Инструкция по кадровому делопроизводству в избирательной комиссии республики бурятия общие положения

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Избирательной комиссии Республики Бурятия Буряад Республикын hунгуулиин комиссиин ТОГТООЛ _____________ 2011 г. № ____________________ г. Улан-Удэ Об Инструкции по кадровому делопроизводству в Избирательной комиссии Республики Бурятия В целях совершенствования документационного обеспечения правоотношений, связанных с замещением государственных должностей Республики Бурятия в Избирательной комиссии Республики Бурятия, поступлением на государственную гражданскую службу в Аппарат Избирательной комиссии Республики Бурятия, прохождением и прекращением государственной гражданской службы в аппарате Избирательной комиссии Республики Бурятия, Избирательная комиссия Республики Бурятия постановляет: 1. Утвердить Инструкцию по кадровому делопроизводству в Избирательной комиссии Республики Бурятия (прилагается). 2. Обязать Кузнецову Н.Д., консультанта аппарата Избирательной комиссии Республики Бурятия обеспечить ведение, оформление, регистрацию, учет и хранение кадровых документов в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Сидоренко Л.В., Секретаря Избирательной комиссии Республики Бурятия. 4. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Республики Бурятия в сети Интернет. 5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия. Председатель Избирательной комиссии Республики Бурятия Д.А. Ивайловский Секретарь Избирательной комиссии Республики Бурятия Л. В. Сидоренко Приложение к постановлению Избирательной комиссии Республики Бурятия от _______________ 2011 г. № ______ ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ Общие положения 1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в Избирательной комиссии Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию правоотношений, связанных с замещением государственных должностей Председателя, заместителя Председателя, секретаря Избирательной комиссии Республики Бурятия (далее – члены Комиссии), поступлением на государственную гражданскую службу Республики Бурятия (далее – гражданская служба) в аппарат Избирательной комиссии Республики Бурятия (далее – аппарат Комиссии), прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в аппарате Комиссии. 1.2. Основными задачами Инструкции являются формирование единых требований ведения, обеспечения контроля исполнения, порядка оформления, регистрации, учета и хранения кадровых документов. 1.3. Действие Инструкции распространяется на документы несекретного характера. 1.4. Инструкция разработана на основании требований Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Федерального закона от 15 декабря 2001 года № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», Закона Республики Бурятия от 06 июля 2005 г. № 1225-III «О государственной гражданской службе Республики Бурятия», Закона Республики Бурятия от 29 июня 2000 года № 446-II «О реестре должностей государственной гражданской службы Республики Бурятия», Закона Республики Бурятия от 8 мая 2008 года № 257-IV «О стаже государственной гражданской службы муниципальной службы в Республике Бурятия», Закона Республики Бурятия от 22 сентября 2006 г. № 1838-III «О реестре государственных должностей Республики Бурятия», Закона Республики Бурятия от 4 февраля 2010 г. № 15 «О реестре должностей государственной гражданской службы Республики Бурятия» иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы государственной гражданской службы, порядок подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения документов. 1.5. Требования и правила работы с кадровыми документами, установленные Инструкцией, являются обязательными для членов Комиссии и государственных гражданских служащих аппарата Комиссии (далее – гражданские служащие). 2. Организация работы по ведению кадрового делопроизводства 2.1. Ведение кадрового делопроизводства в Избирательной комиссии Республики Бурятия осуществляет гражданский служащий сектора по вопросам государственной службы и кадров аппарата Избирательной Комиссии Республики Бурятия (далее – сектор по кадрам) в соответствии с должностными регламентами и распределением обязанностей. 2.2. Кадровое делопроизводство осуществляется с использованием программного изделия «Кадры» подсистемы автоматизации избирательных процессов Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (далее – ПИ «Кадры»). ПИ «Кадры» содержит информацию по структуре и штатной численности аппарата Комиссии, текущему учету и анкетным данным членов Комиссии, гражданских служащих аппарата Комиссии, а также содержит информацию по текущим составам, анкетным данным членов территориальных избирательных комиссий муниципальных образований Республики Бурятия (далее – члены ТИК). 2.3. Для работы с кадровыми документами, а также обеспечения сохранности документов в условиях, исключающих доступ к ним неуполномоченных лиц либо утрату кадровых документов, в комиссии используются: запираемые металлические (несгораемые) шкафы или сейфы для хранения трудовых книжек и вкладышей в них, личных дел; бланки и формы документов в соответствии с требованиями законодательства и иными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства. 3. Система кадрового делопроизводства 3.1. Кадровое делопроизводство включает подготовку проектов, согласование и выпуск организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрацию, учет и хранение, а также ведение, учет и хранение предусмотренных законодательством и иными нормативными актами форм, книг и журналов. 3.2. Подготовка, оформление, выпуск и учет кадровых документов осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в Избирательной комиссии Республики Бурятия, утвержденной Постановлением Избирательной комиссии Республики Бурятия (далее – Постановление Комиссии) от 14.07.2011 г. № 3/21-5, с особенностями, установленными настоящей Инструкцией. 3.3. К организационным документам относятся документы, регламентирующие структуру, задачи и функции аппарата Комиссии, его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и гражданских служащих аппарата Комиссии. К организационным кадровым документам относятся: положение об аппарате Комиссии; положения о подразделениях Комиссии; служебный распорядок аппарата Комиссии; должностные регламенты гражданских служащих аппарата Комиссии и иные документы. 3.4. К распорядительным документам относятся распоряжения Председателя Избирательной комиссии Республики Бурятия (далее – распоряжения), в которых отражаются конкретные управленческие решения, связанные с деятельностью членов Комиссии, приемом на гражданскую службу в аппарат Комиссии, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в аппарате Комиссии. 3.4.1. Распоряжениями оформляются: - начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов Комиссии, работающих в Комиссии на постоянной (штатной) основе; - прием на гражданскую службу гражданских служащих в аппарат Комиссии; - заключение служебного контракта с гражданскими служащими аппарата Комиссии; - исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим аппарата Комиссии; - присвоение классных чинов гражданской службы гражданским служащим аппарата Комиссии; - установление новых условий оплаты труда гражданским служащим аппарата Комиссии; - перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела гражданским служащим аппарата Комиссии; - изменение фамилии, имени, отчества гражданским служащим аппарата Комиссии; - установление неполного рабочего дня гражданским служащим аппарата Комиссии; - выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, премирование по итогам работы за квартал, полугодие или год гражданским служащим аппарата Комиссии; - предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком гражданским служащим аппарата Комиссии; - наложение взыскания гражданским служащим аппарата Комиссии; - командирование гражданских служащих аппарата Комиссии; - прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы служащих аппарата Комиссии. Распоряжения по кадровым вопросам являются основанием для начисления денежного вознаграждения или денежного содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний. 3.4.2. Проекты распоряжений готовятся гражданским служащим сектора по кадрам на основании поручений Председателя Комиссии, личных заявлений членов Комиссии и гражданских служащих, представлений руководителей подразделений аппарата Комиссии, служебных записок, иных документов. 3.4.3. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения аппарата Комиссии, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление). 3.4.4. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения аппарата Комиссии, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка). 3.4.5. Проекты распоряжений касающиеся основной деятельности, визируются на листе согласования (приложение № 1). 3.4.6. Проекты распоряжений по личному составу, отпускам и командировкам визируются на экземплярах проектов распоряжений. 3.4.7. Распоряжения по кадровым вопросам подписывает Председатель Комиссии. 3.4.8. Распоряжения регистрируются гражданским служащим сектора по кадрам с использованием ПИ«Дело». 3.4.9. Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года: распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, взысканиях поощрениях помимо номера присваивается индекс «лс»; распоряжениям о командировании присваивается индекс «к»; распоряжениям об основной деятельности присваивается индекс «рп»; распоряжениям об отпусках  присваивается индекс «р». 3.4.10. Копии распоряжений по кадровым вопросам передаются в финансовый отдел аппарата Комиссии. 4. Документирование вступления в государственную должность членов Комиссии на постоянной (штатной) основе 4.1. После принятия решений об избрании членов Комиссии на постоянной (штатной) основе, с целью оформления вступления в государственную должность членов Комиссии на постоянной (штатной) основе избранный Председатель Комиссии подписывает распоряжение об исполнении обязанностей Председателя Комиссии, избранные Заместитель председателя и Секретарь Избирательной комиссии Республики Бурятия представляют в сектор по кадрам заявления об исполнении обязанностей, на основании которых гражданский служащий сектора по кадрам готовит проекты распоряжений об исполнении обязанностей Заместителя Председателя и Секретаря Комиссии. 5. Документирование приема на гражданскую службу в аппарат Комиссии 5.1. Для оформления поступления на гражданскую службу гражданин представляет в сектор по кадрам документы согласно Перечню документов, представляемых при приеме на гражданскую службу в аппарат Комиссии (приложение № 2). 5.2. С письменного согласия гражданина на обработку персональных данных (приложение №  3) гражданский служащий сектора по кадрам осуществляет проверку наличия всех документов, необходимых для оформления приема на гражданскую службу и формирования личного дела гражданского служащего, соответствия сведений, сообщенных о себе лицом, принимаемым на гражданскую службу, документам, представленным в подтверждение указанных сведений, наличия подписей гражданина на представленных документах. 5.3. При поступлении на гражданскую службу в аппарат Комиссии лица, подлежащие воинскому учету, обязаны представить гражданскому служащему сектора по кадрам копию военного билета для получения предписания на постановку на воинский учет в военном комиссариате по месту регистрации. 5.4. Поступающий на гражданскую службу гражданин подает заявление, при этом руководитель отдела аппарата Комиссии либо гражданский служащий сектора по кадрам вносит предложение установить ежемесячную надбавку к должностному окладу за особые условия гражданской службы и срок испытания в соответствии с действующим законодательством, а Секретарь Комиссии согласовывает данное предложение, за исключением случаев, предусмотренных законом (приложение № 4). На основании заявления о приеме на гражданскую службу, согласованного у Секретаря Комиссии, гражданский служащий сектора по кадрам готовит проект распоряжения о приеме на гражданскую службу (приложение № 5). 5.5. При приеме на гражданскую службу гражданский служащий сектора по кадрам под подпись знакомит гражданина с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», с Законом Республики Бурятия от 06 июля 2005 г. № 1225-III «О государственной гражданской службе Республики Бурятия», Кодексом поведения государственных гражданских служащих Республики Бурятия, утвержденным Указом Президента Республики Бурятия от 15.07.2009 г. № 259, Инструкцией по делопроизводству в Избирательной комиссии Республики Бурятия, утвержденной Постановлением Комиссии от 14.07.2011 г. № 3/21-5, Инструкцией по охране труда Комиссии, утвержденной распоряжением от 9.12.2009 г. № 01-12-51-рп, Служебным распорядком аппарата Комиссии, утвержденным распоряжением от 07.04.2011г. № 01-09-16-рп, другими нормативными правовыми и иными актами, имеющими отношение к исполнению назначаемым гражданским служащим должностных обязанностей. 5.6. На основании распоряжения о приеме на гражданскую службу с гражданином, поступающим на гражданскую службу, заключается срочный либо бессрочный служебный контракт по форме, утвержденной Распоряжением от 01.04.2006 г. № 01-09-18-лс ( в редакции от 23.03.2011г., 16.09.2011 г.) Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах. 5.6.1. Оба экземпляра служебного контракта подписываются Председателем Комиссии. Подпись Председателя Комиссии на служебном контракте скрепляется гербовой печатью. Служебный контракт регистрируется в журнале регистрации служебных контрактов, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс «бс» для бессрочных контрактов либо индекс «ср» для срочных контрактов. 5.6.2. Оба экземпляра служебного контракта подписываются гражданским служащим. Один экземпляр передается гражданскому служащему под подпись, второй экземпляр служебного контракта приобщается к личному делу гражданского служащего. 5.7. При поступлении на гражданскую службу гражданский служащий знакомится с должностным регламентом и под подпись получает его копию. Подлинник должностного регламента с подписью гражданского служащего на последней странице регламента приобщается к личному делу гражданского служащего.

Похожие:

	Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,...		Избирательной комиссии Республики Бурятия Л. В. Сидоренко утвержден Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», пунктом...
	Инструкция по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной... Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – члены цик россии), поступлением на федеральную государственную гражданскую...		Инструкция по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной... Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – члены цик россии), поступлением на федеральную государственную гражданскую...
	Закон об избирательной комиссии республики бурятия Статья Правовая основа организации и деятельности Избирательной комиссии Республики Бурятия		Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...
	Республики Бурятия Буряад Республикын h унгуулиин комиссиин тогтоол Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», статьей...		Республики Бурятия Буряад Республикын h унгуулиин комиссиин тогтоол Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», статьей...
	Республики Бурятия Буряад Республикын h унгуулиин комиссиин тогтоол 27 августа 2015 г Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», пунктом...		Избирательной Комиссии Республики Бурятия Том 7 статьи 57 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской...