Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановление Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009г. №477

ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования России от 11.06.2003г. № 2499; Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009г. № 477; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Росархива 23.12.2009г. № 76; Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.; Методическими рекомендациями «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (Москва, 2006г.); Уставом ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ», с учетом специфики работы университета, в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, технологии работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. 1.2. Настоящая Инструкция устанавливает обязательные для всех работников университета общие требования по организации работы с документами. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях университета возлагаются на Отдел делопроизводства управления кадров и делопроизводства. 1.6. Ответственность за организацию и надлежащее ведение делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией, сохранность документов в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений (управлений, отделов, институтов, кафедр). 1.7. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.8. Руководители структурных подразделений определяют ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, функции которых устанавливаются должностными обязанностями. Вновь принятые работники, занимающиеся делопроизводством, должны быть ознакомлены руководителем соответствующего подразделения со структурой университета, установленным порядком работы с документами, настоящей инструкцией. При уходе в отпуск, отъезде в командировку, болезни или увольнении работник обязан передать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому работнику, который должен принять меры к их своевременному исполнению. 1.9. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывать руководителю структурного подразделения и сообщать в Отдел делопроизводства. 1.10. С содержанием служебных документов могут знакомиться только лица, имеющие отношение к рассмотрению и исполнению этих документов. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Ознакомление с ними других лиц и опубликование в печати допускается только с разрешения руководства университета. 1.11. В университете применяется смешанная система делопроизводства, при которой одни операции (прием, отправка, регистрация корреспонденции) осуществляются централизовано – Отделом делопроизводства, а другие (составление и оформление документов, формирование дел) производятся как в Отделе делопроизводства, так и в других структурных подразделениях. 1.12. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. 1.13. Служебные документы, полученные работниками университета непосредственно в организациях и ведомствах, адресованные университету, передают не позднее следующего рабочего дня в отдел делопроизводства для регистрации. 1.14. Запрещается переписка между структурными подразделениями университета. 1.15. Ведение переписки от имени университета с другими организациями осуществляется ректором или проректорами, или по их поручению руководителями структурных подразделений. 1.16. Порядок работы с секретными документами, конфиденциальными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется отдельными инструкциями. II. Правила подготовки и оформления документов 2.1. Подготовка и оформление документов 2.1.1. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или другом носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. 2.1.2. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации – автора документа, название вида/унифицированной формы документа/, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись). 2.1.3. В процессе подготовки и оформлении состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. 2.1.4. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют в правом верхнем поле листа. 2.1.5. Документы должны, как правило, оформляться на бланках университета и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2.1.6. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведениях возлагается на должностных лиц, которые участвовали в подготовке, визировании и подписании документов. 2.2.Бланки документов 2.2.1. Бланки документов – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ». 2.2.2. Документы должны оформляться на бланках ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ», иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30 – 2003 (приложение 1, приложение 2) 2.2.3. Бланки университета изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297) только типографским способом. Их изготовление средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники не допускается. Каждый лист документа, оформленный как на бланке. Так и без него, должен иметь поля не менее: Левое – не менее 20мм, Правое – не менее 10мм, Верхнее – не менее 20мм, Нижнее – не менее 20мм. 2.2.4. Внутренние документы ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» (информационно-справочные, плановые, отчетные и др.) изготавливаются на основе компьютерных шаблонов с соблюдением требований к оформлению реквизитов, для внутренних документов бланки не применяются 2.2.5. В ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» применяются следующие бланки: продольный бланк письма бланк приказа бланк распоряжения Употребление бланков произвольной формы не разрешается. 2.2.6. Продольные бланки писем подлежат учету. 2.2.7. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 2.2.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) ректора ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» с внесением соответствующих изменений в настоящую инструкцию. 2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке организационно-распорядительных документов работники университета оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При изготовлении и оформлении бланков документов в университете используются следующие реквизиты: 2.3.1. Реквизит 03 - Эмблема организации. 2.3.2. Реквизит 04 - Код университета – 02924984. 2.3.3. Реквизит 05 - Основной государственный регистрационный номер университета (ОГРН) – 1027739179027. 2.3.4. Реквизит 06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – 7719022052/771901001. 2.3.5. Реквизит 08 - Наименование организации – наименование учредителя указывается в точном соответствии с положением учредителя. Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ». Сокращенное наименование помещается следом за полным наименованием. 2.3.6. Реквизит 09 - Справочные данные об университете. Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению администрации университета (номер факса, телексов, адрес электронной почты). Почтовый адрес оформляется в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005г. № 221. 2.3.7. Реквизит 10 - Наименование вида документа. Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). 2.3.8. Реквизит 11 - Дата документа. Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009г. следует оформлять 05.06.2009. Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. 2.3.9. Реквизит 12 - Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленный несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных им регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. 2.3.10. Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступающего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации. 2.3.11. Реквизит 15 - Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже. Например: Московский институт дизайна и технологии Отдел аспирантуры При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – в дательном. Например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами Главному специалисту В.Г. Семкиной Или Ректору Московского государственного открытого университета Ю.Г. Круглову При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Ректорам (директорам) образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, руководителям предприятий и организаций Минобразования России Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В. Семиной Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала «Вестник образования» Чистопрудный бульвар, 6, г. Москва, 101856 Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в три адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяется конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: А.А. Калинину Ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264 2.3.12. Реквизит 16 - Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителями университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании институтов, центров, факультетов, кафедр, структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного названия должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. УТВЕРЖДАЮ Ректор ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» Подпись А.Н. Блеер 01.01.2005г. или УТВЕРЖДЕНО Приказом ФГБОУ ВПО « РГУФКСМиТ» 01.01.2005г. № ___ Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении 3. 2.3.13. Реквизит 17 - Резолюция. Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится. Резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте и не может содержать более четырех резолюций. Возможна подготовка резолюции помощником руководителя. Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п. 2.3.14. Реквизит 18 - Заголовок к тексту документа. Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатают без кавычек и не подчеркивают. Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: Письмо (о чем?) об оказании технической помощи Приказ (о чем?) об изменении штатного расписания Распоряжение (о чем?) о проведении научно-практической конференции Протокол (чего?) заседания коллегии Акт (чего?) приема-передачи дел. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. 2.3.15. Реквизит 19 - Отметка о контроле. Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом «Контроль» или штампом. 2.3.16. Реквизит 20 - Текст документа. Текст документа печатается на бланках формата А4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation)* версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочный интервал: для оформления табличных материалов, отправляемой корреспонденции (писем) и др. документов, размером № 12 через 1,0 межстрочный интервал: для оформления приказов университета. Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и ситуаций. Текст документа должен содержать достоверную, полную и аргументированную информацию, выраженную точно и ясно, логично, по возможности кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. В официальных документах часто используются сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения употребляются только общепринятые. Возможно, при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку. Это же относится и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф – строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы. Например: Таблица 1 Невозвращенные документы (акты) Год Количество невозвращенных документов (актов) 2006 35 2007 64 2008 360

Похожие:

	Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской... Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации...		Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»...
	Приказ от 23 декабря 2009 г. N 76 об утверждении методических рекомендаций... Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства...		Приказ от 5 марта 2012 г. N 55 об утверждении инструкции по делопроизводству... Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных...
	Постановление от 30 января 2014 г. N 32 об утверждении правил делопроизводства... Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной...		Постановление от 30 января 2014 г. N 32 об утверждении правил делопроизводства... Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной...
	Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах российской федерации... Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, с учетом положений Правил...		Приказ от 10 декабря 2010 г. N 682 об утверждении инструкции по делопроизводству... Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах...
	Приказ от 30 декабря 2011 г. N 460 об утверждении инструкции по делопроизводству... В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства...		Отчет по практике по делопроизводству в бухгалтерском учете студентки группы 05/2 Бп Постановлением Правительства Российской Федерации от 19. 01. 2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов...