Раздел 7. Документирование трудовых отношений: изменение определенных условий трудового договора, перевод, дополнительная работа.
1. Перевод на другую работу.
2. Изменение определенных условий трудового договора, совмещение, исполнение обязанностей отсутствующего работника, расширение зоны обслуживания, увеличение объема работы.
Перевод.
В ст. 72.1 Трудового кодекса дается следующее определение перевода - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Первым документом при оформлении перевода должно быть письменно оформленное дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное с обеих сторон и работником и работодателем в двух экземплярах по одному для каждой стороны.
После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является данное письменное соглашение к трудовому договору.
После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2 (при условии, что перевод является постоянным).
Сотрудник при этом знакомиться под подпись с внесенными записями в трудовую книжку опосредованно, через личную карточку Т-2 (раздел 3), в которой он должен поставить свою подпись.
Формы документов предоставлены ниже:
1. Дополнительное соглашение к трудовому договору
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
№14 от 21.12.2006.
г.Москва
к трудовому договору №123 от 10.03.2001
Работник Иванов С.С., с одной стороны и Работодатель в лице Генерального директора Сумова А.Д., действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о следующем:
1. Пункт 1.2. Договора изложить в следующей редакции: «Работник выполняет функции менеджера Административно-хозяйственной части
2. Пункт 1.5. Договора изложить в следующей редакции: «В должностные обязанности Работника входит: ___________________________________________»
3. Пункт 3.2. Договора изложить в следующей редакции: «Должностной оклад 9700 руб. за календарный месяц»
4. В пункт 5.6. Договора внести следующее дополнение: «… устанавливается дополнительный отпуск 6 календарных дней»
5. Данное соглашение вступает в силу с момента фактического подписания его Сторонами.
6. Остальные пункты трудового договора остаются неизменными.
7. Данное соглашение оформлено в двух экземплярах и является обязательным приложением к трудовому договору, заключенному между Сторонами.
8. Подписи Сторон:
Работодатель Работник
_________________ ____________________
Приказ о переводе
При документировании перевода оформляется приказ о переводе в унифицированной форме Т-5 (или Т-5а), которая заполняется в соответствии с требованиями, которые прописаны для оформления приказов по личному составу, но и имеет некоторые отличительные признаки:
Дата перевода зависит от того временный это перевод или постоянный. Если перевод временный, то в графе «Перевести на другую работу по..» указывается точная дата окончания перевода (если она известна), если перевод постоянный в этой графе ставится прочерк.
Кроме этого эта же информация дублируется в графе «вид перевода», где словами без сокращений необходимо написать «постоянно» или «временно». Именно здесь указывается ограничении времени перевода, например: «на период отсутствия Ивановой К.А.», «на время выполнения проекта «Название проекта».
Основанием для перевода может служить какое-нибудь основание, оформленное письменно –заключение аттестационной комиссии, медицинское заключение, докладная записка руководителя подразделения, служебная записка или заявление самого работника и др. Тогда в приказе рекомендуется указывать по чьей инициативе и на каких конкретных документах основан перевод.
Обязательным условием для соблюдения процедуры перевода является оформление дополнительное соглашение к трудовому договору, регистрационный номер которых и дата подписания указываются в этом приказе.
Работник знакомиться с приказом под подпись и, в случае, если он не оспаривает его действие (то есть не указывает в самом приказе «не согласен», или после подписания приказа от него нет письменного изъявления своего несогласия с приказом (обычно в форме заявления)), то перевод считается осуществленным с той даты, которая указана в приказе.
Приказ о переводе.
Унифицированная форма № Т- 5
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1
|
|
Код
|
Форма по ОКУД
|
0301004
|
ООО «Стоп-строй»
|
по ОКПО
|
456345
|
наименование организации
|
|
|
|
Номер документа
|
Дата
|
ПРИКАЗ
|
145
|
23.12.2006
|
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
|
|
Дата
|
Перевести на другую работу
|
с
|
25.12.2006
|
по
|
|
|
|
Табельный номер
|
|
Иванова Сергея Спиридоновича
|
121
|
|
фамилия, имя, отчество
|
|
|
|
Постоянно
|
вид перевода (постоянно, временно)
|
прежнее место
работы
|
|
административный отдел
|
|
наименование структурного подразделения
менеджер - администратор
|
|
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
|
|
Структурная перестройка (протокол общего собрания акционеров №1765 от 11.12.2006 «О слиянии отделов Административного департамента)
|
|
|
причина перевода
|
|
|
хозяйственный
|
новое место
работы
|
|
наименование структурного подразделения
менеджер АХО
|
|
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
|
оклад (тарифная ставка)
|
9700
|
руб
|
00
|
коп
|
|
надбавка
|
00
|
руб
|
00
|
коп
|
Основание:
изменение к трудовому договору №14 от 21.12.2006
Руководитель
организации
|
Генеральный директор
|
|
АСум
|
|
Сумов А.Д.
|
|
должность
|
|
подпись
|
|
расшифровка подписи
|
С приказом (распоряжением)
ознакомлен
|
|
Иванов
|
|
|
|
подпись работника
|
« 24 »_декабря_ 2006 года
|
3. Внесение записи в трудовую книжку
№ записи
|
Дата
|
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
|
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
|
23
|
10
|
03
|
2001
|
Принят в административный отдел на должность менеджера –администратора
|
Пр. от 10.03.2001 №32.
|
24
|
25
|
12
|
2006
|
Переведен в хозяйственный отдел на должность менеджера АХО.
|
Приказ от 23.12.2006 №145.
|
4. Внесение сведений в карточку Т-2.
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ.
Дата
|
Структурное
подразделение
|
Профессия
(должность), разряд, класс (категория) квалификации
|
Оклад (тарифная
ставка), надбавка,
руб.
|
Основание
|
Подпись владельца трудовой книжки
|
10.03.
2001
|
Административный отдел
|
Менеджер-администратор
|
6300
|
Пр. №32 от 10.03.2001 г.
|
Иванов
|
16.05.
2006
|
Хозяйственный отдел
|
Менеджер АХО
|
9700
|
Пр. №145 от 23.12.2006 г
|
Иванов
|
Для всех работников, переводимых на другую работу, проводится инструктаж по охране труда, организуется обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и только после этого сотрудник может быть допущен к работе в новых условиях.
ПРОЦЕДУРА ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКА
Предоставление о работе или письменное уведомление сотрудника о возможности перевода.
Заявление работника о переводе.
Если инициатива исходит от работодателя
Если инициатива исходит от работника
Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5)
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу(форма № Т-5а)
Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.
Возможная последовательность действий и визирований приказа:
Регистрация приказа о переводе в журнале регистрации приказов по личному составу (75 лет).
Регистрация дополнительного соглашения в журнал регистрации.
Инспектор службы кадров передает завизированный проект приказа на подпись руководителю
Руководитель организации подписывает и датирует первый экземпляр проекта приказа
Инспектор службы кадров регистрирует приказ в службе документации и работник подписывается на первом экземпляре приказа
Инспектор службы кадров оформляет реквизит “отметка о заверении копий” на всех последующих экземплярах приказа (кроме первого).
руководитель службы кадров
работник бухгалтерии
Руководители структурных подразделений, из которого и в который переводится сотрудник
Ознакомление сотрудника с внесенной записью в личную карточку под подпись
Внесение соответствующей записи (на основании приказа о переводе) в личную карточку Т2
Внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника
Изменение определенных условий трудового договора, совмещение, исполнение обязанностей отсутствующего работника, расширение зоны обслуживания, увеличение объема работ (ст. 60.2).
Во время трудовой деятельности человека периодически возникает необходимость изменения его условий труда. Это может произойти как по производственной необходимости, так и в связи с отсутствием другого сотрудника в организации, а также по другим причинам.
Какой кадровой процедурой провести данный процесс, всегда решается руководством с учетом конкретных обстоятельств.
Ниже рассматриваются условия и документальное оформление наиболее типичных кадровых процессов, связанных с изменением первоначальных условий труда.
Временный перевод.
По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.
Документируется временный перевод следующим образом:
Дополнительное соглашение к трудовому договору..
Приказ о переводе, с указанием временности перевода.
При этом запись в трудовую книжку не делается, так как в трудовую книжку вносятся только постоянные переводы и в карточке Т-2 сведения также не фиксируются.
При этом также необходимо работника ознакомить под подпись с должностными обязанностями, которые будет выполнять данный работник и провести инструктаж по безопасным условиям труда на новом временном рабочем месте, а также ознакомить с другими внутренними документами компании, которые относятся к данной должности, которую будет замещать данный сотрудник (например, с положением о конфиденциальности).
Совмещение должностей/профессий, исполнение обязанностей отсутствующего работника, расширение зоны обслуживания, увеличение объема работы.
С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).
Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.
Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Разница между этими понятиями прописана ниже в таблице. При любой кадровой процедуре рассматриваемой ниже работник выполняет дополнительную к своим основным обязанностям работу в рамках рабочего времени.
Сравнительные критерии
|
Совмещение
|
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
|
Расширение зоны обслуживания
|
Увеличение объема работы
|
Наличие должности в штатном расписании по которой на работника хотят возложить дополнительные обязанности
|
Обязательно должна быть (может быть вакантна, может быть сохранена за работником на время его отсутствия)..
|
Обязательно должна быть , при этом позиция должна быть сохранена за другим работником (не вакантна)..
|
Может не быть (если есть, то может быть вакантна, может быть сохранена за работником на время его отсутствия)
|
Может не быть (если есть, то может быть вакантна, может быть сохранена за работником на время его отсутствия)
|
Должностная позиция (работа) аналогична основной или другая.
|
Другая.
|
Может быть как аналогична (так и другая)
|
Другая работа, не предусмотренная основными обязанностями.
|
Аналогичная работа, предусмотренная трудовым договором.
|
Размер доплаты (с учетом объема и содержания дополнительной работы согласно ст. 151 Трудового кодекса).
|
Оклад по дополнительной должности (профессии) предусмотренный штатным расписанием.
|
Оклад по дополнительной должности (профессии) предусмотренный штатным расписанием.
|
Исходя из объема и содержания передаваемых должностных обязанностей.
|
Исходя из объема и содержания дополнительного объема работы.
|
Отличие совмещения от совместительства дано в разделе Прием на работу.
Возложение дополнительных обязанностей и ответственности на сотрудника можно провести несколькими разными процедурами. Какой процедурой проводить данное изменение решать необходимо в каждом конкретном случае. Процедура оформления документов рассмотрена ниже на примере совмещения, для всех остальных видов, рассматриваемых в этом разделе она будет аналогична.
Если в штатном расписании организации существует две (или более) должности, при этом одна из должностей в настоящий момент не занята (вакантна, либо сотрудник отсутствует по каким-то причинам) и занятость работающего сотрудника позволяет практически выполнять и свои обязанности и обязанности по другой должности, то с согласия сотрудника, оформляются следующие документы:
1. Дополнительное соглашение к рудовому договору.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
№1 от 25.06.2007 .
г.Москва
к трудовому договору №3 от 10.01.2001
Работодатель в лице Генерального директора Сумов А.Д., действующий на основании Устава, с одной Стороны, и Работник Курициной У.К., с другой, заключили настоящее соглашение к трудовому договору №3 от 10.01.2001 о следующем:
1. Пункт 1.4. изложить в следующей редакции: «Выполнять обязанности главного бухгалтера с совмещением обязанностей кассира»
2. Добавить в пункт 1.8. Договора следующие положения: «Выполнять следующие обязанности кассира: _______________________________»
3. Добавить в пункт 3.2. Договора следующее положение «Доплата за совмещение профессий в размере 7500 рублей».
4. Данное соглашение вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами.
5. Данное соглашение оформлено в двух экземплярах..
6. Подписи Сторон:
Работодатель Работник
_________________ ____________________
1.2. Приказ о совмещении профессий (должностей) (при необходимости).
ООО «Северинвест»
Приказ
№135 от 25 мая 2007 г.
г. Москва
о совмещении должности главного бухгалтера
с обязанностями кассира
В связи с наличием вакантной позицией кассира и необходимостью организовать работу кассы:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить дополнительные обязанности кассира на главного бухгалтера Курицину У.К. с 01.06.2007 г.
Установить за совмещение дополнительную оплату в размере 7500 руб. в месяц пропорционально отработанному времени.
Основание: дополнительное соглашение №1 от 25.06.2007 к трудовому договору Курициной У.К.
Генеральный директор Козлов Л.Б.
С приказом ознакомлены:
Курицына У.К подпись «__»____________200_ г.
Изменение определенных условий трудового договора
без изменения\ дополнения трудовых функций.
Если во время работы у работодателя возникнет необходимость по причинам организационным или технологическим изменить какие-то условия труда, являющиеся условиями трудового договора, но при этом не связанные с изменением самих трудовых функций, то необходимо оформить дополнительное соглашение к заключенному трудовому договору, если сотрудник не возражает.
При этом если инициатором данных изменений является работодатель, то уведомить работника работодатель согласно требованиям ст. 74 Трудового кодекса обязан не позднее чем за два месяца, при этом объяснив причину введения таких изменений.
Возможный образец такого уведомления:
УВЕДОМЛЕНИЕ
№16 от 14.04.2007
Слесарю Иванову И.Д.
Уведомляем Вас, что с 01.06.2007 г. в связи с возросшим спросом на продукцию технологического цеха, оперативным увеличением плана, вводится шестидневная рабочая неделя с понедельника по субботу. 40 часовая продолжительность рабочей недели будет распределена между данными шестью рабочими днями.
Со всеми подробностями данных изменений Вы можете ознакомиться в отделе персонала. В случае Вашего согласия на данные изменения просим Вас уведомить об этом отдел персонала в форме заявления, либо согласия на данном уведомлении. В этом случае с Вами будет оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору.
В случае если Вы возражаете против данных изменений, Вам будут предложены возможные переводы в другие производственные подразделения или на другие должности.
С уважением,
Генеральный директор
Сидоров И.Д.
Уведомление мне вручено: _______________________
(Ваша подпись)
«____»________________ 200__ г.
С данными изменениями согласен: _______________________
(Ваша подпись)
С данными изменениями не согласен: _______________________
(Ваша подпись)
В случае согласия работника, данные изменения могут быть введены в любое согласованное сторонами время. Главное – чтобы это согласие было письменно оформлено (ст. 72 Трудового кодекса).
Если же работник не согласен с данными изменениями, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности (ст. 74 Трудового кодекса).
По факту внесения изменений, если необходимо данный факт донести до сведения других должностных лиц в организации оформляется приказ по основной деятельности, с которым под подпись знакомятся те сотрудники, которым адресован данный приказ. Например, изменение в системе оплаты труда, кроме оформления изменений к трудовому договору необходимо довести до сведения главного бухгалтера и\или бухгалтера по расчету заработной платы, это можно сделать как самим приказом об изменении штатного расписания, так и отдельным приказом по изменению условий трудового договора конкретного сотрудника. Некоторые изменения режима работы сотрудника могут таким дополнительным приказом доводиться до сведения руководителя структурного подразделения.
Например, если у сотрудника меняется режим работы, например с полной рабочей недели на сокращенную, то после оформления дополнительного соглашения к трудовому договору, издается приказ с формулировкой «С (дата) (должность) (ФИО) установлен режим сокращенной рабочей недели». В этом же приказе делается ссылка на подписанное дополнительное соглашение к трудовому договору, а также обоснование причин данных изменений и фиксируются сами изменения как таковые. После издания такой приказ доводиться до сведения тех должностных лиц, которые должны быть в курсе данного изменения: сотрудники отдела кадров, табельщик, руководитель структурного подразделения, служба охраны и\или др..
При всех рассмотренных кадровых процедурах норма рабочего времени установленная законодательством или внутренними локальными нормативными актами (но не ухудшающая положение работника) организации должна соблюдаться. Все переработки сверх установленной нормы по итогам учетного периода должны оплачиваться сотруднику как сверхурочная работа, согласно требованиям установленным в Трудовом кодексе. |
