|
|
|
|
|
Приложение №1
к Инструкции о порядке работы
со служебными записками в НИУ ВШЭ
|
Порядок движения служебной записки в СДОУ
|
№
|
Этапы / Решение по задаче
|
Наименование задачи
|
Роль пользователя
|
Состояние документа
|
Описание выполнения задачи
|
|
Создать Регистрационную карточку (далее РК) Служебной записки
|
НЕТ
|
Инициатор
|
Проект
|
Создать РК Служебной записки, заполнить все необходимые поля:
Вид и подвид документа;
Автор (по умолчанию устанавливается Инициатор);
Адресат (подразумевается Подписывающее лицо);
Файл документа (проект служебной записки).
Сформировать список согласования (согласующие и визирующие лица), список рассылки на ознакомление.
|
|
Принять решение по согласованию
|
На согласование
|
Согласующий
|
На согласовании
|
Принять решение по согласованию документа:
Согласовать, см. п. 2.1
Согласовать с замечаниями, см. п. 2.2
Отправить на доработку, см. п. 2.3
Так же у Согласующего есть возможность направить документ на экспертизу, см. п. 3
|
|
Отправить документ на следующий этап Согласования
|
На согласование
|
Согласующий
|
На согласовании
|
Выбрать решение Согласовать, при необходимости указывает комментарии. Этим решением согласующий оправляет документ далее по циклу согласования. Далее см. п. 4
|
|
Отправить документ на следующий этап Согласования
|
На согласование
|
Согласующий
|
На согласовании
|
Выбрать решение Согласовать с замечаниями, указать замечания. Этим решением согласующий оправляет документ с замечаниями далее по циклу согласования.
Все указанные замечания Система записывает в РК Служебной записке на закладке «Замечания». Далее см. п. 4
|
|
Отправить документ на доработку
|
На согласование
|
Согласующий
|
На согласовании
|
Выбрать решение Отправить на доработку, указывает замечания. Этим решением Согласующий возвращает документ Инициатору для доработки Служебной записки. Далее см. п. 6
|
|
Отправить документ на экспертизу
|
На согласование
|
Согласующий
|
На согласовании
|
Принять решение отправить Служебную записку на экспертизу. Добавить Эксперта и указать Задание на экспертизу. Далее см. п. 5
|
|
Проверка списка согласования
|
-
|
СИСТЕМА
|
-
|
СДОУ определяет, пройден ли весь список согласования.
Если весь список пройден, см. п. 7
Если список согласования пройден не до конца, то см. п. 2.
|
|
Принять решение по экспертизе
|
На Согласование (На экспертизе)
|
Эксперт
|
На согласовании
|
Принять решение по согласованию документа:
Согласовать, см. п. 2.1
Согласовать с замечаниями, см. п. 2.2
Отправить на доработку, см. п. 2.3
Замечания и комментарии эксперта записываются в РК документа на закладку «Экспертиза».
|
|
Доработать служебную записку и устранить все замечания (на этапе согласования)
|
На доработку
|
Инициатор
|
На доработке
|
Поступает задача На доработку. Необходимо устранить все замечания и принять решение по доработке Служебной записки:
Автору замечаний; см. п. 6.2
На согласование; см. п. 6.1
На досогласование; см. п. 6.3
На подпись. см. п. 6.4
При необходимости Инициатор может изменить список согласования и его порядок (последовательное или параллельное согласование), так же изменить список рассылки.
|
|
Отправить документ повторно на полный круг согласования
|
На доработку
|
Инициатор
|
На доработке
|
Выбрать решение На согласование и устраняет все замечания. Документ вновь проходит полный круг согласования. см. п. 2
|
|
Отправить документ авторам замечаний
|
На доработку
|
Инициатор
|
На доработке
|
Выбрать решение Автору замечаний и устранить все замечания. Документ возвращается на Согласование лицам, кто отправлял документ на доработку и лицам, кто еще не участвовал в процедуре согласования. Если перед согласующим, отправившим документ на доработку, другими пользователями документ был согласован с замечанием, эти пользователи документ не получат. см. п. 2
|
|
Отправить документ на согласование оставшимся согласующим лицам
|
На доработку
|
Инициатор
|
На доработке
|
Выбрать решение На досогласование и устраняет все замечания. Документ поступит на согласование лицам, кто пропустил этап согласования (Просрочено-снято) и тем, кто еще не принял участие в процедуре согласования. см. п. 2
|
|
Отправить документ на подпись Автору
|
На доработку
|
Инициатор
|
|
Инициатор принимает решение На подпись и устраняет все замечания. При этом решении Документ поступает на подписание, минуя этап согласования. Далее см. п. 7
|
|
Принять решение по подписанию документа
|
На подпись
|
Автор/Подписывающее лицо
|
На подписании
|
Поступает задача На подписание. Необходимо принять решение по подписанию документа:
Подписать; см. п. 7.1
Отправить на доработку; см. п. 7.2
Подписание нецелесообразно. см. п. 7.3
Не зависимо от решения Автор Служебной записки при необходимости может:
указать Визирующих лиц;
отправить на экспертизу см. п. 22 ;
отредактировать список рассылки для ознакомления с документом.
|
|
Подписать и отправить документ на регистрацию
|
-
|
-
|
-
|
Выбрать решение Подписать документ. Документ отправляется на этап Регистрации. см. п. 9
|
|
Отправить документ на доработку Инициатору
|
-
|
-
|
-
|
Выбрать решение Отправить на доработку. Вносит замечание по доработкам документа. Документ возвращается Инициатору для устранения замечаний. см. п. 8
|
|
Отклонить документ и отправить в Неподписанные документы
|
-
|
-
|
-
|
Выбрать решение Подписание нецелесообразно. При необходимости внести комментарий. Документ попадает в папку Неподписанные документы соответствующего года.
|
|
Составить список визирующих лиц, Отправить на визирование
|
На подпись
|
Автор/Подписывающее лицо
|
На подписании
|
Заполнить список визирующих лиц.
|
|
Доработать документ и устранить все замечания (на этапе подписания)
|
На доработке
|
Инициатор
|
На доработке
|
Поступает задача На доработку. Пользователь устраняет все замечания и принимает решение по доработке Служебной записки:
На согласование см. п. 2
На подписание см. п. 7
|
|
Принять решение по Регистрации документа
|
На регистрации ОРД
|
Регистратор
|
На регистрации
|
Поступает задача Регистрация ОРД. Задачу необходимо принять и выбрать необходимое решение по ней:
Зарегистрировать; см. п. 9.1
Отправить на доработку. см. п. 9.2
Документ поступает На ознакомление в соответствии с листом рассылки
|
|
Зарегистрировать документ
|
На регистрации ОРД
|
Регистратор
|
На регистрации
|
Выбрать решение Зарегистрировать. При необходимости внести комментарий. см. п. 12
|
|
Отправить документ на доработку Инициатору
|
На регистрации ОРД
|
Регистратор
|
На регистрации
|
Выбрать решение Отправить на доработку. Внести замечание по доработке документа. см. п. 10
|
|
Ознакомиться с документом
|
|
Лицо Листа рассылки
|
На ознакомление
|
Ознакомиться с документом, направить на доп. рассылку
|
|
Доработать документ и устранить все замечания (на этапе регистрации)
|
На доработке
|
Инициатор
|
На доработке
|
Поступает задача На доработку. Необходимо устранить все замечания выбрать решение. см. п. 8
|
|
Принять решение по визированию документа
|
На согласовании (на визирование)
|
Визирующий
|
На визировании
|
Поступает задача На визирование. Необходимо принять решение по задаче:
Отправить на доработку; см. п. 12.1
Завизировать; см. п. 12.2
Завизировать с замечаниями. см. п. 12.3
Так же при необходимости можно отправить документ на экспертизу см. п. 22, список работников для дополнительной рассылки (лист рассылки).
|
|
Отправить документ на доработку и устранить все замечания
|
На визирование
|
Визирующий
|
На визировании
|
Выбрать решение На доработку. Внести замечания по доработке документа. см. п. 13
|
|
Завизировать документ и отправить на Принятие решения Автором
|
На визирование
|
Визирующий
|
На визировании
|
Выбрать решение Завизировать. При необходимости внести комментарии. см. п. 14
|
|
Завизировать документ и отправить на Принятие решения Автором
|
На визирование
|
Визирующий
|
На визировании
|
Выбрать решение Завизировать с замечаниями. Внести замечания. см. п. 14
|
|
Доработать документ и устранить все замечания (на этапе визирования)
|
На доработку
|
Инициатор
|
На доработке
|
Поступает задача На доработку. Данная операция аналогична операции Доработка (на этапе Согласования). Только вместо понятия Согласование используем – Визирование. см. п. 6
|
|
Принять решение по документу Автором
|
На принятие решения
|
Автор
|
Принятие решения
|
Поступает задача на Принятие решения. Необходимо принять решение по задаче:
Отправить на доработку; см. п. 14.1
Рассмотрение нецелесообразно – в неподписанные документы; см. п. 14.2
На рассмотрение. см. п. см. п. 14.3
|
|
Отправить документ на доработку и устранить все замечания (на этапе принятия решения)
|
На принятие решения
|
Автор
|
Принятие решения
|
Выбрать решение Отправить на доработку. Внести замечания по доработке документа. Документ отправляется на доработку Инициатору. см. п. 15
|
|
Отклонить документ и отправить в Неподписанные документы
|
На принятие решения
|
Автор
|
Принятие решения
|
Выбрать решение Рассмотрение нецелесообразно. При необходимости внести комментарий. Данный документ попадет в папку Неподписанных документов текущего года.
|
|
Отправить документ на рассмотрение
|
На принятие решения
|
Автор
|
Принятие решения
|
Выбрать решение На рассмотрение. При необходимости внести комментарии. Документ отправится на этап рассмотрения Адресату см. п. 16.
|
|
Доработать документ и устранить все замечания (на этапе принятия решения)
|
На Доработку
|
Инициатор
|
На доработке
|
На принятие решения; см. п. 14
На визирование; см. п. 12
|
|
Принять решение по рассмотрению документа
|
На рассмотрение
|
Адресат
|
На рассмотрении
|
Поступается задача На рассмотрение. Необходимо выбрать решение по задаче:
Отправить на доработку; см.п. 16.1
На исполнение; см.п. 16.2
В дело. см.п. 16.3
Так же при необходимости можно отправить документ на экспертизу см. п. 22, отредактировать список работников для дополнительной рассылки (лист рассылки).
|
|
Отправить документ на доработку и устранить все замечания (на этапе рассмотрения)
|
На рассмотрение
|
Адресат
|
На рассмотрении
|
Выбрать решение Отправить на доработку. Внести замечания по доработке документа Инициатору.
|
|
Оправить документ на Исполнение
|
На рассмотрение
|
Адресат
|
На рассмотрении
|
Выбрать решение На исполнение:
Внести текст резолюции
Назначить Ответственного исполнителя
Выбрать вид контроля
указать Срок исполнения, если выбран признак Контроль осуществляется пользователем/группой.
При необходимости внести Соисполнителей.
Документ уходит:
На исполнение Ответственному исполнителю и соисполнителям. см. п. 19
На ознакомление согласно списку доп. рассылки
Если контроль не осуществляется Адресату/помощнику Адресата поступает задача Отметка исполнения см. п. 21
|
|
Отправить документ в дело
|
На рассмотрение
|
Адресат
|
На рассмотрении
|
Выбрать решение В дело. Внести текст резолюции (по умолчанию поле заполнено текстом – В дело). Документ получит состояние В деле.
Документ уходит На ознакомление согласно списку доп. рассылки
|
|
Принять решение по рассмотрению документа
|
На рассмотрение
|
Адресаты
|
На рассмотрении
|
Поступается задача На рассмотрение. Необходимо выбрать решение по задаче:
Принять к сведению.
На исполнение. см.п. 16.2
|
|
Доработать документ и устранить все замечания (на этапе рассмотрения)
|
Доработка
|
Инициатор
|
На доработке
|
Поступает задача На доработку. Необходимо устранить все замечания и выбрать одно из следующих решений по задаче:
На принятие решения; см. п. 14
На визирование; см. п. 12
На довизирование. см. п. 18.1
|
|
Отправить документ на довизирование
|
Доработка
|
Инициатор
|
На доработке
|
Выбрать решение На довизирование. При необходимости внести комментарии. Документ поступает на визирование лицам, еще не участвующим в визировании документа (по причине Просрочено/снято, отправлено на доработку). см. п. 12.
Если таких лиц не окажется, документ перейдет на следующий этап - рассмотрение.
|
|
Приять решение по исполнению документа -
|
На исполнение
|
Отв. Исполнитель
|
На Исполнении
|
Поступает задача На исполнение. Необходимо выбрать одно из решений по задаче:
Отклонить;
Исполнено;
Не исполнено;
Просьба об отмене поручения;
Просьба об изменении сроков поручения.
При необходимости внести комментарий, прикрепить файл, сделать ссылку на документ системы. Документ направится На проверку результатов исполнения Адресату /помощнику адресата см. п. 20
|
|
Проверить отчет исполнителя по документу
|
На проверку результатов исполнения
|
Адресат
|
На исполнении
|
Поступает задача На проверку результатов исполнения. Необходимо выбрать одно из решений по задаче:
Отправить на доработку; см. п. 19
Продлить срок. см. п. 19
Выполнить в тот же срок; см. п. 19
Отметить как нецелесообразное – документ снят с контроля, состояние В деле. Ликвидируется задача Отметка исполнения
Снять как выполненное - документ снят с контроля, состояние В деле. Ликвидируется задача Отметка исполнения
При необходимости внести комментарий, прикрепить файл, сделать ссылку на документ системы.
|
|
Отметить исполнение по документу
|
Отметка исполнения
|
Адресат
|
На исполнении
|
Поступает задача Отметка исполнения. Возможно снять с контроля документ и при необходимости внести комментарии.
|
|
Принять решение по экспертизе
|
-
|
Эксперт
|
-
|
Поступает задача на экспертизу. Решения по ней универсальны и зависят от того, на каком этапе принято провести экспертизу (На согласовании, На подписании, На визировании и т. д.). Пример операции, её аналог см. п. 3
|
