Штатное расписание
Скачать 309.41 Kb.
|
| Изменения за последний месяц КонсультантПлюс, 13.01.2012 ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Штатное расписание. Понятие >>> Составление штатного расписания >>> Подписание и утверждение штатного расписания >>> Сроки хранения штатного расписания >>> Штатная расстановка >>> Внесение изменений в штатное расписание >>> Представление штатного расписания проверяющим органам >>> Выписка из штатного расписания >>> ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. ПОНЯТИЕ Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности. 1. Форма штатного расписания Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, рекомендуется применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты. Необходимо иметь в виду, что многие организации, осуществляющие надзорно-контрольные функции (например, инспекция по труду или судебные органы), при проводимых проверках или запросах требуют представлять штатное расписание (п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81). При проведении документальных проверок территориальными органами Пенсионного фонда РФ также возможен запрос о предоставлении штатного расписания (Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п)). Помимо перечисленных органов, налоговые инспекции зачастую включают в перечень документов, необходимых для всесторонней проверки, штатное расписание как документ, подтверждающий применение льгот по налогам. Также штатное расписание служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации. Унифицированные формы, в том числе и форма N Т-3, распространяются на все организации независимо от их организационно-правовой формы. Исключение составляют формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не применяются в работе бюджетных учреждений. См. образец заполнения штатного расписания. СОСТАВЛЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ 1. Сведения, вносимые в штатное расписание >>> 1.1. Указание в штатном расписании должностей внештатных работников >>> 2. Порядок внесения сведений в штатное расписание >>> 3. Штатное расписание филиалов >>> Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить общую структуру организации для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов в зависимости от направления деятельности и тех целей, для которых создана организация. В некоторых организациях принято в первую очередь описывать структуру организации без указания заработных плат и конкретного количества штатных единиц, в виде таблицы, в которой указываются все предполагаемые подразделения и их подчиненность и на основе которой составляется само штатное расписание. Однако структура предприятия не является обязательным документом и может рассматриваться только в качестве вспомогательного. См. образец заполнения структуры организации. Форма штатного расписания предусматривает указание должностей, профессий (и) или специальностей. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с работником может указываться его должность в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы. Вопрос о том, каким образом следует отражать конкретный вид работы в штатном расписании, если трудовая функция определяется в соответствии с ним, а не с должностью, законодательно не урегулирован. В таком случае можно не указывать вид работы в штатном расписании, однако это может повлечь риски работодателя в части, касающейся подтверждения сокращения штата или численности, либо в штатное расписание можно внести наименования должностей, причем в этом случае в трудовых договорах с работниками следует отразить именно должность. Если в штатном расписании необходимо указать конкретный вид работы, то руководствуются Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20) (далее - Порядок применения унифицированных форм). В соответствии с данным Порядком применения унифицированных форм работодатель должен издать приказ (распоряжение), в котором указываются дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму N Т-3. См. образец заполнения приказа. Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа - определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка. Подробнее об этом см. "Штатная расстановка" настоящего материала. 1. Сведения, вносимые в штатное расписание Штатное расписание содержит следующие сведения: - наименование структурных подразделений; - наименование должностей, специальностей, профессий; - количество штатных единиц; - размер оклада и (или) тарифной ставки; - наличие и размер надбавки и пр. 1.1. Указание в штатном расписании должностей внештатных работников Словосочетание "внештатный сотрудник" встречается в некоторых нормативных актах правоохранительных органов. Так, ст. 38 Закона РФ от 01.04.1993 N 4730-1 "О Государственной границе Российской Федерации" установлено, что граждане могут участвовать на добровольных началах в защите Государственной границы РФ в качестве внештатных сотрудников пограничных органов, а за активное участие в защите границы РФ предусмотрено возможное поощрение в виде благодарности, ценного подарка или выплаты премии. В ст. 19 Федерального закона от 03.04.1995 N 40-ФЗ "О Федеральной службе безопасности" указано, что полномочия внештатного сотрудника должны определяться нормативными актами федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности. Но данные нормы не могут рассматриваться применительно к трудовым отношениям, поскольку затрагивают только сферу охраны и безопасности государства. При возникновении отношений между работником и работодателем внештатным работником, как правило, считают лицо, ведущее деятельность на основании договоров гражданско-правового характера. На указанных работников в соответствии со ст. 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни иных актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, к штатному расписанию организации такие граждане отношения не имеют. Также к "внештатникам" зачастую относят работников, в трудовых договорах с которыми указывается не должность в соответствии со штатным расписанием, а конкретный вид поручаемой работы, что предусмотрено ст. 57 ТК РФ. Данная позиция основана на том, что унифицированная форма N Т-3 предусматривает внесение только должности, специальности или профессии, но не вида работы. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала. Поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит норм, регулирующих деятельность внештатного работника, такое понятие не может применяться в трудовых отношениях между работником и работодателем. Любые условия, закрепленные в локальных нормативных актах работодателя в части регулирования труда внештатных работников, которые ставят право работников на получение определенных льгот в зависимость от того, являются они штатными работниками или нет, неправомерны. Поскольку трудовое законодательство не содержит такого понятия, как "внештатный работник", рекомендуется избегать использования подобного определения при оформлении трудовых отношений с работниками. 2. Порядок внесения сведений в штатное расписание В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам: - наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного или за ним; - код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики; - "Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация; - дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться; - в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие; - в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия. Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Это происходит в следующем порядке: - графа 1 "Наименование структурного подразделения". В п. 16 Постановления Пленума ВС РФ "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" от 17.03.2004 N 2 дано определение структурных подразделений, к которым отнесены филиалы, представительства, отделы, цеха и др. Правила, определяющие порядок внесения наименований структурных подразделений в штатное расписание, не установлены. Заполнение этой графы обычно начинается с указания подразделений, включающих руководство (например, "Дирекция" или "Администрация"), и далее в порядке подчинения. Обращаем внимание, что в некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому, если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств; - графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации. Например, подразделению "Правовой департамент" присвоен код "02", в его состав входят "Юридическое управление" и "Управление по оформлению договоров", которым соответственно присваиваются коды "02.1" и "02.2". Если в состав управления входят отделы, то коды будут "02.1.1", "02.1.2" и т.д.; - графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель. Как правило, здесь применяется разделение по виду трудовой деятельности, т.е. должность предусматривается для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации), а понятие "профессия" относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указываются в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой). Если нормами законодательства предусмотрено предоставление дополнительных льгот при работе в определенной должности или выполнении определенного вида работ, то при разработке наименований должностей и профессий работодателю целесообразно использовать указанные в следующих документах: - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367); - Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-93) (принят Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 298); - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37); - единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям. Квалификационный и тарифно-квалификационные справочники кроме наименований содержат также квалификационные характеристики, на основе которых можно составить перечень должностных обязанностей для последующего их включения в трудовые договоры с работниками. Помимо вышеперечисленных документов, следует применять Постановление Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/п-22 "Об утверждении Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день" и Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение". Если название должности или профессии в штатном расписании не совпадает с наименованием в соответствующих справочниках или списках, то работник теряет право на получение льгот. Например, если в штатном расписании предусмотрена должность "машинист", а работник выполняет функции машиниста-регулировщика, то он теряет право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях. Следует иметь в виду, что Трудовым кодексом РФ предусмотрено указывать в трудовых договорах не только должности, но и конкретный вид поручаемой работы. В таком случае можно дополнить унифицированную форму N Т-3. Подробнее об этом см. "Составление штатного расписания" настоящего материала. - в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается то количество штатных единиц, которое предусмотрено в данной организации, в том числе и неполных единиц, например, если какая-либо должность предусматривает работу по совместительству (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)). Иными словами, при необходимости приема на работу по совместительству в должности юрисконсульта в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5". Работодатель также может предусмотреть заранее и вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения штатного расписания. Данное действие позволит в дальнейшем принимать работников без внесения в расписание изменений; - графа 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.". Здесь указывается фиксированный размер оплаты труда по каждой должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за календарный месяц. Данные о тарифной ставке или окладе не включают в себя компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены иные графы. В эту графу вносятся как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, 25 000), так и проценты или коэффициенты (абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)). Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. Так, у некоторых работников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он у них зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 "Примечание" целесообразно указать следующее: "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда". Далее желательно привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. Следует помнить, что так называемую "вилку" для окладов нельзя указывать в штатном расписании, так как согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд. Поэтому если в одном подразделении существует две штатные единицы по должности "специалист", то напротив каждой такой должности в этой графе должен указываться одинаковый размер оклада. Возможность выплачивать заработную плату (а не должностной оклад) в большем размере одному из работников может быть реализована путем установления ему надбавок или иных доплат; - графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера), а другие - самим работодателем, с установлением порядка их выплат в локальном нормативном акте (например, за знание иностранного языка). Если надбавка, предусмотренная для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, начисляется на заработную плату, а не на оклад, то ее размер указать в этой графе невозможно. В этом случае необходимо сделать в графе 10 ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата, что позволит ее учесть и правильно рассчитать. Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, то возможно не указывать ее в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении. Если в организации предусмотрены различные системы оплаты труда, то работодатель может отразить это в штатном расписании, дополнив его форму недостающими графами; - графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие; - графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры. Ситуация из практики. Можно ли ввести в действующее штатное расписание должности, которые не содержатся в квалификационных справочниках (например, "мерчандайзер" и "промоутер")? В настоящее время существует правило, установленное ст. 57 ТК РФ, об обязательном соответствии наименования должностей, профессий и специальностей квалификационным справочникам, если выполняемая работа связана с предоставлением компенсаций и льгот либо с наличием ограничений. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными. Но перед вводом новых наименований должностей в штатное расписание необходимо уточнить, не являются ли квалификационные характеристики вводимой должности аналогичными тем должностям или видам работ, которые указаны в справочниках и по которым предоставляются, например, пенсионные льготы или дополнительные отпуска. Ситуация из практики. Как заполняется штатное расписание в отношении работников, которым оплата труда установлена по часовой тарифной ставке? Штатное расписание в отношении таких работников заполняется по общим правилам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Имеется отличие в заполнении граф 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и 9 "Всего в месяц, руб." унифицированной формы N Т-3. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации в графе 5 месячная зарплата работника по тарифной ставке (окладу) проставляется в рублях. Поскольку заработная плата работников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить штатное расписание в отношении таких работникам не представляется возможным. В данной ситуации рекомендуем графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и графу 9 "Всего в месяц, руб." не заполнять, а в графе 10 "Примечания" указать: "Оплата по часовой тарифной ставке" и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда (например, положение об оплате труда работников организации). См. образец заполнения штатного расписания. Ситуация из практики. Можно ли в штатном расписании отразить величину районного коэффициента в рублях? Унифицированная форма N Т-3 "Штатное расписание" заполняется согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами работодателя. В графах 6 - 8 "Надбавки" отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (северные надбавки, надбавки за ученую степень и др.), а также введенные по усмотрению организации (например, надбавки, связанные с режимом или условиями труда). Если графы 5 - 9 невозможно заполнить в рублевом исчислении в связи с применением в организации иных систем оплаты труда (бестарифной, смешанной и др.), они заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т.п.). Учитывая изложенное, рекомендуем заполнить штатное расписание следующим образом: - в графе 5 указывается тарифная ставка или оклад без учета районного коэффициента (например, 15 000); - в одной из граф "Надбавки" проставляются проценты без высчитывания конкретной суммы в рублях; - в графе 9 ставится прочерк; - в графе 10 дается ссылка на локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда (например, на Положение об оплате труда от 15.09.2010 N 17-од). Такое заполнение штатного расписания позволяет отразить основные виды выплат и их размеры, а также избежать неправильного расчета заработной платы работника. Указанный риск возникает в том случае, если система оплаты труда согласно ст. 135 ТК РФ предусматривает выплату не только оклада и районного коэффициента, но и премий. Размеры премий не указываются в штатном расписании, поскольку зависят в основном от качества труда работника. Следовательно, работодатель не может изначально правильно рассчитать в рублевом исчислении районный коэффициент, начисляемый согласно ст. 315 ТК РФ на заработную плату, частью которой являются премии. См. образец заполнения штатного расписания. |
Похожие:
 | Внести с 21. 08. 2017 в штатное расписание изменения, установив следующие оклады по должностям |  | |
| | ||
| | ||
| Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А. П. Васина | | В статье рассмотрим составление штатного расписания, внесение в него изменений, а также ответим на ряд других вопросов |
| В статье рассмотрим составление штатного расписания, внесение в него изменений, а также ответим на ряд других вопросов | | В организации по усмотрению руководства должна быть разработана индивидуальная инструкция по делопроизводству |