1.5. Отбор данных с помощью запросов. Оформление результатов запросов с помощью выходных форм.
ИСУБД «CronosPlus» позволяет не только накапливать информацию, но и обеспечивает быстрый и эффективный доступ к данным, посредством запросов. Запрос в ИСУБД «CronosPlus» это специальный инструмент для быстрого отбора данных, в соответствии с некоторыми условиями. С помощью запросов Вы можете отобрать из всего банка данных только необходимую Вам информацию.
Перед тем как выполнить запрос, необходимо задать условие поиска. Результатом выполнения запроса будут записи, соответствующие заданному условию. Например, Вы хотите получить информацию обо всех клиентах по фамилии Иванов. Если информация хранится в картотеке, это задача, на выполнение которой можно потратить не один день. Но и в банке данных, несмотря на более компактное представление, поиск этой информации «вручную», т.е. посредством сплошного просмотра займет массу времени и сил. При этом в обоих случаях, не исключается возможность ошибки.
Если же поиск информации осуществляется посредством запроса, с условием «Фамилия равна Иванов», Вы без усилий получите все записи по Иванову(ым). Более того, тут же сможете внести необходимые коррективы в любую из отобранных записей или произвести изменения сразу во всех отобранных записях, т.е. провести массовую коррекцию. О запросах и об обработке результатов запросов, посредством массовой коррекции, Вы можете прочитать в главах 8 и 9 соответственно.
Итак, информационные потребности пользователей в ИСУБД «CronosPlus» удовлетворяются с помощью запросов, которые извлекают только необходимую информацию. Результаты работы с данными оформляются в удобном виде, с помощью выходных форм. Выходные формы предназначены для компактного и наглядного представления результатов запросов или другой обобщающей информации по банку данных. О проектировании и использовании выходных форм рассказано в главе 12.
1.6. Индексация.
Если количество записей в Вашем банке данных достаточно велико (порядка нескольких тысяч и более), поиск информации, даже посредством запросов, может затянуться. Дело в том, что даже автоматизированный поиск информации заключается в сравнении каждой записи с заданным условием поиска. Выполнение запроса можно ускорить, создав индекс для поля, по которому производится поиск. Процесс создания индексов называется индексацией. Более подробно о том, как создавать индексы, Вы можете узнать в главе 8.
Когда человек хочет найти информацию по какому-то вопросу в книге, он обращается к предметному указателю. В ИСУБД «CronosPlus» можно создать аналог такого предметного указателя (предназначенный только для самой системы и недоступный пользователю) – индекс по полю/полям банка данных. Как устроен предметный указатель в книге? Приведен список понятий, в котором напротив каждого понятия указаны номера страниц, на которых это понятие фигурирует. Индекс для системы – такой же предметный указатель, в котором перечислены все присутствующие в базе значения индексированного поля и для каждого такого значения указаны записи, в которых оно фигурирует. Например, если для базы данных, накапливающей информацию о клиентах, создан индекс по полю «Фамилия», система создаст для себя некоторое подобие предметного указателя, который будет содержать примерно такую информацию: Иванов упоминается в записях №1, №94 и №1037; Петров упоминается в записях №46 и №72 и т.д. Система будет обращаться к своему «предметному указателю», при поиске информации в банке данных, точно также как человек обращается к предметному указателю в книге. Это значительно ускорит процесс получения результатов. Потому что для системы быстрее просмотреть небольшой список, в поисках требуемого значения и затем перейти к нужной записи, чем считывать и анализировать все записи в базе.
2. Предварительное проектирование банка данных. 2.1. Цели предварительного проектирования. Особенности проектирования словарных банков данных. Для чего нужно предварительное проектирование структуры банка данных?
Правильно спроектированный банк данных обеспечивает удобный и безошибочный доступ к хранящимся в нем данным. Здесь имеется в виду правильно спроектированная структура банка данных. Если банк данных спроектирован, а, следовательно, и организован, правильно, времени и усилий при работе с данными будет затрачено меньше, а результаты будут лучше. В противном случае может возникнуть множество ошибок, которые будет нелегко исправить. Т.е. чем лучше предварительный проект, тем лучше будет Ваш банк данных.
Для того чтобы банк данных был организован правильно, рекомендуется сначала создать предварительный проект. Т.е. не сразу приступать к описанию структуры банка в ИСУБД «CronosPlus», а предварительно обдумать какие базы данных будут входить в банк, какова их структура, как они связаны между собой. О том, как это сделать, рассказывается в данной главе.
Таким образом, целью предварительного проектирования можно считать снижение вероятности возникновения ошибок, связанных с неправильной организацией структуры банка данных.
Особенности проектирования словарных банков данных.
Перед тем как перейти к описанию процесса проектирования структуры банка данных, следует рассмотреть вопрос об особенностях проектирования словарного банка. В предыдущей главе говорилось о словарных базах и о том, что они могут храниться как в одном банке данных с остальными (не словарными базами), так и в отдельном словарном банке данных. Однако, строго говоря, существенных отличий между просто банком данных и словарным банком не существует. Если банк данных содержит хотя бы одну словарную базу, он может считаться словарным. При этом этот банк может содержать и не словарные (обычные) базы данных. Таким образом, один и тот же банк данных может выступать как в качестве простого банка данных, так и словарного банка. Т.е. может использоваться как отдельный, самостоятельный банк данных и одновременно быть подключенным, в качестве словарного, к другому банку.
В работе с банком данных в ИСУБД «CronosPlus» Вам наверняка потребуется использовать словарные базы данных. Как уже отмечалось выше, есть несколько вариантов хранения этих баз. Какой из них Вы будете использовать, следует решить уже на этапе предварительного проектирования. Для этого рассмотрим каждый вариант более подробно.
Первый вариант это, создавая новый банк данных, создать для него новый словарный банк. Этот словарный банк будет предназначен специально для хранения словарных баз нового банка. В этом случае, такой словарный банк можно подключать к другим банкам данных. Т.е. достигнуть определенной универсальности словарных баз (универсальными можно сделать такие словарные базы как «Гражданство», «Города» и т.д.).
Во втором варианте, Вы уверены, что создаваемые словарные базы, будут использоваться только одним банком. В этом случае можно не выделять для хранения словарных баз данных отдельный словарный банк. Но это означает, что данный банк будет выступать как словарный сам для себя. Т.е. описывая структуру банка в ИСУБД «CronosPlus», следует указать, что банк данных имеет словарный банк. А, определяя какой именно банк является словарным, выбрать сам этот банк.
Возможен и третий вариант. Как уже отмечалось выше, словарным можно считать не только тот банк, который создавался специально для хранения словарных баз, но и любой другой банк, содержащий хотя бы одну словарную базу. Поэтому, при создании нового банка данных, Вы можете в качестве словарного банка использовать уже существующий банк данных.
Какой же вариант выбрать? Худшим является второй вариант. Во время создания нового банка данных ситуация может быть одна, и Вам может казаться, что словарные базы будут использоваться только одним банком данных. Но, допустим, через некоторое время ситуация изменится (вы решите создать еще один банк данных), и принятое ранее решение может оказаться ошибочным.
Если Вы впервые создаете банк данных, т.е. других банков у Вас просто нет, используйте первый вариант – создавайте новый словарный банк. Этим Вы положите начало созданию универсальных словарей.
Третий вариант связан с первым и вторым вариантами. Если Вы будете подключать к банку, в качестве словарного, другой банк данных, Вы получите довольно сложную и негибкую систему.
Если Вы создали банк данных и специально для него словарный банк, а через некоторое время возникла необходимость в создании нового банка данных, то использовать для нового банка словарный банк, созданный ранее (если это возможно на смысловом уровне), будет наилучшим вариантом.
Таким образом, при работе с банками данных в ИСУБД «CronosPlus», рекомендуется использовать для хранения словарных баз отдельный словарный банк. Но, тем не менее, выбор остается за Вами.
|
