РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
Т.В. Кузнецова
КОММЕНТАРИИ К НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЙ БАЗЕ
СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Ростов-на-Дону
2005
ББК 65.050
Кузнецова, Т.В.
Комментарии к нормативно-правовой базе современного документоведения и делопроизводства : методические указания для самостоятельной работы студентов / Т.В. Кузнецова ; Рост. гос. ун-т путей сообщения. – Ростов н/Д, 2005. – 38 с. : ил.
В методических указаниях даны развернутые комментарии к новым нормативно-правовым документам в области документоведения и делопроизводства.
Предназначены студентам при изучении дисциплин: «Документоведение», «Делопроизводство и его автоматизация», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Делопроизводство и деловая корреспонденция». Могут быть использованы работниками, связанными с документационным обеспечением управления на предприятиях и в организациях.
Рецензент: канд. техн. наук, доц. А.В. Охотников (РГУПС)
Учебное издание
Кузнецова Татьяна Вячеславовна
КОММЕНТАРИИ К НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЙ БАЗЕ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Методические указания для самостоятельной работы студентов
Редактор Т.М. Чеснокова
Корректор Т.М. Чеснокова
Подписано в печать 28/12/2005. Формат 60х84/16
Бумага офсетная. Ризография. Усл.-печ. л. 2,09.
Уч.-изд. л. 1,9. Тираж 100 экз. Изд. № 11. Заказ №
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС.
Адрес университета: 344038. г. Ростов н/Д, пл. Ростовского Стрелкового Полка Народного Ополчения, 2.
Ó Ростовский государственный университет путей сообщения, 2005
Содержание
Предисловие
Комментарий 1. Новая редакция стандарта в области требований к оформлению документов
Комментарий 2. О воспроизведении Государственного герба Российской Федерации
Комментарий 3. Новые правила и инструкция о порядке ведения и заполнения трудовых книжек
Комментарий 4. Порядок записей о работе в трудовую книжку
Комментарий 5. Порядок выдачи дубликата при утере трудовой книжки
Комментарий 6. Унифицированные формы первичных учетных документов
Комментарий 7. Обязательность применения унифицированных форм документов
Комментарий 8. Изменения в формах некоторых документов по личному составу
Комментарий 9. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации
Комментарий 10. О порядке хранения документов акционерных обществ
Комментарий 11. Предоставление бухгалтерской документации
ПРЕДИСЛОВИЕ
Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Развитие экономики, совершенствование системы государственного управления, постоянное изменение условий жизни людей в обществе требуют непрерывного совершенствования законодательных и нормативно-методических документов, внесения в них дополнений и изменений.
Кафедра документоведения Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) на протяжении многих десятилетий занимается теорией и практикой документационного обеспечения управления. Заведующая кафедрой профессор Кузнецова Т.В. предоставила РГУПС для публикации общий обзор изменений, внесённых в законодательно-правовую и нормативно-методическую базу по делопроизводству за 2003 – I половину 2004 года.
Материал сгруппирован в виде нескольких комментариев, которые могут быть использованы студентами специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления при изучении дисциплин «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», а также студентами других специальностей.
Заведующий кафедрой документоведения
и информационного обеспечения управления
доцент А.В. Охотников
Комментарий 1
Новая редакция стандарта в области требований
к оформлению документов
Наиболее важным событием в современном делопроизводстве был выход новой редакции ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Попробуем разобраться, какие изменения и почему были внесены в стандарт, разработанный взамен одноимённого ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями 2001 г.).
Прежде всего, обращает на себя внимание рекомендательный характер стандарта. Это принципиальное изменение внесено в стандарт не случайно. 27 декабря 2002 г. был подписан Федеральный закон № 184-ФЗ «О техническом регулировании», третья глава которого посвящена стандартизации. В ст. 12 «Принципы стандартизации» первым назван принцип добровольного применения стандартов. Следовательно, в новой редакции ГОСТ Р 6.30-2003 должен был быть приведён в соответствие с Федеральным законом и в нём появилось положение о рекомендательном характере стандарта. Однако это не означает, что требования ГОСТ не надо выполнять. В любом стандарте изложены самые необходимые, минимальные требования к изделию или работе. Несоблюдение стандарта ставит изделие или работу ниже элементарных требований. Ни о какой корпоративной культуре работы офиса не может быть и речи, если документы, выходящие из этого офиса, не соответствуют простейшим требованиям стандарта. Как правило, эти требования вносятся в типовую или индивидуальную инструкцию по делопроизводству и становятся обязательными для любого работника офиса.
Второе значительное изменение, внесённое в ГОСТ Р 6.30-2003 касается появления новых реквизитов. Добавлены реквизиты:
ОГРН – основной государственный регистрационный номер;
ИНН/КПП – идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учёт.
Эти реквизиты также были внесены в стандарт в связи с выходом законодательно-правовых документов:
Федерального закона от 08.09.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и
Постановления Правительства Российской Федерации от 19.07.2002 г. № 438 «О едином государственном реестре юридических лиц» (в ред. Постановления Правительства РФ от 13.11.2002 № 815 и 08.08.2003 № 476).
Постановлением Правительства утверждены «Правила ведения единого государственного реестра юридических лиц и представления содержащихся в нём сведений». Пункт 8 Правил устанавливает, что Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) указывается «во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием». В соответствии с этим пунктом ГОСТ Р 6.30-2003 добавляет как обязательный в бланк организации реквизит ОГРН. Структура ОГРН приведена в приложении к Правилам и её полезно знать.
Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный реестр юридических лиц, состоит из 13 цифр, расположенных в следующей последовательности:
С
|
Г
|
Г
|
К
|
К
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
Ч
|
где
С (1-й знак) – признак отнесения государственного регистрационного номера записи:
к основному государственному регистрационному номеру (ОГРН) – 1;
к иному государственному регистрационному номеру записи – 2;
Основным государственным регистрационным номером (ОГРН) является:
государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица;
запись о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до введения в действие Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц».
ГГ (со 2-го по 3-й знак) – две последние цифры года внесения записи в государственный реестр;
КК (4-й, 5-й знаки) – порядковый номер субъекта Российской Федерации по перечню субъектов Российской Федерации, установленному статьей 65 Конституции Российской Федерации;
ХХХХХХХ (с 6-го по 12-й знак) – номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года;
Ч (13-й знак) – контрольное число: младший разряд остатка от деления предыдущего 12-значного числа на 11.
Зная значения цифр в регистрационном номере, вы теперь можете его «прочитать».
ОГРН позволяет точно идентифицировать учреждение – автора документа.
ИНН/КПП – это идентификационный номер налогоплательщика, который проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Если вы внимательно изучили ГОСТ Р 6.30-2003, то, наверно, обратили внимание на порядок адресования документа. В случае адресования должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией получателя. «При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д.5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264»
Почему такое разночтение? И в этом случае стандарт увязан с нормативно-правовым документом – «Правилами оказания услуг почтовой связи», утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации 24 сентября 2000 г. № 125.
В Правилах п. 63 указывает:
«Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населённого пункта (города, посёлка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
почтовый индекс».
Для международных почтовых отправлений указывается и название страны.
Комментарий 2
О воспроизведении Государственного герба
Российской Федерации
30 июня 2003 г. внесены дополнения в Федеральный конституционный закон «О гербе Российской Федерации» № 1-ФКЗ. В статье 4 к перечислению документов, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации добавлены документы, выдаваемые органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния. В ст. 5 добавлено, что Государственный герб Российской Федерации помещается «в залах торжественных церемоний органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния».
Выход Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц» и постановления Правительства РФ «О едином государственном реестре юридических лиц» потребовал корректировки ещё одного стандарта – ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Изменения были внесены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2002 года № 505-СТ – Изменение № 1.
Эти изменения касаются изображения оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Кроме того, пункты 3.4 и 3.5 стандарта изложены в новой редакции.
«3.4 Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1_01 мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН ХХХХХХХХХХ), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХ) и т. п. На рисунке для примера показан повторяющийся и ограниченный символами идентификационный налоговый номер заказчика печати.
3.5. Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного наименования. На рисунке для примера приведено наименование Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России) как федерального органа исполнительной власти и его сокращенное наименование, а также ограниченный символами * основной государственный регистрационный номер заказчика (ОГРН ХХХХХХХХХХХХ)».
Рисунок
Таким образом, реквизиты ОГРН и ИНН/КПП даются не только в бланках организации (см. Комментарий 1), но и в оттиске печати.
В статье 4 Федерального конституционного закона «О гербе Российской Федерации» к перечислению документов, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации добавлены документы, выдаваемые органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния. В ст. 5 добавлено, что Государственный герб Российской Федерации помещается «в залах торжественных церемоний органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния».
Комментарий 3
Новые правила и инструкция о порядке ведения
и заполнения трудовых книжек
Не меньшим событием, чем выход ГОСТ Р 6.30-2003 и изменений к ГОСТ 51511-2001 было издание Правил и Инструкции о порядке ведения и заполнения трудовых книжек.1 И в этом случае отчётливо прослеживается целая цепочка документов, вызванная выходом новой редакции Трудового кодекса Российской Федерации взамен действовавшего ранее Кодекса законов о труде (КЗоТ).
В ст. 66 Трудового кодекса указывается, что «Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».
До апреля 2003 г. этот порядок устанавливался постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», утверждённой постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 с дополнениями и изменениями, внесёнными постановлениями Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. № 252; от 31 марта 1987 г. № 201 и от 19 октября 1990 г. № 412. Эта инструкция, проработавшая почти 30 лет, несмотря на внесение изменений и дополнений, конечно, устарела и после принятия нового Трудового кодекса сразу же потребовался новый нормативный документ.
16 апреля 2003 г. вышло постановление Правительства Российской Федерации № 225 «О трудовых книжках», которое утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
Однако эти новые правила не заменяли целиком ранее действовавшую инструкцию. В п. 4 Постановления Правительства предписывалось Министерству труда и социального развития Российской Федерации утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. Следовательно, инструкцию 1974 г. заменили два документа – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и «Инструкция по заполнению трудовых книжек». Правила были утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003.
Инструкция была утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. С утверждением Инструкции старая инструкция 1974 г. со всеми дополнениями и изменениями признаётся не действующей на территории Российской Федерации.
Обратите внимание на название инструкции – «Инструкция по заполнению трудовых книжек», то есть она посвящена более узкому, чем в Правилах, кругу вопросов, касающихся лишь заполнения документа (трудовой книжки). И начинается Инструкция с указания о том, что её назначение – конкретизировать Правила.
Что же нового вносят Правила и Инструкция?
Прежде всего очень важно положение Правил о том, что трудовые книжки нового образца вводятся с 1 января 2004 года и, согласно постанолвению Правительства, «имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат». Следовательно, если работающие уже имеют трудовую книжку, она у них такой и останется и с нововведением для него мало что поменяется. Перемен он не почувствует. Никакого переоформления трудовых книжек, чего очень опасались работники, ведущие кадровое делопроизводство, производить не надо, так как старые книжки обмену на трудовые книжки нового образца не подлежат.
Новые трудовые книжки с 1 января получат лишь те, кто впервые будет принят на работу.
Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, правительство поручило Министерству финансов разработать более строгий механизм обеспечения работодателей новыми бланками трудовых книжек, а самих работодателей более строгого учёта движения трудовых книжек.
Контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек Постановлением Правительства возложено на Министерство труда и социального развития Российской Федерации.
Вопросам изготовления бланков и обеспечения ими работодателей отведён маленький заключительный восьмой раздел Правил, где всего три статьи (ст. 46–48). Трудовые книжки будут изготавливаться по правилам, установленным Министерством финансов, которые должны обеспечить необходимую степень их защиты от подделок. Две последние статьи посвящены порядку оплаты бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Весь основной текст вновь утверждённых Правил посвящается порядку ведения и хранения трудовых книжек.
В первом разделе Правил – «Общие положения» ряд пунктов повторяет текст Трудового кодекса. В частности, из Трудового кодекса взяты положения ст. 66: «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».
Обратите внимание на слово «основным», оно означает, что трудовая книжка не единственный документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.
«Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной».
Работодатель – физическое лицо не имеет право производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Очень важно указание на язык записей в трудовых книжках – они ведутся на государственном языке Российской Федерации «а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики», что позволяет работнику, не владеющему или плохо владеющему русским языком проверить сделанные в трудовой книжке записи. Это положение внесено в соответствии с п. 4 ст. 16 Закона «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 № 126-ФЗ), где установлено, что «Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики».
Указания о самом порядке ведения трудовых книжек серьезных изменений не претерпели. В пункте 5 Правил указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при её заполнении.
В Инструкции не только указано, как пишутся эти сведения, но и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.
«Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.»
Обратите внимание на виды документов, удостоверяющие личность. В старой инструкции это был только паспорт и свидетельство о рождении. В новой инструкции мы видим такие документы, как загранпаспорт, водительские права и др.
Сведения об образовании (общем, профессиональном и т.д.) записываются только на основании надлежаще заверенных документов: аттестата, удостоверения, диплома и т.п.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе трудовой книжки) заверяет правильность внесённых сведений.
Первую страницу (титульный лист трудовой книжки) подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки также детально расписан в инструкции. Одной чертой зачёркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменения, дополнения на первой странице (титульном листе трудовой книжки) записей о новом образовании работника, полученных им профессиях, специальностях осуществляются путём дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнением соответствующих строк без зачёркивания ранее внесённых записей.
Комментарий 4
|
