Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики
и архивного дела Чувашской Республики
Республиканское государственное учреждение «Государственный архив
современной истории Чувашской Республики»
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ
Чебоксары, 2007
Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для детско-юношеских спортивных школ
Примерная номенклатура дел для детско-юношеских спортивных школ (далее – Примерная номенклатура) составлена в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке и ведения делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов. Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень дел, образующихся в делопроизводстве государственных образовательных учреждениях спортивного профиля (детско-юношеских спортивных школ), носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел разработана на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности детско-юношеских спортивных школ. Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел. Организации, являющиеся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, должны иметь свои номенклатуры дел, которые составляются работниками, ответственными за делопроизводство и ведомственный архив, в соответствии с разделом 3 Основных правил работы архивов организаций (М.,2002). При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной, следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной организации и требования архивных учреждений к номенклатурам дел. При этом первым разделом номенклатуры дел обязательно является раздел "Руководство и контроль". Примерная номенклатура дел построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура дел составляется по функциональному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В нее включается все дела, образующиеся в деятельности организации. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данной организации не образуются. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве организации, может со временем меняться. В конкретной номенклатуре заголовки дел конкретизируются. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая – цифровое обозначение, соответствующее направлениям деятельности детско-юношеской спортивной школы, вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры. Графа 2 "Заголовок дела, тома" включает заголовки дел. При составлении конкретных заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в примерной номенклатуре дел, их конкретизация, например, в переписке – уточнение адресатов и т.п. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры. Объединение дел с различными сроками хранения не рекомендуется. Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения. Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания. |
