Система DocSend
|
|
Инструкция по обмену первичными электронными документами с использованием программы 1С: Предприятие 8.3, конфигурация Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0
|
Оглавление
Установка. 3
Открытие и запуск 3
Настройки 4
Параметры взаимодействия 4
Сведения об организации 5
Сведения о подписантах 6
Настройка контрагентов 7
Подключение к «Службе гарантированной доставки». 9
Участники обмена. 9
Обмен электронными документами между организацией и ее контрагентами. 10
Отправка документов. 10
Получение документов 15
Внешняя обработка «ткЭлектронныйДокументооборот.epf» (далее – «Обработка») является внешним файлом, написана на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.4.*), совместима с платформой 1С:Предприятие 8.3 и предназначена для работы в режиме управляемого приложения, тонкий или толстый клиент.
Обработка является интерфейсом между учетной системой компании и «Службой гарантированной доставки». Под учетной системой подразумевается программа 1С: Предприятие 8.3, конфигурации Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (далее – «Информационная база 1С»).
Обработка позволяет обмениваться первичными документами и счетами фактуры в электронном виде по каналам связи, т.е. формировать, отправлять и получать документы в электронном виде, создавать на основе полученных электронных документов бухгалтерские документы.
Обмен электронными документами осуществляется между организацией и ее контрагентами - участниками обмена, и возможен при условии подключения к системе DocSend.
Установка.
Зайдите на сайт http:// www. docsend.ru. В личном кабинете в разделе ДИСТРИБУТИВЫ скачайте файл «ткЭлектронныйДокументооборот.epf» * на жесткий диск вашего компьютера.
Запустите «1С».
Выберите в главном меню пункт «Администрирование», далее слева в панели навигации «Дополнительные отчеты и обработки».
Открытие и запуск
Для запуска обработки выберите «Файл» - «Открыть» (Рис. 1).
Рис.
Из открывшего списка файлов выберите сохраненный ранее файл обработки «ткЭлектронныйДокументооборот.epf» - «Открыть» (Рис. 2).
Рис.
Настройки Параметры взаимодействия
Рис.
При первом запуске обработки необходимо задать параметры для работы и для взаимодействия со «Службой гарантированной доставки». Для задания этих параметров нажмите кнопку «Настройка параметров» на командной панели обработки (рис. 3).
1. «Адрес сервера доставки», адрес сервера с которым происходит взаимодействие. Этот адрес используется при инициализации компоненты и в виде URL: http://services.docsend.ru/TRS
2. «Каталог хранения данных» программы. Если этот параметр не указан или пуст, то используется путь по умолчанию: %appdata%\ТехноКад\EDX\Core
В промышленной эксплуатации этот путь подходит для небольших организаций, использующих локальный 1С, но не всегда будет подходить для тех, кто хочет работать с компонентой с разных рабочих мест, для таких организаций этот путь должен быть указан явно и ссылаться на общий каталог.
Если в одной информационная базе 1С ведется учет по нескольким организациям лучше задать для всех организаций один общий каталог.
3. «Способ хранения ПФ». Задается способ хранения присоединенных файлов:
- в томах на диске – файлы электронных документов в формате XML будут храниться на диске компьютера в выше указанном каталоге;
- в информационной базе – файлы электронных документов в формате XML будут храниться в информационной базе 1С в соответствующем справочнике.
4. «Интервал автоматического обновления» – если значение определено (больше нуля), то после сохранения данной настройки будет задействован режим автоматического получения электронных документов (ЭД) с заданным интервалом (в минутах).
5. «Тихий режим» - в этом режиме не выводятся диалоговые окна, а также некоторые сервисные уведомления. Рекомендуется использовать в режиме автоматического получения ЭД.
Сведения об организации
В информационной базе 1С, в справочнике «Организации» (меню «Операции – Справочники», строка «Организации») должна быть заведена организация, от имени которой будут отправляться первичные документы (Рис. 4).
Рис.
Для организации в форме элемента справочника обязательно необходимо указать:
Сокращенное наименование организации – краткое наименование для показа в различных списках программы;
тип налогоплательщика – юридическое или физическое лицо;
полное наименование в соответствии с регистрационными документами (Рис.5);
Рис.
на закладке «Главное»:
ИНН – идентификационный номер налогоплательщика;
КПП – код причины постановки на учет;
ОГРН – основной государственный регистрационный номер;
код и наименование ИФНС, в которой организация состоит на учете и в которой зарегистрирована как абонент системы представления отчетности по каналам связи;
на закладке «Адреса» должны быть указаны:
адреса организации (адреса рекомендуется заполнять по классификатору);
телефон организации.
Сведения о подписантах
В справочнике «Ответственные лица» (он подчинен справочнику «Организации») должны быть внесены сведения о лице подписывающем электронные документы. Имя, фамилия и отчество подписанта должны полностью совпадать по написанию с данными указанными в сертификате ключа подписи (Рис. 6).
Рис.
Настройка контрагентов
У контрагента должны быть заполнены основные реквизиты (Рис. 7), в адресе должен обязательно присутствовать код региона (Рис. 8).
Рис.
Рис.
В информационной базе 1С для контрагентов, которые участвуют в обмене электронными документами, заполняются «Дополнительные сведения» - форма открывается при действии по одноименной команде из Справочника «Контрагенты». (Рис. 9). Свойство «ткУчастникОбмена» влияет на подбор документов в таблице «Отправлено», при заполнении по кнопке «Заполнить уч. ЭДО».
Рис.
Подключение к «Службе гарантированной доставки».
После запуска обработки, в открывшемся окне надо заполнить поле «Организация». Поле «Подписант1» заполняется выбором из справочника «Ответственные лица». Далее нажать кнопку «Подключиться» в главном меню программы (Рис. 10).
При подключении организация, проходит инициализацию в «Службе гарантированной доставки», авторизуясь при этом по ключу ЭЦП. Если у организации зарегистрировано несколько сертификатов, откроется диалог выбора сертификата.
После подключение кнопка «Подключиться» изменит название на «Подключен». Для отключения надо стереть значение поля «Организация».
Рис.
Участники обмена.
Обмениваться электронными документами могут организации, зарегистрированные в системе DOCSEND.
Обмен электронными документами между организацией и ее контрагентами.
Рассмотрим отправку документов на примере работы двух организаций ТД «Александр» и ООО «Тритон». ТД «Александр» является продавцом, ООО «Тритон» соответственно покупателем.
Обе организации зарегистрированы в системе DOCSEND, используют учетную систему - конфигурацию «1С Бухгалтерия предприятие ред. 3.0». В справочнике контрагентов организации ТД «Александр» имеется информация о контрагенте ООО «Тритон» (Рис.9). Соответственно в справочнике контрагентов организации ООО «Тритон» имеется информация о контрагенте ТД «Александр».
Отправка документов.
Организация OOO ТД «Александр» осуществила реализацию в адрес контрагента ООО «Тритон», по каждому факту хозяйственной деятельности в программе 1С существуют документ «Реализация товаров и услуг», «Счет Фактура выданный», введенный на основании документа реализации (Рис.11,12).
Рис.
Рис.
Перейдем на закладку «Отправлено».
Заполним таблицу документами на реализацию. Нажмите кнопку «Заполнить» в командной панели закладки (Рис. 13).
При нажатии кнопки заполнить в открывающемся меню следует выбрать способ заполнения таблицы: по участникам ЭДО, по всем контрагентам. Участники – это те контрагенты, у которых в справочнике «Контрагенты» в «Дополнительных сведениях» стоит признак – «Участник обмена» - «Да» (Рис. 9).
Предусмотрены разные варианты заполнения таблицы:
Чтобы выбрать документы по конкретной организации (ООО «Тритон»), выберите эту организацию в поле «Контрагент».
Если нужны документы за конкретный период, задайте его в поле «Период» в командной панели обработки.
Чтобы увидеть состояние отправленных ранее документов, нажмите кнопку «Статусы» в командной панели закладки. Служба доставки сообщит информацию о статусах переданных ранее документах. В нашем примере в адрес получателя ранее уже были отправлены документы, их мы видим в таблице. По цвету текста и статусу можно определить о текущем состоянии отправки документа (Рис.13).
Черный шрифт – документы не были отправлены;
Желтый шрифт – документы отправлены, обмен НЕ завершен;
Красный шрифт – получено уведомление об уточнении;
Зеленый шрифт – документы получены, обмен завершен.
Рис.
Отправим еще несколько документов в адрес ООО «Тритон».
Подготовим документы для отправки, пометим галочками в крайней колонке «Выгружать» документы, которые собираемся отправить. Укажем Подписи на каждом документе, проставив галочки в колонках «Подпись1» («Подпись2»). Галочка в колонке «Подпись1» соответствует ЭЦП «Подписанта1», «Подпись2» – ЭЦП «Подписатна2 «(Рис. 14).
Рис.
Для подготовки к отправке нажмем кнопку «Сформировать ЭД».
При нажатии этой кнопки выполняются следующие действия:
по ИНН/КПП контрагента проверяется, зарегистрирован ли он в системе «DocSend», доступна ли эта организации для взаимодействия в электронном виде;
формируются электронные документы;
осуществляется файловый логический контроль сформированных электронных документов на соответствие требуемому формату обмена;
каждый документ подписывается необходимым количеством ЭЦП;
формируется пакет документов для отправки, который шифруется на ключе получателя.
Статус документов измениться на «Сформирован, готов к отправке» (Рис. 15).
Рис.
Далее следует нажать кнопку «Обменяться» в командной панели обработки. При этом происходит передача документов на сервер специализированного оператора связи, который высылает отправителю подтверждение даты отправки и далее направляет документы в адрес получателя.
Чтобы узнать текущий статус документов – Нажимаем кнопку «Статусы». Статус должен измениться «Отправлено извещение о получении даты отправки»
Дважды кликнув в строке по колонке «Статус», откроется окно «Состояние обмена» (Рис. 16).
Рис.
Теперь будем ждать ответы получателя, периодически нажимая «Обменяться», «Статус». Когда получатель получит эти документы, статус отправленных документов изменится на «Получено извещение о получении» (Рис. 17).
Рис.
Теперь будем ждать реакцию получателя, либо сообщение о приеме, либо уведомление об уточнении.
В итоге один отправленный нами документ был принят получателем. Другой был отклонен.
Рис.
Получение документов
ООО «Тритон» как покупатель осуществляет прием документов. Для приема документов необходимо запустить обработку.
В поле «Организация» из списка организаций выбираем организацию – получатель (ООО «Тритон»). В полях «Подпись1» («Подпись2») указываем ответственных лиц организации, подписывающие принятые документы. Выполняем подключение.
Перейдем на закладку «Получено».
При открытии таблица полученных документов будет пустой. Нажимаем кнопку «Обменяться».
Рис.
При нажатии кнопки «Обменяться» покупатель получает отправленные в его адрес электронные документы. При этом в фоновом режиме осуществляется расшифровка пакета, проверка подлинности ЭЦП отправителя, файловый логический контроль на соответствие стандартному формату, а также отправка в адрес отправителя протокола со статусом, что документы получены. (Если сотрудник компании ТД «Александр» в этот момент в обработке нажмет кнопку «Обменяться» и обновит статусы, то статусы этих отправленных документов будут изменены на «Получено извещение о получении» (Рис. 17)).
Нажимаем кнопку «Заполнить». В таблице должны появиться полученные документы со статусом «Отправлено извещение о подтверждении даты получения оператору» (Рис.20).
Рис.
Обработка принятых документов заключается в последовательном открытии документов и принятия решения: принять или отклонить документы.
Для открытия документа надо установить курсор на строку с полученным документом и дважды кликнуть либо нажать кнопку «Принять/Отклонить». Открывается электронная форма документа - читаются полученные файлы Накладная (Акт) и Счет Фактура.
Рис.
Пользователю необходимо просмотреть содержимое накладной и принять решение о приеме либо отклонении документа.
Прием документов и регистрация в информационной базе 1С
Для приема полученных электронных документов и ввода их в информационную базу 1С, нажимаем кнопку «Принять». При этом на основании электронного документа будут созданы документы информационной базы 1С «Поступление товаров и услуг» и «Счет фактура полученный».
Перед приемом документа необходимо установить соответствие между номенклатурой Организации и номенклатурой поставщика в информационной базе 1С. Для этого выставляем галочку в поле «Сопоставить номенклатуру перед приемом документа». На экран будет выведено диалоговое окно «Сопоставление данных по номенклатуре» (Рис.22). Заполняем таблицу. В поле «Номенклатура» надо выбрать номенклатуру из справочника «Номенклатура поставщика» информационной базы, которая будет соответствовать указанной в полученном электронном документе.
Если соответствие номенклатур проводилось ранее, эту операцию можно не выполнять.
Рис.
Если выставлен признак «Открыть форму документа», то после создания откроется его форма для просмотра и заполнения недостающими данными (Договор, Склад, Счет учета).
Переключатель «Загрузить как новый документ», «Перезаполнить существующий» - определяет способ загрузки документа. В первом случае создается новый документ, во втором – перезаполняется ранее созданный данными из принятого ЭДО. Ссылка на перезаполняемый документ автоматически заполняется в поле справа от переключателя.
После приема и проведения документа следует нажать кнопку «Обменяться». В адрес поставщика уходит протокол приема, при получении которого у поставщика меняется статус отправленного документа на «Отправлен ответ, обмен завершен»
Рис.
(Если сотрудник компании ТД «Александр» в этот момент в обработке нажмет кнопку «Обменяться» и обновит статусы, то он увидит, что отправленный документ был принят, и в колонке «Ответ Док» стоит галочка, а статус указан «Получен ответ, обмен завершен» (Рис. 18)).
Отклонение принятых электронных документов
Если документ прислан ошибочно формируется отказ от приема документа по нажатию кнопки «Отклонить», с указанием причины отказа в поле электронного документа «Текст уведомления» (Рис.24).
Рис.
После отказа в приеме документа следует нажать кнопку «Обменяться». В адрес поставщика уходит уведомление об уточнении, при получении которого у поставщика меняется статус отправленного документа «Отправлено извещение о получении уведомления об уточнении».
Если присланный документ содержит ошибки, которые в дальнейшем поставщик исправит, то документ принимается, создается в информационной базе 1С, а потом на принятый документ формируется уведомление о уточнении.
При получении уведомления об уточнении с требованием исправиить ошибки Поставщик формирует у себя в базе другие документы и повторяет процесс отправки. Повторно отправлять отправленные ранее документы с внесенными в них исправлениями нельзя. Необходимо создать документ «Корректировка реализации», на его основании корректировочный или исправленный счет фактуры и повторить процесс отправки. |
