Регламент работы с обращениями граждан в государственном архивном учреждении «Государственный архив Ставропольского края»

Решение о снятии с контроля обращений принимает директор архива.
3. Прием и регистрация обращений

3.1. Делопроизводство по обращениям в архиве осуществляется секретарем директора отдельно от служебного. За организацию работы с обращениями в архиве личную ответственность несет директор архива.

3.2. Все поступающие в архив обращения обязательно принимаются, учитываются, регистрируются на регистрационно-контрольных карточках секретарем директора.

3.3. При регистрации в регистрационно-контрольную карточку вносятся фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже), дата поступления обращения, адрес заявителя с соблюдением порядка, общепринятого при заполнении почтовой корреспонденции.

3.4. Регистрационный номер поступившего обращения указывается в
регистрационном штампе, место проставления и форма определяется
ГОСТом 6.32-72.

3.5. Если автор пересылает свое письмо через второе лицо, указывая
его адрес и не указывая свой, то в регистрационно-контрольной карточке в
графе «Ф.И.О.» отмечаются две фамилии. Если письмо подписано двумя и
более авторами, в учетную карточку вносятся первые два-три, в том числе и
тот автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение счита­ется коллективным.

3.6. Письма граждан, поступившие из органов власти, регистрируются
так же, как письма граждан, адресованные непосредственно в архив. Кроме
этого, вносятся сведения, откуда поступило обращение, номер и дата, при­своенные органом власти.

3.7. Перед регистрацией письма секретарь директора проверяет его на повторность. Повторными письмами счи­таются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обра­щения истек установленный законодательством срок рассмотрения или зая­витель не согласен с принятым по его обращению решением. При необходи­мости повторные письма ставятся на контроль. Письма одного и того же ав­тора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рас­смотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одно­го и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные по одно­му и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

3.8. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваива­ется очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регист­рационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер пер­вого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регист­рационных карточках делается отметка «повторно» и подбирается вся пре­дыдущая переписка.

3.9. Если поступило несколько писем одного и того же содержания от одного и того же автора, то об этом делается отметка в учет­ной карточке («количество» - 2, 3, 4 и т.д.), а в направлении указывается при­нятое по ним решение. Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная учетная карточка, и го­товятся все необходимые сопроводительные документы.

3.10. В регистрационно-контрольной карточке составляется аннотация на письмо, которая должна быть четкой, крат­кой, отражать содержание обращения; проставляется регистрационный номер;

3.11. В регистрационно-контрольной карточке заполняется графа «Направ­лено», куда вносятся данные об организации - исполнителе. Допускаются только общепринятые их сокращения и аббревиатуры. В данной графе дела­ется также отметка о направлении письма в несколько адресов.

3.12. Зарегистрированные запросы передаются директору ГАУ «ГАСК», который рассматривает их и проставляет соответствующую резолюцию, после чего запросы передаются секретарем директора отдела организационно-правовой и кадровой работы заведующему отделом информационного обеспечения для анализа тематики.

3.13. Заведующий отделом информационного обеспечения в течение одного дня проводит анализ тематики запросов и передает их с соответствующей резолюцией исполнителям.

3.14. При поступлении интернет - обращения, производится его распечатка и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
4. Исполнение запросов

4.1. Исполнители в течение установленного срока осуществляют поиск информации, необходимой для исполнения запросов, или подготавливают сопроводительные письма для пересылки непрофильных запросов по назначению.

4.2. Подготовленные ответы исполнители визируют и передают заведующему отделом информационного обеспечения.

4.3. Заведующий отделом информационного обеспечения проверяет качество подготовленных ответов и соответствие запрашиваемым сведениям, после чего подписывает их и передает на подпись директору ГАУ «ГАСК».

5. Направление ответов заявителям

5.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются в установленные сроки секретарем директора отдела организационно-правовой и кадровой работы по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

5.2. В случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в ГАУ «ГАСК» архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдается ему под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке и документа, удостоверяющего личность.

5.3. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату получения.
6. Порядок рассмотрения отдельных обращений

6.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гра­жданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном об­ращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или со­вершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в госу­дарственный орган в соответствии с его компетенцией.

6.2. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, спе­циалисты вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопус­тимости злоупотребления правом.

6.3. В случае если текст письменного обращения не поддается прочте­нию, ответ на обращение не дается о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.4. В случае если в письменном обращении гражданина содержится
вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по суще­ству в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении
не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и пре­кращении переписки с гражданином по данному вопросу о данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6.5. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государ­ственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по суще­ству поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7. Организация личного приема граждан

7.1. Личный прием граждан в архиве осуществляется директором, заместителем директора по основной деятельности и специалистами отдела информационного обеспечения.

7.2. Личный прием граждан осуществляется в специально оборудованном помещении (зале), в котором также размещен информационный стенд, содержащий следующую информацию:

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта ГАУ «ГАСК»;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении в ГАУ «ГАСК» за получением архивной информации;

- утвержденные образцы заявлений;

- другие информационные материалы, необходимые для получения государственной услуги по предоставлению архивной информации.

7.3. Право на первоочередной личный прием имеют:

• 
  ветераны Великой Отечественной войны;
  
• 
  ветераны боевых действий;
  
• 
  инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;
  

• 
  инвалиды I и II групп, их законные представители, семьи, имеющие де­тей-инвалидов;
  
• 
  граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы
  на Чернобыльской АЭС.
  

7.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостове­ряющий его личность.

7.5. Содержание устного обращения заносится в журнал личного прие­ма граждан, где указываются Ф.И.О., место работы, адрес, а также рекомендации куда и в каком порядке следует обратиться в случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию архива.

7.6. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подле­жит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Рег­ламентом.

7.7. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по су­ществу поставленных в обращении вопросов.
8. Порядок и формы контроля за предоставлением архивной информации
8.1. Текущий контроль за соблюдением действий и сроков административных процедур, а также достоверностью и качеством предоставления архивной информации, осуществляется должностными лицами ГАУ «ГАСК», ответственными за организацию работы по предоставлению архивной информации.

8.2. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается локальными правовыми актами ГАУ «ГАСК».

8.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению архивной информации, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

8.4. Контроль за полнотой и качеством предоставления архивной информации включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц ГАУ «ГАСК».

8.5. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

8.6. Заявитель может обратиться с жалобой на действия
(бездействие) и решения должностных лиц в ходе предоставления
архивной информации на основании настоящего Регламента письменно.

8.7. Действия (бездействие) и решения должностных лиц ГАУ «ГАСК» могут быть обжалованы:

- директору ГАУ «ГАСК»;

- председателю комитета Ставропольского края по делам архивов;

- в судебном порядке.

8.8. Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.
9. Дополнительные гарантии права граждан на письменное обращение

9.1. При направлении и рассмотрении письменного обращения гражданин имеет право:

- получать у должностных лиц архива устную, в том числе по телефону, информацию о регистрации письменного обращения, а также о должностном лице, которому поручено его исполнение;

- зарегистрировать второй экземпляр письменного обращения при личном обращении в архиве;

- обратиться к должностному лицу архива с просьбой о возврате документов и материалов либо их копий, прилагаемых к обращению.
10. Обеспечение дополнительных гарантий права граждан на обращение
10.1. Должностные лица архива в пределах своей компетенции:

- информируют граждан о порядке реализации их права на обращение;

• 
  доводят до сведения граждан почтовые адреса, номера телефонов для справок комитета и государственных архивных учреждений, адрес офици­ального сайта комитета в сети Интернет;
  
• 
  не реже одного раза в полугодие освещает в средствах массовой ин­формации, на официальном сайте комитета Ставропольского края по делам архивов в сети Интернет характер обращений граждан и итоги их рассмотрения.