Контрольная работа №9 по дисциплине
Скачать 409.12 Kb.
|
| КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Промышленно-экономический колледж» Заочное отделение Специальность 030912 Право и организация социального обеспечения КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 9 по дисциплине Документационное обеспечение управления студента группы 32701 зачетная книжка № 13-7-039 ФИО студента Гайшун Артур Владимирович Адрес ЛО, Тосненский р-н, пос. Тельмана, ул. Октябрьская, д. 3 кв.210 E-mail: gavi90@yandex.ru телефон: 89819716005 2013 год Вопрос №1 Документы по личному составу Введение Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание. Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации. Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов. 1. Документы по личному составу: понятие и классификация В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника: документация, связанная с комплектованием персонала организации; документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации; документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу; документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением. Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В общем случае к документам по личному составу относятся: трудовые договоры, заключенные предприятием с работником; приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе); личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты); личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате; документы по аттестации сотрудников; документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др. К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию. К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности. Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации. Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка. Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов: приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1); личная карточка (ф. Т-2); приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8). Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения. 2. Работа с документами по личному составу Личное дело сотрудника Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением). Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров. Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности: Внутренняя опись документов дела; Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением); Автобиография; Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров); Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров); Экземпляр трудового договора с приложениями; Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; Документы об образовании (копии) Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть); Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно); При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника; Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов. Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен. Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение. Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет. При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации. Краткое описание документов, входящих в состав личного дела Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении. Единых правил составления резюме нет, однако в нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность). Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка. Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (увольнении, переводе, предоставлении отпуска). Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда. Руководитель организации, наделенный правом найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление поступает в отдел кадров. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии и т.п. оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа. В номере приказа (индексе) проставляется буква «к», означающая, что это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.). Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров. Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. В приказе при приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение: с какой оплатой; с какого числа; вид работы - постоянная с испытательным сроком; со стажировкой, временная (на какой срок), по совместительству; особые условия работы- с принятием материальной ответственности; с сокращенным или ненормированным рабочим днем и т.д. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. В приказе при увольнении работника с работы указывают причину увольнения, со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ. В основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе администрации). В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска. Копии приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет. Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в отдел кадров. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и поощрении. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок ведения трудовых книжек изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках, в сейфах, ведутся только по месту основной работы. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником Дополнение к личному листку - указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела: 1 - фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство; 2 - фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами. Командировочное удостоверение - это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию. В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения. Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок. Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Таким образом, совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К документам по личному составу относятся - приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления, характеристики, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий, а также все документы, входящие в личное дело. Личное дело заполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике и другие. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии и пр. |
Похожие:
 | Пример: две последние цифры зачетной книжки 18, тогда номер варианта 18; если 28, то |  | Ескд. Выполняемая слушателями контрольная работа состоит из титульного листа, листа замечаний (пустой лист с заголовком по центру... |
| Контрольная работа является результатом самостоятельного изучения студентами теоретического материала по данной дисциплине | | |
| Значение организационных документов стр | | Контрольная работа по дисциплине «Русский язык и культура речи» за 1 п/г – III к |
| Задания, а также все вопросы, связанные с обучением по данной дисциплине, со сдачей зачетов (экзаменов) отправлять на кафедру иностранных... | | Значение организационных документов стр |
| Проблемы развития инфраструктуры поддержки венчурного предпринимательства в России | | Квалификационные требования и законодательные ограничения при осуществлении аудиторской деятельности |