Руководителя офиса продаж

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ОФИСА ПРОДАЖ

стр. из Редакция -0 Дата –27.08.2010

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

РУКОВОДИТЕЛЯ ОФИСА ПРОДАЖ

1. 
   Настоящая должностная инструкция предназначена для регламентации трудовой деятельности Руководителя офиса продаж (далее – Руководителя офиса продаж).
   
2. 
   Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами ООО «РоссТур» (далее – Общество).
   
3. 
   Руководитель офиса продаж назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора Общества.
   
4. 
   Руководитель офиса продаж подчиняется Дирекции Общества, руководствуется в своей работе локальными нормативными актами Общества, настоящей Инструкцией.
   
5. 
   У Руководителя офиса продаж в подчинении находятся сотрудники офиса продаж.
   
6. 
   Руководитель офиса продаж является материально ответственным лицом. При приеме на работу с ним заключается Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
   
7. 
   На время продолжительного отсутствия Руководителя руководителя офиса продаж (отпуск, болезнь, командировка и прочее) его обязанности исполняет Старший менеджер по продажам или лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей на основании соответствующего приказа.
   

• 
  Федеральный закон от 24 ноября 1996 года № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»;
  
• 
  Иные нормативные правовые акты, руководящие и методические документы, определяющие направление и перспективы осуществления и развития туристической деятельности;
  
• 
  Нормативные правовые документы, регламентирующие оформление выездной и въездной документации, Перечень документов, необходимых для оформлении виз, порядок и условия их оформления и выдачи, продления срока их действия, восстановления в случае утраты, а также порядка аннулирования виз,
  
• 
  Законодательство России и стран направления, регулирующее порядок пересечения границы, заключенные и действующие консульские конвенции между Россией и странами мира (в частности, странами соответствующего направления), формы, образцы заполнения, сроки оформления и возможные причины отказа в оформлении виз;
  
• 
  Основы туристского права;
  
• 
  Договорное право в туристской деятельности;
  
• 
  Основы маркетинга и менеджмента;
  
• 
  Традиции, географию и климат стран мира;
  
• 
  Природные, исторические, культурные достопримечательности стран мира;
  
• 
  Виды средств транспорта и варианты возможных транспортных сообщений с российскими и зарубежными территориями;
  
• 
  Порядок валютного и таможенного контроля;
  
• 
  Конъюнктуру туристического рынка;
  
• 
  Порядок оформления договоров и заключения контрактов по реализации туров;
  
• 
  Принципы определения стоимости туров;
  
• 
  Правила бронирования билетов и услуг;
  
• 
  Правила страхования туристов;
  
• 
  Схемы работы с туроператорскими компаниями;
  
• 
  Терминологию и аббревиатуры, принятые в туристической индустрии;
  
• 
  Справочники, периодические издания и научные публикации по туризму, туристические каталоги;
  
• 
  Правила оформления туристической документации (путевок, ваучеров, страховых полисов и др.);
  
• 
  Методы сбора и обработки информации с использованием современных технических средств связи и компьютерных технологий;
  
• 
  Этику делового общения, правила установления деловых контактов и проведения деловых переговоров;
  
• 
  Локальные нормативные акты Работодателя, касающиеся трудовой деятельности Работника.
  

• 
  Управление офисом продаж и администрирование персонала, входящего в состав офиса продаж.
  
• 
  Предоставление клиентам Общества полной и достоверной информации по предлагаемым продуктам и услугам.
  
• 
  Продажа туристических продуктов и услуг.
  

1. 
   Управляет офисом продаж и работой персонала, входящего в состав офиса;
   
2. 
   Исполняет поручения вышестоящего руководства, распоряжения, приказы, регламенты, инструкции, касающиеся деятельности Руководителя офиса продаж;
   
3. 
   Обеспечивает исполнение сотрудниками офиса продаж распоряжений, приказов, регламентов, инструкций, касающихся деятельности офиса;
   
4. 
   Контролирует использование сотрудниками технических, информационных, рекламно-маркетинговых и других ресурсов, имеющихся в офисе продаж;
   
5. 
   Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню – работа оргтехники, телефонной связи, Интернета, учетной программы и.т.п.;
   
6. 
   Поддерживает высокий уровень дисциплины среди сотрудников офиса продаж;
   
7. 
   Обеспечивает поддержание чистоты и порядка в офисе;
   
8. 
   Обеспечивает соблюдение графика работы офиса и сотрудников офиса. Ведет учет рабочего времени. Составляет график работы менеджеров и Табель учета рабочего времени, своевременно передает их в отдел персонала;
   
9. 
   Обеспечивает посещение сотрудниками офиса продаж собраний, семинаров, тренингов и других мероприятий, организуемых Предприятием;
   
10. 
    Формирует у сотрудников офиса продаж установку на достижение результата, формирует корпоративный дух среди сотрудников, поддерживает благоприятный социально-психологический климат в коллективе;
    
11. 
    Участвует в организации и исполнении процессов по улучшению качества обслуживания клиентов;
    
12. 
    Привлекает клиентов при помощи всех имеющихся возможностей по согласованию с вышестоящим руководством, а также обеспечивает привлечение клиентов другими сотрудниками офиса;
    
13. 
    Контролирует внесение сотрудниками данных в системы бронирования, учётную систему, кассовую систему, в иные системы, документацию и отчётность;
    
14. 
    Контролирует соблюдение расчетно-кассовой дисциплины сотрудниками офиса продаж;
    
15. 
    Организует процесс обучения новых сотрудников, участвует в оценке по прохождению испытательного срока;
    
16. 
    Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
    
17. 
    Обеспечивает исполнение сотрудниками офиса продаж требований по охране труда и технике безопасности при работе в офисе продаж;
    
18. 
    Взаимодействует со всеми подразделениями головного офиса, своевременно передает необходимые документы в головной офис компании;
    
19. 
    Оперативно информирует вышестоящее руководство о всех фактах нарушения сотрудниками требований, предъявляемых к сотрудникам офисов продаж.
    

20. 
    Изучает различные источники туристской информации с целью формирования собственных информационных баз по турам и туроператорам;
    
21. 
    Изучает требования клиентов к туристическим продуктам, осуществляет анализ маркетинговых исследований спроса на туристические услуги;
    
22. 
    Устанавливает контакты с туроператорами с целью изучения программ туров, определения туров, пользующихся наибольшим спросом у клиентов;
    
23. 
    Разрабатывает предложения по координации турпродуктов с учетом индивидуальных и специальных требований клиентов (диета, медицинские показания, инвалидность, пр.). При невозможности изменения составляющих турпродукта организует поиск наиболее приемлемых для клиентов туров;
    
24. 
    Осуществляет поиск наиболее выгодных по оплате, срокам и качеству обслуживания туроператоров;
    
25. 
    Консультирует и обслуживает клиентов по заявкам, принятым в офисе продаж, по телефону, по электронной почте, через сайт, а также через другие каналы привлечения клиентов;
    
26. 
    Предоставляет клиентам полную и достоверную информацию об условиях совершения тура, маршрутах, странах пребывания;
    
27. 
    Информирует клиентов о таможенных и пограничных правилах, особенностях пребывания в выбранной клиентом стране, существующих там правилах, обычаях и законах;
    
28. 
    Составляет калькуляции туров. Согласовывает калькуляции и программы индивидуальных туров;
    
29. 
    Принимает личные документы клиента, необходимые для оформления тура;
    
30. 
    Бронирует услуги по оформленной заявке после оплаты заказчиком, в соответствии с действующими требованиями;
    
31. 
    Вносит всю необходимую информацию в систему бронирования «РоссТур»;
    
32. 
    Ведет своевременную переписку с организаторами тура по вопросам бронирования, изменения, подтверждения, аннулирования туров;
    
33. 
    Оформляет окончательный пакет документов по приобретаемой услуге после подтверждения партнёром заявки на бронирование;
    
34. 
    Контролирует своевременную и полную оплату туров клиентами, согласно заключенному с ними договору;
    
35. 
    Контролирует поступление денежных средств в системе бронирования в случаях безналичного расчета;
    
36. 
    Постоянно информирует клиента о ходе выполнения условий договора;
    
37. 
    Своевременно согласовывает с клиентом все изменения заказа или его аннулирование по инициативе клиента или компании, получает расписку с клиента на согласие со всеми изменениями с указанием этих изменений;
    
38. 
    Своевременно получает в паспортно-визовом отделе информацию о требованиях, предъявляемых консульствами и посольствами для оформления виз;
    
39. 
    Контролирует передачу документов на визу по заявке - получение пакета документов от заказчика, передачу пакета партнёру;
    
40. 
    Проверяет соответствие и комплектацию пакета всех материалов и документов, необходимых для реализации поездки клиентом;
    
41. 
    Выдает пакет документов и информационных материалов клиенту перед отъездом, проводит краткий инструктаж;
    
42. 
    Осуществляет постпродажное обслуживание клиента (общение с клиентом по результатам поездки, привлечение к планированию повторной поездки и т.п.)
    
43. 
    Ежемесячно готовит отчет для бухгалтерии по улетевшим туристам в прошедшем месяце;
    
44. 
    Соблюдает правила кассовой дисциплины – принимает денежные средства в соответствии со счетом, ведет кассовую книгу, формирует отчёты по использованию бланков строгой отчетности.
    

2. 
   За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
   

1. 
   За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.
   
2. 
   За соблюдение расчётно-кассовой дисциплины;
   
3. 
   За материальные ценности, находящиеся в офисе продаж;
   
4. 
   За качество сервиса предоставляемого клиентам в офисе продаж;
   
5. 
   За качество и достоверность информации, предоставляемой партнёрам при реализации продуктов;
   
6. 
   За достоверность подписей клиентов на оформляемых документах при реализации продуктов;
   
7. 
   За результаты и эффективность производственной деятельности офиса продаж;
   
8. 
   За качество и достоверность предоставляемой информации о работе офиса продаж/отчётности;
   
9. 
   За соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.