Учет расчетов с подотчетными лицами.
Требования к учету расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.
При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом Российской Федерации (от 30.12.2001 № 197-ФЗ).
Перечень должностных лиц, которым могут выдаваться подотчетные средства на административно-хозяйственные расходы, определяется приказом руководителя учреждения.
Согласно Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н), далее - Инструкция по применению ЕПСБУ, расчеты с подотчетными лицами учитываются на аналитических счетах синтетического счета 208 00 “Расчеты с подотчетными лицами”.
При отражении операций по аналитическим счетам счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" следует руководствоваться указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, действующими на момент оформления операции.
Счет 208 00 – активный. По дебету счета отражается выдача авансов и возмещение перерасхода подотчетных сумм по принятым к бухгалтерскому учету расходам, произведенным подотчетным лицом. По кредиту счета – принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных подотчетным лицом расходов и возвращенные остатки подотчетных сумм.
Согласно пунктам 212-219 Инструкции по применению ЕПСБУ авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица с указанием назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.
Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет.
Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.
Авансы могут выдаваться из кассы учреждения (централизованной бухгалтерии), а также из кассы банка - в случае отсутствия в учреждении своей кассы, при предварительном перечислении безналичных денежных средств в банк.
Согласно п. 4.1 Порядка о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утвержден Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П), далее - Порядок ведения кассовых операций, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.
В бюджетных учреждениях при выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров может применяться Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (Код формы по ОКУД 0504501). Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.
Согласно п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
О расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.
Остаток неизрасходованных средств возвращается подотчетным лицом в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру. Перерасход выплачивается из кассы по расходному кассовому ордеру.
В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения или централизованные бухгалтерии имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.
Согласно пунктам 218, 219 Инструкции по применению ЕПСБУ аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами. Отражение операций по счету 208 00 осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.
Порядок учета с подотчетными лицами в программе "Бухгалтерия государственного учреждения 8".
В конфигурации программы " Бухгалтерия государственного учреждения 8" учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном балансовом счете 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами". К счету 208.00 открыты субсчета, соответствующие аналитическим счетам счета 208 00.
Следует отметить, что большинство субсчетов счета 208.00 являются валютными, то есть расчеты с подотчетными лицами на этих счетах можно вести не только в рублях, но и в иностранной валюте.
По счету 208.00 установлено ведение учета по кодам вида финансового обеспечения (КФО) и классификационным признакам счета (КПС, первым 17-ти разрядам кода бюджетной классификации).
Порядок использования КПС по счету 208.00 зависит от типа учреждения (казенные, бюджетные, автономные).
Для казенных учреждений согласно приложению 2 к Инструкции по бюджетному учету от 06.12.2010 г. № 162н для субсчетов счета 208.00 установлен тип КПС – "Классификация расходов" (КРБ), за исключением счета 208.31 (в части драгоценностей и ювелирных изделий), для которого установлен тип КПС - "Классификация источников финансирования дефицита бюджета" (КИФ).
Учет в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на счете 208.00 ведется с помощью субконто "КЭК". Порядок его использования также зависит от типа учреждения.
Для казенных и бюджетных учреждений КЭК имеют значения КОСГУ: по дебету – 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц", по кредиту – 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц" (подставляется автоматически в проводках счета).
Для счета 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами" установлен номер журнала операций – "3".
Организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
Согласно п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Таким образом, Порядок ведения кассовых операций предписывает вести расчеты с подотчетным лицом по каждому факту выдачи денежных средств. Т.е. организация должна отслеживать расчеты с подотчетным лицом по каждому выданному авансу отдельно, а государственное (муниципальное) учреждение к тому же должно отслеживать целевое использование выданных средств.
Согласно приказу Минфина России от 15.12.2010 г. №173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…" Авансовый отчет (ф. 0504049) является не первичным документом, а регистром бухгалтерского учета. И это справедливо, ведь в авансовом отчете отражается информация обо всех операциях подотчетного лица, совершенных в рамках выданного ему аванса, с указанием в нем реквизитов (наименование, дата и номер) соответствующих первичных документов – приходных и расходных кассовых ордеров, товарных накладных, денежных документов, например, авиа - и железнодорожных билетов, документов о найме жилого помещения и т.п.
Именно поэтому согласно Инструкции по применению ЕПСБУ на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам, и счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" является активным.
Следовательно, на счете 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами" необходимо организовать аналитический учет в разрезе подотчетных лиц и выданных им авансов.
Нормативный порядок расчетов с подотчетными лицами в общем виде можно отразить следующей схемой бизнес-процессов (этапов) расчетов:
Выдача аванса подотчетному лицу => Расходование средств аванса подотчетным лицом => Предоставление подотчетным лицом авансового отчета об израсходованных средствах => Выдача перерасхода или возврат остатка.
В программе " Бухгалтерия государственного учреждения 8" предусмотрено ведение бухгалтерского документооборота по расчетам с подотчетными лицами и автоматическое отражение документируемой операции на счетах бухгалтерского учета.
Приведенную выше цепочку этапов расчета удобно представить как обособленную учетную единицу, в рамках которой можно отслеживать расчеты с подотчетным лицом.
В программе " Бухгалтерия государственного учреждения 8" такой единицей учета является документ "Аванс подотчетному лицу", который объединяет все документы по расчету с подотчетным лицом в рамках одного аванса, выданного подотчетному лицу на определенный срок на определенные цели.
Каждый из этапов оформляется набором первичных документов и соответствующими записями в бухгалтерском учете, которые в программе формируют различные специализированные документы. Для того чтобы связать все документы по расчету с подотчетным лицом в рамках одного аванса, в конфигурации:
используется документ "Аванс подотчетному лицу";
на субсчетах счета 208.00 ведется аналитический учет по субконто "Авансы подотчетным лицам" типа документ "Аванс подотчетному лицу".
Таким образом, в конфигурации организован учет расчетов с подотчетными лицами в разрезе документов "Аванс подотчетному лицу". Соответственно все проводки, отражающие движения по счету 208.00, содержат ссылку на конкретный документ "Аванс подотчетному лицу". Это значит, что все документы, в том числе универсальный документ "Операция (бухгалтерская)", которые формируют проводки по счету 208.00 в рамках одного значения субконто "Авансы подотчетным лицам", относятся к одному авансу. Это позволяет программе точно собирать все документы, относящиеся к одному авансу, и формировать авансовый отчет.
Следует отметить, что субконто "Авансы подотчетным лицам" - оборотное, это дает возможность закрывать один аванс, выданный подотчетному лицу, несколькими авансовыми отчетами.
Согласно пункту 218 Инструкции по применению ЕПСБУ на счете 208 00 должен вестись аналитический учет по видам расчетов - расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам. Наличие раздельного учета по видам расчетов необходимо для оперативного анализа задолженности подотчетного лица. Как было отмечено выше, согласно действующему законодательству выдачу наличных денег под отчет можно производить при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Для денежных документов такого ограничения нет. Таким образом, если, например, водителю были выданы талоны на бензин, по которым он еще не отчитался, то ему могут быть выданы наличные денежные средства на приобретение запасных частей. И это не будет нарушением.
Для ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лицами по денежным средствам и денежным документам в плане счетов программы " Бухгалтерия государственного учреждения 8" на счете 208.00 предусмотрено субконто4 “Виды расчетов с подотчетными лицами”.
В соответствии с этим в программе на счете 208.00 установлено ведение аналитического учета по подотчетным лицам (субконто "Контрагенты" вида справочник "Контрагенты"), по субконто "Авансы подотчетным лицам" вида документ "Аванс подотчетному лицу" и по субконто “Виды расчетов с подотчетными лицами” (рис. 1).
Рис. 1. Настройка счета 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами"
Отключение субконто “Виды расчетов с подотчетными лицами”
Следует отметить, что аналитика по видам расчетов занимает последнее субконто счета 208.00, что исключает возможность использовать пользовательскую аналитику на счете. Поэтому в конфигурации предусмотрена возможность отказаться от аналитического учета по видам расчетов, т.е. удалить субконто “Виды расчетов с подотчетными лицами” со счета 208.00 для использования своей аналитики.
Это можно сделать из формы “Настройка параметров учета” (меню “Бухгалтерский учет - Настройка параметров учета”), включив флажок на закладке “Учет на счете 208.00” (рис. 2).
Рис. 2. Настройка учета по видам расчетов с подотчетными лицами на счете 208.00
Следует учитывать, что при отключении аналитического учета на счете 208 00 по видам расчетов с подотчетными лицами (по субконто “Виды расчетов с подотчетными лицами”) вся информация по этому разрезу учета также исчезнет.
Оформление операций по расчетам с подотчетными лицами.
Для оформления и регистрации операций по расчетам с подотчетными лицами в программе применяются следующие документы:
Расходный кассовый ордер – выдача из кассы наличных денежных средств под отчет или возмещение перерасхода;
Приходный кассовый ордер – возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на административно-хозяйственные нужды или на командировочные расходы;
Расходный кассовый ордер фондовый – выдача из кассы денежных документов под отчет;
Приходный кассовый ордер фондовый – возврат неиспользованных денежных документов, полученных сотрудником под отчет, приобретение денежных документов через подотчетное лицо;
Заявка на кассовый расход, Заявка на кассовый расход (сокращенная), Платежное поручение, Кассовое выбытие, Заявка на получение наличных (банковская карта) - выплата подотчетных сумм в безналичном порядке, например, на банковскую карточку;
Кассовое поступление – возврат подотчетной суммы в безналичном порядке, например, зачисление на счет учреждения через банкомат, платежный терминал.
Доверенность – выписка доверенности на получение товарно-материальных ценностей по унифицированной форме № М-2;
Покупка ОС и НМА, Покупка материалов – поступление приобретенных через подотчетное лицо нефинансовых активов;
Услуги сторонних организаций – получение приобретенных через подотчетное лицо услуг, работ, выполненных для учреждения;
Операция (бухгалтерская) – ввод остатков по расчетам с подотчетными лицами на дату начала ведения учета в программе; начисление суточных командированным лицам; отражение прочих операций по расчетам с подотчетным лицом, неавтоматизированных специализированными документами.
Оплата через подотчетное лицо – отражение оплаты за товары, работы, услуги через подотчетное лицо;
Аванс подотчетному лицу – обработка и отражение в учете представленного в бухгалтерию авансового отчета, оформление заявления на выдачу подотчетной суммы, оформление Авансового отчета (ф. 0504049) на основании представленных оправдательных документов;
Инвентаризация расчетов – оформление данных инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, формирование Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089).
Обращение к документам производится из соответствующих журналов.
Рекомендация. Более удобно вводить все необходимые документы расчетов с подотчетным лицом, относящиеся к конкретному авансу, непосредственно из документа “Аванс подотчетному лицу”.
Регистры учета по расчетам с подотчетными лицами – Журнал операций расчетов с подотчетными лицами №3 (ф. 0504071), Карточка учета счетов и расчетов (ф. 0504051) формируются как выходные формы с помощью одноименных отчетов из группы "Регламентированные регистры бухгалтерского учета".
Рассмотрим оформление расчетов с подотчетными лицами в типовой конфигурации программы " Бухгалтерия государственного учреждения 8".
Документы, применяемые в программе при расчетах с подотчетными лицами, которые могут формировать движения по счету 208.00, будем называть "документами расчетов".
Документы расчетов можно условно разделить на две группы: "Кассовые документы" и "Расходные документы".
Кассовые документы отражают операции по выдаче аванса и перерасхода, а также по возврату остатков аванса в кассу:
Расходный ордер (вид операции "Выдача наличных д/с подотчетным лицам…")
Расходный ордер (фондовый) (вид операции "Выдача д/д из кассы под отчет…")
Приходный ордер (вид операции "Возврат остатков подотчетных сумм…")
Приходный ордер (фондовый) (вид операции "Возврат д/д от подотчетного лица…")
Заявка на кассовый расход (вид операции "Прочие перечисления")
Заявка на кассовый расход (сокращенная) (вид операции "Прочие перечисления")
Платежное поручение (вид операции "Прочие перечисления")
Кассовое выбытие (вид операции "Прочие перечисления")
Кассовое поступление (вид операции "Прочие поступления")
Заявка на получение наличных (банковская карта)
Расходные документы отражают операции расхода денежных средств, денежных документов подотчетным лицом:
Покупка материалов (вид операции "Поступление через подотчетное лицо…")
Услуги сторонних организаций (вид операции "Приобретение через подотчетное лицо…")
Покупка ОС и НМА (виды операций: "Приобретение ОС через подотчетное лицо…", "Приобретение НМА через подотчетное лицо…")
Оплата через подотчетное лицо
Приходный ордер (фондовый) (вид операции "Прочие поступления денежных документов")
Операция (бухгалтерская)
Например, если необходимо выдать под отчет наличные деньги, следует использовать документ "Расходный ордер", если нужно перечислить подотчетному лицу деньги на карточку, следует использовать документ "Заявка на получение наличных (банковская карта)" и т.д.
Для оформления расходных операций следует использовать расходные документы, в которых следует выбрать соответствующую хозяйственную операцию.
Как было отмечено выше, все расчеты с подотчетным лицом следует отслеживать в рамках выданного аванса.
Для связи документов по расчету с подотчетным лицом в рамках одного аванса в конфигурации используется документ "Аванс подотчетному лицу". Рассмотрим порядок работы с документом "Аванс подотчетному лицу".
Порядок работы с документом "Аванс подотчетному лицу"
Для регистрации аванса подотчетному лицу следует ввести новый документ "Аванс подотчетному лицу".
Чтобы зарегистрировать документ как объект аналитики, в новом документе достаточно заполнить только реквизиты "Учреждение" и "Сотрудник" и записать документ.
Для справки можно также указать бюджетное обязательство (реквизит "Обязательство"), по которому выплачивается аванс под отчет.
При вводе нового документа в качестве его даты предлагается рабочая дата, установленная в настройках программы. При записи документа ему присваивается очередной номер.
Следует отметить, что из формы документа "Аванс подотчетному лицу" можно выполнить все необходимые действия по оформлению документов расчетов с подотчетным лицом, формированию заявления на выдачу денег, формированию авансового отчета.
Документ "Аванс подотчетному лицу" можно ввести как отдельно, например, в момент, когда подотчетное лицо предъявило заявление на выдачу денежных средств под отчет, а также при оформлении документов выдачи денежных средств под отчет ("Расходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер (фондовый)" и т.п.), при заполнении субконто счета 208 00.
После того, как документ "Аванс подотчетному лицу" записан, при оформлении всех документов по расчету с подотчетным лицом в рамках текущего аванса в качестве значения субконто "Авансы подотчетным лицам" на счете 208.00 следует указывать ссылку на этот документ.
Все документы расчетов с подотчетными лицами можно вводить непосредственно из формы документа "Аванс подотчетному лицу".
Кассовые документы вводятся по кнопке "Ввести новый документ", расположенной в панели инструментов табличного поля "Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному лицу".
Документы расходов, произведенных подотчетным лицом, вводятся по кнопке "Ввести новый документ", расположенной в панели инструментов табличного поля "Документы расходов, произведенных подотчетным лицом".
Также все документы расчетов можно ввести самостоятельно, в обычном порядке, т.е. не из формы документа "Аванс подотчетному лицу". Чтобы ввести в документ "Аванс подотчетному лицу" информацию о введенных самостоятельно документах расчетов, следует нажать кнопку "Заполнить" в верхней панели инструментов документа.
Под отчет могут выдаваться не только деньги, но и денежные документы. Флажок “Расчеты по денежным документам” определяет, что выдается под отчет, - деньги или денежные документы.
Возможность оформления документа “Аванс подотчетному лицу” одновременно по денежным документам и по деньгам зависит от настройки раздельного учета по видам расчетов с подотчетными лицами на счете 208.00 (меню “Бухгалтерский учет / Настройка Параметров учета” закладка “Учет на счете 208.00”).
Если в настройках учета включить флажок “Отключить разделение расчетов с подотчетными лицами на счете 208.00”, то реквизит “Расчеты по денежным документам” в документе станет недоступным, и в одном документе можно будет вводить как документы по выдаче денег, так и по выдаче денежных документов.
Флажок “Аванс закрыт” позволяет отметить документы “Аванс подотчетному лицу”, по которым расчеты уже закрыты. Это позволит сократить количество видимых документов в формах списка и выбора.
Остальные реквизиты документа "Аванс подотчетному лицу" размещены на закладках "Заявление" и "Авансовый отчет". На закладке "Сохраненные формы" можно сохранить файлы с печатными формами документа.
Закладка "Заявление"
Согласно пункту 213 Инструкции по применению ЕПСБУ авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица с указанием назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса и срока, на который он выдается.
На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Данные, расположенные на закладке "Заявление" (рис. 3), предназначены для формирования печатной формы заявления подотчетного лица для выдачи аванса.
Рис. 3. Закладка "Заявление" документа "Аванс подотчетному лицу"
Реквизит "Назначение аванса" предназначен для описания цели выдачи аванса подотчетному лицу. Текст, введенный в этом реквизите, используется в печатной форме как заявления, так и авансового отчета.
Сумма аванса в рублях - сумма выдаваемого аванса в рублях.
Документ “Аванс подотчетному лицу” можно оформить одновременно в двух валютах – рублях (валюта регламентированного учета) и иностранной валюте.
Если аванс выдается только в рублях, реквизит “Сумма аванса в валюте” должен быть пустым (рис. 4).
Рис. 4. Реквизиты валютных расчетов с подотчетным лицом
В реквизите "Аванс выдан по" можно указать дату, по которую выдается аванс.
В табличной части "Аналитические счета для выдачи аванса" можно расшифровать сумму аванса по счетам бухгалтерского учета.
Если табличная часть на закладке "Заявление" заполнена, то по кнопке "Ввести РКО..." (рис. 3) можно сформировать полностью заполненный документ "Расходный кассовый ордер" ("Расходный кассовый ордер (фондовый)").
Если заявление на получение аванса подотчетное лицо пишет самостоятельно, то реквизиты закладки "Заявление" можно не заполнять. Вместе с тем, рекомендуем, заполнять расшифровку суммы аванса по счетам. Это позволит сформировать полностью заполненный документ "Расходный кассовый ордер" ("Расходный кассовый ордер (фондовый)"). Также в программе будет сохранена информация о том, на какие цели первоначально был выдан аванс (аудиторский след).
В группе реквизитов "Подписи ответственных лиц" можно выбрать ответственных лиц, которые должны подписывать (утверждать) заявление и авансовый отчет.
Формирование заявления для печати производится по кнопке "Печать / Заявление" (рис. 5).
Рис. 5. Печатная форма "Заявление" документа "Аванс подотчетному лицу"
Закладка "Авансовый отчет"
Согласно п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Согласно Инструкции по применению ЕПСБУ об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет по форме 0504049 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
При ведении учета с использованием программы существует практика, когда подотчетные лица представляют в бухгалтерию только документы, подтверждающие произведенные расходы, Авансовый отчет формируется в программе по учетным данным, проверяется бухгалтером, подписывается подотчетным лицом и другими ответственными лицами.
Для формирования печатной формы авансового отчета предназначены данные, расположенные на закладке "Авансовый отчет" (рис. 6).
Если авансовый отчет предоставляет подотчетное лицо самостоятельно, то реквизиты закладки можно не заполнять.
Рис. 6 Закладка "Авансовый отчет" документа "Аванс подотчетному лицу"
Для того чтобы сформировать правильно заполненный авансовый отчет, необходимо заполнить табличные части, расположенные на закладке "Авансовый отчет".
Для заполнения следует нажать на кнопку "Заполнить", расположенную в общей панели инструментов формы документа.
При автозаполнении табличные части документа будут заполнены документами расчетов с подотчетным лицом, которые уже введены в информационную базу в рамках текущего аванса.
Причем, в таблицу "Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному лицу" попадут документы по движению денежных средств, а в таблицу "Документы расходов, произведенных подотчетным лицом" - документы, которыми зарегистрированы произведенные расходы.
Если по результатам авансового отчета есть остаток аванса или перерасход, непосредственно из формы документа "Аванс подотчетному лицу" можно ввести документы "Расходный кассовый ордер" или "Приходный кассовый ордер".
После заполнения табличных частей в таблице "Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному лицу" для документов выдачи денежных средств (денежных документов) в реквизите "Вид движения" следует указать соответствующее значение - "Выдача аванса" или "Возврат перерасхода". Это важно для правильного формирования авансового отчета, т.к. суммы выданного аванса и суммы выданного перерасхода (суммы возврата остатка аванса) отражаются в разных секциях авансового отчета.
В таблице "Документы расходов, произведенных подотчетным лицом" в графе "Кому, за что" следует написать соответствующий текст.
Примечание. Введенный в эту графу текст будет соединен с содержанием конкретной проводки по текущему документу, и результирующая строка будет выведена в графу "Кому, за что и по какому документу уплачено" таблицы на оборотной стороне авансового отчета.
Например, если в графе "Кому, за что" документа указан текст "Командировка", а в содержании проводки текущего документа расчетов указано - "Билет на поезд", то в авансовом отчете будет сформирована результирующая строка: "Командировка: Билет на поезд".
При необходимости документ "Аванс подотчетному лицу" можно перезаполнить – нажать кнопку “Заполнить” вновь. Все данные, введенные пользователем в документ, при автозаполнении будут сохранены.
Например, документ “Аванс подотчетному лицу” частично уже заполнен. На закладке “Авансовый отчет” для введенных кассовых документов заполнен реквизит “Вид движения”, а для расходных документов в графе “Кому…” указана пользовательская информация. Но не все документы расчетов с подотчетным лицом введены. В таком промежуточном виде документ сохранен. При последующем открытии документа для его дальнейшего заполнения можно смело нажать на кнопку “Заполнить” с целью получения документов, которые, возможно, были введены с момента последней корректировки документа. При этом все введенные пользователем данные будут сохранены, а в табличные части документа “Аванс подотчетному лицу” будут добавлены найденные документы по текущему авансу, и для всех документов расчетов, ранее включенных в таблицы "Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному ли, будут пересчитаны суммы.
В группе "Дата и номер авансового отчета" шапки документа "Аванс подотчетному лицу" в реквизите "Дата" следует указать дату предоставления авансового отчета подотчетным лицом (рис. 7).
Дату отчета следует указывать, когда подотчетное лицо представило Авансовый отчет (ф. 0504049) или документы, подтверждающие произведенные расходы. До этого момента дату отчета заполнять не следует.
Реквизит "Номер" предназначен для указания номера авансового отчета.
Внимание! Если указана дата отчета, то при записи документа номер будет присвоен авансовому отчету автоматически. Если дата отчета не указана, то при записи документа номер авансовому отчету не назначается.
Рис. 7. Дата и номер авансового отчета
Нумерация авансовых отчетов производится по правилам нумерации документов, т.е. с учетом префиксов учреждений и префикса информационной базы в системе РИБ (распределенных информационных баз) с периодичностью "Год".
Нумерация авансовых отчетов производится независимо от нумерации документа "Аванс подотчетному лицу".
Для формирования авансового отчета следует нажать кнопку "Авансовый отчет" (рис. 8).
Рис. 8. Печатная форма авансового отчета. Лицевая сторона
Рис. 9. Печатная форма авансового отчета. Оборотная сторона
В печатных формах авансового отчета и заявления поля, выделенные цветом, можно редактировать вручную.
Сохранение печатных форм в базе
Отредактированные, в случае необходимости, печатные формы можно сохранить в информационной базе с привязкой к документу "Аванс подотчетному лицу".
Для этого в панели инструментов сформированного авансового отчета (заявления) следует нажать на кнопку "Сохранить в базе" (рис. 10).
Рис. 10. Сохранение печатной формы в базе
При этом печатная форма будет сохранена в базе и появится на закладке "Сохраненные формы" документа "Аванс подотчетному лицу" (рис. 11).
Рис.11. Закладка "Сохраненные формы"
Сохраненные формы можно повторно открыть, в случае необходимости произвести дополнительную коррекцию и перезаписать, нажав на кнопку "Сохранить в базе".
Из документа "Аванс подотчетному лицу" можно также сформировать и распечатать отчеты "ОСВ по счету 208" (рис. 12) и "Расчеты с подотчетными лицами" (рис. 13).
При формировании из документа в отчетах отражаются расчеты в рамках текущего документа "Аванс подотчетному лицу" по заданному в документе подотчетному лицу.
Рис. 12. Отчет "Расчеты с подотчетными лицами"
Отчет «Расчеты с подотчетными лицами» может быть вызван также из пункта главного меню программы «Расчеты – Расчеты с подотчетными лицами». В настройках формы отчета можно указывать ту или иную сортировку вывода данных, устанавливать при необходимости отборы по списку сотрудников, счету расчетов, и т.п. |
