ОТЧЕТНОСТЬ ПО ПРОЕКТУ
Как подготовить
финансовый и содержательный отчеты по проекту
г. Нальчик
Управление по взаимодействию с институтами гражданского общества
и делам национальностей КБР
2015
В пособии даны практические советы для подготовки отчетов об использовании средств субсидии из республиканского бюджета Кабардино-Балкарской Республики, полученных социально ориентированной некоммерческой организацией на реализацию проекта – победителя конкурса.
Эти советы являются обобщением пятилетнего опыта, полученного при приеме отчетов о реализации проектов конкурсов на предоставление субсидий социально-ориентированным НКО Кабардино-Балкарской Республики.
Содержание
Общие положения………...................................................................................4-5
Содержательный отчет по проекту………………………………...................6-8
Финансовая отчетность по проекту…….. ........................ .............................9-14
Расходы на персонал ….............................................................................10
Расходы на деятельность по проекту ….............................................10-13
Административные расходы…. .........................................................13-14
Отчет по софинансированию …………………………………………...14
Приложения:
Форма финансового отчета………………………………………..…15
Форма содержательного отчета……………………………………...16
Методика расчета вклада добровольцев в проекте ...........................17
Общие положения
Данное пособие не является исчерпывающим руководством для написания отчетов по любым некоммерческим проектам. Однако накопленный опыт проведения конкурса на предоставление субсидий социально ориентированным НКО из республиканского бюджета Кабардино-Балкарской Республики позволил нам выявить основные трудности, испытываемые общественными организациями при подготовке отчетов, и соответственно сформулировать базовые принципы и правила, которых необходимо придерживаться.
Мы уверены, что наши практические советы будут полезны не только НКО, получающим поддержку в рамках конкурса на предоставление субсидий социально ориентированным НКО, но также всем общественным организациям, которые хотят сотрудничать с Управлением по взаимодействию с интситутами гражданского общества и делам национальностей КБР (далее – Управление).
Подготовка отчетов - немаловажная часть работы по проекту.
В определенном смысле отчет нужен не столько Управлению, сколько самой общественной организации, поскольку при неформальном отношении к созданию отчета, могут быть решены многие управленческие, фандрайзинговые и пиаровские задачи. От того насколько грамотно и квалифицированно написан отчет, во многом зависят деловая репутация организации, оценка ее профессионализма и ее успех в дальнейшем поиске средств для своей работы.
В данном пособии мы будем опираться на Порядок предоставления субсидий социально-ориентированным некоммерческим организациям, утвержденным Правительством Кабардино-Балкарской Республики от 13 февраля 2014 года № 16-ПП (далее Порядок). В соответствии с п.35 Порядка получатели субсидий представляют в Управление отчеты об использовании субсидий по формам (Приложение2,3), в сроки, предусмотренные соглашением о предоставлении субсидий.
Отчет включает в себя:
финансовый отчет (квартальный и итоговый);
содержательный отчет (итоговый);
приложения, иллюстрирующие полученные результаты.
Отчеты представляются в Управление на бумажном носителе в одном экземпляре (пластиковый скоросшиватель-папка с перфорацией).
Отчеты должны быть предельно подробными. Сведения, представленные в отчетах, должны соответствовать действительности.
При этом НКО, получившие финансирование, предоставляют содержательный отчет сначала в электронном виде; затем – после утверждения специалистами Управления – отчеты представляются в бумажном виде с подписями и печатями (с копиями первичных финансовых документов). Такая схема помогает экономить время и средства на пересылку отчетов, а также позволяет общественным организациям вовремя получить рекомендации по совершенствованию отчетов с тем, чтобы они могли быть своевременно приняты Управлением.
Все отчеты – и промежуточные, и итоговые – важно представлять вовремя, в сроки, установленные Управлением. Если по каким-то причинам организация не укладывается в сроки, об этом обязательно нужно известить специалистов отдела по работе собщественными организациями и политическими партиями Управления заранее.
Перед составлением отчетов внимательно прочитайте соглашение о предоставлении субсидии из республиканского бюджета Кабардино-Балкарской Республики социально ориентированной некоммерческой организации (далее – Соглашение).
Обращаем Ваше внимание на то, что смета расходов на реализацию проектов является неотъемлемой частью заключённого Вами соглашения, соответственно, расходование средств в период выполнения проекта допустимо только в соответствии со сметой.
Заведите отдельную папку для отчетности по проекту и собирайте все, что относится к проекту, начиная с вырезок газетных статей о реализуемом проекте или упоминающих о нём, эфирных справок и заканчивая копиями чеков и других финансовых документов.
Содержательный отчет по проекту
Содержательный отчет включает в себя непосредственно отчет в соответствии с формой, утвержденной Порядком предоставления субсидий социально ориентированным некоммерческим организациям (приложение 2) и документы, подтверждающие фактическое выполнение мероприятий по Проекту (публикации в средствах массовой информации, фотографии, результаты анкетирования, печатную продукцию и т.д.).
Раздел «Сведения о мероприятиях, для осуществления которых использована субсидия».
В этом разделе кратко опишите мероприятия по проекту, которые были осуществлены.
В столбцах «Наименование мероприятия, краткое описание» и «Сроки проведения» укажите мероприятия, которые были запланированы в проекте и запланированные сроки их проведения, в соответствии с календарным планом проекта.
В случае если в отчетный период в рамках проекта были осуществлены незапланированные мероприятия, то их описание необходимо включить в данный раздел, с указанием, что данное мероприятие не было запланировано.
В столбце «Место проведения» укажите наименование населенного пункта, учреждения, в котором проходило мероприятие.
В столбце «Количество и состав участников» кратко опишите, кто являлся целевой группой, сколько человек участвовало в мероприятии.
Раздел «Сведения о достижении значений показателей результативности использования субсидии».
В столбцах «Показатель результативности» и «Запланированное значение показателя» указываются показатели результативности реализации проекта.
В столбце «Фактическое значение показателя» указываются значения показателей результативности, достигнутые в ходе реализации проекта.
Показатели результативности могут быть качественными и количественными.
Количественные показатели это количество участников конкректных дел, акций, мероприятий. К ним относят, как правило, следующие значения:
№
п/п
|
Показатель
|
Запланировано
|
Фактически
|
1
|
Число благополучателей в проекте
|
|
|
2
|
Число волонтеров в проекте
|
|
|
3
|
Число пуликаций в СМИ
|
|
|
4
|
Стоимость выполненных волонтерами работ
|
|
|
5
|
Объем дополнительно привлеченных средств для реализации проекта
|
|
|
6
|
Собственный вклад в реализацию проекта
|
|
|
Качественные показатели результативности отражают:
уровень социального развития личности (динамика уровня развития личности: не умел – научился, не знал – узнал, качество продуктов социально-творческой деятельности (подделки, рисунки, походы, акции);
уровень социальной адаптации личности (снижение риска асоциальных явлений, повышение уровня социальной успешности участников);
уровень общественного мнения (популярность проекта, социально-профилактический эффект, отклик в СМИ).
Раздел «Результаты использования субсидии»
Кратко изложите аналитическую информацию по выполненным мероприятиям.
Какие из поставленных задач решить не удалось и почему?
Анализ успешности проекта (раскройте обязательно Ваши критерии успеха).
Анализ того, что дала работа над проектом Вашей организации.
Описание того, какие партнерские отношения удалось установить/укрепить в ходе проекта.
Анализ степени информированности общественности о результатах проекта.
Раздел «Дополнительная информация»
В данном разделе коротко охарактеризуйте ситуацию по проблеме до реализации проекта и после ее реализации? Какое влияние оказал проект на ее участников и на развитие Вашей организации? Напишите, что будет сделано в рамках продолжения деятельности по проекту? На какие средства будет продолжена деятельность по проекту?
Раздел «Приложение»
К содержательному отчету необходимо приложить все необходимые документы, подтверждающие фактическое выполнение мероприятий по проекту (публикации в средствах массовой информации, результаты анкетирования, печатную продукцию и т.д.). Данные документы оформляются как приложение к содержательному отчету.
В столбце «Наименование мероприятия, краткое описание», делайте соответствующие ссылки (например: «Был проведен семинар для родителей детей с ограниченными возможностями (см. Приложение: № 1 «Список участников», № 2 «Программа семинара», № 3 «Отзывы участников, № 4 «Фотографии»).
В качестве приложений могут быть следующие материалы:
1. Копии письменных материалов (если таковые были), которые вы готовили в рамках реализации проекта (например, методические пособия, программы, учебные планы, материалы семинаров и т.п.); любая иная печатная информация о программе (плакаты, листовки, если они были, и т.п.).
2. Вырезки из газет с публикациями о вашем проекте (с указанием названия газеты, даты публикации), распечатки из электронных средств массовой информации или эфирные справки теле- и/или радиоканалов (с указанием даты выхода в эфир, содержания информационного материала и его продолжительности).
3. Сжатая информация об «обратной связи» (например, образцы анкет, анализ оценочных анкет по семинару или выдержки из записей в Вашей книге посетителей и т.п.).
4. Фотографии, иллюстрирующие Вашу деятельность по проекту и закупленное оборудование. Оформите фотографии на отдельных листах размером А4 с Вашими комментариями (дата, название мероприятия и т.п.).
5. фото- и видеоматериалы (например,фотографии с мероприятий проекта,записанные на СD).
Кроме тогок отчету можно приложить записанные Вами мнения о ходе выполнения проекта его участников, независимых экспертов, официальных лиц, которые покажут результативность проекта, а также помогут укрепить положительный имидж Вашей организации.
Особенно ценными будут 1–2 истории успеха тех, кому вы помогали в этом проекте. Напишите, как изменилась жизнь конкретного человека, который участвовал в вашем проекте (не более страницы).
Финансовая отчетность по проекту
Финансовый отчет включает в себя непосредственно отчет в соответствии с формой, утвержденной Порядком (приложение1), и первичные финансовые документы, подтверждающие произведенную оплату расходов и получение товаров, выполнение работ, услуг (договоры, акты приема-передачи, кассовые чеки и товарные чеки, счета, счета-фактуры, платежные поручения, квитанции приходных ордеров, расходные ордера, ведомости, документы строгой отчетности и другие).
Общественная организация вправе представить копии первичных финансовых документов, которые должны быть заверены руководителем организации. В случае представления подлинных первичных финансовых документов, подтверждающих расходы, после проверки все документы будут возвращены.
Все первичные финансовые документы, подтверждающие расходы, нумеруются и подшиваются в отдельную папку с разбивкой по каждой статье расходов. Желательно составить перечень приложенных финансовых документов по порядку, с присвоенным им порядковым номером. Перечень приложенных первичных финансовых документов подшивается в начало папки.
Общие рекомендации по составлению финансового отчета
В таблице необходимо заполнить данные о социально ориентированной некоммерческой организации – получателе субсидии
( название организации, проекта, дата получения субсидии).
В графе «Направление расходования средств» указываются все расходы организации на реализацию проекта, источником финансирования которых является субсидия.
Все расходы группируются по статьям расходов. По каждой статье расходов указывается итоговая сумма.
Итоговая сумма по данному разделу должна быть равной графе «общий объем расходов, источником финансирования которых является субсидия».
Всего расходы по проекту условно можно разделить на 3 группы.
Расходы на персонал (заработная плата, гонорары и налоги с Фонда оплаты труда; командировочно-транспортные расходы).
Расходы непосредственно на деятельность по проекту (проведение мероприятий, исследований, публикаций, PR- деятельность, веб-проекты и т.д.).
Административные расходы (канцелярия, оборудование, аренда офиса, услуги связи, банка и т.д.).
Рассмотрим особенности отчетности по каждой из этих групп расходов.
1. Расходы на персонал
1.1.Заработная плата, гонорары и налоги с Фонда оплаты труда
Вне зависимости от вида договора с занятыми в проекте специалистами (трудовой договор или гражданско-правовой договор) необходимо представить следующие документы, подтверждающие выплату заработной платы или гонорара:
расчетную ведомость за каждый месяц (один или несколько документов на каждого занятого в проекте);
платежную ведомость (если деньги выплачиваются через кассу) или платежное поручение (в том случае если они перечисляются на банковскую карту);
платежные поручения об уплате налогов. Перечень налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация – обычную или упрощенную.
С каждым занятым в проекте сотрудником должен быть заключен договор (трудовой или гражданско-правовой), и его копия приложена к отчету:
трудовой договор, если сотрудник работает в организации постоянно (или по совместительству),
гражданско-правовой договор (подряда или договор возмездного оказания услуг) и акт для привлеченных специалистов.
1.2. Командировочно-транспортные расходы
Командировочно-транспортные расходы включают в себя оплату проезда, проживания и суточные только сотрудников организации.
К документам, которые подтверждают эти расходы, относятся:
командировочное удостоверение;
отчет о командировке;
авансовый отчет, к которому прикладываются все первичные документы:
билеты,
квитанция из гостиницы – в случае оплаты проживания за наличный
расчет;
счет, платежное поручение, акт оказанных услуг на приобретение билетов или на проживание в гостинице – в случае оплаты их побезналичному расчету.
2. Расходы на деятельность по проекту
Расходы непосредственно на деятельность по проекту обычно состоят из расходов на проведение мероприятий, исследований, веб-проекты,публикации, PR-деятельность.
2.1. Проведение мероприятий
Среди основных расходов на проведение мероприятий – оплата аренды помещения, компенсация расходов на проезд и проживание участников и ведущих, оплата их питания и подготовки раздаточных материалов.
Далее перечислены основные документы, которыми подтверждаются
расходы по этим статьям бюджета проекта.
2.1.1. Аренда помещения
Для отчета по этой статье расходов необходимо представить:
договор аренды нежилого помещения;
акт сдачи-приемки;
счет (если он выставлялся, оплата может осуществляться и по до-
говору), платежное поручение.
2.1.2. Компенсация проезда и проживания участников и ведущих мероприятия (не являющихся сотрудниками организации)
Отношения с участниками мероприятия обязательно должны быть
оформлены документально:
представитель другой организации должен иметь с собой командировочное удостоверение и доверенность, согласно которой он имеет право действовать от имени своей организации, получатьраздаточные материалы, получать деньги (например, за купленные билеты) и пр. Соответственно, с его организацией заключается договор целевого пожертвования на сумму компенсации и прикладываются копии документов, подтверждающие понесенные затраты;
с волонтером заключается волонтерский договор, где прописывается обязанность организаторов мероприятия компенсировать понесенные волонтером затраты (проезд, проживание);
в заключенном с ведущими мероприятий гражданско-правовом договоре обязательно прописываютсяобязательства выплатить гонорар, а также компенсировать понесенные впроцессе оказания услуг затраты, а именно проезд и/или проживание.
Для подтверждения правомерности выплаты компенсаций физическим лицам необходимы помимо договоров первичные документы, подтверждающие понесенные расходы:
билеты (участники и ведущие передают организации свои билеты «туда», с обратных билетов нужнообязательно снять копию, затем оригиналы билетов участники и ведущие должны выслать по почте);
квитанция из гостиницы или другой документ, подтверждающий понесенный участником или ведущим расход.
Если стоимость проезда и проживания компенсируются наличными,
то для отчета требуется расходный кассовый ордер, если компенсация перечисляется участнику на карточку – платежное поручение.
2.1.3. Питание
В том случае если услуги питания участникам оказывает сторонняя организация (столовая, кафе и др.), документами отчетности являются:
договор;
акт/накладная и счет-фактура (если организация применяет общую систему налогообложения и платит НДС);
счет и платежное поручение.
В том случае если организация самостоятельно готовит еду для участников мероприятия, а продукты закупает в магазине, необходимы:
товарный чек;
авансовый отчет.
Чтобы подтвердить расход продуктов, обязательно составьте регистрационный список участников и акт списания продуктов.
Регистрационный список участников включает следующие графы:
название организации;
должность;
фамилия, имя, отчество;
подпись.
2.1.4. Раздаточные материалы
Перечень документов, которые нужно представить для отчета по расхо-
дам на изготовление раздаточных материалов, зависит от способа оплаты (наличный или безналичный) и от поставщика услуг (физическое или юридическое лицо).
2.2. Проведение исследований
Исследование может проводить организация или конкретное физическое лицо. Неотъемлемой частью заключенного договора на проведение исследования является техническое задание, где прописываются цели и задачи исследования, сроки выполнения, продукт, который должен
быть получен в результате исследования, и т. д.
2.3. Веб-проекты
Под расходами на веб-проекты понимаются затраты:
на разработку дизайна сайта;
на создание сайта;
на его обслуживание.
Так же, как и исследование, данная работа может быть заказана организации или физическому лицу.
Необходимые документы, подтверждающие эти расходы, будут разнымив зависимости от того, физическое или юридическое лицо выполняло эти работы, а также от способа оплаты.
2.4. Расходы на публикации
К расходам на публикации относятся следующие:
оплата работы редактора, корректора, дизайнера. С ними заключаются договоры возмездного оказания услуг. Договор может быть заключен и с организацией (юридическим лицом);
печать и верстка.
2.5. Расходы на PR-деятельность
PR-деятельность по проекту может включать в себя:
проведение пресс-конференций;
изготовление материалов для информационной кампании;
покупку или аренду выставочных стендов;
разработку фирменного стиля проекта и др.
3. Административные расходы
К административным расходам относятся те, которые служат обеспече-
нию жизнедеятельности организации и ее текущей работы.
Часть этих расходов, как правило, относят к расходам по конкретному
проекту. Среди них:
аренда офиса (нежилого помещения)/его части, необходимого для реализации проекта;
коммунальные платежи;
приобретение оборудования, программного обеспечения;
услуги банка;
оплата связи (телефон, мобильная связь, междугородняя связь, интернет);
расходные материалы (картриджи, пленка, тонер, заправка принтера);
приобретение литературы, канцелярских товаров;
почтовые расходы;
транспортные расходы.
Остановимся на деталях отчетности по некоторым из статей.
Документом оплаты коммунальных платежей может быть квитанция с
расшифровкой оказанных услуг.
Из документов на оборудование должно быть понятно, что именно приобреталось (наименование, модель).
Документами, подтверждающими оплату услуг банка, являются платежное требование или мемориальный ордер и выписка со счета.
Сотрудникам, работающим по проекту, организация может оплачивать мобильную связь и компенсировать затраты на Интернет при наличии необходимых первичных документов.
В любом случае в трудовом договоре с сотрудником должна быть указана конкретная сумма, в размере которой организация обязуетсякомпенсировать затраты.
Документами, подтверждающими оплату услуг почты, являются квитанция и авансовый отчет сотрудника.
Оплата транспортных услуг может осуществляться несколькими способами:
по договору с организацией, оказывающей такие услуги,
индивидуальным предпринимателем или физическим лицом по договору подряда. Оплата в этом случае производится на основанииактаказанных услуг или фиксированной суммой в месяц – в зависимости от условий договора;
в качестве компенсации понесенных затрат сотруднику организации. Компенсация осуществляется аналогично компенсации на сотовую связь и Интернет.
Важно понимать, что содержательная и финансовая части отчета не являются автономными, а тесно связаны. И та, и другая призваны показать, насколько успешной и эффективной была работа организации над проектом, и в идеале эти две части должны дополнять друг друга.
Все расходы должны соответствовать утвержденной заявке на проект. Возможные изменения в бюджете проекта предварительно согласовываются со специалистами Управления. Расходы подтверждаются первичными и бухгалтерскими документами (платежными поручениями, счетами, договорами, актами и выполненных работ (услуг), авнсовыми отчетами и др.). Поскольку в соответствии с российским законодательством каждая организация должна вести документооборот и хранить все первичные бухгалтерские документы, к отчетам прилагают не оригиналы, а копии необходимых документов.
Отчет по софинансированию
Бюджет каждого проекта включает в себя средства, полученные от Управления, и собственный вклад. Финансовая отчетность по проектам предполагает и отчетность по собственному вкладу НКО в проект.
Собственный вклад включает: денежная оценка используемого имущества, имущественных прав, безвозмездно полученных работ и выполненных услуг, труда добровольцев. Для отчета надо предоставить первичные финансовые документы, подтверждающие внесение организацией собственного вклада в реализацию мероприятий, предусмотренных проектом (договоры, акты приема-передачи, кассовые чеки и товарные чеки, счета, счета-фактуры, платежные поручения, квитанции приходных ордеров, расходные ордера, ведомости, документы строгой отчетности и другие).
Документами, подтверждающими внесение собственного вклада в недежной форме, являются:
1. источник покрытия расходов «Безвозмездно полученные работы и услуги»:
- договор безвозмездного предоставления услуг, полученных работ, оказания иной поддержки;
- договор безвозмездного пользования имуществом;
- договор дарения;
- товарная накладная;
-товарно-транспортная накладная;
-акт приемки полученных работ, услуг.
2 источник покрытия расходов «Труд добровольцев»:
- договор о безвозмездном оказании услуг, выполненных работ;
- акт приемки оказанных услуг.
Приложения
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
форма
ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Название организации
|
|
Название проекта
|
|
Дата получения субсидии
|
|
№
п/п
|
Направления расходования средств
|
Объем средств по смете (тыс. руб.)
|
Фактические расходы (тыс. руб.)
|
|
|
|
|
ИТОГО
|
|
|
|
|
|
|
|
(наименование должности руководителя некоммерческой организации)
|
|
(подпись)
|
|
(фамилия, инициалы)
|
«___» __________ 20___ г. М.П.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
форма
ОТЧЕТ
о реализации проекта
Название организации
|
|
Название проекта
|
|
Дата получения субсидии
|
|
Сведения о мероприятиях, для осуществления которых использована субсидия
№
п/п
|
Наименование (краткое описание) мероприятия
|
Сроки проведения
|
Место проведения
|
Количество и состав участников
|
|
|
|
|
|
Сведения о достижении значений показателей результативности использования субсидии
№
п/п
|
Показатель результативности
|
Запланированное значение показателя
|
Фактическое значение показателя
|
1
|
|
|
|
Результаты использования субсидии
|
|
Дополнительная информация
|
|
|
|
|
|
|
(наименование должности руководителя некоммерческой организации)
|
|
(подпись)
|
|
(фамилия, инициалы)
|
«___» __________ 20___ г. М.П.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Методика расчета вклада добровольцев в проект
Стоимость высококвалифицированного труда волонтеров работы определяется в соответствии с минимальной рыночной оплатой труда наопределенный вид деятельности в вашем регионе по формуле:
С = НН х Д,
где: С – стоимость добровольческого труда
Д – величина минимальной оплаты в конкретной местности определенного вида деятельности;
НН – коэффициент налоговых начислений с фонда оплаты труда (в зависимости от вашей системы налогообложения).
Например, стоимость консультации юриста – 400 рублей в час. Чтобы оплатить эту работу, организация расходовала бы:
при упрощенной системе налогообложения и налоговых отчислениях с фонда оплаты труда 14% –
400 х 1,14= 456 руб;
при обычной системе налогообложения и налоговых отчислениях с фонда оплаты труда 26,2% –
400 х 1,262= 504,8 руб.
Если группой добровольцев выполняется определенный объем работы, например маркетинговое исследование продукции предприятия инвалидов, то следует взять среднюю стоимость подобного исследования вданной местности.
Если выполняется неквалифицированная работа, например посадка деревьев, сбор гуманитарной помощи, благоустройство и уборка улиц, то в качестве расценок могут подойти расценки службы занятости в рамках общественных работ.
|
