Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета
Скачать 86.78 Kb.
|
| Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации составляется паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 01 декабря текущего года. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 года № 11), зарегистрированным Министерством юстиции РФ 8 июля 1997 года, организации-источники комплектования Национального архива РТ ежегодно к 15 декабря отчетного года представляют в Национальный архив РТ паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря текущего года. Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в Национальный архив РТ, второй экземпляр хранится в организации до ее ликвидации (реорганизации). Заполнение адресной части паспорта (приложение 1) В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес архивного учреждения, на учете которого находится отчитывающаяся организация (НА РТ, Кремлевская ул., д.2/6 , г. Казань, РТ, 420111) В строке «Кем представляется» организация указывает свое полное и сокращенное название (если сокращенное название зафиксировано в учредительных документах), адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму, например: Министерство по делам науки РТ Преображенская ул., д.7, г. Казань, РТ, 420000 Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива данной организации, если он расположен по другому адресу. В строке «форма собственности отчитывающейся организации» указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ, Законом Республики Татарстан от 18.06.1996 «Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (в редакции от 05.07.2006 № 63-ЗРТ):
Заполнение раздела 1 «Общие сведения» В строке 101 в графе 1 указывается количество фондов, хранящихся в архиве организации. Если хранятся документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве хранятся документы других организаций, например, подведомственных ликвидированных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве. Например, в архиве Министерства образования и науки РТ хранится 5 фондов: министерства, Управления профтехобразования РТ, Пестречинской специализированной школы, Республиканской заочной школы рабочей молодежи, объединенный фонд детских домов. В строке 101 в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах. Если помещений хранилища несколько, то указывается площадь каждого помещения. В строке 101 в графе 3 указывается загруженность архивохранилища в процентах. Пример порядка расчета загруженности: В среднем 1 полка стеллажа – 1 погонный метр. Общая протяженность полок 60 погонных метров. Из них заполнены делами – 40 погонных метров (40: 60) х 100 % = 67 %. Заполнение раздела 2 «Сведения о документах» В строке 201 в графе 1 указывается общее количество единиц хранения, управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в архиве организации. Сюда не включаются дела постоянного хранения последних 3-х лет, т.к. в архив организации должны поступать дела через 3 года после их завершения в делопроизводстве. На практике можно применять следующую формулу: Гр.1 = гр.4 + гр.8 х (гр.3 – гр.6) Если организация не имеет упорядоченных дел, то целесообразно применять формулу: Гр.1 = гр.8 х (гр.3- гр.2). В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, эта графа совпадает с графой 5 (при условии ее заполнения) В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1. В графе 4 указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной и методической комиссией (ЭПМК) Главного архивного управления при КМ РТ. В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. Как правило, совпадает с данными графы 2. В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4. Если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4-6 ставится прочерк. В строке 201 в графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх срока. При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения управленческой документации в организациях-источниках комплектования установлены ст.22 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ: для организаций федерального подчинения – 15 лет, республиканского подчинения – 10 лет, муниципального – 5 лет. В строке 201 в графе 8 указывается количество единиц постоянного хранения, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации. Например. Организация республиканского подчинения передала документы на хранение в НА РТ по 1998 год (или образовалась в 1998 году). На хранении в ведомственном архиве имеются упорядоченные дела за 1999-2006 годы в количестве 160 ед. В год образуется 20 дел постоянного хранения. В паспорт вносится: графа 1 = 160 + 20 х (2008 – 2006) = 200 дел, графа 2 -1999, графа 3 -2008, графа 4 -160, графа 5 – 1999, графа 6 -2006, графа 8 -20. В графу 7 вносится общее суммарное количество дел за 1999-2001 год. В строке 202 в графе 1 указывается общее суммарное количество единиц хранения по личному составу и личных дел уволенных работников, сформированных в дела и находящихся на хранении в архиве организации. Данная графа заполняется аналогично графе 1 строки 201. В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, это год образования организации. В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1. Например, по состоянию на 01.12.20011г. эта дата будет 2008. В графе 4 указывается общее суммарное количество находящихся на хранении в организации дел по личному составу и личных дел уволенных работников, внесенных в описи, согласованные ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан. В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. Как правило, совпадает с данными графы 2. В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4. В графе 8 указывается количество дел по личному составу, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации. Например: Организация республиканского подчинения образовалась в 1990 году. На хранении в ведомственном архиве имеются упорядоченные дела по личному составу за 1990-1998 годы в количестве 90 ед. и личных дел уволенных за 1990-1998 годы в количестве 270 ед. В год образуется 10 дел по личному составу и 30 личных дел уволенных работников. В паспорт вносится: графа 1 = 360 + 40 х (2008-1998) =760; графа 2 -1990, графа 3 -2008; графа 4 – 360, т.е. ( 90+ 270); графа 5 – 1990, графа 6 -1998; графа 8 – 40, т.е.(10+30). Заполнение раздела 3 «Кадры» В строке 301 указывается количество штатных работников архива организации. Если в организации нет штатного работника архива, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк. В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов. Они заполняются, если имеется архивохранилище. В случае, когда документы хранятся в подразделениях, следует подчеркнуть: хранилище – нет. В левом нижнем углу указывается дата заполнения паспорта; должность, фамилия и подпись руководителя организации; фамилия и телефон исполнителя, проставляется печать организации.
ПАСПОРТ архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 20 года 1. Общие сведения
2. Сведения о документах
3. Кадры
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... |  | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации документа централизованного государственного учета документов... |
| Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... | | Ведение государственного централизованного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики является одним из основных направлений... |
| При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить | | При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить |
| Важнейшей составной частью формирования Архивного фонда Российской Федерации (далее аф рф) является своевременный, качественный учет... | | Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в... |
| Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива организаций, источником комплектования мку... | | Памятка предназначена для заполнения паспорта архивов исполнительных органов государственной власти Тверской области, государственных... |