Методические рекомендации по формированию, ведению и хранению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области

Скачать 247.96 Kb.

Название	Методические рекомендации по формированию, ведению и хранению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области
страница	1/2
Тип	Методические рекомендации

blankidoc.ru > Договоры > Методические рекомендации

1 2

ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И КАДРОВ

Методические рекомендации по формированию, ведению и хранению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления

муниципальных образований Пензенской области

г. Пенза

2014 год
Настоящие методические рекомендации разработаны Управлением государственной службы и кадров Правительства Пензенской области в целях обеспечения единообразного подхода органов местного самоуправления Пензенской области к организации работы по формированию, ведению и хранению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления Пензенской области.

1.1. Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с:

- Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

- Законом Пензенской области от 10.10.2007 № 1390-ЗПО «О муниципальной службе в Пензенской области»;

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Пензенской области.

1.2. Методические рекомендации предназначены для практического применения кадровыми подразделениями (специалистами по ведению кадрового делопроизводства) органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области, с целью создания единого подхода к формированию, ведению и хранению личных дел муниципальных служащих (далее - муниципальный служащий) и повышения эффективности обработки содержащихся в них персональных данных.

1.3. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляет кадровое подразделение соответствующего органа местного самоуправления муниципального образования Пензенской области (далее – орган местного самоуправления) либо лицо, ответственное за кадровую работу в органе местного самоуправления (далее - кадровое подразделение).

1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

1.5. Ведение нескольких личных дел на муниципального служащего не допускается.

1.6. При назначении муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом органе местного самоуправления его личное дело передается в орган местного самоуправления по новому месту замещения должности в порядке, установленном разделом 8 настоящих методических рекомендаций.
2. Обязанности кадрового подразделения при ведении личных дел

муниципальных служащих
2.1. В обязанности кадрового подразделения, осуществляющего формирование, ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, входит:

2.1.1. Получение персональных данных лично у гражданина Российской Федерации, поступающего на муниципальную службу;

2.1.2. Получение письменного согласия гражданина на получение, обработку и хранение персональных его данных с указанием целей для совершения данных операций;

2.1.3. Приобщение к личному делу представленных гражданином документов в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

2.1.4. Заверение своей подписью соответствия представленных копий документов их оригиналам. К личному делу приобщаются только заверенные копии документов;

2.1.5. Проверка наличия подписи гражданина на анкете;

2.1.6. Подтверждение своей подписью достоверности и полноты сведений, указанных в анкете, сведений о доходах.

2.1.7. Обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих, конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих;

2.1.8. Ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Ознакомление муниципального служащего с документами его личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и в иных случаях, предусмотренных законодательством о муниципальной службе, осуществляется в порядке, установленном разделом 7 настоящих методических рекомендаций.

2.2. Работники, уполномоченные на формирование, ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленного действующим законодательством.
3. Оформление и регистрация личных дел муниципальных служащих
3.1. Личное дело муниципального служащего формируется кадровым подразделением после издания правового акта органа местного самоуправления о назначении гражданина Российской Федерации на должность муниципальной службы и ведется на протяжении всего периода прохождения муниципальной службы.

При формировании личных дел можно ориентироваться на Основные Правила работы архивов. В частности, необходимо соблюдать следующие основные требования:

- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

- документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

3.2. Личное дело муниципального служащего подлежит регистрации в журнале учета личных дел муниципальных служащих соответствующего органа местного самоуправления (далее - журнал учета личных дел сотрудников) по форме согласно приложению 1 к настоящим методическим рекомендациям. Журнал учета личных дел сотрудников должен быть прошит, пронумерован, скреплен печатью и подписью ответственного должностного лица кадрового подразделения.

3.3. Все документы личного дела муниципального служащего брошюруются, нумеруются карандашом в правом верхнем углу и помещаются в обложку дела. На документы личного дела муниципального служащего составляется опись по форме согласно приложению 2 к настоящим методическим рекомендациям. Опись документов, находящихся в личном деле (далее - опись), помещается в начало личного дела и не нумеруется до момента передачи личного дела в другой орган местного самоуправления или архив. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по журналу учета личных дел сотрудников.

3.4. На передний форзац личного дела помещается лист ознакомления муниципального служащего с личным делом по форме согласно приложению 3 к настоящим методическим рекомендациям.

Лист ознакомления не нумеруется до момента передачи личного дела в другой орган местного самоуправления или архив.

3.5. На обложке личного дела муниципального служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на муниципальную службу и дата увольнения с муниципальной службы.
4. Документы, включаемые в личное дело муниципального служащего
4.1. В личное дело муниципального служащего включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, увольнением с муниципальной службы и подтверждающие профессиональную служебную деятельность муниципальных служащих в органах местного самоуправления.

4.2. Первоначально личное дело муниципального служащего формируется из документов, предъявляемых гражданином Российской Федерации при поступлении на муниципальную службу, впоследствии к личному делу муниципального служащего приобщаются в соответствии с настоящими методическими рекомендациями иные документы, отражающие прохождение муниципальной службы.

4.3. При первоначальном формировании личного дела муниципального служащего в него включаются документы в следующей последовательности:

4.3.1. Дополнение к анкете по форме согласно приложению 4 к настоящим методическим рекомендациям;

Дополнение к анкете оформляется при формировании личного дела и заполняется в процессе прохождения муниципальной службы, при необходимости внесения в личное дело сведений об изменениях в профессиональной деятельности муниципального служащего.

В первом разделе дополнения к анкете фиксируются сведения о прохождении муниципальной службы (перемещение на иные должности с указанием дат вступления в должность и ухода с нее, присвоение классного чина со ссылкой на документы-основания). Во втором разделе указываются данные о профессиональной деятельности муниципального служащего: дополнительное профессиональное образование, награждение орденами и медалями, наложение и снятие дисциплинарных взысканий, изменения в других учетных признаках.

Обязательным реквизитом дополнения к анкете являются отметки об ознакомлении муниципального служащего с личным делом.

Образец заполнения дополнения к анкете представлен в приложении 4 к настоящим методическим рекомендациям;

4.3.2. Собственноручно заполненную и подписанную анкету по форме, установленной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

4.3.3. Копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

4.3.4. Копию трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор (контракт) заключается впервые;

4.3.5. Копию документа об образовании;

4.3.6. Копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор (контракт) заключается впервые;

4.3.7. Копию свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

4.3.8. Копии документов воинского учета - для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

4.3.9. Заключение медицинской организации об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу;

4.3.10. Сведения о доходах за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

4.3.11. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

4.3.12. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность муниципальной службы по результатам конкурса): выписка из протокола заседания конкурсной комиссии органа местного самоуправления;

4.3.13. Документы о включении в кадровый резерв (если гражданин назначен на должность муниципальной службы из кадрового резерва);

4.3.14. Согласие на обработку персональных данных;

4.3.15. Справку о результатах проверки достоверности и полноты представленных персональных данных и сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных действующим законодательством;

4.3.16. Письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу;

4.3.15. Копию правового акта органа местного самоуправления о назначении на должность муниципальной службы;

4.3.16. Экземпляр трудового договора;

4.3.17. Копию должностной инструкции муниципального служащего.

4.4. В процессе прохождения муниципальной службы к личному делу муниципального служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления:

4.4.1. Экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

4.4.2. Копии решений о награждении муниципального служащего государственными наградами Российской Федерации, наградами Пензенской области, наградами Губернатора Пензенской области, иными наградами, присвоении муниципальному служащему почетных званий, присуждении ему государственных премий (если таковые имеются);

4.4.3. Ежегодно предоставляемые сведения (справки) о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

4.4.4. Экзаменационный лист муниципального служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, представление на классный чин;

4.4.5. Копия правового акта представителя нанимателя (работодателя) (выписка из него) о присвоении муниципальному служащему классного чина;

4.4.6. Аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

4.4.7. Копии документов (выписки из документов) об исчислении стажа муниципальной службы;

4.4.8. Копия правового акта муниципального органа о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

4.4.9. Уведомление о предстоящем сокращении должности муниципальной службы либо об изменении определенных условий трудового договора;

4.4.10. Письменное заявление муниципального служащего о переводе и назначении на иную должность муниципальной службы;

4.4.11. Копии правовых актов органа местного самоуправления о переводе и назначении муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о переименовании должности муниципальной службы;

4.4.12. Копии актов о поощрении муниципального служащего, а также наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

4.4.13. Письменное заявление муниципального служащего об освобождении от замещаемой должности муниципальной службы, о расторжении трудового договора;

4.4.14. Копия правового акта органа местного самоуправления об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора и увольнении с муниципальной службы.

4.5. К личному делу муниципального служащего приобщаются письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.

4.6. Не рекомендуется приобщать к личному делу документы, хранящиеся до 10 лет (справки образовательных организаций о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, справки о состоянии здоровья, за исключением медицинского заключения установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению).

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов муниципального служащего не допускается. Запрещается также получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
5. Порядок оформления документов, включаемых в личные дела

муниципальных служащих
5.1. К личным делам муниципальных служащих приобщаются оригиналы документов либо их копии, заверенные в установленном порядке.

5.2. В случае значительного объема документа к личному делу муниципального служащего приобщается выписка из документа.

Выписка должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид документа, номер, дату, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).

5.3. Все исправления, внесенные в документы личного дела муниципального служащего, должны быть заверены подписью лица, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел, и печатью органа местного самоуправления.

5.4. Анкета заполняется гражданином Российской Федерации при поступлении на муниципальную службу по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации.

При заполнении анкеты должны соблюдаться следующие правила:

- анкета заполняется гражданином Российской Федерации собственноручно, разборчиво, без помарок и исправлений;

- на все вопросы даются полные ответы в строгом соответствии со сведениями, содержащимися в личных документах гражданина Российской Федерации;

- прочерки в графах не допускаются, отрицательные ответы записываются без повторения вопроса («не имею», «не был» и т.п.).

5.5. Работник, ответственный за ведение личных дел муниципальных служащих, обязан при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием фамилии и печатью кадрового подразделения.

5.6. Изменения персональных данных муниципального служащего отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется. Муниципальный служащий обязан в течение 3-х рабочих дней представить в кадровое подразделение оригиналы документов либо удостоверенные в установленном порядке копии документов (выписки из них), подтверждающие изменения персональных данных. Копии документов об изменении персональных данных приобщаются к личному делу муниципального служащего в установленном порядке.
6. Порядок хранения личных дел муниципальных служащих
6.1. Личные дела муниципальных служащих хранятся в кадровом подразделении в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

6.2. Кадровые подразделения обеспечивают сохранность личных дел муниципальных служащих и содержащихся в них сведений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.3. Личные дела муниципальных служащих содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

6.4. Личные дела лиц, уволенных с муниципальной службы (за исключением муниципальных служащих, указанных в пункте 8.1 настоящих методических рекомендаций), хранятся в кадровом подразделении в течение 10 лет со дня увольнения лица с муниципальной службы, после чего передаются в архив.

6.5. Личные дела лиц, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения муниципальной службы, хранятся в кадровом подразделении в течение 10 лет со дня прекращения трудового договора (срочного договора) муниципального служащего, после чего передаются в архив.
7. Порядок ознакомления с личными делами

муниципальных служащих
7.1. Ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела происходит в присутствии должностного лица кадрового подразделения.

7.2. Факт ознакомления с личным делом муниципального служащего удостоверяется личной подписью муниципального служащего в листе ознакомления с личным делом.

7.3. Личное дело муниципального служащего на руки муниципальному служащему во временное пользование не выдается.

7.4. При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела, муниципальный служащий вправе заявить об этом в кадровую службу органа местного самоуправления. К заявлению прикладываются документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).
8. Порядок передачи личных дел муниципальных служащих
8.1. При назначении муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом муниципальном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.

8.2. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой муниципального органа в соответствии с пунктом 6.4 настоящих методических рекомендаций, поступит вновь на муниципальную службу, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.

8.3. Передача личного дела муниципального служащего производится по письменному запросу руководителя органа местного самоуправления с оформлением акта приема-передачи.

Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадрового подразделения и удостоверяется печатями соответствующих органов местного самоуправления. Акт приема – передачи оформляется согласно приложению 5 к настоящим методическим рекомендациям.

8.4. При подготовке к передаче личное дело муниципального служащего оформляется в следующем порядке:

8.4.1. В начало личного дела муниципального служащего помещается опись документов, которая завершается итоговой записью.

8.4.2. В конец личного дела помещается лист ознакомления с личным делом муниципального служащего и нумеруется карандашом по порядку.

8.4.3. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются. Листы описи документов нумеруются отдельно.

Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении. При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Важно оформить и лист-заверитель, по форме согласно приложению 6 к настоящим методическим рекомендациям, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

8.4.4. При передаче кадровым подразделением личного дела муниципального служащего в другой муниципальный орган или архив в журнале учета личных дел в графе «Примечание» указывается наименование органа местного самоуправления, куда передано личное дело, и дата его передачи.

8.5. Передача личных дел муниципальных служащих на хранение в архив осуществляется в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Пензенской области, иными нормативными правовыми актами Пензенской области.

Приложение 1

к методическим рекомендациям

по ведению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления

ЖУРНАЛ

учета личных дел сотрудников

в ___________________________________________________________________

_{(наименование органа местного самоуправления)}

№ п/п	Номер дела	ФИО	Должность, структурное подразделение	Дата приема	Дата увольнения	Примечание
1	2	3	4	5	6

В настоящей книге прошито, пронумеровано и скреплено печатью _________ листов.

____________________________ _______ ____________

_{(должность сотрудника кадрового подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)}

Приложение 2

к методическим рекомендациям

по ведению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления

ОПИСЬ

документов, находящихся в личном деле

Ф.И.О. ______________________________

№ п/п	Наименование документа	Количество листов	Номер листов дела

Итоговая запись при передаче личного дела:

Итого (цифрами и прописью) _________________________документов.

Количество листов описи (цифрами и прописью): _________________ .

Должность _________ Подпись _______ Расшифровка подписи ______

Дата составления

Приложение 3

к методическим рекомендациям

по ведению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления

Лист ознакомления с личным делом

Ф.И.О.: ___________________________

№ п/п	Дата ознакомления	Подпись	Примечание

Приложение 4

к методическим рекомендациям

по ведению личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления

Лицевая сторона

ДОПОЛНЕНИЕ

к анкете по учету кадров

Фамилия

КАРАСЁВ

Имя

ИГОРЬ

Отчество

ЛЬВОВИЧ

I. Данные о работе после заполнения анкеты

Д О Л Ж Н О С Т Ь с указанием наименования органа местного самоуправления	Местонахождение органа местного самоуправления (город, район)	Число, м-ц, год	вступления в должность	Решение	об утверждении работника
			уход с должности		об освобождении работника
Консультант отдела по работе с обращениями граждан администрации __________района	г. Пенза	30.06.2008		Распоряжение от 30.06.2008 № 66-р/к
Присвоен классный чин муниципальной службы советник муниципальной службы 3 класса	-//-	15.11.2008		Распоряжение от 15.11.2008 № 84-р/к

1 2

	Методические рекомендации по формированию квалифицированного кадрового... Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования работы кадровых служб и развития системы формирования квалифицированного...		Методические рекомендации для органов местного самоуправления муниципальных... О формировании, подготовке и использовании резерва управленческих кадров на федеральном уровне 5
	Управление государственной службы и кадров Методические рекомендации предназначены для руководителей аппаратов администраций и специалистов кадровых служб органов местного...		Обзор практики государственной регистрации уставов муниципальных... Альных образований составляют правовую основу местного самоуправления. В соответствии с уставом принимаются иные муниципальные правовые...
	Методические рекомендации по вопросам внедрения и применения в органах... Исчерпывающий перечень видов поощрений законодательством Российской Федерации, субъектов Российской Федерации не установлен		Методические рекомендации по оформлению наградных документов при представлении Тамбовской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Тамбовской области, органов местного самоуправления...
	Администрация липецкой области ассоциация «Совет муниципальных образований... О работе органов местного самоуправления муниципальных образований Липецкой области по дальнейшему развитию территорий и повышению...		Собрание депутатов зерноградского района решение Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления муниципального образования...
	Методические рекомендации по подбору кадров в органы местного самоуправления Общие положения Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования и развития системы подбора кадров в органах местного самоуправления...		Методические рекомендации по проведению квалификационного экзамена... Пензенской области и включают в себя характеристику основных этапов проведения квалификационного экзамена муниципальных служащих...

Похожие: