Принято
общим собранием работников МАВ(С)ОУ В(С)ОШ №10
города Тюмени
Протокол №_____
«___»________201__г.
| Согласовано
Председатель профсоюзного комитета МАВ(С)ОУ В(С)ОШ №10 города Тюмени
_________ С.В. Щергина
«___»_________201__г.
| Утверждено
приказом директора МАВ(С)ОУ В(С)ОШ №10 города Тюмени
от 01.09.2014 № 80
| Приложение 3 Положение об учете и хранении трудовых книжек в
МАВ(С)ОУ В(С)ОШ №10 города Тюмени Работодатель обязан учитывать и хранить трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также чистые бланки (п. 40 Правил № 225). С этой целью работодатель должен вести:
приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69 и содержатся в Приложениях № 2 и № 3 к данному приказу соответственно. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Нормативными правовыми актами не урегулирована ситуация замены старых книг (если в них закончилось место для записей) на новые. При этом, учитывая обязательность их ведения, работодатель должен вместо книги, в которой закончилось место, завести новую. Поскольку в результате нумерации книги определяется общее количество страниц и таким образом обеспечивается сохранность книги от изъятий и вложений, нумерация страниц каждой новой книги должна начинаться заново. Таким образом, если в старой книге 50 страниц, в новой книге начинать нумерацию нужно не с 51-й, а с 1-й страницы.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Учет бланков трудовой книжки и вкладышей в них
В соответствии с п. 41 Правил № 225 в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Бланки как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил № 225, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105). Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил N° 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225). Это не относится к случаям:
неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225);
массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Правил № 225).
В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель.
Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225. Их изготавливает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "ГОЗНАК" Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N° 117н).
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным Госзнаком, может осуществляться юридическими лицами и ИП (распространителями).
Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Госзнаком или распространителем.
Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Госзнака или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225).
Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения. Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Данную книгу можно купить уже в готовом виде, а можно и изготовить самим. В этом случае необходимо соблюсти некоторые требования:
обложка книги должна быть твердой, подойдет плотная бумага или картон формата А4, на ней необходимо наклеить этикетку с названием организации, самого журнала или книги, а также дату начала и окончания журнала:
КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК II ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
______________________________________________________________
Начато: 01.01.2010
Окончено:
|
все листы сразу необходимо разграфить согласно унифицированной форме, пронумеровать, прошнуровать, (в идеале журнал должен быть скреплен сургучной печатью), заверить подписью руководителя работодателя (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица). В заверительной надписи указывается количество пронумерованных прошнурованных листов (страниц).
В журнале также необходима подпись кадрового работника. Она может размещаться на обложке журнала (на лицевой или оборотной стороне), на последней странице журнала либо на каждой его странице.
Последний вариант, по мнению автора, предпочтительнее. Журнал ведется не один год, а за это время может смениться несколько кадровиков. В данном случае каждый новый работник будет отвечать за внесенные лично им записи.
Заполняется журнал по правилам заполнения трудовых книжек шариковой, чернильной либо гелевой ручкой с черными, синими, фиолетовыми чернилами. Никаких зачеркиваний и подчисток не допускается. Пользоваться корректирующей жидкостью также не стоит.
Если при заполнении сделана ошибка, то обычно ее исправляют также как неправильную запись в трудовой книжке: путем признания предыдущей записи в соответствующей графе недействительной.
Ниже в этой же графе вносятся правильные сведения.
Однако существует и еще один вариант. Изначально в журнал включают дополнительную графу "Примечания".
В случае ошибки, неверную запись зачеркивают аккуратно одной чертой, ниже в этой же графе вносят правильную запись, а в графе "Примечания" делают пометку "Исправлено в графе такой-то". Ниже ставится подпись и расшифровка кадрового работника и дата.
В журнал заносятся сведения об трудовых книжках и выданных вкладышах каждого работника, независимо от того на какой срок принят работник. Если на работу приняли работника, у которого вкладыш оформлен у предыдущего работодателя, то регистрируют только книжку, а не вкладыш в нее.
Журнал ведется до полного заполнения. Далее в нем проставляется дата окончания ведения, и он передается в архив, где хранится 50 лет. Особенности заполнения граф журнала учета
Графа 1 - указываются регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам по порядку, т.е. в порядке поступления: 1,2, 3...
Графы 2, 3, 4 - дата (в формате число (00), месяц (00), год (0000)) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша, вносится арабскими числами.
Чтобы не путаться (ведь не всегда дата приема на работу и заполнения трудовой книжки совпадают) в журнале проставляют дату приема работника на работу.
Графа 5 - фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки вносятся полностью. Указание инициалов недопустимо.
Графа 6 - указываются серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее. Если работник сдает трудовую книжку старого образца 1938 г., то в ней серии и номера нет. В этом случае в графе 6 делается прочерк.
Графа 7 - указывается должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее в соответствии со штатным расписанием.
Графа 8 - указывается наименование места работы (в том числе и структурное подразделение), куда принят работник.
Графа 9 - дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, например, для директора - протокол собрания учредителей, на основании которого произведен прием работника. Если в книге учета регистрируется вкладыш в трудовую книжку, в графе 9 делается прочерк.
Графа 10 - подпись ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку. При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится подпись лицом, осуществляющие ведение книги учета.
Графа 11 - указывается в рублях сумма, полученная за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них. В случаях, когда данная сумма с работника не взимается, в данной графе ставится прочерк.
Графы 12 и 13 - заполняются при увольнении работника. В графе 12 указывается дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении. В графе 13 работника ставит свою подпись в подтверждение того, что он получил в этот день трудовую книжку.
Если во время работы у данного работодателя работнику оформляли вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, который зарегистрирован в книге учета отдельной строкой в момент его заведения. |