Электронный журнал
Как заполнить бухгалтерский баланс по упрощенной форме
А. А. Казарина
эксперт журнала «Упрощенка»
Из этой статьи вы узнаете:
1. При помощи каких форм «упрощенцы» могут составлять бухгалтерскую отчетность
2. Как заполнить каждую из строк упрощенного баланса
3. Каковы особенности составления отчетности для тех, кто ведет бухучет кассовым методом
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы
Правила бухучета едины для всех организаций и не зависят от объекта налогообложения. Поэтому статья предназначена и для вас. Не пропустите.
Под занавес уходящего 2012 года появились разговоры о том, что обязательный бухгалтерский учет для «упрощенцев» могут все же отменить. На дату подписания этого номера в печать такие изменения не приняты. И неизвестно, останется эта тема на уровне разговоров либо будет реализована.
А потому не будем загадывать, а лучше разберемся с новыми формами бухгалтерской отчетности, разработанными Минфином в конце прошлого года специально для малого бизнеса. Как говорится, делай что должен, и будь что будет. Если бухучет останется обязательным, по этим формам всем организациям, применяющим УСН, нужно будет составить и сдать в налоговую инспекцию отчетность за 2013 год. Если же бухучет отменят, формы могут использовать те, кто ведет его для себя. Пока же исходим из того, что полноценный бухучет является обязательным для каждой фирмы, работающей на УСН. Исключением являются индивидуальные предприниматели. Они бухучет вести не обязаны (подп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Сразу отметим, что новые формы баланса и отчета о прибылях и убытках предназначены лишь для субъектов малого предпринимательства. А к таковым относится большинство организаций на УСН (см. врезку). Соответственно вы можете выбирать, какими формами отчетности пользоваться — общими либо упрощенными, где все показатели укрупнены. В этой статье мы будем рассказывать о последних формах. А чтобы вам было проще сделать выбор между формами отчетности, их сравнительный анализ представлен в табл. 1 на с. 22.
Хотим обратить ваше внимание на такой момент. Во все формы после графы «Наименование показателя» вам самостоятельно нужно добавить графу, в которой вы будете указывать коды строк. Эти коды содержатся в приложении № 4 к приказу Минфина России от 02.07.2010 № 66н (далее — приказ № 66н), которым собственно и утверждены обычные и упрощенные формы. Последние, заметьте, внесены в указанный приказ другим документом — приказом Минфина России от 17.08.2012 № 113н.
На заметку Кто относится к субъектам малого предпринимательства и может вести бухучет в упрощенном порядке
Условия, которым должны соответствовать фирмы, признающиеся субъектами малого предпринимательства, перечислены в пункте 1 статьи 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ. У таких компаний средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать 100 человек. А выручка за тот же период должна быть в пределах 400 млн. руб. Кроме того, есть ограничения по уставному капиталу. Так, доля участия России, региональных и местных властей, иностранных юридических и физических лиц, общественных, религиозных и благотворительных организаций не должна превышать 25% в уставном капитале. Доля, принадлежащая другим компаниям, которые не являются малыми, также не должна быть выше 25%.
Как видите, подавляющее большинство «упрощенцев» подпадает под перечисленные критерии. А значит, могут составлять бухгалтерскую отчетность по упрощенным формам. Исключением являются компании, вклады которых более чем на 25% состоят из долей общественных организаций инвалидов или иностранных граждан. Такие организации могут применять УСН, но вот малыми при этом не являются. А значит, и упрощать отчетность не должны.
| Таблица 1 Основные отличия бухгалтерской отчетности по общей и упрощенной форме*
Показатель
|
Общие формы
|
Упрощенные формы
|
Для кого предназначены формы
|
Для всех организаций
|
Только для субъектов малого предпринимательства
|
Количество строк в формах
|
В балансе по 15 строк для отражения статей актива и пассива. В отчете о прибылях и убытках — 18 строк и дополнительно справочная информация на 5 строках
|
В балансе 5 строк для отражения статей актива и 6 — для статей пассива. В отчете о прибылях и убытках — 7 строк
|
Графа «Пояснения»
|
Предусмотрена и должна заполняться, если к бухотчетности составляется пояснительная записка и в ней содержатся комментарии к той или иной статье формы. В этом случае по показателям, которые раскрываются в записке, в указанной графе проставляется номер соответствующего пояснения**
|
Не предусмотрена
|
Коды строк
|
Код строки указывается согласно приложению № 4 к приказу № 66н
|
Код строки указывается согласно приложению № 4 к приказу № 66н. При этом код определяется по показателю, который имеет наибольший удельный вес в составе укрупненного показателя
|
* Общие формы приведены в приложении № 1 к приказу № 66н. Упрощенные формы — в приложении № 5 к этому же документу.
** Субъекты малого предпринимательства по итогам года могут не составлять пояснительную записку к бухгалтерской отчетности. А также приложения к бухгалтерской отчетности (отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств). Исключение составляют случаи, когда необходимо дополнительно раскрыть важную информацию (п. 6 приказа № 66н, письмо Минфина России от 03.04.2012 № 03-02-07/1-80 и п. 17 информации Минфина России № ПЗ-3/2010).
Отметим, что в упрощенном балансе показатели объединены, а потому в строках нужно указывать тот код, показатель которого имеет наибольший удельный вес в составе укрупненного показателя.
Актив Отражаем основные средства, НМА и другие внеоборотные активы
«Материальные внеоборотные активы» — так называется первая статья упрощенного баланса. Немного непривычное название, но составляющие этой статьи знакомы каждому, потому что материальные внеоборотные активы — это прежде всего основные средства. В балансе их нужно отражать по остаточной стоимости. Для этого от первоначальной стоимости нужно отнять амортизацию, начисленную по правилам бухучета. Если объект не амортизируется (например, земельный участок), берите его первоначальную стоимость. Объекты незавершенного строительства также являются материальными внеоборотными активами, а значит, их тоже нужно показать по этой строке.
Как видите, чтобы заполнить первую строчку, нужно сложить стоимостные показатели нескольких видов объектов, если, конечно, они у вас имеются. Информацию о том, остатки каких счетов нужно вписывать в каждую строку бухгалтерского баланса, мы привели в табл. 2 на с. 24.
Помимо перечисленных объектов, у вас могут быть в наличии другие внеоборотные активы, но уже не имеющие вещественной формы. Прежде всего это нематериальные активы, например сайт вашей компании, на который у вас есть исключительные права. Стоимость таких объектов, опять же остаточную, нужно показать по второй строке актива баланса, которая называется «Нематериальные, финансовые и другие внеоборотные активы». По этой же строке запишите долгосрочные финансовые вложения, среди которых могут быть займы, предоставленные вами на срок более одного года, депозитные вклады вашей организации в банке. Здесь же отражают результаты исследований и разработок, незавершенные вложения в нематериальные активы. А также дебиторскую задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через год после отчетной даты. Она называется долгосрочной дебиторской задолженностью.
Памятка
Краткосрочную и долгосрочную задолженность показывают по разным строкам баланса. Задолженность считается краткосрочной, если платежи по ней ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. Если срок более года, задолженность долгосрочная.
Считаем запасы, денежные средства и прочие оборотные активы
После того как мы показали стоимость имущества длительного пользования, нужно посчитать активы, которые приносят доход организации, условно говоря, лишь в течение года. Они называются оборотными активами, поскольку чаще обновляются или, другими словами, оборачиваются.
В упрощенном балансе на оборотные активы выделено три статьи. Первая — «Запасы». К ним относятся сырье и материалы, имеющиеся в наличии. А в производственных и торговых компаниях — также затраты в незавершенном производстве, остатки на складах готовой продукции и товаров для продажи, отгруженные, но еще не проданные ценности.
Таблица 2 Формулы для расчета показателей упрощенного баланса
Показатель
|
Схема расчета*
|
Примечание
|
Актив баланса
|
Материальные внеоборотные активы
|
Дт 01 + Дт 03 – Кт 02 + Дт 08
|
По счету 08 возьмите аналитический счет учета расходов на незавершенное строительство
|
Нематериальные, финансовые и другие внеоборотные активы
|
Дт 04 – Кт 05 + Дт 08 + + Дт 58 + Дт 55 субсчет «Депозитные счета» + Дт 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» – Кт 59 – Кт 63 + сумма дебетовых сальдо счетов 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73 (за исключением субсчета по предоставленным займам), 75, 76
|
По счету 08 возьмите аналитический счет учета расходов на незавершенные вложения в нематериальные активы, НИОКР.По счетам 58, 55 субсчету «Депозитные счета», 73 субсчету «Расчеты по предоставленным займам», 59 возьмите аналитические счета учета долгосрочных финансовых вложений.По счетам учета задолженности возьмите суммы долгов со сроком погашения более 12 месяцев после отчетной даты
|
Запасы
|
Дт 10 + Дт 11 + Дт 15 + Дт 16 (–Кт 16) – Кт 14 + Дт 41 – Кт 42 + + Дт 43 + Дт 44 + Дт 45 + Дт 97 + сумма дебетовых сальдо счетов 20, 21, 23, 28, 29
|
По счету 97 возьмите аналитический счет учета расходов со сроком списания меньше 12 месяцев
|
Денежные средства и денежные эквиваленты
|
Дт 50 + Дт 51 + Дт 52 + Дт 55 + + Дт 57 – Дт 55 субсчет «Депозитные счета»
|
По счету 55 субсчету «Депозитные счета» возьмите аналитический счет учета финансовых вложений
|
Финансовые и другие оборотные активы
|
Дт 58 + Дт 55 субсчет «Депозитные счета»+ Дт 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» – Кт 59 + Дт 19 – Кт 63 + сумма дебетовых сальдо счетов 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73 (за исключением субсчета по предоставленным займам), 75, 76
|
По счетам 58, 55 субсчету «Депозитные счета», 73 субсчету «Расчеты по предоставленным займам», 59 возьмите аналитические счета учета краткосрочных финансовых вложений.По счетам учета задолженности возьмите суммы долгов со сроком погашения менее 12 месяцев после отчетной даты
|
Баланс
|
Сумма всех строк актива
|
Значение строки должно равняться значению итогового показателя пассива баланса
|
Пассив баланса
|
|
Капитал и резервы
|
Кт 80 – Дт 81 + Кт 82 + Кт 83 + Кт 84 (–Дт 84)
|
Если получившийся результат отрицательный (допущен убыток за отчетный период), покажите значение в круглых скобках
|
Долгосрочные заемные средства
|
Кт 67
|
Начисленные проценты, срок погашения которых на отчетную дату составляет менее 12 месяцев, следует исключить
|
Другие долгосрочные обязательства
|
Сумма кредитовых сальдо счетов 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76
|
Возьмите обязательства со сроком погашения более 12 месяцев после отчетной даты
|
Краткосрочные заемные средства
|
Кт 66 + Кт 67
|
Счет 67 берите в части начисленных процентов, срок погашения которых на отчетную дату составляет не более 12 месяцев
|
Кредиторская задолженность
|
Сумма кредитовых сальдо счетов 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76
|
Возьмите обязательства со сроком погашения менее 12 месяцев после отчетной даты
|
Другие краткосрочные обязательства
|
Краткосрочные обязательства, не учтенные при определении других показателей
|
—
|
Баланс
|
Сумма всех строк пассива
|
Если показатель «Капитал и резервы» указан в скобках, то его нужно не прибавлять к другим строкам пассива, а вычитать из их суммы
|
* Дт — дебетовое сальдо, Кт — кредитовое сальдо на счетах бухучета на отчетную дату.
Вторая строка — «Денежные средства и денежные эквиваленты». Сюда попадут остатки по счетам учета денежных средств. В частности, речь прежде всего идет о счетах 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет». А что такое денежные эквиваленты, спросите вы? Это понятие введено ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств», утвержденным приказом Минфина России от 02.02.2011 № 11н. В пункте 5 этого документа сказано, что речь идет о краткосрочных финансовых вложениях. А каких именно, определяете вы сами в своей учетной политике (п. 23 ПБУ 23/2011). К денежным эквивалентам можно, например, отнести депозиты до востребования, открытые вами в банке на срок не более трех месяцев.
Все прочее имущество, которое числится на балансе и не нашло отражения по предыдущим строкам формы, покажите в последней статье этого раздела — «Финансовые и другие оборотные активы». Здесь, например, отражают «входной» НДС, учитываемый на счетах бухучета отдельно от стоимости приобретенных товаров, и краткосрочную дебиторскую задолженность. То есть платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. Аналогичная ситуация и с финансовыми вложениями.
Пассив Формируем капитал и резервы
Первая укрупненная строка пассива «Капитал и резервы» включает несколько показателей. Первым делом запишите в нее уставный капитал вашей компании. Напомним, что, даже если он оплачен учредителями частично, показывать его нужно в полном размере. То есть ту сумму, которая значится в уставе.
Обратите внимание
Уставный капитал в балансе показывают в той сумме, которая зафиксирована в уставе. И не важно, рассчитались учредители полностью или частично.
Другой нужный показатель, который, как правило, есть у каждой работающей компании, — нераспределенная прибыль или непокрытый убыток. Обратите внимание, что убыток не увеличивает, а уменьшает итоговую сумму строки, то есть это отрицательное значение. И если итог у вас тоже получится отрицательный, то минус не ставьте, а возьмите показатель в круглые скобки. В этом случае не помешает расшифровать данную строку. Ведь это не запрещено, зато сразу будет видно, почему показатель такой.
Следующие возможные составляющие строки, скорее, редкость, чем правило. Так, если вы формировали добавочный капитал или создавали какие-то резервы, их значения приплюсуйте. А если выкупали у учредителей их доли, учтите стоимость покупки также по этой строке, но со знаком «минус».
Показываем заемные средства и другую задолженность организации
В первом разделе баланса — активе — вы отражаете долги контрагентов перед вашей организацией, то есть дебиторскую задолженность. Во втором разделе — пассиве, наоборот, свою задолженность перед кредиторами. Напомним, что сворачивать дебиторскую и кредиторскую задолженность и отражать в балансе лишь итоговое сальдо нельзя.
В пассиве все суммы долгов, так же как и в активе, разделите на краткосрочные и долгосрочные обязательства в зависимости от сроков их погашения относительно отчетной даты. Краткосрочными, напомним, являются обязательства со сроком погашения в пределах 12 месяцев после отчетной даты. Все остальные обязательства долгосрочные. Но разделить обязательства на эти две группы — краткосрочные и долгосрочные — недостаточно. Предусмотрено еще деление внутри каждой из них.
Так, из всех долгосрочных обязательств выделите долгосрочную задолженность по кредитам и займам. Поскольку для этого показателя предусмотрена своя строка — «Долгосрочные заемные средства».
А краткосрочные обязательства разделите на следующие подгруппы:
— задолженность по кредитам и займам;
— прочая кредиторская задолженность;
— прочие обязательства.
Каждую подгруппу покажите по соответствующей строке баланса.
Пример. Заполнение упрощенного баланса
ООО «Лад», зарегистрированное в сентябре 2012 года, применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы и ведет бухучет в полном объеме. Общество формирует отчетность для внутреннего пользования ежеквартально. Дебетовые остатки на счетах бухучета на 31 марта 2013 года составляют:
ДЕБЕТ 01 «Основные средства»
— 500 000 руб.;
ДЕБЕТ 04 «Нематериальные активы»
— 80 000 руб.;
ДЕБЕТ 10 «Материалы»
— 29 000 руб.;
ДЕБЕТ 19 «НДС по приобретенным ценностям»
— 4000 руб.;
ДЕБЕТ 43 «Готовая продукция»
— 110 000 руб.;
ДЕБЕТ 50 «Касса»
— 15 000 руб.;
ДЕБЕТ 51 «Расчетные счета»
— 308 000 руб.
И кредитовые сальдо:
КРЕДИТ 02 «Амортизация основных средств»
— 25 600 руб.;
КРЕДИТ 05 «Амортизация НМА»
— 4250 руб.;
КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— 362 000 руб.;
КРЕДИТ62«Расчетыс покупателямии заказчиками»
— 174 840 руб.;
КРЕДИТ 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
— 92 000 руб.;
КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплатетруда»
— 275 000 руб.;
КРЕДИТ 80 «Уставный капитал»
— 15 000 руб.;
КРЕДИТ 82 «Резервный капитал»
— 10 000 руб.;
КРЕДИТ 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»
— 87 310 руб.
Другие счета на отчетную дату сальдо не имеют.
На основании имеющихся данных составим бухгалтерский баланс за I квартал 2013 года по упрощенной форме. Образец заполненного баланса приведен на с. 31.
В заголовочной части формы в строке «на___20__г.» укажем — на 31 марта 2013 года. После этого впишем полное наименование общества, вид деятельности, организационно-правовую форму и форму собственности. Далее зачеркнем ненужную единицу измерения (млн. руб.). В соответствующей строке напишем адрес местонахождения фирмы. Справа в специальных полях поставим дату составления формы, ИНН организации и присвоенные ей коды. В шапке основной таблицы укажем отчетную дату. Так как фирма зарегистрирована в сентябре 2012 года, данных за аналогичные периоды предыдущих лет для сравнения не будет. Поэтому в двух последних графах формы (сопоставимые данные на 31 марта 2012 года и 31 марта 2011 года) будут стоять прочерки.
В графе 2, которую добавили в форму самостоятельно, будем отражать коды строк. Возьмем их из приложения № 4 к приказу № 66н. По графе 3 упрощенного баланса запишем значения показателей. Рассчитаем их в рублях исходя из данных бухучета. Потом полученные суммы переведем в тысячи рублей, производя округление, где это необходимо.
Итак, стоимость основных средств равна 474 400 руб. (500 000 руб. – 25 600 руб.). Отразим показатель по статье «Материальные внеоборотные активы» (строка 1150).
Нематериальные активы равны 75 750 руб. (80 000 руб. – 4250 руб.). Покажем эту сумму по строке «Нематериальные, финансовые и другие внеоборотные активы». Запишем код строки — 1110.
В строку «Запасы» попадут материалы и готовая продукция. Итого 139 000 руб. (29 000 руб. + 110 000 руб.). Ставим код 1210, предусмотренный специально для запасов.
Строка «Денежные средства и денежные эквиваленты» будет включать денежные средства. Их размер 323 000 руб. (15 000 руб. + 308 000 руб.). Код строки — 1250.
Из оборотных активов, которые не нашли отражения по вышеуказанным строкам баланса, остался налог на добавленную стоимость в размере 4000 руб. Отразим его в строке «Финансовые и другие оборотные активы» (строка 1260).
Итоговый показатель первого раздела (строка 1600) равен сумме всех заполненных строк актива и составляет 1 016 150 руб. (474 400 руб. + 75 750 руб. + 139 000 руб. + + 323 000 руб. + 4000 руб.).
Теперь пассив баланса.
Уставный и резервный капитал, а также нераспределенная прибыль отражаются по одной строке «Капитал и резервы». Сумма равна 112 310 руб. (15 000 руб. + 10 000 руб. + + 87 310 руб.). Код строки ставится по показателю, имеющему наибольший удельный вес в составе укрупненного показателя. Это нераспределенная прибыль, код строки — 1370.
Далее у нас осталась только кредиторская задолженность. Будем считать, что вся она краткосрочная, поэтому отразим значение по специальной строке «Кредиторская задолженность». Поставим код строки — 1520. Сам показатель равен 903 840 руб. (362 000 руб. + 174 840 руб. + 92 000 руб. + + 275 000 руб.).
В остальных строках графы 3 пассива баланса проставим прочерки, так как показателей для заполнения нет. В графе 2 можно указать коды, соответствующие показателям строк.
Итоговый показатель раздела пассива (строка 1700) равен сумме заполненных строк 1370 и 1520 и составляет 1 016 150 руб. (112 310 руб. + 903 840 руб.).
Сверим показатели сумм, рассчитанных для строк 1600 и 1700. Каждое значение составляет 1 016 150 руб. Баланс сошелся — значит, форму можно считать заполненной.
Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, ставят дату подписания.
|
Нюансы, требующие особого внимания
Код строки в упрощенном балансе выбирается по показателю, который имеет наибольший удельный вес в составе укрупненного показателя.
|
Для дебиторской задолженности (как краткосрочной, так и долгосрочной) не предусмотрено отдельной статьи в упрощенном балансе. Поэтому суммы долгов контрагентов показываются вместе с другими активами. А вот под краткосрочную кредиторскую задолженность выделена своя статья.
|
Строка «Капитал и резервы» может содержать отрицательное значение, если убыток, который понесла компания, больше, чем имеющийся у нее капитал.
|
|
Полезные советы Как составить баланс при кассовом методе ведения бухучета
Субъекты малого предпринимательства, к которым, как мы уже выяснили, относится большинство «упрощенцев» (см. врезку на с. 21), могут вести бухгалтерский учет кассовым методом. Это предусмотрено приказом Минфина России от 21.12.98 № 64н, и в этом же документе даны рекомендации о том, как вести кассовый бухучет. Финансовое ведомство исходит из того, что по оплате целесообразно формировать только доходы и расходы. А ценности приходовать на баланс вне зависимости от того, оплачены они или нет. Но этот кассовый метод бухучет не упрощает, а усложняет, причем значительно. И мы бы не рекомендовали его нашим читателям. Если вы все же на него решитесь, обратите внимание на следующие моменты.
Совет 1. Приходуйте на баланс активы независимо от того, оплачены они или нет. Это может показаться странным, поскольку противоречит сути кассового метода. Однако лучше вести учет таким образом, чтобы по оплате формировать лишь доходы и расходы, тогда будет меньше путаницы. А приобретенные активы — это еще не расход. Соответственно основные средства, нематериальные активы, запасы (материалы, покупные товары) будут отражаться в балансе, даже если вы их еще не оплатили (абз. 3 п. 20 Типовых рекомендаций по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденных приказом Минфина России от 21.12.98 № 64н). В пассиве указанным активам будет соответствовать (или, лучше сказать, противостоять) счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», где показана ваша задолженность перед поставщиками.
Совет 2. Начисляйте амортизацию только по оплаченным основным средствам и нематериальным активам. Даже если объект эксплуатируется, но еще не оплачен, у вас нет оснований списывать его посредством амортизации. Соответственно имущество до его оплаты отражайте в балансе по первоначальной стоимости.
Совет 3. Списывайте материалы (покупные товары) по мере отпуска их в производство (продажу) только при условии, что они оплачены. Если ценности не оплачены, но фактически уже отпущены в производство или проданы, они все равно будут продолжать числиться на балансе в составе запасов. То есть этот показатель будет у вас завышенным и не сможет отражать реальное положение дел. К тому же не будет единства между данными бухгалтерского и складского учета. Однако по другому поступать при кассовом методе формирования расходов не получится… Чтобы минимизировать эти негативные моменты, на счете, где отражаются материальные ценности, организуйте аналитический учет по видам ценностей — какие из них являются не оплаченными, но фактически списанными и т. п. Соответствующую детализацию при необходимости приведите и в балансе по строке «Запасы».
Совет 4. Уставный капитал отражайте в балансе в том размере, который указан в ваших учредительных документах. Факт оплаты здесь не важен, и ждать поступлений не следует, так как уставный капитал не признается доходом компании.
| Упрощенные формы бухгалтерской отчетности
 |
