ПРОЕКТ
руководящий документ о порядке работы с задачами информационной системы ргу нефти и газа в подсистеме «учебный процесс»
1. Подразделение «Кафедра»
Задача «Контрольная неделя»
Задача предусматривает ввод в информационную систему (ИС) результатов контрольных недель в соответствии со сроками, устанавливаемыми приказом по университету. После заполнения ведомость остается доступной только преподавателю, проставившему данные по контрольной неделе.
По итогам семестра проставляется итоговый семестровый рейтинг. Кафедра может проводить анализ результатов контрольных недель, используя отчеты «Текущий рейтинг», «Итоги контрольной недели».
Задача «Диплом»
В ноябре выпускающие кафедры вводят в ИС темы дипломных проектов, данные о руководителе для формирования и утверждения приказа по темам дипломных проектов.
В мае-июне кафедры вводят в ИС результаты защит дипломных проектов не позднее следующего дня после очередной защиты. Эти данные используются деканатом для печати бланка диплома и приложения в диплом, а также для аналитических отчетов по дипломному проектированию.
После ввода в ИС результатов защит, кафедра получает для каждого студента заготовку выписки из приказа об окончании обучения, которые поступают в деканат для последующей передачи в студенческий отдел кадров.
Задача «Сессия»
Кафедры вводят результаты сдачи зачетов, в том числе дифференцированных, и экзаменов не позднее следующего дня после сдачи и заполнения ведомостей. Введенная в ИС ведомость «закрыта» для правки.
Кафедра может проводить анализ результатов экзаменационной сессии, используя отчеты «Экзаменационный рейтинг» и «Отчеты по сессии».
Задача «Перспективный студент»
Задача предназначена для формирования базы данных о наиболее активных, отлично успевающих студентах и магистрантах, об их достижениях в науке, спорте, общественной жизни и т.д. Эти сведения необходимы для формирования набора в магистратуру, аспирантуру, оказание помощи в трудоустройстве, развитие личностных и творческих качеств.
Ввод информации осуществляется кураторами групп и сотрудниками деканатов. Студент сам сообщает данные о своих успехах на кафедру (или в деканат).
Задача «Индивидуальный план магистра»
Задача предназначена для формирования индивидуального плана магистров. Ввод информации может осуществлять как руководитель магистра, так и деканат магистерской подготовки.
Подразделение «Деканат»
Задача «Контингент»
Задача предназначена для ввода в информационную систему (ИС) данных о студентах: личные, паспортные данные, особые сведения, анкета абитуриента (достижения студентов в спорте, учебе и творчестве до поступления в университет). Анкета абитуриента позволит выделить наиболее способных и активных студентов.
В сентябре деканат вводит данные обо всех студентах первого курса. Для контроля заполнения минимально необходимых сведений (ФИО, регион, город, дата рождения, национальность) можно использовать отчет «Не полностью заполненные карточки студентов». В течение года деканат вводит дополнения, изменения в личные данные студентов по мере необходимости.
В феврале деканат создает новые учебные группы на следующий учебный год, делает привязку группы к специальности, специализации, учебному плану.
Задача «Предмет по выбору»
Перед началом первой контрольной недели на основании списков студентов, выбравших определенную элективную дисциплину, деканат вводит в ИС соответствующие сведения, таким образом происходит формирование ведомостей. В противном случае, преподаватели элективных дисциплин получат для заполнения ведомостей список всех студентов группы.
Задача «Сессия - Печать ведомостей»
Зачетные ведомости следует печатать после проставления кафедрами итогового семестрового рейтинга. Экзаменационные ведомости следует печатать после того, как учебная диспетчерская введет в ИС расписание экзаменов, в этом случае оглавление ведомости будет содержать дату экзамена, аудиторию, фамилию экзаменатора.
Задача «Сессия – Результаты экзаменов»
Для контроля своевременности занесения кафедрами данных по результатам сессии следует использовать отчет «Не введенные ведомости». Для проведения анализа результатов сессии можно использовать группу отчетов «Экзаменационный рейтинг», «Отчеты по сессии», «Студенты, обучающиеся на договорной основе».
Задача «Сессия – Результаты пересдач»
Деканат вводит результаты пересдач не позднее двух дней после поступления направлений в деканат. Для проверки списка должников можно использовать отчет «Список должников по группе » или «Список должников за все семестры».
Задача «Контрольная неделя»
Для анализа текущей успеваемости студентов на факультете можно использовать отчеты «Текущий рейтинг», «Итоги контрольной недели».
Для контроля своевременности занесения кафедрами результатов контрольных недель следует использовать отчет «Не введенные данные».
Задача «Бланки диплома»
Работа начинается с проверки правильности заполнения личных данных и оценок в учебной карточке, сформированной в ИС за все семестры обучения студента. Для проверки правильности можно воспользоваться отчетом «Черновик вкладыша в диплом» или «Учебная карточка».
Для ввода (изменения) ФИО, даты рождения, документе о предыдущем образовании следует использовать задачу «Контингент».
Для ввода пропущенных или ошибочно введенных оценок следует использовать задачу «Ввод оценок за прошлые годы». Эта же задача используется для занесения в ИС оценок студентов, пришедших из других вузов.
Работу по проверке личных данных и оценок необходимо выполнить до конца апреля. В этом случае в июне, после занесения кафедрами результатов защит и результатов весенний экзаменационной сессии у бакалавров, в ИС будет находиться вся информация о студенте.
Деканат вводит номер, серию диплома и печатает диплом, черновик и чистовик приложения в диплом.
Задача «Учебные планы»
Учебный план является основным информационным массивом, определяющим набор дисциплин, количество часов, виды отчетности и кафедры, ведущие занятия. От полноты и достоверности учебного плана в ИС зависит организация учебного процесса, формирование расписания занятий, проведение контрольных недель и сессий.
Каждая группа учится весь срок обучения по закрепленному за ней рабочему учебному плану. Целесообразно для каждого года набора создавать свой рабочий план. Рабочий учебный план может корректироваться только сотрудником УМУ на основании решений Ученого Совета факультета.
Задача «Перспективный студент»
Задача предназначена для формирования базы данных о наиболее активных, отлично успевающих студентах и магистрантах, об их достижениях в науке, спорте, общественной жизни и т.д. Эти сведения необходимы для формирования набора в магистратуру, аспирантуру, оказание помощи в трудоустройстве, развитие личностных и творческих качеств.
Ввод информации осуществляется кураторами групп и сотрудниками деканатов. Студент сам сообщает данные о своих успехах на кафедру или в деканат.
Задача «Индивидуальный план магистра»
Задача предназначена для формирования индивидуального плана магистров. Ввод информации может осуществлять как руководитель магистра, так и деканат магистерской подготовки.
Подразделение «УМУ»
Задача «Приказы»
Ввод учебных приказов по мере их поступления в студенческий отдел кадров.
Задача «Учебные планы»
Учебный план является основным информационным массивом, определяющим набор дисциплин, количество часов, виды отчетности и кафедры, ведущие занятия.
Рабочий учебный план может корректироваться только сотрудником УМУ на основании решений Ученого Совета факультета.
Задача «Формирование нагрузки»
В феврале, после формирования рабочих учебных планов на очередной учебный год, УМУ формирует и передает нагрузку на кафедры.
Подразделение «Учебная диспетчерская»
Задача «расписание экзаменов»
После формирования и утверждения расписания экзаменов, учебная диспетчерская вводит в ИС для всех учебных групп даты экзаменов, аудиторию, фамилию экзаменатора. Эти данные выводятся в оглавлении экзаменационных ведомостей, которые затем деканаты печатают и передают на кафедры.
Подразделение «Отдел имущественных отношений
и платных образовательных услуг»
Задача «Договор»
В сентябре месяце отдел вводит в ИС сведения о договоре на обучения студентов, обучающихся на платной основе (целевая и коммерческая форма обучения). Эти сведения могут корректироваться в течение года.
Контроль полноты занесения данных о договорах можно осуществлять с помощью отчета «Отсутствуют данные о предприятии», поскольку сведения об успеваемости студентов, обучающихся на платной основе, запрашиваются организациями, осуществляющими оплату за обучения своих студентов.
Порядок работы с задачами
информационной системы РГУ нефти и газа
в подсистеме «Учебный процесс»
Подразде-
ление
Срок
|
Кафедра
|
Деканат
|
УМУ
|
Учебная диспетчерская
|
Отдел имущественных
отношений
|
Сентябрь
|
|
1. «Контингент» - личные дела первокурсников
|
«Приказы» -по зачислению и распределению по группам
|
|
«Договор
на обучение» - ввод новых данных
|
Октябрь
|
«Контрольная неделя»
|
«Предметы по выбору» - формирование ведомостей для контрольных недель
|
«Приказы» - текущие приказы
|
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Ноябрь
|
1. «Контрольная неделя»
2. «Диплом» - приказ на утверждение тем ДП
|
«Контрольная неделя» -анализ
|
«Приказы» - текущие приказы
|
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Декабрь
|
«Контрольная неделя» - семестровый рейтинг
|
1.«Сессия» (печать ведомостей)
2. «Контрольная неделя» -анализ
|
«Приказы» - текущие приказы
|
«Расписание экзаменов»
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Январь
|
«Сессия» - ввод результатов сессии
|
«Сессия» (пересдачи)
|
«Приказы» - текущие приказы
|
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Февраль
|
|
«Сессия» - итоги
|
1. «Приказы» - об отчислении и переводе по группам
2. «Учебные планы» - создание рабочих семестровых планов на новый учебный год
|
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Март
|
«Контрольная неделя»
|
1. «Учебные планы» - корректировка учебных планов
2. «Предметы по выбору» - формирование ведомостей для контрольных недель
|
1. «Выписка из семестрового плана»
2. «Приказы» - текущие приказы
|
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Апрель
|
«Контрольная неделя»
|
«Контрольная неделя» -анализ
|
«Приказы» - текущие приказы
|
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Май
|
«Контрольная неделя» - семестровый рейтинг
|
1. «Сессия» (печать ведомостей)
2. «Контрольная неделя» -анализ
|
«Приказы» - текущие приказы
|
«Расписание экзаменов»
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Июнь
|
1. «Сессия» - ввод результатов сессии
2. «Диплом» - результаты защит
|
1. «Сессия» (пересдачи)
2. «Бланки диплома» - печать дипломов и вкладышей в диплом
|
«Приказы» - об отчислении и переводе по группам
|
|
«Договор
на обучение» - текущие изменения
|
Июль
|
|
«Сессия» - итоги
|
«Приказы» - об отчислении и переводе по группам
|
|
|
Август
|
|
|
«Приказы» - текущие приказы
|
|
|
|
