ПОРЯДОКучета бланков строгой отчетности в университетеСМК П-2013
г. Тюмень
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 Порядок учета бланков строгой отчетности в университете (далее по тексту – Порядок) устанавливает в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет» требования по документальному оформлению и своевременному отражению в бюджетном (бухгалтерском) учете операций, связанных с их получением (приобретением), выбытием.
1.2 Настоящий Порядок разработан с целью обеспечения контроля за сохранностью и целевым использованием бланков строгой отчетности.
1.3 Порядок разработан в соответствии с:
-Гражданским кодексом Российской Федерации;
-Бюджетным кодексом Российской Федерации от 31 июля 1998 г. № 145-ФЗ;
-Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ;
-Федеральным законом от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Законом Российской Федерации от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»;
-Федеральным законом от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»;
-Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»;
-Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
-Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2010 г. № 1171 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2011 год и на плановый период 2012 и 2013 годов»;
-Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
-Постановлением Госкомвуза Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 13 «Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 15 октября 1999 г. № 568 «Об утверждении образца государственного документа о послевузовском профессиональном образовании»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02 ноября 1999 г. № 754 «Об утверждении формы диплома о дополнительном (к высшему) образовании»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 мая 2000 г. № 1509 «Об утверждении Инструкции о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении)»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 10 марта 2005 г. № 65 «Об утверждении инструкций о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 25 августа 2009 г. № 314 «Об утверждении форм документов государственного образца о начальном профессиональном образовании, уровне квалификации и технических требований к ним»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 25 августа 2009 г. № 315 «Об утверждении форм документов государственного образца о среднем профессиональном образовании и технических требований к ним»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 октября 2009 г. № 465 «Об утверждении технических требований к документу государственного образца «Диплом о дополнительном (к высшему) образовании»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 февраля 2011 г. № 224 «Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов»;
-Приказом
Министерства образования и науки Российской Федерации от 02 марта 2012 г. № 163 «Об утверждении форм документов государственного образца о высшем профессиональном образовании и технических требований к ним»;-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02 мая 2012 г. № 364 «Об утверждении порядка выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов».
-Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;
-Приказом Минфина Российской Федерации от 01 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
-Приказом Минфина Российской Федерации от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»;
-Приказом Минфина Российской Федерации от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению»;
-Единой учетной и налоговой политикой ТюмГНГУ;
-Положением о движении нефинансовых активов, подготовке и принятию решений о списании имущества, введенного в действие приказом от 30 марта 2012 г. № 125 «Об отдельных вопросах учета нефинансовых активов»;
-Инструкцией приема, учета, хранения и выбытия нефинансовых активов, утвержденной и введенной в действие приказом от 19 февраля 2013 г. № 79.
1.4
Бланк строгой отчетности – бланочная продукция, в отношении которой выполняются следующие условия:
-форма утверждена правовым актом уполномоченного органа власти, которым в свою очередь установлены специальные требования по хранению, выдаче и уничтожению данных бланков;
-содержит номер и серию;
-изготовлена типографским способом;
-имеет степень защиты.
1.5 ТюмГНГУ при совершении фактов хозяйственной жизни использует следующие виды бланков строгой отчетности:
-документы об образовании и о квалификации;
-бланки трудовых книжек и вкладыши к ним.
1.5.1 К документам об образовании и о квалификации в зависимости от уровня образования относятся:
о среднем (полном) общем образовании:
-аттестат о среднем (полном) общем образовании, с твердой обложкой и приложения к нему;
-аттестат о среднем (полном) общем образовании для награжденных серебряной медалью, с твердой обложкой и приложения к нему;
-аттестат о среднем (полном) общем образовании для награжденных золотой медалью, с твердой обложкой и приложения к нему;
о начальном профессиональном образовании:
-диплом о начальном профессиональном образовании и приложение к нему;
-диплом о начальном профессиональном образовании с отличием и приложение к нему;
-свидетельство об уровне квалификации и приложение к нему;
о среднем профессиональном образовании:
-диплом о среднем профессиональном образовании и приложение к нему;
-диплом о среднем профессиональном образовании с отличием и приложение к нему;
о высшем профессиональном образовании:
-диплом бакалавра и приложение к нему;
-диплом специалиста с высшим профессиональным образованием и приложение к нему;
-диплом магистра и приложение к нему;
-диплом о неполном высшем образовании;
-академическая справка;
о повышении квалификации и профессиональной переподготовки:
-удостоверение о краткосрочном повышении квалификации;
-свидетельство о повышении квалификации;
-диплом о профессиональной переподготовке;
-диплом о дополнительном (к высшему) образовании.
2 ПРИОБРЕТЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ2.1 Формирование заявок на приобретение документов об образовании и о квалификации осуществляется в следующем порядке:
-формируется сотрудником отдела персонального учета обучающихся учебно-методического управления, на основе заявок, предоставляемых структурными подразделениями университета, которые в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем данного структурного подразделения. Заявки структурных подразделений предоставляются в отдел персонального учета обучающихся учебно-методического управления до 15 октября текущего года;
-заявка на обеспечение ТюмГНГУ документами об образовании и о квалификации согласовывается с начальником учебно-методического управления, затем подписывается главным бухгалтером университета и ректором, скрепляется гербовой печатью и передается для размещения заказа в управление по размещению заказов и материально-техническому обеспечению.
В отношении бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ТюмГНГУ обязано постоянно иметь в наличии необходимое их количество. Данное количество определяется в зависимости от потребности университета лицом ответственным за хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.2 Получение (приобретение) и оплата бланков строгой отчетности осуществляется согласно требованиям, установленным Инструкцией приема, учета, хранения и выбытия нефинансовых активов, утвержденной и введенной в действие приказом от 19 февраля 2013 г. № 79.
3 УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ3.1 Бланки строгой отчетности (далее по тексту – бланки), находящиеся на хранении и выдаваемые при совершении фактов хозяйственной жизни ТюмГНГУ учитываются поштучно (одна единица учета – один бланк) на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» по ответственным за их хранение и (или) выдачу лиц, мест в условной оценке: один бланк - один рубль.
3.2 Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (форма по ОКУД 0504045) по каждому виду бланков строгой отчетности по ответственным за их хранение лиц и мест хранения, а также по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица. Книга учета бланков строгой отчетности заполняется и хранится у сотрудника отдела персонального учета обучающихся учебно-методического управления.
3.3 Листы Книги учета бланков строгой отчетности должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером университета, а в филиалах, выделенных на отдельный баланс и имеющих лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства, директором и ведущим бухгалтером (на правах главного), а также скреплены печатью.
3.4 Записи в Книге учета бланков строгой отчетности производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.
3.5 При ведении Книги учета бланков строгой отчетности не допускается внесение исправлений, в том числе с помощью коррекционной жидкости.
3.6 Документы государственного образца хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, а именно: в специально выделенных и оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками, и учитываются по специальному реестру. Помещения, сейфы, шкафы, где они хранятся должны быть закрыты на замки и опечатаны.
3.7 Передача полученных документов об образовании и о квалификации другим образовательным учреждениям не допускается.
3.8 Незаполненные документы об образовании и о квалификации, за исключением выданных в работу, находятся на ответственном хранении у старшего кассира управления бухгалтерского учета и отчетности в помещении кассы университета.
3.9 Выдача документов об образовании и о квалификации материально-ответственным лицам производится на основании служебной записки руководителя структурного подразделения о выдаче под отчет необходимого их количества в зависимости от уровня и квалификации по профессии, специальности или направлению подготовки с обоснованием потребности при наличии соответствующей резолюции проректора по учебной работе ТюмГНГУ.
3.10 Документы об образовании и о квалификации всех уровней образования выдаются под личную подпись выпускнику университета при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, либо законным представителям на основании документов, удостоверяющих их личность, и оформленной в установленном порядке доверенности.
3.11 Для регистрации выданных документов об образовании и о квалификации (дубликатов) ведутся Книги регистрации по всем уровням образования, которые содержат следующие сведения:
а) порядковый регистрационный номер;
б) фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку);
в) номер формы диплома (академической справки) (серия и номер документа об образовании и квалификации, академической справки);
г) дата выдачи документа об образовании и квалификации (академической справки);
д) наименование специальности;
е) наименование присвоенной степени и квалификации;
ж) дата и номер протокола Государственной аттестационной комиссии;
з) дата и номер приказа об отчислении студента;
и)подпись руководителя;
к) подпись лица, получившего документ об образовании и квалификации.
Исправления, допущенные при заполнении Книг регистрации заверяются руководителем структурного подразделения университета и скрепляются печатью со ссылкой на номер учетной записи.
Книги регистрации прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью и хранится как документ строгой отчетности.
Копии выданных документов об образовании и о квалификации (дубликаты) подлежат хранению в установленном порядке в личном деле выпускника ТюмГНГУ.
3.12 При назначении новых работников, ответственных за получение, учет и хранение бланков, неиспользованные бланки, а также Книги регистрации передаются по актам как документы строгой отчетности.
3.13 О каждом случае пропажи бланков уведомляются соответствующие органы внутренних дел с указанием номеров пропавших бланков и изложением обстоятельств, при которых произошла пропажа. Одновременно в местной печати дается объявление о недействительности пропавших бланков документов об образовании и о квалификации.
3.14 Документы об образовании и о квалификации, неполученные выпускниками в год окончания, хранятся в отделе персонального учета обучающихся учебно-методического управления до их востребования.
3.15 При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении бланка документа об образовании и о квалификации, в год окончания выпускником ТюмГНГУ выдается документ об образовании и о квалификации на новом бланке взамен испорченного.
3.16 ТюмГНГУ выдает дубликат документа об образовании и о квалификации в случае его утраты, порчи (повреждения). В случае утраты, порчи (повреждения) только приложения взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер сохранившегося документа и дата выдачи дубликата приложения.
3.17. Ректор университета вправе установить нормы порчи при заполнении бланков строгой отчетности.
3.18 Дубликат документа об образовании и о квалификации выдается при наличии в ТюмГНГУ документов, подтверждающих, что заявитель действительно окончил ТюмГНГУ и получил соответствующий документ согласно протоколу Государственной аттестационной комиссии.
3.19 Выдача дубликата документа об образовании и о квалификации, или приложения осуществляется на основании письменного заявления, подаваемого в ТюмГНГУ на имя ректора:
-при утрате документа об образовании и о квалификации, и (или) приложения - с изложением обстоятельств утраты, а также приложением документов, подтверждающих факт утраты (справки из органов внутренних дел, пожарной охраны, объявления в газете и других);
-при порче документа об образовании и о квалификации, или приложения, при обнаружении ошибки, допущенной при заполнении - с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением поврежденного (испорченного) документа об образовании и о квалификации или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке.
3.20 Копии выданных документов об образовании и о квалификации в одном экземпляре хранятся в установленном порядке в личном деле выпускника.
3.21 Размер возмещения затрат университета за восстановление документов об образовании и о квалификации разрабатывается проектно-аналитическим управлением ТюмГНГУ и пересматривается по мере необходимости.
3.22 С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в ТюмГНГУ ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
3.23 В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется в управлении по работе с персоналом (кадровой службе структурного подразделения университета, выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в территориальных органах Федерального казначейства), вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
3.24 В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет управление по работе с персоналом (кадровая служба структурного подразделения университета, выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в территориальных органах Федерального казначейства) оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь поступившим работникам, не имеющим трудового стажа.
3.25 При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
3.26 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
3.27 Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей к ним в ТюмГНГУ возлагается на начальника отдела научно-педагогических кадров управления по работе с персоналом (сотрудника кадровой службы структурного подразделения университета, выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в территориальных органах Федерального казначейства).
По окончании каждого месяца, в срок до 07 числа следующего месяца, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в управление бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерскую службу структурного подразделения университета, выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в территориальных органах Федерального казначейства) отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
3.28 Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
3.29 При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение.
3.30 Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности отражается по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности» на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения. Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности оформляется требованием-накладной (форма по ОКУД 0315006). При получении бланков строгой отчетности материально-ответственное лицо проверяет соответствие фактически получаемых документов с товарной накладной (сверяет количество, серию и номер), выдаваемой контрагентом, и при соответствии расписывается в получении этих бланков, а также в обязательном порядке разборчиво указывает должность, расшифровку подписи и проставляет дату. Регистрация требований-накладных ведется в журнале учета. В случае, когда бланки передаются в филиалы ТюмГНГУ, выделенные на отдельный баланс и имеющие лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства, то на основании требования-накладной формируется Извещение (форма по ОКУД 0504805).
3.31 Инвентаризация бланков в университете проводится ежегодно согласно приказу ректора, а также при смене материально-ответственных лиц. Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по их видам, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам. Для отражения результатов инвентаризации и выявления количественных расхождений с учетными данными применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма по ОКУД 0504086). В случае обнаружения расхождений с данными бухгалтерского учета: недостачи и (или) излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма по ОКУД 0504092). Ведомость расхождений по результатам инвентаризации является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (форма по ОКУД 0504835).
3.32 Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (форма по ОКУД 0504816) по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету и в соответствии с требованиями Положения о движении нефинансовых активов, подготовке и принятию решений о списании имущества, введенного в действие приказом от 30 марта 2012 г. № 125 «Об отдельных вопросах учета нефинансовых активов».
Заседание комиссии по списанию документов об образовании и о квалификации проводится один раз в месяц, на котором рассматриваются документы, предоставленные структурными подразделениями ТюмГНГУ. Затем данные документы утверждаются проректором по учебной работе и после передаются в отдел по работе с нефинансовыми активами управления бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерскую службу структурного подразделения университета, выделенного на отдельный баланс и имеющий лицевой счет в органах Федерального казначейства) для отражения выбытия документов об образовании и квалификации в бухгалтерском (бюджетном) учете.
4 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ4.1 Настоящий Порядок вводится в действие приказом ректора и действует до его пересмотра или отмены.
4.2 Изменения в настоящий Порядок вносятся на основании приказов ректора ТюмГНГУ.
4.3 Если в результате изменения действующего законодательства Российской Федерации отдельные статьи настоящего Порядка вступят с ним в противоречие, эти статьи утрачивают силу и преимущественную силу имеют положения действующего законодательства Российской Федерации.
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Номер изменения
|
Номер листа
|
Дата внесения
изменения
|
Дата введения изменения
|
Всего листов в документе
|
Подпись
Ответственного за внесение
изменений
|
измененного
|
нового
|
изъятого
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
