 
Администрация муниципального района «Вилюйский улус (район)»
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «ВИЛЮЙСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
2015 год
CОДЕРЖАНИЕ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
|
1
|
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
|
4
|
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «ВИЛЮЙСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
Оформление реквизитов документов
Основные правила оформления документов
|
4
4
6
|
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
|
7
|
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В РАЙОННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
Приказ, распоряжение
Положения, правила, инструкции
Протокол заседания (совещания)
Служебная переписка
Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Порядок работы с документами с пометкой «Для служебного пользования»
|
10
10
12
12
15
16
16
|
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Принципы организации документооборота
Прием и первичная обработка поступающих документов
Регистрация поступающих документов
Порядок рассмотрения документов руководством районной администрации и доведение документов до исполнителей
Регистрация и отправка документов
|
16
16
17
17
17
18
|
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД РАЙОННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
Разработка и ведение номенклатуры дел
Формирование дел и их текущее хранение
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
Передача дел на архивное хранение
|
18
18
20
22
25
25
|
РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
|
26
|
ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
Учет печатей и штампов
|
27
27
|
Приложения
|
28
|
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «ВИЛЮЙСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
Утверждена Приказом
главы администрации МР «Вилюйский улус (район)»
от "25" января 2016 г. № 04
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящая инструкция (далее именуется "Инструкция") разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального района «Вилюйский улус (район)» (далее – районная администрация), совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти и обязательна для исполнения всеми сотрудниками районной администрации.
Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) в сфере информации, документации и архивного дела, а также распоряжения Правительства РС(Я) от 28.02.2010 N 143-р (ред. от 14.12.2011) "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)".
Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми главой МР «Вилюйский улус (район)».
Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет отдел ответственный за делопроизводство администрации МР «Вилюйский улус (район)».
Функции, задачи, права и ответственность отдела ответственного за делопроизводство регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников отдела ответственного за делопроизводство и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации МР «Вилюйский улус (район)», устанавливаются должностными регламентами.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы МР «Вилюйский улус (район)».
Работники структурных подразделений администрации МР «Вилюйский улус (район)» несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
МР «ВИЛЮЙСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в администрации муниципального района «Вилюйский улус (район)» (далее – районная администрация), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.
3.1.2. В районной администрации применяются следующие бланки:
- общий продольный бланк письма (Приложение N 1);
- продольный бланк приказа (Приложение N 2);
- продольный бланк распоряжения (Приложение N 3);
- продольный бланк постановления (Приложение N4).
Реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.1.3. В состав реквизитов для бланка письма районной администрации включаются:
герб муниципального района «Вилюйский улус (район)»;
наименование районной администрации;
справочные данные о районной администрации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего номера адресанта.
В состав реквизитов для бланков приказа (постановления, распоряжения) включаются:
Герб муниципального района «Вилюйский улус (район)»;
наименование районной администрации;
вид документа (приказ);
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности районной администрации, являются:
а) герб муниципального района «Вилюйский улус (район)» Республики Саха (Якутия);
б) наименование районной администрации;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об исполнительно-распорядительном органе;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в районную администрацию; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
VI.ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы утверждаются главой района, его заместителями и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (проставляется от руки), например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава
муниципального района «Вилюйский улус (район)»
______________________
(название организации)
подпись Ф.И.О.
дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа приказом, протоколом, постановлением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего
собрания__________
от дата N _______
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Главы муниципального
района «Вилюйский улус(район)»
от дата N ________________
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
4.2. Если документ имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Форма N 2 на 2 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к форме N 2 на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МНС РФ от 25.04.99 N 03-58/45892@
и приложение к нему, всего на 15 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
4.3. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
|
