исчисления» укажите соответствующий двузначный код (или несколько кодов), если имели место случаи, для которых предусмотрены особые правила выплаты больничного пособия (приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н, абз. 9п. 66 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).
Например, сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, больничное пособие выплачивайте с учетом районного коэффициента.
Строку «Условия исчисления» заполните, в частности, если застрахованный:
имеет инвалидность;
подвергался воздействию радиации;
в период до 2007 года приступил к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и продолжает там трудиться;
работает по трудовому договору сроком менее шести месяцев (код не проставляется при заболевании туберкулезом);
заболел (был травмирован) в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору;
нарушил режим по уважительной причине;
трудится на условиях неполного рабочего времени (при этом его заработок в расчетном периоде меньше величины МРОТ или вовсе отсутствует).
Дата начала работы
Строку «Дата начала работы» заполняйте только, если одновременно выполнены следующие условия:
больничный выдан в связи с заболеванием или травмой;
трудовой договор с сотрудником был аннулирован;
заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.
В этой строке укажите число, месяц и год, с которого человек должен был приступить к работе.
Страховой стаж
В строке «Страховой стаж» укажите, сколько лет и месяцев отработал сотрудник. Этот показатель также влияет на размер пособия. В частности, сотруднику, имеющему страховой стаж менее шести месяцев, начисленное больничное пособие не может превышать МРОТ (с учетом районного коэффициента) за полный календарный месяц (ч. 6 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375). В настоящее время величина минимального размера оплаты труда составляет 4611 руб. в месяц.
В строке «в т. ч. нестраховые периоды» проставьте количество полных лет и месяцев, в течение которых сотрудник проходил военную службу, или другую службу, предусмотренную Законом от 12 февраля 1993 г. № 4468-1, за период с 1 января 2007 года.
Период, за который выплачивается пособие
В строке «Причитается пособие за период» укажите период, за который выплачивается пособие.
Расчетные суммы
Далее в соответствующих строках укажите:
средний заработок, из которого должно быть исчислено пособие;
средний дневной заработок;
сумму пособия, которая выплачивается за счет средств работодателя;
сумму пособия, выплачиваемую за счет средств ФСС России;
итоговую сумму начисленного пособия, подлежащую выплате сотруднику.
Расчет пособия сделайте на отдельном листе бумаги и приложите его к больничному листку (п. 67 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).
Подпись больничного листка
Листок нетрудоспособности подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.
НДФЛ при указании суммы пособия
Ситуация: какие суммы больничного пособия – с учетом НДФЛ или без – нужно указывать в строке «ИТОГО начислено» больничного листка
Сумму пособия нужно указать с учетом НДФЛ.
Приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2012 г. № 31н внесены изменения в пункт 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н. Согласно новой редакции пункта 66 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, в строке «ИТОГО начислено» раздела «Заполняется работодателем» нужно указывать общую сумму начисленного пособия. Исходя из этого сумму пособия нужно указать с учетом НДФЛ.
В таком же порядке (с учетом НДФЛ) отражаются показатели по строкам «Сумма пособия: за счет средств работодателя» и «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации».
Следует отметить, что до внесения соответствующих изменений пунктом 66 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, было предусмотрено, что в строке «ИТОГО начислено» указывается общая сумма пособия, подлежащая выплате сотруднику. Поскольку больничное пособие выплачивается без НДФЛ, сумму в этой строке больничного листка было рекомендовано отражать за вычетом налога. В частности, такие разъяснения давал ФСС России в письмах от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956, от 8 сентября 2011 г. № 14-03-14/15-10022.
Однако в связи с изданием приказа Минздравсоцразвития России от 24 января 2012 г. № 31н данную строку необходимо заполнять с учетом НДФЛ.
Пример заполнения больничного листка при назначении больничного пособия. Пособие рассчитывается исходя из фактического заработка за расчетный период.
Кассир А.В. Дежнева с 1 по 9 августа 2012 года болела.
Страховой стаж сотрудницы более восьми лет, поэтому она имеет право на оплату больничного листка в размере 100 процентов заработка.
Расчетный период – с 1 января 2010 года по 31 декабря 2011 года включительно. Он отработан сотрудницей полностью.
Заработок Дежневой за расчетный период составил:
за 2010 год – 157 000 руб.;
за 2011 год – 157 000 руб.
Со всей суммы заработка за расчетный период были уплачены страховые взносы в ФСС России.
Поскольку заработок сотрудницы за каждый год расчетного периода не превысил предельного значения (415 000 руб. за 2010 год и 463 000 руб. за 2011 год), бухгалтер рассчитал средний дневной заработок, исходя из фактически начисленных сумм.
Средний дневной заработок составил:
(157 000 руб. + 157 000 руб.) : 730 дн. = 430,14 руб./дн.
В периоде нетрудоспособности девять календарных дней.
Итоговая сумма начисленного больничного пособия составила:
430,14 руб./дн. × 9 дн. = 3871,26 руб.
Итоговая сумма пособия, подлежащая выплате Дежневой:
3871,26 руб. – (3871,26 руб. × 13%) = 3368 руб.
На основании этих данных бухгалтер заполнил соответствующую часть больничного листка.
За первые три дня нетрудоспособности пособие оплачивает организация. Сумма пособия составляет: 430,14 руб./дн. × 3 дн. = 1290,42 руб.
Остальные дни болезни оплачивает ФСС России. Сумма пособия за счет средств фонда равна: 430,14 руб./дн. × 6 дн. = 2580,84 руб.
В приложении к больничному листку бухгалтер показал расчет пособия и его распределение по источникам выплаты.
Пример заполнения больничного листка при назначении больничного пособия. Пособие рассчитывается исходя из МРОТ.
Кассир А.В. Дежнева с 1 по 9 августа 2012 года болела.
Страховой стаж сотрудницы более восьми лет, поэтому она имеет право на оплату больничного листка в размере 100 процентов заработка.
Расчетный период – с 1 января 2010 года по 31 декабря 2011 года. Он отработан сотрудницей не полностью.
Заработок Дежневой за расчетный период составил:
за 2010 год – 0 руб.;
за 2011 год – 72 000 руб.
Со всей суммы заработка за расчетный период были уплачены страховые взносы в ФСС России.
Заработок сотрудницы за каждый год расчетного периода не превысил предельного значения (415 000 руб. за 2010 год и 463 000 руб. за 2011 год), поэтому бухгалтер принял к расчету фактически начисленные суммы. Фактический среднемесячный заработок сотрудницы за расчетный период составил 3000 руб. (72 000 руб. : 24 мес.). Он оказался меньше МРОТ, установленного на дату открытия больничного листка (3000 руб. < 4611 руб.). Поэтому бухгалтер рассчитал пособие исходя из заработка, равного МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Средний дневной заработок Дежневой составил:
(4611 руб. × 24 мес.) : 730 дн. = 151,59 руб./дн.
В периоде нетрудоспособности девять календарных дней.
Итоговая сумма начисленного больничного пособия составила:
151,59 руб./дн. × 9 дн. = 1364,31 руб.
Итоговая сумма пособия (за вычетом НДФЛ), подлежащая выплате Дежневой: 1364,31 руб. – (1364,31 руб. × 13%) = 1186,95 руб.
За первые три дня нетрудоспособности пособие оплачивает организация. Сумма пособия составляет: 151,59 руб./дн. × 3 дн. = 454,77 руб.
Остальные дни болезни оплачивает ФСС России. Сумма пособия за счет средств фонда равна: 151,59 руб./дн. × 6 дн. = 909,54 руб.
На основании этих данных бухгалтер заполнил соответствующую часть больничного листка.
В приложении к больничному листку бухгалтер показал расчет пособия и его распределение по источникам выплаты.
Больничный заполнен с ошибками
Внимание!
Расходы на больничные, выплаченные по неправильно оформленному больничному листку, ФСС России может не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и подп. 3 п. 1 ст. 11 Закона от 16 июля 1999 г. № 165 ФЗ).
Если в листке нетрудоспособности обнаружены ошибки, то дальнейшие действия организации зависят от того, в каком именно разделе эти ошибки допущены.
Прежде всего, обратите внимание на то, как выглядит раздел больничного листка, заполненный в медучреждении. Поскольку на основании листка выплачивают деньги, важно, чтобы все реквизиты этого раздела были заполнены правильно. Если неправильно написаны фамилия, имя, отчество пациента, место работы, отсутствует печать или подпись врача, то нужно возвратить такой листок сотруднику. Если в данном разделе имеются ошибки, то такой больничный листок считается испорченным и вместо него в медучреждении выдается дубликат (п. 56 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). При этом в новом бланке в строке «дубликат» должна быть проставлена отметка «V», а в строке «Дата выдачи» должна быть указана дата выдачи нового бланка (дубликата) листка нетрудоспособности
(п. 57 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России
от 29 июня 2011 г. № 624н, письмо ФСС России от 23 декабря 2011 г.
№ 14-03-11/15-16055).
Основные нарушения, из-за которых сотрудники ФСС России могут не принять к зачету больничные пособия, перечислены в пункте 60 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81. Вместе с тем, организациям стоит иметь в виду, что наличие в больничном листке технических недочетов (заполнение полей бланков прописными буквами, попадание печатей на информационное поле и т. п.) не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий. Об этом сказано в письме ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956. Кроме того, арбитражная практика подтверждает, что устранимые ошибки в больничном листке, допущенные медучреждением, не являются основанием для отказа в возмещении пособия из ФСС России (постановление ФАС Московского округа от 17 августа 2011 г. № А40-151005/10-99-879). При этом сотрудники ФСС России могут дать организации возможность исправить ошибки в оформлении больничного листка в ходе проверки (п. 61 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81).
Ошибку в соответствующем разделе больничного листка может допустить сам бухгалтер при его оформлении. Тогда аккуратно зачеркните неверную запись, а правильные сведения укажите на оборотной стороне больничного листка и заверьте записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.
Об этом сказано в пункте 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.
«Главбух» советует
Чтобы заполненный с ошибками больничный листок не остался без оплаты, действуйте так.
Прежде всего, постарайтесь подкорректировать его до окончания проверки. Если же это не удастся (например, если в ошибке виновато лечебное учреждение, которое находится в другом городе), пытайтесь устранить недочеты, пока проверяющие из ФСС России не вынесли решение о незачете расходов. Ну и наконец, отразите свои возражения в акте по результатам выездной проверки, который составляется по ее итогам.
Для этого перед подписанием акта сделайте оговорку о том, что у вас есть возражения или замечания (п. 20 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Их нужно представить в письменном виде в течение 15 рабочих дней со дня получения акта проверки (п. 23 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Мотивировать возражения можно, например, тем, что:
больничные листки в настоящее время находятся на исправлении (либо уже исправлены), так как обнаруженные в них нарушения носят устранимый характер;
вносить исправления в больничные листки законодательство не запрещает;
сроки внесения исправлений в больничные листки законодательством не установлены.
Исправленные больничные листки можно подать вместе с возражениями либо принести их в день пересмотра результатов проверки. Время и место этого мероприятия назначает сам Фонд. Вынести решение, принимать или не принимать спорные расходы к зачету, руководитель отделения ФСС России должен в течение 10 дней после окончания срока для подачи возражений (п. 24 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81).
Если организация не укажет в акте, что у нее есть возражения, будет считаться, что с незачетом расходов она согласна. В этом случае добиться от фонда возмещения больничных пособий будет практически невозможно. Арбитражная практика это подтверждает (см., например, постановление ФАС Московского округа от 30 октября 2006 г. № КА-А40/10120-06-2).
БСС «Система Главбух» |
