Программа “Канцелярия” - руководство пользователя 1.1. Назначение программы
Базы данных «Входящие» и «Исходящие» – это приложения, разработанные в среде Lotus Notes, которые позволяют вести учет входящей и исходящей корреспонденции и осуществлять контроль исполнительской дисциплины.
В приложениях реализованы следующие возможности:
-регистрация документа (занесение полной информации о документе);
-поиск карточки регистрации документа;
-отслеживание контрольных сроков исполнения документов и вывод на печать напоминаний;
-формирование отчетов;
-ведение справочников.
1.2. Условия выполнения программы
ОЗУ :для локального приложения (клиентской части) минимальная.32МБ, рекомендуемая – 64МБ; для сервера Lotus – минимальная 64МБ, рекомендуемая 128МБ.
Операционная система: Windows 95, Windows NT.
1.3. Выполнение программы 1.3.1. Запуск приложений
Для того, чтобы начать работу с приложениями необходимо запустить Lotus Notes (двойным щелчком левой кнопки мыши на соответствующей пиктограмме на рабочем поле Вашего компьютера).
В результате откроется окно рабочего пространства Lotus Notes, которое содержит несколько страниц с закладками. На каждой странице может размещаться произвольное количество баз данных.
Выбирайте пиктограмму той базы, с которой Вы хотели бы поработать: «Входящие» или «Исходящие». Для выбора страницы - один щелчок левой кнопки мыши на соответствующем ярлычке, для открытия базы - двойной щелчок левой кнопкой мыши на пиктограмме базы.
1.3.2. Работа с базой данных «Входящие»
База данных «Входящие» представляет собой единое для канцелярии и структурных подразделений администрации информационное пространство электронных карточек входящей корреспонденции.
Для обеспечения безопасности информации организованы различные уровни доступа к документам.
Документы канцелярии доступны только для чтения. Доступ для чтения документа появляется для структурного подразделения, если специалист структурного подразделения является адресатом, ответственным исполнителем, исполнителем, соисполнителем или работниками канцелярии ему предоставлен доступ для чтения этого документа. Во всех других случаях документ невидим для этого структурного подразделения.
С документа канцелярии можно сделать копию, по кнопке «Сделать копию» на панели действий. При этом создается новый документ Вашего подразделения (с Вашим порядковым номером), в который переносятся некоторые реквизиты документа оригинала и ставится пометка о том, что это документ – «поручение по документу канцелярии № …», т.е. является копией. В документе-копии можно редактировать все поля, можно назначать своих исполнителей и т.д.
Можно регистрировать свои входящие документы. Вы будете автором этих документов и сможете их изменять. Ваши документы будут доступны только для чтения всем ответственным исполнителям, исполнителям, соисполнителям и структурным подразделениям, к которым исполнители относятся, а так же для специалистов и подразделений, которым Вы предоставили доступ для чтения. Для остальных сотрудников документы будут невидимы.
Главное меню базы данных
Главное меню базы данных содержит следующие пункты:
Входящие
Резолюции
Справочники
Отчеты
Поиск
Помощь
Пункт Входящие
Пункт Входящие является основным. С его помощью можно просмотреть список всех зарегистрированных входящих документов и найти необходимый (используя средства Lotus Notes), можно зарегистрировать новый документ, можно просмотреть или внести изменения в карточку регистрации входящего документа.
Щелчком левой кнопки мыши выбирайте пункт Входящие главного меню. В результате появится другое меню:
по входящей дате
по номерам
по адресату
по исходящему номеру
по типу
основные организации
основные корреспонденты
по доп номеру
С помощью этого меню можно выбрать удобный для Вас способ формирования списка входящих документов - представление.
Создание карточки регистрации входящего документа
Для регистрации нового документа необходимо открыть список входящих документов и нажать кнопку на панели инструментов «Регистрация входящего». В результате этого появится окно «Создание карточки регистрации входящего документа».
Основные правила при заполнении карточки:
По кнопке  - выбор из справочника;
 – поле ввода информации;
Поля даты – выбор из календаря.
Поле Тип документа заполняем с помощью кнопки. После нажатия кнопки появляется окно «Выберите тип документа», содержащее список типов документов. Выбираем нужный тип документа (по умолчанию: письмо). Если нужного типа нет, то необходимо вернуться в главное меню к пункту Справочники и внести изменения туда.
Поле Корреспондент. По кнопке – выбор из справочника. Сначала выбираем тип корреспондента, а затем организацию корреспондентов. Все известные данные будут из справочника перенесены в карточку. Если в справочнике нет нужного корреспондента, то можно ввести соответствующие данные в поля ввода карточки регистрации самостоятельно. Корреспондент может быть только один. Если Вы хотите внести данного корреспондента в справочник необходимо вернуться к главному меню пункту Справочники и внести изменения.
Поле Адресат. По кнопке выбор из справочника. Адресат может быть установлен только один.
Поле Тема. По кнопке выбор из справочника. Тема может быть установлена только одна.
Все изменения в справочники вносятся через главное меню, пункт Справочники.
Поля Корреспондент, Тип корреспондента, Адресат, Тема являются обязательными для заполнения. Входящий номер документа формируется следующим образом:
№адресата - №темы / порядковый номер (дополнение к номеру)
Если, согласно номенклатуры дел Вашего подразделения, входящий номер должен формироваться другим образом, то можно воспользоваться полем Дополнительный номер.
Секция Содержание. Щелчок мыши на треугольнике открывает поле, в которое можно ввести с клавиатуры краткое содержание документа. После щелчка расположение значка меняется ().
Поле Документ дает возможность создать вложение. То есть сделать привязку файла документа к карточке регистрации документа. Это делается с помощью кнопки, 
расположенной на панели инструментов Lotus Notes. Необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на поле ввода –в поле замигает курсор. Затем нужно нажать кнопку со скрепкой на панели инструментов. В появившемся окне “Создание вложений” найти нужный файл и нажать кнопку «Создать». После всех этих действий на карточке регистрации в поле Документ появится пиктограмма файла. С помощью этой пиктограммы файл можно будет просмотреть, запустить или извлечь. Для того, чтобы очистить поле сделайте его активным (щелчком мыши) и выберите пункт меню Правка-Очистить или нажмите кнопку «Delete» на клавиатуре.
Секция Резолюция. Щелчок левой кнопки мыши на треугольнике открывает поля, в которых можно записать содержание резолюции, поставить на контроль исполнение документа и определить исполнителей.
При постановке на контроль появляются дополнительные поля ввода: предложения внести до__, ответ заявителю прошу дать до__, за подписью__(см. рис. 1)
EMBED PBrush
Рис. 1
Определение ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель может быть только один.
 - с помощью этой кнопки выбирайте ответственного исполнителя из справочника.
 -с помощью этой кнопки можно ввести ответственного исполнителя с клавиатуры.
Если документ исполнен, нажмите кнопку  и введите дату исполнения документа. Ошибочно установленное исполнение можно отменить кнопкой «Отменить». Если ответственному исполнителю устанавливается отметка об исполнении, то автоматически отметка об исполнении устанавливается всем исполнителям в списке исполнителей, а на карточке появляется строчка о снятии с контроля (см. рис. 2). Строчка о снятии с контроля появится только в том случае, если документ стоял на контроле.
EMBED PBrush
Рис. 2
Нажмите кнопку «Снять с контроля» и в появившемся окне «Ввод даты снятия с контроля» введите дату и нажмите «ОК». Ошибочное снятие с контроля можно отменить кнопкой «Отменить снятие».
Список исполнителей задается после определения ответственного исполнителя.
Список исполнителей задается с помощью следующих кнопок:
 - можно ввести имя исполнителя с клавиатуры и проставить отметку об исполнении;
 - можно выбрать исполнителя из справочника;
 - можно отредактировать данные о любом исполнителе из списка (ФИО, отметку об исполнении);
 - удаление записи из списка исполнителей;
 - выставление отметки об исполнении сразу всем исполнителям.
Секция Ход исполнения. После щелчка левой кнопки мыши на треугольнике открываются поля, в которых можно ввести информацию о ходе исполнения документа (произвольный текст) и задать соисполнителей. Соисполнители задаются аналогично списку исполнителей (используются такие же кнопки).
Секция Результат исполнения. Это поле заполняется если документ исполнен и есть информация о документе-ответе (регистрационный индекс, дата, подпись и адресат).
Секция Списание документа в дело. После щечка мыши на треугольнике в соответствующие поля вводится информация о номере дела, номере тома и количестве листов в деле.
Секция Доступ. После щелчка мыши на треугольнике секция открывается для заполнения. Секция предназначена для предоставления прав автора или читателя сотрудникам или структурным подразделениям. Записи добавляются по кнопкам. Эту секцию необходимо использовать в случае, если необходимо предоставить доступ к документу сотруднику который не является адресатом, ответственным исполнителем, исполнителем или соисполнителем. Эта секция, скорее всего, будет использоваться редко.
Часть карточки «История работы с документом» заполняется автоматически. В ней отражается информация об авторе и дате создания карточки регистрации входящего документа, а так же об авторе и дате последних изменений, внесенных в карточку. По кнопке «История» можно получить информацию о всех внесенных в карточку изменениях.
После заполнения карточку регистрации входящего документа необходимо сохранить. Для этого нажмите кнопку «Сохранить», которая находится в верхней части формы. Соответственно кнопка «Не сохранять» отменяет все внесенные в карточку изменения.
Для внесения изменений в карточку регистрации входящего документа дважды щелкните левой кнопкой мыши на нужном документе в списке. Откроется окно «Карточка регистрации входящего документа №». Нажимайте кнопку «Редактировать» и вносите изменения. Изменения сохраните кнопкой «Сохранить».
Удаление документа из списка
Удаление документа из списка. Необходимо выделить удаляемый документ и нажать «Delete», рядом с документом появится корзинка. Можно выделить и пометить на удаление сразу несколько документов. Затем кнопкой «F9» произвести удаление.
Вывод на печать
 - вывод на печать карточки регистрации входящего документа (см. Приложение 1).
 - вывод на печать напоминания (см. Приложение 2).
Для того чтобы на печать выводилась информация из поля Дополнительный номер, необходимо сделать соответствующие настройки. Перейдите в главном меню к пункту Настройка. В открывшемся окне в секции «Печать входящего номера в отчетах» поставьте отметку на нужном варианте и нажмите кнопку «Сохранить настройки».
Чтобы вывести на печать информацию по нескольким документам, документы нужно отметить в списке. Документы помечаются щелчком левой кнопкой мыши на области экрана слева от документа, в результате чего появляется «галочка». Можно пометить сразу все документы списка нажатием Ctrl+A или через меню Правка – Выделить все. Убрать выделение можно с помощью меню Правка – Убрать все выделение или щелчком левой кнопки мыши на выделенном документе.
Условные обозначения в списке
 -если на карточке регистрации есть пометка о резолюции, то в общем списке рядом с документом появляется синяя стрелка;
 -если документ поставлен на контроль;
 -если документ на особом контроле;
 -если документ исполнен;
 -если документ снят с контроля.
 - если документ является копией документа канцелярии
Пункт Резолюции
Пункт Резолюции главного меню помогает осуществлять контроль исполнительской дисциплины. После щелчка мыши на пункте Резолюции появляется меню, с помощью которого можно вывести на экран список документов, находящихся на контроле:
на контроле по исполнителю
на контроле по дате
на особом контроле по исполнителю
на особом контроле по дате
просроченные
напоминания
Пункт меню На контроле по исполнителю выводит список документов, находящихся на контроле и особом контроле. Первая колонка в списке - фамилия исполнителя документа.
Пункт меню На контроле по дате выводит список документов, находящихся на контроле и особом контроле, но первая колонка в списке – дата контроля исполнение документа.
Пункты меню На особом контроле по исполнителю и На особом контроле по дате выводят список документов, находящихся только на особом контроле.
Пункт меню Просроченные выводит список документов, не исполненных до наступления контрольной даты. В первой колонке указывается количество просроченных дней.
Пункт меню Напоминания выводит список документов, до наступления контрольной даты которых осталось от 0 до 8 дней.
Пункт Справочники
В приложениях используются 8 видов справочников:
виды документов
организации
типы организаций
темы документов
территории
счетчик
сотрудники
руководители
Содержимое справочников можно дополнять, используя кнопку «Новое…» в верхней части формы. В открывшемся после нажатия кнопки «Новое…» окне необходимо ввести данные и сохранить их, используя кнопку «Сохранить».
Компоненты справочников можно редактировать. Для этого необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на названии компонента в списке. В результате этих действий появится окно. Нажмите кнопку «Редактировать» и вносите изменения. Изменения сохраняются кнопкой «Сохранить» и не сохраняются кнопкой «Не сохранять».
Для удаления компонента нужно выделить его щелчком левой кнопки мыши и нажать кнопку «Delete» клавиатуры. Рядом с удаляемым компонентом появится значок «Корзинка» (повторное нажатие кнопки «Delete» отменяет пометку на удаление – значок «Корзинка» исчезнет). Нажмите «F9», и элемент будет удален. Можно выделить и удалить сразу несколько элементов.
П ри редактировании справочника «Типы организаций» следует иметь ввиду, что нельзя удалять из справочника записи, которые уже используются, так как будет нарушена связь справочников – «Организации» и «Типы организаций» и некоторые документы из справочника «Организации» (в которые ранее занесен удаленный Вами тип организаций) не будут открываться, так же не будут открываться карточки регистрации входящих документов, в которых занесен удаленный тип организаций.
Отчеты в Word (для приемных) Отчет «Распределение служебной почты по управлениям, комитетам и службам»
С помощью пункта меню Отчеты в Word можно сформировать отчет «Распределение служебной почты по управлениям, комитетам и службам». Этот отчет показывает распределение корреспонденции между ответственными исполнителями. Учитывается корреспонденция с датой контроля, попадающей в указанный период. Отчет будет сформирован в виде документа MS Word, который можно будет вывести на печать, сохранить на диске, отредактировать и т.д.
Для того чтобы сформировать нужный отчет нужно открыть соответствующую форму отчетов (Форма 3) в списке форм отчетов двойным щелчком мыши или нажатием кнопки «Enter» клавиатуры. Если формы 3 в списке нет, то ее можно создать, выбрав в меню Создание – Форма 3. После открытия формы отчета необходимо настроить поля отчета, а затем создать отчет, воспользовавшись кнопкой «Подготовить отчет». Все внесенные изменения в поля формы отчета будут сохранены при выходе из формы отчета по кнопке «Выход».
Настройка полей формы отчета «Форма 3» состоит в следующем
Настройка заголовка и шапки таблицы
Задание периода для формирования отчета
Составление списка руководителей
Составление списка прочих
Настройка заголовка и шапки таблицы необходима, если заголовки, предложенные по умолчанию, требуют уточнения, при этом смысл заголовков, заложенный в заголовках по умолчанию, должен сохраняться.
Список руководителей оформляется по образцу, расположенному в левом нижнем углу шапки таблицы. ФИО записываются через перевод строки, между фамилией и каждым инициалом – пробел. Каждый инициал заканчивается точкой. Например:
Иванов И. И.
Петров П. Г.
Сидоров И. О.
Порядок в котором расположены ФИО в списке руководителей в форме отчета сохраняется при формировании отчета.
Список прочих включает в себя сотрудников, которые не являются руководителями подразделений, но являются ответственными исполнителями. Список прочих используется, только в том случае, если установлен флажок «По списку» на панели, находящейся в ячейке «Прочие» таблицы. Список прочих заполняется по тем же правилам, что и список руководителей. Если флажок на панели проставлен «Нет», то в отчет войдет информация только по руководителям из списка руководителей. Если флажок проставлен «Все», то в отчет войдет информация по руководителям из списка руководителей и по всем ответственным исполнителям по документам, попавшим в заданный период. Вид формы отчета «Форма 3» можно посмотреть на рис.3.
Рис. 3. Форма отчета «Форма 3».
Отчет, сформированный по форме отчета «форма 3», можно посмотреть в Приложении 5.
Отчет «Распределение служебной почты по исполнителям»
Этот отчет показывает распределение служебной почты по исполнителям. При формировании отчета учитывается корреспонденция с контрольной датой, входящей в заданный период.
Отчет будет сформирован в виде документа MS Word, который можно будет вывести на печать, сохранить на диске, отредактировать и т.д.
Для того чтобы сформировать нужный отчет нужно открыть соответствующую форму отчетов (Форма 3 исполнители) в списке форм отчетов двойным щелчком мыши или нажатием кнопки «Enter» клавиатуры. Если документа «Форма 3 исполнители» в списке нет, то ее можно создать, выбрав в меню Создание – Форма 3 исполнители. После открытия формы отчета необходимо настроить поля отчета, а затем создать отчет, воспользовавшись кнопкой «Подготовить отчет». Все внесенные изменения в поля формы отчета будут сохранены при выходе из формы отчета по кнопке «Выход».
Настройка полей формы отчета «Форма 3» состоит в следующем
Настройка заголовка таблицы
Задание периода для формирования отчета
Составление списка исполнителей
Настройка заголовка таблицы необходима, если заголовок, предложенный по умолчанию, требует уточнения, при этом смысл заголовка, заложенный в заголовке по умолчанию, должен сохраняться.
Список исполнителей оформляется по образцу, расположенному в левом нижнем углу шапки таблицы. ФИО записываются через перевод строки, между фамилией и каждым инициалом – пробел. Каждый инициал заканчивается точкой. Например:
Иванов И. И.
Петров П. Г.
Сидоров И. О.
Порядок в котором расположены ФИО в списке руководителей в форме отчета сохраняется при формировании отчета.
Список исполнителей используется, только в том случае, если установлен флажок «По списку» на панели, находящейся в таблице. Если флажок на панели проставлен «Все», то в отчет войдет информация по всем исполнителям документов, с датой контроля попавшей в заданный период. Вид формы отчета «Форма 3 исполнители» можно посмотреть на рис.3_1.
Рис. 3_1. Вид формы отчета «Форма 3 исполнители»
Отчет, сформированный по форме отчета «Форма 3 исполнители», можно посмотреть в Приложении 5_1.
Отчеты в Word (для канцелярии)
С помощью пункта меню Отчеты в Word можно сформировать отчеты:
«Справка о корреспонденции, поступившей заместителям Губернатора области»
«Статистика по корреспондентам»
«Информация об исполнении поручений Губернатора области на особом контроле»
«Информация об исполнении поручений Губернатора области со сроком исполнения»
«Информация об исполнении поручений Губернатора области по письмам, находящимся на контроле, включая поручения на особом контроле (% выполнения)»
«Информация об исполнении поручений Губернатора области по письмам, находящимся на особом контроле (% выполнения)»
Отчеты будут сформированы в виде документа MS Word, которые можно будет вывести на печать, сохранить на диске, отредактировать и т.д.
Для того чтобы сформировать нужный отчет нужно открыть соответствующую форму отчетов в списке форм отчетов двойным щелчком мыши или нажатием кнопки «Enter» клавиатуры. После открытия формы отчета необходимо настроить поля отчета, а затем создать отчет, воспользовавшись кнопкой «Подготовить отчет». Все внесенные изменения в поля формы отчета будут сохранены при выходе из формы отчета по кнопке «Выход».
Отчет «Справка о корреспонденции, поступившей заместителям Губернатора области»
Отчет формируется с помощью формы «Справка о корреспонденции»
Настройка полей формы отчета «Справка о корреспонденции» состоит в следующем
Настройка заголовка и шапки таблицы
Задание периода для формирования отчета
Составление списка руководителей
Настройка заголовка и шапки таблицы необходима, если заголовки предложенные по умолчанию требуют уточнения, при этом смысл заголовков, заложенный в заголовках по умолчанию, должен сохраняться.
Список руководителей оформляется по образцу, расположенному в левом нижнем углу шапки таблицы. ФИО записываются через перевод строки, между фамилией и инициалом – пробел. Например:
Иванов И
Петров П
Сидоров И
Порядок в котором расположены ФИО в списке руководителей в форме отчета сохраняется при формировании отчета.
Вид формы отчета «Справка и корреспонденции» можно увидеть на рис. 4.
Рис. 4. Форма отчета «Справка о корреспонденции»
Вид отчета подготовленного по этой форме можно увидеть в Приложении 7
Отчет «Статистика по корреспондентам»
Отчет формируется с помощью формы «Статистика по корреспондентам»
Настройка полей формы отчета «Статистика по корреспондентам» состоит в следующем
Настройка заголовка и шапки таблицы
Задание периода для формирования отчета
Составление списка корреспондентов
Составление списка руководителей
Настройка заголовка и шапки таблицы необходима, если заголовки предложенные по умолчанию требуют уточнения, при этом смысл заголовков, заложенный в заголовках по умолчанию, должен сохраняться.
Список корреспондентов будет использоваться, если в шапке таблицы в колонке «Группа корреспондентов» проставлен флажок «По списку». Если проставлен флажок «Все», то в отчет войдет информация по всем корреспондентам, письма которых пришли в заданный период времени.
Заполнение списка корреспондентов осуществляются с помощью кнопок «Добавить» и «Удалить». Порядок корреспондентов, заложенный в форме отчета, переносится и в сформированный отчет.
Список руководителей оформляется по образцу, расположенному в левом нижнем углу шапки таблицы. ФИО записываются через перевод строки, между фамилией и каждым инициалом – пробел. Каждый инициал заканчивается точкой. Например:
Иванов И. И.
Петров П. Г.
Сидоров И. О.
Порядок в котором расположены ФИО в списке руководителей в форме отчета сохраняется при формировании отчета.
Вид формы отчета «Статистика по корреспондентам» можно увидеть на рис. 5.
Рис. 5. Форма отчета «Статистика по корреспондентам»
Вид отчета «Статистика по корреспондентам» по всем корреспондентам можно посмотреть в Приложении 8.
Отчет «Информация об исполнении поручений Губернатора области на особом контроле»
Отчет формируется с помощью формы «Форма 1-к»
Настройка полей формы отчета «Форма 1-к» состоит в следующем
Настройка заголовка и шапки таблицы
Задание периода для формирования отчета
Составление списка руководителей
Составление списка прочих
Настройка заголовка и шапки таблицы необходима, если заголовки предложенные по умолчанию требуют уточнения, при этом смысл заголовков, заложенный в заголовках по умолчанию, должен сохраняться.
Список руководителей оформляется по образцу, расположенному в левом нижнем углу шапки таблицы. ФИО записываются через перевод строки, между фамилией и каждым инициалом – пробел. Каждый инициал заканчивается точкой. Например:
Иванов И. И.
Петров П. Г.
Сидоров И. О.
Порядок в котором расположены ФИО в списке руководителей в форме отчета сохраняется при формировании отчета.
Список прочих включает в себя сотрудников, которые не являются руководителями подразделений, но являются ответственными исполнителями. Список прочих используется, только в том случае, если установлен флажок «По списку» на панели, находящейся в ячейке «Прочие» таблицы. Список прочих заполняется по тем же правилам, что и список руководителей. Если флажок на панели проставлен «Нет», то в отчет войдет информация только по руководителям из списка руководителей. Если флажок проставлен «Все», то в отчет войдет информация по руководителям из списка руководителей и по всем ответственным исполнителям по документам, попавшим в заданный период. Вид формы отчета «Форма 1-к» можно посмотреть на рис.6.
Рис. 6. Форма отчета «Форма 1-к»
Вид отчета подготовленного по этой форме можно увидеть в Приложении 9
Отчет «Информация об исполнении поручений Губернатора области со сроком исполнения»
Отчет формируется с помощью формы отчета «Форма 2-к». Настройка формы отчета «Форма 2-к» аналогична настройке формы отчета «Форма 1-к».
Отчет «Информация об исполнении поручений Губернатора области по письмам, находящимся на контроле, включая поручения на особом контроле (% выполнения)»
Отчет формируется с помощью формы отчета «Форма 3-к».
Настройка полей формы отчета «Справка о корреспонденции» состоит в следующем
Настройка заголовка и шапки таблицы
Задание периода для формирования отчета
Составление списка руководителей
Настройка заголовка и шапки таблицы необходима, если заголовки предложенные по умолчанию требуют уточнения, при этом смысл заголовков, заложенный в заголовках по умолчанию, должен сохраняться.
Список руководителей оформляется по образцу, расположенному в левом нижнем углу шапки таблицы. ФИО записываются через перевод строки, между фамилией и каждым инициалом – пробел. Каждый инициал заканчивается точкой. Например:
Иванов И. И.
Петров П. Г.
Сидоров И. О.
Порядок в котором расположены ФИО в списке руководителей в форме отчета сохраняется при формировании отчета.
Вид формы отчета «Справка и корреспонденции» можно увидеть на рис. 7.
Рис. 7. Форма отчета «Форма 3-к»
Вид отчета подготовленного по этой форме можно увидеть в Приложении 10
Настройка формы отчета «Форма 2-к» аналогична настройке формы отчета «Форма 1-к».
Отчет «Информация об исполнении поручений Губернатора области по письмам, находящимся на особом контроле (% выполнения)»
Отчет формируется с помощью формы отчета «Форма 3-к!». Настройка формы отчета «Форма 3-к!» аналогична настройке формы отчета «Форма 3-к».
Поиск
В дополнение к инструментам поиска Lotus Notes (см. ниже) этот пункт реализует поиск по карточкам. Нажмите кнопку «Задание условий поиска». На экране появится карточка. Внесите в соответствующие поля все известные Вам реквизиты и нажмите кнопку «Поиск». На экране появится сообщение «Результаты поиска». Согласитесь на просмотр документов и откроется окно со списком.
Инструменты поиска Lotus Notes
Инструменты поиска Lotus Notes используются при работе со списком.
«Быстрый поиск»
«Быстрый поиск» осуществляется по первой колонке списка. Например, Вам необходимо найти запись о документе, номер которого известен. Выберите способ формирования списка входящих документов по номеру. После этого наберите известный номер. При нажатии первой цифры появится форма «Быстрый поиск». Нажмите «ОК». Первый подходящий документ будет найден и выделен – заключен в рамку.
Полнотекстовый поиск
Так же Lotus Notes помогает найти нужный документ с помощью полнотекстового поиска. Полнотекстовый поиск – это поиск документа с заданными словами, фразами, числами или датами. Для задания запроса полнотекстового поиска используется панель поиска см. рис. 8).
Рис. 8
В запросах можно использовать шаблоны, логические операторы и другие возможности. Наиболее распространенный случай – поиск документов с заданными словами и фразами. Наберите в поле ввода панели поиска слово, фразу или часть фразы и нажмите «ОК». Удовлетворяющие запросу документы будут найдены и выделены.
Помощь
Пункт главного меню Помощь выводит на экран телефоны, по которым можно обращаться для решения вопросов, возникающих при работе с программой.
1.3.3. Работа с базой данных «Исходящие» Главное меню
Главное меню включает следующие пункты:
Исходящие
Справочники
Отчеты
Поиск
Помощь
Пункт исходящие
Пункты главного меню Исходящие необходим для ведения учета исходящей корреспонденции. С их помощью можно вывести на экран списки всех зарегистрированных исходящих документов, внести изменения в любую запись списка, зарегистрировать документ или удалить карточку регистрации.
Создание карточки регистрации исходящего документа.
Для регистрации исходящего документа нажмите кнопку «Регистрация исходящего». На экране появится карточка. Поле Исходящий № заполняется автоматически. Исходящий номер формируется следующим образом:
№сотрудника – порядковый номер
Поле Ответ на входящий заполняется с помощью кнопки или с клавиатуры. В этом поле указывается номер входящего документа.
Поле Кто подписал заполняется с помощью кнопки. Из справочника выбирается фамилия сотрудника.
Поле Адресаты заполняется с помощью кнопок. Адресатов может быть несколько.
 -адресат выбирается из справочника;
 -адресат вводится с клавиатуры;
 -удаление одного адресата из списка;
 -удаление всего списка адресатов.
Поле Территории заполняется автоматически после заполнения поля Адресаты. Содержимое поля можно редактировать с помощью кнопок: «Добавить территорию», «Удалить», «Очистить».
В поля Содержание и Поступил ответ (Краткое содержание) с клавиатуры вводится краткое содержание документа и ответа на этот документ
Поле ФИО исполнителя или заполняется с клавиатуры, или с помощью кнопки выбирается из справочника.
По кнопке «История» выдается информация о всех изменениях, вносимых в карточку (автор и дата внесения изменений).
Заполненную карточку необходимо сохранить с помощью кнопки «Сохранить», расположенной в верхней части формы. Кнопка «Не сохранять» отменяет все внесенные изменения.
Для внесения изменений в карточку регистрации исходящего документа дважды щелкните левой кнопкой мыши на нужном документе в списке. Откроется окно «Карточка регистрации исходящего документа №». Нажимайте кнопку «Редактировать» и вносите изменения. Изменения зафиксируйте кнопкой «Сохранить».
Удаление документа из списка производится аналогично удалению документа базы данных «Входящие».
Вывод на печать
 -вывод списка или части списка исходящих документов (см. Приложение 3);
 -вывод карточки регистрации исходящего документа (см. Приложение 4).
Пункт Справочники
Пункт Справочники содержит только один компонент: счетчик. Счетчик показывает порядковый номер последнего зарегистрированного исходящего документа. Значение счетчика можно менять (это может быть необходимо после удаления одной или нескольких последних записей списка, для того чтобы исключить пробел в нумерации). При заполнении базы данных «Исходящие» используются справочники, которые находятся в базе данных «Входящие». Поэтому, при необходимости внести изменения в справочники, открывайте базу данных «Входящие», выбирайте пункт главного меню «Справочники» и вносите изменения.
Отчеты (для канцелярии)
Пункт Отчеты дает возможность сформировать и вывести на печать отчет «Статистика по корреспондентам». Программа формирует отчет и выводит его в файл Reports.xls электронной таблицы Excel. Файл Reports.xls можно просмотреть, отредактировать и вывести на печать. Для формирования отчета выберите пункт «Все отчеты». На экране появится окно, содержащее список всех отчетов, которые могут быть созданы. До начала вывода отчета Excel должна быть загружена. Это можно сделать с помощью кнопки «Запуск Excel», находящейся в верхней части формы. После загрузки Excel вернитесь к программе Lotus Notes с помощью панели задач Вашего компьютера. Выберите нужный отчет из списка (форма-2) и дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши. В результате откроется окно, содержащее информацию о подготовке отчета. Нажмите кнопку «Подготовить отчет». После появления сообщения о том, что отчет подготовлен, нажмите кнопку «Вывести в MS Excel». Затем можно перейти к программе Excel для просмотра отчета, редактирования и вывода его на печать.
Отчеты в Word (для канцелярии)
Пункт Отчеты в Word дает возможность сформировать и вывести на печать отчет «Статистика по корреспондентам». Программа формирует отчет и выводит его в файл Ms Word, который можно будет вывести на печать, сохранить на диске, отредактировать и т.д.
Отчет «Форма 2»
Для того чтобы сформировать нужный отчет нужно открыть соответствующую форму отчетов (Форма 2) в списке форм отчетов двойным щелчком мыши или нажатием кнопки «Enter» клавиатуры. Если формы 2 в списке нет, то ее можно создать, выбрав в меню Создание – RepForm2_word. После открытия формы отчета необходимо настроить поля отчета, а затем создать отчет, воспользовавшись кнопкой «Подготовить отчет». Все внесенные изменения в поля формы отчета будут сохранены при выходе из формы отчета по кнопке «Выход».
Настройка полей формы отчета «Форма 2» состоит в следующем
Настройка заголовка и шапки таблицы
Задание периода для формирования отчета
Составление списка корреспондентов
Составление списка руководителей
Настройка заголовка и шапки таблицы необходима, если заголовки предложенные по умолчанию требуют уточнения, при этом смысл заголовков, заложенный в заголовках по умолчанию, должен сохраняться.
Заполнение списка корреспондентов осуществляются с помощью кнопок «Добавить» и «Удалить». Порядок корреспондентов, заложенный в форме отчета, переносится и в сформированный отчет.
Список руководителей оформляется по образцу, расположенному в левом нижнем углу шапки таблицы. ФИО записываются через перевод строки, между фамилией и каждым инициалом – пробел. Каждый инициал заканчивается точкой. Например:
Иванов И. И.
Петров П. Г.
Сидоров И. О.
Порядок в котором расположены ФИО в списке руководителей в форме отчета сохраняется при формировании отчета.
Отчет может формироваться двумя способами:
Без учета количества адресатов (письмо учитывается один раз только для первого адресата в списке, если адресатов письма несколько) – кнопка «Отчет без учета кол-ва адресатов»
С учетом количества адресатов (письмо учитывается для каждого адресата) – кнопка «Подготовить отчет»
Вид формы отчета «Форма 2» можно посмотреть на рис. 9.
Рис. 9. Форма отчета «Форма 2»
Отчет, сформированный по форме отчета «Форма 2» можно посмотреть в Приложении 6
Поиск
Пункт главного меню Поиск поможет найти нужный документ. Поиск осуществляется по карточке. Для поиска нажмите кнопку «Новая карточка поиска». Занесите в соответствующие поля всю известную Вам информацию о документе. Используйте кнопки для вызова справочников и кнопку-подсказку. После заполнения карточки поиска нажмите кнопку «Поиск». На экране появится сообщение «Результаты поиска». Нажмите «ОК». Если документы найдены, то появится еще одно сообщение «Вопрос» о выводе списка найденных документов. Нажмите «Да» и программа выведет список найденных документов.
Помощь
Пункт Помощь выводит телефоны, по которым можно обращаться при возникновении вопросов по программе.
|
