УТВЕРЖДЕНА
решением участковой
избирательной комиссии
избирательного участка № ___
от «___» ________ 20___г. № _____
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в участковой избирательной комиссии
Общие положения
Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии (далее – участковая комиссия).
Инструкция разработана на основании Федеральных законов
«Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, регламента территориальной комиссии, Закона Ярославской области «О выборах в органы государственной власти Ярославской области и органы местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области», с использованием ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой комиссии, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3. Члены участковой комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства в участковой комиссии осуществляет председатель участковой комиссии.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в участковой комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию, контроль соблюдения требований Инструкции несет председатель участковой комиссии.
1.6. Делопроизводство в участковой комиссии осуществляется с использованием журнала регистрации документов.
Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Инструкция и изменения, вносимые в нее, принимаются решением участковой комиссии после согласования с территориальной избирательной комиссией.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1. Документы в участковую комиссию могут доставляться через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской или специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю) участковой комиссии.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится председателем участковой комиссии с использованием журнальной (приложение № 1) регистрации документов.
2.3. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской или специальной связью, по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем или секретарем участковой комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.5. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления.
2.6. При регистрации поступившего документа в регистрационный журнал обязательно вносятся следующие реквизиты: дата получения, вид документа, регистрационный (входящий) номер документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационном журнале делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.
2.7. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой комиссии, затем производится запись по исполнению документа в журнале регистрации (приложение № 1, колонки 7,8).
2.8. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой комиссии (приложение № 1, колонки 9,10).
2.9. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (реестре).
3. Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение № 3).
В участковой комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк решения участковой комиссии;
бланк протокола заседания участковой комиссии;
бланк письма участковой комиссии.
3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 4).
3.3. При подготовке и оформлении документов члены участковой комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
3.3.1. Реквизит «Дата документа».
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 17.01.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
|
