Автор Глухов Борис Николаевич unispaс система планирования, анализа, контроля практическое руководство по планированию работ

Автор Глухов Борис Николаевич uniSPAС СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ, АНАЛИЗА, КОНТРОЛЯ ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОТ ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА:  Для оперативного планирования и выполнения работ предлагается применять планинг, выполненный в форме блокнота или тетради со следующими основными разделами:  Ежедневник  Еженедельник  Сделать  Память  Финансы Финансы. Учет финансы. Сделать  Проекты Темы Предложения  Встречи  Расписания Расписание дня Расписание занятий Меню  Маршруты  Памятные даты  Информация  Адреса  Телефоны ШАГ 1 Составьте банк работ Начните прямо с этой минуты вспоминать свои дела и обязательства и записывать на бланк «сделать». В левой колонке поставьте символику работ. Определите важность работ. Работам установите важность: - срочные (выполнять без промедления) Р - плановые, независимые (возможно смещение сроков) + - по возможности Работы, обязательства, которые нужно выполнить в срок и от вас не зависит перенос срока их исполнения, запишите на бланк «еженедельник». По завершению недели добавьте лист еженедельника и скопируйте работы со сроками выполнения в еженедельник, так чтобы у вас был план по обязательствам выполнения работ на ближайший месяц. Делегированные задания не стоит специально контролировать. Не выполненные задания сразу себя покажут. Установите только предупреждения, штрафы за невыполнение. Укажите № недели исполнения работы, пометьте день недели исполнения работы Исполнители работ ориентировочно (по справочникам, прошлым проектам, по своему опыту) должны определить трудоемкость выполнения работ. Трудоемкость в часах указать справа в колонке. Составьте план на день Планирование рабочего дня это завершающая и самая ответственная часть ведения планинга. От этого в значительной мере зависит ваш успех. На бланке посередине строки написать день недели, число и номер месяца и подчеркнуть или пометить маркером. Пример: " 3.06 Пятница" Просмотрите бланк «сделать» и «еженедельник» и запишите работы на следующий день на бланке «ежедневник». Перенесите загрузку рабочего дня из распорядка дня в первую строку. и пометьте время выполнения всех работ желтым текстовыделителем. Рабочий день планируйте на 80 %, а 20 % оставьте на срочные, прочие дела. Выполненные работы помечайте вертикальной жирной линией на границе первого и второго столбца. Дописывайте работы, выполненные не плану. 2 ШАГ Отметка выполненных работ Важное значение имеет оценка выполнения своих действий в течение дня. За счет оригинального построения формы записей в планинге можно отметить фактическое выполнение работ по времени исполнения и длительности, для последующего анализа или отчета. Выполненные работы по плану и вне плана, подчеркните черным маркером (ручкой), указывая время выполнения: 3 ШАГ Составьте банк предложений. Информация Рис.1 Запишите все идеи, предложения, информацию на бланк «Память» Образец заполнения (на бланке «Память»): Выпишите из бланка «Память» хорошие предложения, идеи, сформулируйте их и запишите на бланк «Предложения» в разделе проекты. Должны быть не только идеи, но и что особенно важно: способ их реализации. Определите приоритет предложений. Добавляя новое предложение, сразу определите ему приоритет. Регулярно, при большом количестве предложений, удалите неприоритетные и которые перенесены в проект или тему, а листы перепишите. Определите для себя круг экспертов (круг лиц, которые имеют для Вас авторитет) по вашим предложениям и получите от них оценку. Оцените свои лучшие предложения на НТС. ( На предприятии создается научно-технический совет НТС) 4 ШАГ Откройте ПРОЕКТЫ «Проект- это временная работа, предназначенная для создания уникальной продукции или услуг». Проекты – это ваши цели и задачи, реализуя которые вы что-то меняете в своей жизни, или создаете новое. «Тема - это постоянное (повторяющееся) направление работы» (функциональные обязанности). Темы открываются по различным работам, затратам, периодически выполняемым в течение года. Открывая проект, тему вы определяете ключевые области, над которыми необходимо работать, чтобы достичь результатов. При достаточно длительном выполнении проекта, по постоянным работам в проекте открываются темы. Открытие проектов, тем необходимо также для того, что суммировать все финансовые и трудовые и материальные затраты по определённым ключевым областям. Выберете приоритетные предложения из бланка «Предложения» и сформулируйте их в проекты, темы Проектам присваивается номер: Б 13ГБ 4. 5. Т 4 : ГН Категория работ ( для тем с символом * ) № Проекта, темы № этапа № работы / задания Символ отчета № отчета Двоеточие Табельный номер или Ф.И.О. Определите категории проектов. Категории нужны для того, чтобы регулировать объемы работ по категориям. Рис.2 Категория работ, предложений Описание категорий: Х – Не определенные ( 5 %) Если вы не определились, к какой категории отнести работу, то запишите ее временно в банк работ (Х). Р – Работа ( 35 % ) Это все работы, за которые Вы получаете деньги или за невыполнение которых, Вас могут их лишить. П – Перспектива ( 25 % ) Это ваше инвестирование (вклад материальный, творческий, духовный) в будущие работы, проекты, благотворительная, политическая и прочая деятельность. А также учеба в средних, технических, высших учебных заведениях. С - Семья ( 20 % ) Уютный дом, машина, дача и т.п. Это покупки в магазинах, ремонты в квартире. Приготовление пищи, уход за одеждой, уборки в квартире, транспорт и миллионы других хозяйственных дел. Я – личные ( 10 % ) Это лично ваше. Это ваша забота о себе. Б – Близкие ( 5 % ) Отношения - с родственниками, с детьми, со всеми кого мы любим или кто любит нас. В худшем случае это те, перед кем мы имеем супружеские, родительские или сыновние обязанности. ( Типовые темы по категориям прилагаются в приложении 2) Пометьте проекты, темы текстовыделителем в соответствующих категориях. 5 ШАГ Планирование работ по проектам Проекты, темы сгруппируйте по категориям и запишите на отдельных листах «проекты», «темы». Составьте бизнес план по каждому проекту. Если вы руководитель проекта или темы, то составьте краткий бизнес-план в рабочей тетради Составьте этапы выполнения проекта. Распишите проекты на этапы выполнения. Назначьте руководителей этапов. Распишите выполнение этапов на работы, выдайте задания Если Вы руководитель этапа, то распишите выполнение этапа проекта на работы. Назначьте исполнителей работ. Исполнители работ составляют личный план исполнения работ и выдают задания (то что другие будут делать) по выполнению работы и с ними согласовывают выполнение заданий. Планирование работ по проектам проще делать на компьютере или в отдельной рабочей тетради по проектам. Определите приоритет работ по проектам. 6 ШАГ Учет финансовых расходов В процессе выполнения работ, записывайте расходы и доходы на бланки «Финансы. Учет» В столбце перед суммой поставить «+» при получении денег. При расходе денег «-» ставить не обязательно, так как статей расходов всегда больше чем доходов. Периодично ниже строки последней записи выводить остаток суммы по записям листка и фактом наличия денег. Пример: Итого: на дату 20.01 остаток 7650руб Приход 9700руб; Расход 2000руб; Неизвестно куда оплачено ? -50руб. Заполненные бланки удаляются в архив. 7 ШАГ БЛАНКИ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ Далее вы должны спланировать темы, облегчающие планирование работ на период.. СОСТАВЬТЕ БАНК ФИНАНСЫ СДЕЛАТЬ. Запишите все ожидаемые затраты и доходы по проектам и темам на бланк «Финансы сделать» и спланируйте их. СОСТАВЬТЕ РАСПИСАНИЕ ДНЯ Для того, чтобы иметь полную картину загрузки дня постоянными делами (планирование работ, совещания, отчеты, анализ деятельности, семейные обязанности, учеба, спорт и т.п.) составьте себе расписание дня на неделю на бланке «Расписание дня». СОСТАВЬТЕ РАСПИСАНИЕ ЗАНЯТИЙ Если вы обучаетесь в учебном заведении или на курсах заполните бланк «Расписание занятий». СОСТАВЬТЕ МЕНЮ на неделю для правильного питания на бланке «Меню». ПОДГОТОВЬТЕСЬ К ВСТРЕЧЕ При подготовке к встрече запишите все вопросы, которые необходимо решить на бланк «Встреча». Этот бланк желательно заводить на определенного человека или тему. Если встреча для вас оказалась неожиданной или вам позвонили, вы можете, открыв бланк встреча, решить с ним все вопросы, ничего не упустив. ПОМЕТЬТЕ ПАМЯТНЫЕ ДАТЫ Занесите все памятные события года (дни рождения, праздники, юбилеи) на бланк «Памятные даты». Применяемые символы: ― праздник; Р поздравить на работе; Д праздновать дома; П поздравить открыткой; * -поздравить по телефону. СОСТАВЬТЕ МАРШРУТЫ Из многочисленных маршрутов транспорта вам необходимо выбрать часто используемых. Это нужно для того, чтобы точно прибыть на место с меньшей потерей времени. Вы фиксируете время проезда на этом маршруте и его стоимость. На бланке « Объекты маршрутов» ставите порядковый номер объекта и записываете его название. На бланке « Маршруты» ставите номер объекта откуда выезжаете и № маршрута куда выезжаете. Указываете транспорт. В правой части указываете проезд в руб. Время проезда указываете подчеркиванием текста, согласно верхней шкалы. При длительности более часа, подчеркивайте время второй строкой. Для иногородних маршрутов, к родственникам, фирмам ит.п. можно записать объекты и маршруты на отдельном бланке. Телефоны Запишите телефоны по разделам. (Бланк «Телефоны) Раздел: «Экстр» - экстренные. Можно указать всю информацию по своей личности для оказания помощи в экстремальных ситуациях. Раздел: Иногородние. Раздел: Физические лица. Раздел: Прочие. Адреса. (Бланк «Адреса) Для того, чтобы иметь под рукой необходимую информацию заполните бланки «Информация». В разделе "информация" тематика разделов составляется на своё усмотрение. В ней записывается информация, технических характеристик ваших приборов, оборудования, перечня необходимых вещей которые надо взять в командировку, бассейн, упражнения и т.п. В разделе "Информация" отражается информация по организации труда, а также справочные данные по различным видам деятельности. 8 ШАГ Отчетность По завершению отчетного периода (недели) Вы должны составить отчеты по: - Трудоемкости выполненных работ ( форма ) - Затратам ( форма ) - По материалам ( форма ) - Технический отчет ( форма ) 9 ШАГ Анализ Самокритика, самопонимание, увеличивается тогда, когда вы видите, насколько вы правильно используете любое время, подсчитывайте свое потраченное время. Без анализа деятельности невозможен ваш дальнейший прогресс. С запросами относительно получения бланков обращайтесь к автору статьи. © Борис Глухов, 2005 г. sig@mf.ulstu.ru Допускается публикация статьи в бесплатном открытом интернет-доступе, при условии ссылки на www.improvement.ru и сохранении целостности материала, включая настоящее уведомление.

Похожие:

	Руководство пользователя Сбор с поселений данных для планирования межбюджетных трансфертов «Автоматизированная информационная система управления процессом планирования бюджета Ставропольского края»		Руководство пользователя Сбор с муниципальных районов данных для... «Автоматизированная информационная система управления процессом планирования бюджета Ставропольского края»
	Руководство пользователя Сбор с городских округов данных для планирования... «Автоматизированная информационная система управления процессом планирования бюджета Ставропольского края»		Доклад на тему: «Нормативно-правовая документация, регламентирующая... Ий процесс» состоящий из нескольких этапов. Каждый из этих этапов требует тщательной подготовки, планирования, последовательности,...
	§2 Взаимосвязь swot-анализа и других методов стратегического планирования 12 Применение swot-анализа для стратегического планирования на фирме на примере бизнес-инкубатора «Ингрия» 28		Руководство пользователя Содержание Система Ticket Tracking это открытое, ориентированное на использование в сети Internet программное средство для автоматизации процесса...
	Заключение по результатам анализа и систематизации нарушений и недостатков,... Контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 13		Заключение по результатам анализа и систематизации нарушений и недостатков,... Контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 13
	Бизнес-план детского клуба «умничка» Автор: Тимофеева Софья, генеральный директор детского эко-клуба «Умничка», автор книг «Детский клуб: с чего начать, как преуспеть....		Методические рекомендации по планированию закупок товаров, работ... В целях эффективного и качественного планирования закупок заказчику предварительно необходимо