В. В. Семенихин понятие кадрового делопроизводства
Скачать 7.88 Mb.
|
| Документ предоставлен КонсультантПлюс "ГроссМедиа", 2015 "РОСБУХ", 2015 КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В.В.Семенихин ПОНЯТИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентирования этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. О кадровом делопроизводстве и читайте в нашем материале. Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство. Определение понятия "документ" в действующем российском законодательстве отсутствует. Значение данного термина в целом едино, но может несколько отличаться применительно к различным правоотношениям. Национальный стандарт "ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. В соответствии с названным Стандартом делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Для справки отмечаем, что ранее действовавший Государственный стандарт "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, содержал и понятие непосредственно кадрового делопроизводства. Такое делопроизводство определялось как отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие). Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг с другом прав и обязанностей работника и работодателя. Большинство кадровых документов содержат информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач: - документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя; - построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства; - регламентировать взаимоотношения работника и работодателя; - создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя; - разрешить трудовые споры. По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов. 1. Документация по приему на работу: - заявление о приеме на работу; - контракт о назначении на должность; - приказ о приеме на работу; - протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу. 2. Документация по переводу на другую работу: - заявление о переводе на другую работу; - представление о переводе на другую работу; - приказ о переводе на другую работу. 3. Документация по увольнению с работы: - заявление об увольнении; - приказ об увольнении; - протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении. 4. Документация по оформлению отпусков: - график отпусков; - заявление о предоставлении отпуска; - приказ о предоставлении отпуска. 5. Документация по оформлению поощрений: - представление о поощрении; - приказ о поощрении; - протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении. 6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: - докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; - приказ о наложении дисциплинарного взыскания; - протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания. Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов. 1. Организационно-правовая документация: - правила внутреннего трудового распорядка; - штатное расписание; - положение о структурном подразделении; - график отпусков; - должностные инструкции. 2. Персональная документация: - трудовая книжка; - личное дело; - личная карточка работника. 3. Договорная документация: - коллективный договор (соглашение); - трудовой договор. 4. Распорядительная документация: - приказы по личному составу. 5. Учетная кадровая документация: - учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации; - документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом. 6. Информационно-справочная документация. Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими, сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации. Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы. НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАБОТУ ОТДЕЛА КАДРОВ Работа кадровой службы в организации обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение определены законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы. Кроме того, в каждой организации разрабатываются локальные нормативные акты. Более подробно о нормативно-правовых актах, регулирующих работу отдела кадров, читайте в представленном материале. Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы организации совместно с сотрудниками юридического отдела. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба в организации должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ). На основании ТК РФ в организации устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников организации. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом положений Закона. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Организация вправе сама решать, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости. Также кадровой службе необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного либо утраченного документа. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то организация вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Организация имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя организации. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. Обратите внимание! С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов). Руководителям организации и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства. К локальным нормативно-правовым актам относятся: - правила внутреннего трудового распорядка; - коллективный договор; - штатное расписание; - положение о должностной инструкции; - положение о защите персональных данных работников; - положение по оплате труда; - положения о структурных подразделениях и другие. Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты: - Конституция Российской Федерации; - ТК РФ; - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; - Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"; - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках"; - Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"; - Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"; - Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; - Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299; - Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); - ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст; - Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558; - Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 298; - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37; - Постановление Минтруда России от 9 февраля 2004 г. N 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих"; - выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтрудом России. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ Организация кадровой службы в организации начинается с создания отдела кадров. Любое структурное подразделение действует на основе локального нормативного документа, который определяет цели, задачи и функции деятельности организации, его место и взаимоотношения в общей структуре организации, а также вопросы подчинения и взаимодействия между сотрудниками подразделения. В настоящей статье мы поговорим об основном документе, который регламентирует деятельность отдела кадров, а именно о положении об отделе кадров. Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение - кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и так далее. Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся в силу важности решаемых этой службой задач непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам). Положение об отделе кадров - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем. Это позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы деятельности подразделения. Содержание положения от отделе кадров обычно разрабатывается на основе учредительных документов организации, документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Законодательно утвержденной формы положения об отделе кадров нет, поэтому каждая организация решает сама, какие вопросы в нем отражать. Положение об отделе кадров имеет следующую структуру: 1) общие положения; 2) цели, задачи, функции; 3) полномочия; 4) взаимодействие; 5) ответственность; 6) заключительные положения. Рассмотрим каждый раздел подробнее. В разделе "Общие положения" указывают цели кадровой работы, полное и сокращенное названия кадрового подразделения, руководство и порядок формирования его штатной структуры, документы, которые регламентируют деятельность как кадровой службы в целом, так и ее отдельных сотрудников. В следующем разделе определяют цель деятельности кадровой службы и задачи, которые обеспечивают ее выполнение, а также функциональные обязанности в области кадровой работы. В разделе "Полномочия" перечисляют права, которые предоставлены кадровой службе для достижения целей и задач своей деятельности. Порядок сотрудничества с другими структурными подразделениями (отделами), их руководителями и сотрудниками регламентируют в разделе "Взаимодействие". Он касается вопросов получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства организации, а также обмена документами как внутри организации, так и с другими организациями. В разделе "Ответственность" определяют ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на него функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. В "Заключительных положениях", как правило, прописывают порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующий документ. Положение об отделе кадров утверждается руководителем организации с проставлением даты утверждения. После утверждения положение об отделе кадров прошивается, скрепляется печатью организации и подписью руководителя организации (печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров). Положение составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой - у руководителя организации. Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с положением под роспись. Отметим, что зачеркивать и делать исправления непосредственно в тексте положения об отделе кадров категорически запрещено. Чтобы внести в положение об отделе кадров какие-то изменения или дополнения, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. Формулировка может выглядеть, например, так: "Дополнить раздел "Ответственность" пунктом... изложив его в следующей редакции: "...". А затем подробно изложить текст дополнения или изменения. Пример. Приведем образец положения об отделе кадров: Общество с ограниченной ответственностью "Мечта" Утверждаю Генеральный директор Свитов /Свитов В.В./ 15 сентября 2015 г. Положение об отделе кадров
Настоящее Положение определяет порядок работы отдела кадров общества с ограниченной ответственностью "Мечта" (ООО "Мечта") (далее - Организация). Нормы и правила, содержащиеся в настоящем Положении, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями, допущенными к ведению кадровой работы. 1. Общие положения 1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением Организации. 1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации. 1.3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору Организации. 1.4. Отдел возглавляет начальник (далее - Руководитель), назначаемый и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации. 1.5. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя отдела кадров не менее 2 лет. 1.6. Структура и штат отдела кадров утверждаются генеральным директором Организации. 1.7. Должностные обязанности работников отдела кадров устанавливаются должностными инструкциями. 1.8. В своей деятельности отдел руководствуется: - Трудовым кодексом РФ; - другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права; - нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства; - уставом Организации; - настоящим Положением. 2. Основные цели, задачи, функции 2.1. Цель деятельности отдела кадров - организационно-документационное обеспечение кадровой работы в Организации. 2.2. Для реализации цели своего предназначения отдел кадров решает следующие основные задачи: - организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию сотрудников Организации; - формирование стабильно работающего коллектива; - создание кадрового резерва; - организация системы учета кадров. 2.3. Функции отдела кадров: - разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития Организации; - разработка штатного расписания; - оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством; - учет сотрудников (в том числе автоматизированный), оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов; - прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек; - документальное оформление служебных командировок; - составление графиков отпусков и учет использования отпусков, оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков; - становление в должности и адаптация работников; - перемещение сотрудников Организации; - работа с временно отсутствующими сотрудниками (находящимися в отпуске, на больничном, в командировке); - подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии, участие в аттестации сотрудников Организации; - оценка работы сотрудников; - подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; - профессиональная подготовка, дополнительная подготовка и переподготовка сотрудников; - изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; - формирование кадрового резерва; - организация табельного учета; - осуществление контроля и инструктажа работников отдела кадров; - организация контроля за соблюдением трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; - контроль соблюдения социально-психологического климата в организации, предупреждение трудовых конфликтов. 3. Полномочия 3.1. Отдел кадров в пределах своей компетенции имеет право: - требовать от всех структурных подразделений Организации необходимые для полноценной работы отдела кадров документы и материалы, а также данные о работниках; - давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров; - контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций; - вносить предложения руководству Организации по вопросам совершенствования работы с кадрами; - вести переписку по вопросам подбора кадров и другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем Организации; - представлять в установленном порядке интересы Организации и по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, другими организациями и учреждениями. 4. Взаимодействие 4.1. Отдел кадров в своей деятельности взаимодействует: - со всеми структурными подразделениями Организации и по кадровым вопросам; - с юридическим отделом - по правовым вопросам, возникающим в процессе реализации мероприятий кадровой работы, для получения информации об изменениях в действующем трудовом законодательстве РФ, по правовому обеспечению при подготовке кадровых документов; - с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда, расчета потребности в рабочей силе и списочной численности работников, текучести кадров, подготовки справок и проектов приказов о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников, по штатному расписанию, табелю учета рабочего времени, листках временной нетрудоспособности для оплаты, по подготовке справок о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности; - со службой материально-технического обеспечения и административно-технического обслуживания - по вопросам обеспечения и обслуживания; - с информационно-техническим отделом - по вопросам программно-технического обслуживания отдела, эксплуатации и ремонта электронно-вычислительной техники. 5. Ответственность 5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель. 5.2. На Руководителя возлагается персональная ответственность за: 5.2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел. 5.2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями. 5.2.3. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины. 5.2.4. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности. 5.2.5. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела. 5.2.6. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов. 5.3. Сотрудники отдела кадров при оценке деловых качеств работников организации обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников. 5.4. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями. 6. Заключительные положения 6.1. Изменения, дополнения и уточнения в настоящее Положение вносятся приказом генерального директора Организации по представлению начальника отдела кадров. 6.2. Положение подлежит переутверждению не реже одного раза в три года. Начальник отдела кадров Волкова /Волкова Е.А./ Главный бухгалтер Пенкина /Пенкина Ю.Н./ 15 сентября 2015 г. Начальник юридического отдела Прошкин /Прошкин А.Н./ 15 сентября 2015 г. С Положением ознакомлены: Инспектор отдела кадров Демина /Демина Н.И./ 15 сентября 2015 г. |
Похожие:
 | Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде,... | | Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |