Методические рекомендации Составитель: начальник отдела комплектования архивными документами гкусо «цдоосо»
Скачать 458.59 Kb.
|
Управление архивами Свердловской области Государственное казенное учреждение Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» КОМПЛЕКТОВАНИе ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» Методические рекомендации Составитель: начальник отдела комплектования архивными документами ГКУСО «ЦДООСО» А.В. Воротилкина Екатеринбург 2012 Содержание
Введение Жизнь конкретного человека находит непосредственное отражение в разнообразном комплексе документов личного происхождения, которые раскрывают не только его частную жизнь, но и дополняют сведениями о деятельности творческих коллективов, организаций, различных событиях государственного, политического, культурного значения. В современный период сохранение и передача документов личного происхождения в государственные архивы особенно актуальны, поэтому комплектование документами личного происхождения является одним из приоритетных направлений деятельности Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Центр документации). Работа по комплектованию документами личного происхождения в Центре документации проводится в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, областным законом «Об архивном деле в Свердловской области» от 25.03.2005 № 5-ОЗ, Правилами организации, хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (М., 2007, далее – Правила), Методическими рекомендациями по работе с документами личного происхождения (литература и искусство), (М., 1990) и другими нормативно-методическими документами. Документы личного происхождения, созданные гражданами или законно приобретенные ими, относятся к частной собственности (ст. 9 п. 2 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем документов личного происхождения и государственным архивом (ст. 6 п. 7 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»). Целью разработки методических рекомендаций является закрепление этапов и организация работы по комплектованию ГКУСО «ЦДООСО» документами личного происхождения. Методические рекомендации состоят из введения, трех разделов, последовательно раскрывающих вопросы определения источников комплектования документами личного происхождения, видов документов личного происхождения, составления списков граждан – возможных источников комплектования и граждан держателей личных архивов – источников комплектования, составления сдаточной описи, оформления приема документов личного происхождения на постоянное хранение; приложений и списка использованных нормативно-методических документов и литературы. В методических рекомендациях рассмотрен вариант приема документов личного происхождения на постоянное хранение в Центр документации на безвозмездной основе по договору дарения документов личного происхождения. Методические рекомендации предназначены для сотрудников отдела комплектования архивными документами Центра документации, но могут быть использованы сотрудниками других государственных и муниципальных архивов для организации работы по комплектованию архива документами личного происхождения. Раздел 1. Источники комплектования документами личного происхождения В соответствии с п. 4.2. Правил источниками комплектования государственных архивов выступают граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Отнесение к источникам комплектования для граждан производится на основании следующих критериев: вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности; его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества; родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность; типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан); состав и содержание собранных гражданином архивных документов. Значение служебной, политической, общественной или творческой деятельности фондообразователя определяется, исходя из факторов: государственного признания деятельности фондообразователя (присуждение премий, почетных званий, награждение орденами, участие в выборных органах и др.); общественного мнения о деятельности фондообразователя (отзывы прессы, письма граждан, читателей, зрителей и др.); мнения коллег по профессии; мнения экспертов-специалистов в данной области; мнения соответствующего научного учреждения, творческого союза, издательства; заключения эксперта ЭПК Управления архивами Свердловской области. Документы личного происхождения поступают в Центр документации: от фондообразователей, передающих свои архивы лично или по завещанию; от лиц, владеющих архивом по праву наследования; от собирателей и коллекционеров. Центр документации принимает на постоянное хранение документы, в том числе особо ценные, отражающие жизнь известных граждан Свердловской области - представителей в различных областях политической, общественной, творческой или служебной деятельности:
Раздел 2. Виды документов личного происхождения Для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение в Центр документации разработан Примерный перечень документов, входящих в состав личного фонда (Приложение № 1). В составе личного архива на постоянное хранение в Центр документации принимаются документы на бумажной основе, фото-, фоно-, кино-, видеодокументы, музейные предметы. Фотодокументы (негативы, позитивы, слайды, фотоальбомы) принимаются вместе с текстовой сопроводительной документацией: аннотациями с указанием содержания фотодокумента, места, даты, автора съемки. Раздел 3. Этапы работы по комплектованию документами личного происхождения Работа по комплектованию документами личного происхождения в Центре документации проводится сотрудниками отдела комплектования архивными документами и проходит в несколько этапов:
3.1. Выявление источников комплектования документами личного происхождения Сведения о фондообразователях и имеющихся у них личных архивах сотрудники Центра документации получают от отдельных граждан, учреждений, организаций, общественных объединений, творческих союзов, из СМИ: газет, радио, телевидения, Интернета и др. Установление контактов с фондообразователями осуществляется непосредственно или через третьих лиц, организации, обладающие соответствующими сведениями (фамилии, адреса, телефоны, род занятий, общая характеристика комплекса документов). 3.2. Составление списка граждан – возможных источников комплектования После получения сведений о фондообразователях и имеющихся у них личных архивах составляется список граждан – возможных источников комплектования Центра документации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество фондообразователя, даты жизни (если таковые известны), основные места работы, занимаемые должности, ученая степень, звания, правительственные награды. В списке граждан – возможных источников комплектования Центра документации потенциальные фондообразователи располагаются по группам, отражающим род их занятий (профессию) (см. Раздел 1), внутри групп – по алфавиту фамилий. Список граждан – возможных источников комплектования Центра документации ведется в электронном виде по установленной в Центре документации форме (Приложение № 2). В графе «Примечание» указывается стадия работы Центра документации с фондообразователями: выявление, установление контактов, предварительный анализ документов, переговоры, договор. Фондообразователи, включенные в список граждан – возможных источников комплектования Центра документации, с которыми заключен договор дарения документов личного происхождения и архивы которых подлежат приему в Центр документации, перемещаются в список граждан держателей личных архивов – источников комплектования Центра документации (см. п. 3.8.). 3.3. Организация переговоров с владельцами личных архивов и оформление результатов переговоров Работа по привлечению на постоянное хранение в Центр документации документов личного происхождения поручается сотруднику отдела комплектования архивными документами и проводится в несколько этапов: предварительно изучаются данные о фондообразователе, непосредственно ведутся переговоры и уточняются состав и содержание документов, подлежащих приему в Центр документации. В процессе подготовки к работе с владельцами личных архивов сотруднику отдела комплектования архивными документами необходимо:
В процессе переговоров сотрудник проводит следующие виды работ:
Все собранные сведения сотрудник, ведущий переговоры, должен изложить в докладной записке на имя заместителя директора по комплектованию архивными документами Центра документации. Докладная записка с визой начальника отдела комплектования архивными документами и резолюцией заместителя директора по комплектованию архивными документами становится документом, на основании которого продолжается или прекращается работа по привлечению данного личного архива на постоянное хранение. Докладная записка помещается в наблюдательное дело. При отрицательном решении вопроса фондообразователь исключается из списка граждан – возможных источников комплектования Центра документации. При положительном решении вопроса о продолжении работы по привлечению данного личного архива на постоянное хранение в Центр документации, составляется карточка учета работы с держателем личного архива (Приложение № 3), на которую выносятся:
На оборотной стороне карточки делаются пометы о времени начала (возобновления, продолжения) переговоров, наличии фонда в Центре документации. В картотеке учета работы с держателями личных архивов карточки расставляются по алфавиту фамилий фондообразователей, картотека находится в ведении начальника отдела комплектования архивными документами. |
Похожие:
 | Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (далее гкусо «гасо») является комплектование документами личного... |  | Заместитель Генерального директора Д. В. Чумаков по экономике и финансам Начальник юридического отдела А. А. Кропотов Начальник отдела... |
| Порядок оформления документов по обучению и допуску работников к самостоятельной работе | | Составитель: Лобина С. А. – методист отдела специального и психологического сопровождения |
| Методические рекомендации по созданию электронных копий фонда пользования и передаче их на государственное хранение для организаций... | | Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С. Н |
| Составитель © Аюпов В. Н. – начальник отдела фбу «Кадастровая палата» по Краснодарскому краю | | Организация комплектования архивов документами личного происхождения |
| Краморенко Марина Викторовна, начальник методического отдела абмк, преподаватель химии абмк | | Начальник отдела по доходам и исполнению бюджета подчиняется непосредственно Главе администрации |