Как составить и сдать сведения о среднесписочной численности.
Сведения о среднесписочной численности работников компании и ИП ежегодно подают в свою налоговую инспекцию. Иначе им грозит штраф.
Как посчитать среднесписочную численность.
Вычислить среднесписочную численность работников, включаемую в Сведения, можно, следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее — Указания).
Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:
Среднесписочная численность работников за январь
|
+
|
Среднесписочная численность работников за февраль
|
+
|
...
|
+
|
Среднесписочная численность работников за декабрь
|
:
|
12
|
В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний). Полученный показатель и включают в Сведения о среднесписочной численности работников.
Чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:
Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни
|
+
|
Среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполные рабочие дни
|
Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:
Списочная численность работников за 1-е число месяца
|
+
|
Списочная численность работников за 2-е число месяца
|
+
|
...
|
+
|
Списочная численность работников за последнее число месяца
|
:
|
Количество календарных дней месяца
|
Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.
Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в п. 79 Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.
А вот перечень лиц, которых в расчет включать не нужно, указан в п. 80 и 81.1 Указаний:
внешние совместители;
граждане, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
собственники самой организации, не получающие заработную плату;
сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
те, кто поступает учиться и находится в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов;
те, кто переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу;
лица, направленные компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получающие стипендию за ее счет;
граждане, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя;
лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии;
работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске.
Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:
Количество отработанных часов сотрудником, занятым неполный рабочий день
|
:
|
Нормативная продолжительность рабочего дня
|
Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.
Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из п. 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в таблице ниже.
К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.
Количество рабочих часов в неделе
|
Продолжительность рабочего дня при 5-дневной рабочей неделе
|
Продолжительность рабочего дня при 6-дневной рабочей неделе
|
40
|
8 (40 ч : 5 дн.)
|
6,67 (40 ч : 6 дн.)
|
36
|
7,2 (36 ч : 5 дн.)
|
6 (36 ч : 6 дн.)
|
24
|
4,8 (24 ч : 5 дн.)
|
4 (24 ч : 6 дн.)
|
После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:
Общее количество человеко-дней, отработанных всеми сотрудниками, занятыми неполный рабочий день
|
:
|
Число рабочих дней в месяце
|
Пример:
Компания ООО «Эклер» зарегистрирована 15 октября и с момента создания применяет упрощенную систему налогообложения. В организации установлена 40 часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня составляет 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:
с 15 октября до 20 ноября — 18 человек;
с 20 ноября до 31 декабря — 23 человека.
В октябре и ноябре в компании ООО «Эклер» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. А 1 декабря был принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.
Рассчитаем по итогам года среднесписочную численность работников ООО «Эклер» следующим образом.
1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий день, равна:
в октябре — 9,87 чел. (18 чел. × 17 дн. : 31 дн.);
в ноябре — 19,66 чел. (18 чел. × 20 дн. + 23 чел. × 10 дн.) : 30 дн.;
в декабре — 23 чел. (23 чел. × 31 дн. : 31 дн.).
2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:
в декабре — 0,5 чел. (4 чел.-ч. × 23 дн. : 8 ч. : 23 дн.).
3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:
в октябре – 9,87 чел.;
в ноябре — 19,66 чел.;
в декабре — 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).
4. Среднесписочная численность сотрудников фирмы «Эклер» за год равна:
(9,87 чел. + 19,66 чел. + 23,5 чел.) : 12 = 4,42 чел.
Как подавать сведения о среднесписочной численности.
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.
Сама форма сведений о среднесписочной численности состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.
Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1—4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.
Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год — не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год — 20 января 2017 года. Таковы требования п. 3 ст. 80 НК РФ.
Обратите внимание!
Если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа:
На организацию — в размере 200 руб.;
На руководителя организации — в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179);
Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Как подсчитать среднесписочную численность и оформить сведения о среднесписочной численности.
Вопрос
|
Ответ
|
Основание
|
Общие вопросы о среднесписочной численности
|
Кто обязан сдавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников?
|
Все компании и предприниматели.
Организации представляют сведения как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии (письмо Минфина России от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390).
Предприниматели должны отчитаться, только если в предыдущем году у них трудились наемные работники.
|
п. 3 ст. 80 НК РФ
|
До какого числа нужно сдать сведения о численности?
|
Не позднее 20 января.
Компании, которые зарегистрируются в январе, должны будут отчитаться не позднее 20 февраля.
|
Обязана ли компания сдавать сведения о численности в электронном виде, если в прошлом году в организации работали больше 100 человек?
|
Нет, не обязана. Сведения о численности можно сдать как по ТКС, так и на бумаге (через представителя компании по доверенности или почтовой отправкой).
Обязанность отчитываться по электронке при штате более 100 человек касается только случаев, когда компания сдает налоговые декларации и расчеты.
|
Должна ли компания сообщать о численности, если количество работников из года в год не меняется?
|
Да, должна. Ежегодно в инспекцию нужно подавать обновленные сведения о среднесписочной численности работников. Даже если за год количество сотрудников не изменилось.
|
По какой форме нужно заполнить сведения о среднесписочной численности?
|
Форма отчета прежняя (утв. приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174). Рекомендации по заполнению отчета есть в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353
|
Приказ ФНС России от 29.03. 2007 г. № ММ-3-25/174
|
Куда подавать сведения о численности сотрудников, работающих в обособленном подразделении компании?
|
В инспекцию, в которой стоит на учете сама компания. Надо составить один общий отчет, включив в него и работников головной компании, и сотрудников из дополнительных офисов.
|
Письмо Минфина России от 14.02.2012 г. № 03-02-07/1–38
|
После сдачи сведений компания обнаружила ошибку. Нужно ли подавать уточненные сведения?
|
Да, безопаснее подать сведения заново, уже с верными показателями. Формально такой обязанности у компании нет. Необходимость сдачи уточненок предусмотрена только для налоговых деклараций. Но если компания по ошибке сообщила о том, что ее численность превысила 100 человек, инспекция будет ждать отчеты только по ТКС. Тогда за бумажные декларации будет штраф в сумме 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ). Чтобы этого избежать, нужно представить сведения еще раз. В отчете нет поля, где можно было бы указать, что компания сдает уточненные сведения о численности. Поэтому к отчету стоит приложить письмо с пояснением. Отказать в приеме отчета инспекторы не вправе. Штрафа за ошибку в сведениях тоже нет.
|
П. 3 ст. 80, п. 1 ст. 81 НК РФ
|
Каких работников учитывать при расчете среднесписочной численности
|
Как рассчитать среднесписочную численность?
|
Сначала нужно определить среднесписочную численность (ССЧ) работников за каждый месяц. Для этого надо количество полностью занятых сотрудников за каждый календарный день месяца разделить на число календарных дней в этом месяце. После этого можно посчитать и годовую среднесписочную численность по формуле: ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) : 12. Если в результате расчета получается нецелое число, этот показатель нужно округлить до целой единицы по общему арифметическому правилу.
|
Указания, утвержденные приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
|
Надо ли включать в расчет внештатных работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам (ГПД)?
|
Нет, не нужно.
|
Пп. «б» п. 80 Указаний № 428
|
Учитывать ли сотрудников, которых приняли на работу на время отсутствия другого работника (например, женщины, которая ушла в декретный отпуск)?
|
Да, учитывать.
|
Пп. «т» п. 79 Указаний № 428
|
Учитывать ли сотрудников, работающих по срочному трудовому договору?
|
Да, учитывать.
|
П. 79 Указаний № 428
|
Включать ли в среднесписочную численность внешних совместителей?
|
Нет, не включать.
|
Пп. «а» п. 80, п. 81.3 , 82 Указаний № 428
|
Надо ли включать в расчет сотрудников, которые находятся в декрете или отпуске по уходу за ребенком?
|
Нет, не надо.
|
П. 81.1 Указаний № 428
|
Включать ли сотрудника в расчет, если он находится в длительной командировке?
|
Да, включать, вне зависимости от длительности командировки.
|
Пп. «б» п. 79 Указаний № 428
|
Как учесть сотрудников, которые заняты неполный рабочий день?
|
Таких сотрудников надо учитывать пропорционально отработанному ими времени.
|
Пп. «д» п. 79 и п. 81.3 Указаний № 428
|
Учитывать ли сотрудников, которым предоставлен отпуск за свой счет для сдачи вступительных экзаменов в учебное заведение?
|
Нет, не учитывать.
|
П. 81.1 Указаний № 428
|
Учитывать ли сотрудников, с которыми заключен ученический договор?
|
Нет, не учитывать.
|
Пп. «д» п. 80 Указаний № 428
|
Учитывать ли при расчете учредителей организации?
|
Не, не нужно. Но только если они не состоят в штате организации и не получают зарплату.
|
Пп. «ж» п. 80 Указаний № 428
|
Надо ли учитывать при расчете сотрудников, работающих вахтовым методом?
|
Да, надо.
|
Пп. «ц» п. 79 Указаний № 428
|
Учитывать ли надомников?
|
Да, учитывать.
|
Пп. «ж» п. 79 Указаний № 428
| |
