Требуемые документы при проведении ИК для отправки в Москву.
Устав на бумажном носителе, заверенный предприятием (учреждением)
(+ копия Положения о филиале (обособленном подразделении) с приложением заверенного нотариально!!! «Уведомления о постановке на учет в налоговом органе РФ , где указан хотя бы КПП филиала, если Вы таковым являетесь), свидетельства ОГРН и ИНН юридического лица со всеми изменениями и дополнениями.
Выписка из ЕГРЮЛ на момент проверки (оригинал!!!) (для филиалов можно копию заверенную главным предприятием).
Анкета за период начала действия аттестата аккредитации до ИК (пример заполнения прилагается).
Анкета присылается в экспертную организацию ЗАРАНЕЕ!!! перед проверкой не позже, чем за неделю!!!!
Справка о деятельности с момента аккредитации или с момента последнего инспекционного контроля (структура справки совпадает с формами паспорта лаборатории!!) тоже присылается в экспертную организацию ЗАРАНЕЕ!!! перед проверкой не позже, чем за неделю!!!!
Отчет о выполнении рекомендаций предыдущего акта проверки (по аккредитации или ИК) (подробный отчет о выполнении всех замечаний и рекомендаций комиссии по аккредитации и/или комиссии по инспекционному контролю с указанием пунктов акта и формулировок замечания!! Эти замечания написаны в актах работы комиссий. Смотрите и внимательно отвечайте. К ответам нужно будет приложить скан.копии подтверждающих документов).
тоже присылается в экспертную организацию ЗАРАНЕЕ!!! перед проверкой не позже, чем за неделю!!!!
к моменту проверки обязательно должны быть отсканированные документы в вашем компьютере (всего должно быть не менее 7!!!! папок):
в папке «Персонал»:
Создать файлы («досье») на каждого сотрудника лаборатории и присвоить файлу фамилию соответствующего сотрудника. Файл должен содержать следующую информацию на каждого отдельно взятого сотрудника:
приказы обо всех изменениях в структуре, кадровом составе, на которые вы ссылались в анкете и справке о деятельности (прием и увольнение сотрудников, приказы об изменении штатного расписания, приказ о назначении менеджера по качеству лаборатории и т.д.);
копии планов-графиков о повышении квалификации, аттестации сотрудников
копии дипломов сотрудников
копии удостоверений на сотрудников, повысивших квалификацию
копия Протокола аттестации на соответствие занимаемой должности с результатами и с подписями ознакомления
должностные инструкции с подписями и печатями и ознакомлением;
протоколы стажировок вновь принятых сотрудников
В папке «организационно-правовые документы»:
устав в сканированном виде (или положение о филиале), св-ва ИНН и ОГРН
выписка из ЕГРЮЛ в сканированном виде (самая последняя!!);
документальное подтверждение смены адреса лаборатории (копия договора или т.п.), если было;
доверенность на директора филиала (если вы - филиал);
приказы о создании (переименовании, смене структуры и т.п.) лаборатории;
приказы о смене руководства юридического лица;
в папке «Документация аккредитованной лаборатории и нормативная документация»:
Паспорт аккредитованной лаборатории, Положение об аккредитованной лаборатории, со всеми изменениями и дополнениями на момент проверки (например: 1) было аккредитующий орган – Ростехрегулирование или Росстандарт, ТЕПЕРЬ – РОСАККРЕДИТАЦИЯ (ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО АККРЕДИТАЦИИ!! С 1 НОЯБРЯ 2012 ГОДА!!) 2) было: ГОСТ Р ИСО/МЭК 17026-2006 года, ТЕПЕРЬ С 01.01.2012: ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009; 3) была в паспорте в форме №5 поверка за 2010 или годен до 2011 год – должна быть новая!! И т.д.).
подтверждение об актуализации ГОСТ (договор на абонементное обслуживание или копия разового последнего договора, счета на актуализацию или т.п.), МОЖНО: копии титульных листов ГОСТ с отметкой территориального ЦСМ или доказательство (накладные, договоры с издательством «Стандартинформ») того, что у вас приобретены оригиналы издательский варианты ГОСТ (что указаны в вашей области аккредитации);
Договор с информационной фирмой типа «Гарант», «Кодекс», «Консультант» и т.п., с которой вы работаете по обновлению базы других нормативных документов (СанПин, МУК, РД и т.п., ветеринарное законодательство);
в папку «ОБОРУДОВАНИЕ»
согласованные с ЦСМ графики поверки,
договоры на гарантийное техническое обслуживание и ремонт с заводами изготовителями или кем-то еще;
в папку «Средства измерений по форме 5 Паспорта» надо сложить все свидетельства о поверке, причем каждому файлу или папочке со сканами на КАЖДЫЙ ПРИБОР!! ПРИСВОИТЬ ИМЯ: «№???….ПО ФОРМЕ 5», т.е. с таким же номером как в форме 5 Паспорта;
в папке «Испытательное оборудование» всё аналогично предыдущей, только вместо свидетельств о поверке будут аттестаты на ИО или протоколы периодической аттестации каждый в своём файле или папке и ПРИСВОИТЬ ИМЯ: «№???….ПО ФОРМЕ 6»
в папку «новое оборудование» (если такое приобреталось) надо сложить сканы (СИ, ИО,ВО) – заводских паспортов на приобретенное лабораторное оборудование за отчетный период (титульный лист, лист, где стоит отметка завода), свидетельство о поверке, акт ввода в эксплуатацию (см. в вашей бухгалтерии или составляйте сами!!)
журнал технического обслуживания с записями (титульник и 1 разворот)
в папку «Помещения»
копию плана помещения лаборатории или договор аренды на помещение или другой документ в котором говорится какие площади занимает лаборатория (спрашивайте у своей администрации).
журнал температурно-влажностного режима в помещениях лаборатории (заполненный, титульный лист и один разворот) или рабочие журналы, где это регистрируется;
копии карт аттестации рабочих мест (первый лист, где указано само рабочее место и стоит печать аттестовавшей организации) в лаборатории и/или протоколы замеров
в папку «Примеры документов, оформляемых лабораторией»
копии актов отбора проб, направлений или каких либо других сопровождающих поступающую в лабораторию пробу документов («сопроводиловка» от инспектора, акт-заявка от заявителя, сопроводительная из хозяйства, спецификация запрашиваемых работ к договору и т.п.), если анализы только производственные – тогда копию утвержденного плана (графика) производственного контроля;
КОПИЮ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВСЕХ ПОСТУПАЮЩИХ ПРОБ (ДЛЯ ФИЗИЧЕСКИХ ИЗМЕРЕНИЙ ФАКТОРОВ – КОПИИ ПЕРВИЧНЫХ ПРОТОКОЛОВ ЗАМЕРОВ!!!!) Если объектов несколько (почва, вода, пищевка, физ. измерения и т.п.), то и примеров протоколов должно быть столько же;
КОПИИ ЗАПОЛНЕННЫХ И ВЫДАННЫХ: ПРОТОКОЛОВ (УДОСТОВЕРЕНИЙ КАЧЕСТВА, СПРАВОК-РАЗРЕШЕНИЙ, ЭКСПЕРТИЗ И Т.П. – в зависимости от того как у вас это называется в вашем Руководстве по качеству). Если не принято выдавать протоколы, т.к. вы производственная лаборатория, то скан разворота и титула журнала регистрации окончательного анализа и скан.копию рабочих журналов откуда взяты эти цифры.
в папку «Система менеджмента лаборатории, обеспечение качества испытаний»
Руководство по качеству аккредитованной лаборатории с ИЗМЕНЕНИЯМИ!!!! со сканированным титульным листом и листом ознакомления персонала (смотри. п. 5.3) с приложениями (если они составлялись по каждой процедуре);
План внутреннего аудита (утвержденный план-график внутренних проверок), утвержденный и с отметками о выполнении (т.е. протоколы (отчеты) внутренних проверок за прошедший год);
Копии свидетельств об участии в МСИ (если есть) или копии-протоколы предприятий, с кем была проведена межлабораторная воспроизводимость за отчетный период (при наличии);
Копии актов о внешних проверках другими надзорными организациями с копией предписаний (Региональных терр. метрологических управлений, Роспотребнадзора, Россельхознадзора, Ростехнадзора и т.п.);
Копии лицензий или других свидетельств (если требуется по закону) на те виды деятельности, которые входят в область аккредитации (на микробиологическую лабораторию, на работу с сосудами под давлением, на работу с высоковольтным оборудованием и т.п.).
На бумажных носителях должны быть следующие документы:
Выписка из ЕГРЮЛ на момент проверки (бумажный носитель)
Анкета за период начала действия аттестата аккредитации до ИК (бум. носитель)
Справка о деятельности лаборатории за период с начала аккредитации(бумажный носитель);
Отчет о выполнении рекомендаций предыдущего акта проверки (по аккредитации или ИК) (бумажный носитель)
5 Должностные инструкции
6. Положение о лаборатории – бумажный носитель
7. Руководство по качеству - бумажный носитель
8. Паспорт лаборатории - бумажный носитель
9 Устав заверенный предприятием - бумажный носитель
10 Акт предыдущей проверки - бумажный носитель
11 Область аккредитации
12 Аттестат аккредитации |
