Инструкция
по заполнению Бланка заявки
Общие правила по заполнению заявки. Для гарантированного приема заказа необходимо соблюсти следующие правила:
Корректно заполнить и сохранить заявку
Корректно указать электронный адрес и тему письма
Для оформления разового заказа на перевозку необходимо заполнить форму заявки и отправить на электронный адрес Order@dpd.ru с темой dpd1
Для информационных писем в адрес компании электронный адрес остается без изменений, а именно custserv@dpd.ru.
После обработки заявки системой в ответ Вам будет отправлено письмо с информацией о результатах обработки.
Требования к заполнению заявки.
Для автоматической обработки заявок системой в файлах должна содержаться верная информация по всем строкам. Кроме того в файле нельзя удалять/вставлять строки (столбцы), менять формат ячеек и т.д.
Красными галочками в бланке заявки помечены поля, обязательные к заполнению.
Как только поле будет заполнено, галочка  исчезает. Если в заполненном бланке заявки нет полей с галочками, значит бланк заполнен полностью, и его можно высылать на электронный адрес компании для оформления заказа.
Образец заполненного бланка заявки.  
Правила заполнения бланка заявки.
Следует выбрать тип заказчика из выпадающего списка.
I. Для Юридических Лиц:
Пример 1: Заказчик является Юридическим Лицом. Оплата перевозки осуществляется за счет заказчика. Заполнять поля заявки необходимо следующим образом:
Пример 2: Заказчик является Юридическим Лицом. Оплата перевозки осуществляется за счёт третьей стороны - Юридического Лица. Заполнять поля заявки необходимо следующим образом:
Пример 3:
Заказчик является Юридическим Лицом. Оплата перевозки осуществляется за счёт плательщика - Физического Лица. Заполнять поля заявки необходимо следующим образом:
Для плательщиков - физических лиц клиентский номер плательщика не вводить.
Физические Лица могут оплачивать услуги компании только наличными.
II. Для Физических Лиц:
Заказчик является Физическим Лицом. Необходимо выбрать «ФЛ» из выплывающего списка.
Клиентский номер заказчика/плательщика не вводить. Физические Лица могут оплачивать услуги компании только наличными.
Пример 1: Заказчик является Физическим Лицом. Оплата перевозки осуществляется за счет заказчика. Заполнять поля заявки необходимо следующим образом:
Пример 2:
Заказчик является Физическим Лицом. Оплата перевозки осуществляется за счёт плательщика – другого Физического Лица. Заполнять поля заявки необходимо следующим образом:
Пример 3: Заказчик Физическое Лицо не может делать отправки за счёт плательщика – Юридического Лица:
Клиентский номер компании.
Данные необходимо вводить без пробелов, точек, запятых.
Просьба при размещении заявок указывать клиентский номер, состоящий из 10-ти цифр, первая из которых всегда должна быть «единица».
Пример:
Название компании /Название компании Плательщика (Юридические Лица).
Данные необходимо вносить полностью, при этом клиентский номер Вашей компании должен соответствовать названию компании.
Вам необходимо заполнить соответствующие значения Плательщика для полей:
Клиентский номер*Название компании Плательщика*Способ оплаты.
Способы оплаты.
В случае если оплата услуг, предоставляемых DPD, будет не заказчиком перевозки:
А) Безналичный расчет
Б) Отправителем наличными
В) Получателем наличными
Оплата Отправителем наличными возможна только при выборе варианта отправки От терминала.
Плательщиком может быть как заказчик Юридическое/Физическое лицо, так и отправитель Юридическое/Физическое лицо.
Оплата Получателем наличными возможна при варианте доставки До двери / До терминала.
Плательщиком может быть как заказчик Юридическое/Физическое лицо, так и отправитель Юридическое/Физическое лицо.
Внутренний код заявки клиента.
Данное поле не является обязательным, но в случае, если при размещении заявки Вы хотите указать внутренний индивидуальный код Вашей компании, следует заполнить соответствующие поля.
Порядок заполнения основных услуг:
Реализована возможность выбора услуги из выпадающего списка.
Порядок заполнения значений для опций:
В бланк заявки включены дополнительные опции, и Вы можете указывать/выбирать необходимые дополнительные услуги из выпадающего списка.
Если в ячейке «значения для опций» напротив выбранной Вами опции не внесена информация, то система не будет включать доп. услуги в заказ.
«Подтверждение о доставке» - В ячейке «Значения для опций» напротив выбранной Вами опции вписываете адрес электронной почты или номер факса-11-значный номер телефона сплошным текстом без указания пробелов*скобок*тире, начиная с «8».
Пример ввода номера факса: 84951101213.
«Электронное сообщение о доставке» / «Электронное сообщение о заказе» - В ячейке «Значения для опций» напротив выбранной Вами опции вписываете адрес электронной почты.
«SMS уведомление получателя» - В ячейке «Значения для опций» напротив выбранной Вами опции вписываете 11-значный номер телефона сплошным текстом без указания пробелов*скобок*тире, начиная с «7».Можно указать только один номер телефона.
Пример ввода номера телефона: 79031234567.
«E-mail уведомление получателя» - В ячейке «Значения для опций» напротив выбранной Вами опции вписываете адрес электронной почты. Можно указать несколько электронных адресов.
Для добавления опций «Возврат документов отправителю», «Разгрузка посылок при доставке», «Наложенный платеж», «Доставка в выходные дни», «Температурный режим» в заявку из выпадающего списка опций выбираете нужный вариант. Заполнения ячейки «Значения для опций» не требуется.
Порядок заполнения условий приема/доставки.
Дата приема отправки.
Данные необходимо вводить без пробелов, запятых, в числовом формате.
Интервал приема отправки.
Реализована возможность выбора интервала приема отправки из выпадающего списка.
Интервал доставки отправки.
Для услуги DPD CONSUMER реализована возможность выбора интервала доставки отправки из выпадающего списка.
Вариант доставки.
Реализована возможность выбора варианта приёма/доставки из выпадающего списка.
Правила заполнения полей адреса отправителя/получателя:
При указании Региона адреса отправителя/получателя реализована возможность выбора из выпадающего списка.
Для адреса в любом населенном пункте заполняется поле значения для «улицы». Для населенных пунктов, не разделенных на улицы, в соответствующем поле «улица» необходимо указать слово «нет».
Атрибуты дома (номер дома, корпуса, строения и т.д.) формируется по строгим правилам:
Номер дома должен начинаться с цифры и может содержать цифры от 0 до 9, не более двух букв русского алфавита: одну перед «/» и одну в конце. Перед буквой всегда должна быть цифра. Допустим единственный спецсимвол «/», но он не может быть последним символом (Например, 1А, 1А/24П, 23, 23/22А, 22А/23). В случае если в адресе отсутствует номер дома, в соответствующем поле необходимо проставить слово «нет» (без пробелов, скобок, кавычек).
Корпус, строение может начинаться с цифры или буквы (в этом случае другие спецсимволы не допускаются) и может содержать цифры от 0 до 9, не более двух букв русского алфавита.
Владение может начинаться с цифры или буквы (в этом случае другие спецсимволы не допускаются), может содержать цифры от 0 до 9, не более двух букв русского алфавита. Допустим единственный спецсимвол «-» в номере владения, но он не может быть последним символом.
Павильон /литер может содержать любой набор символов. Поле подлежит заполнению в случае если необходимо указывать Литер / Павильон.
Возможен ввод не более 15 символов.
Дополнительную информацию, которую Вы хотите указать в заявке, необходимо вносить в поле «Дополнительная информация».
Для Вашего удобства в бланке реализованы подсказки, которые помогут корректно вносить информацию.
П ри выборе варианта доставки От терминала/До терминала, реализована возможность выбора терминала DPD в соответствующем поле адреса отправителя/получателя:
Правила заполнения полей блока «Описание отправки».
Поля количество мест/общий вес/содержимое отправки/категория отправки являются обязательными для заполнения.
Реализована возможность выбора из выпадающего списка категории отправки:
- «С объявлением ценности»
- «Без объявления ценности»
Сумму объявленной ценности необходимо указывать в российских рублях. Формат введения данных должен быть цифровой.
Ограничения:
- Размер объявленной ценности не более 30 млн. руб. для почтовых отправлений с одного адреса в один день.
- Для отправок, следующих в/по территории Дагестана, Чечни, Ингушетии и Осетии, размер объявленной ценности не болеe 250 тыс. руб.
- Для отправок, следующих из/в Казахстан и Белоруссию размер объявленной ценности не более 440 тысяч рублей.
Для более дорогостоящих отправок требуется согласование.
Требования к файлу
Файл заявки необходимо сохранить в формате Excel 97-2003. Сохраненный файл должен иметь расширение «xls».
Длина названия файла - заявки при сохранении не должна превышать 25 символов.
Название файла заявки может содержать в себе буквы русского и латинского алфавита, а так же цифры, пробелы и подчеркивания.
Пример:
Требования к отправляемому письму
Сохраненный файл - заявку необходимо отправить в электронном письме. Письмо может содержать несколько файлов-заявок.
Важно, чтобы заявки были отправлены отдельно от каких- либо других файлов-вложений, например: схем проезда/реквизитов компании плательщика/информационных писем в адрес компании. Порядок действий при отправке письма с файлом-заявкой:
Создать письмо
В поле «Кому» указать электронный адрес получателя письма: order@dpd.ru
В поле «Тема» указать тему письма: dpd1
Прикрепить к письму сохраненный файл-заявку(ки)
Отправить письмо
Пример:
Обращаем ваше внимание на следующие важные моменты, которые необходимо учитывать при отправке письма с файлом-заявкой:
Тема письма
Тему письма необходимо указывать без кавычек, скобок, пробелов, запятых.
Обработка писем с другой темой, к сожалению, невозможна.
Содержание письма
Текст писем при автоматической обработке файлов-заявок, не учитывается.
Для информационных писем в адрес компании, просьба использовать электронный адрес custserv@dpd.ru.
Просьба использовать данный электронный адрес в случае, если Вам необходимо сопроводить файл-заявку комментариями, переслать в адрес нашей компании любое другое письмо информационного характера.
Прикрепляемые файлы-заявки
Отдельно обращаем Ваше внимание на то, что наименование отправляемого файла в рамках одних суток с одного электронного адреса должно быть уникальным.
Данное ограничение связано с установленной в нашей системе проверкой на дублирование заказов для предотвращения появления заказов с одинаковыми параметрами.
Оповещения о результатах обработки
После отправки письма с заявками на электронный адрес order@dpd.ru, в ответ Вам будет направлено письмо, содержащее в себе информацию различного характера в зависимости от результатов обработки:
Письмо оформлено корректно
Заявка оформлена правильно
Письмо оформлено не корректно
Заявка оформлена с ошибками
Обращаем Ваше внимание, что данное письмо - ответ сформировано автоматически системой. Отвечать на такие письма не требуется.
Рассмотрим отдельно каждый из вариантов ответов, которые могут быть Вам направлены по результатам обработки.
Письмо оформлено корректно
Письмо оформлено правильно, и прикрепленные заявки переданы в обработку.
Пример письма о приеме заявок в обработку
Тема письма: RE:dpd1
Содержание письма:
Уважаемый клиент!
Ваше письмо получено.
Файл (ы) переданы в обработку:
«Заявка DPD.xls»
Информация о номере (ах) заказа(ов) будет сообщена дополнительно.
Ваша команда DPD.
Через некоторое время вы получите еще одно письмо с информацией о результатах обработки Ваших заявок. Если к письму было прикреплено несколько файлов, по каждому из них будет отправлен ответ о результатах их обработки.
Заявка оформлена правильно
Прикрепленный к письму файл с заявкой обработан успешно.
На основании корректно заполненного файла-заявки создан заказ.
Номер заказа будет указан в письме.
Пример письма об успешном создании заказа
Тема письма: RE:dpd1
Содержание письма:
Уважаемый клиент!
На основании полученного файла " Заявка DPD .xls", создан заказ с номером 04281732MOW.
Ваша команда DPD.
Отвечать на такое письмо не требуется.
Письмо оформлено не корректно
Это означает, что при оформлении письма были допущены ошибки.
Пример письма об ошибках в оформлении письма Вариант 1
Тема письма: RE:dpd1
Содержание письма:
Уважаемый клиент!
Ваше письмо получено.
К сожалению, структура (версия) полученного файла " Заявка DPD .xls", не корректна.
Пожалуйста, скачайте актуальную версию формы по адресу http://dpd.ru/dpd/otpravka/otpravka-po-rossii/dokumenty-dlja-otpravki/blanki-zajavok.do2
и перешлите файл заново.
Ваша команда DPD.
Вариант 2
Тема письма: RE:dpd1
Содержание письма:
Уважаемый клиент!
К сожалению, Ваше письмо не может быть принято в обработку, так как оно не соответствует следующим требованиям:
в письме нет вложений
неверный заголовок письма
Ждем от Вас письмо с внесенными изменениями.
Ваша команда DPD.
Отвечать на такое письмо не требуется.
В этом случае необходимо создать новое письмо с учетом полученных ранее замечаний и отправить его на электронный адрес order@dpd.ru.
Заявка оформлена с ошибками
Это означает, что в полученной от Вас заявке, при оформлении была допущена ошибка, например:
не полностью указаны данные, необходимые для оформления заявки
некорректно указаны данные, необходимые для оформления заявки
К сожалению, дальнейшая обработка файла невозможна, т. к. в полученной заявке, вероятно, не хватает данных, необходимых для создания заказа.
Пример письма об ошибках в оформлении заявки
Тема письма: RE:dpd1
Содержание письма:
Уважаемый клиент!
В полученном файле " Заявка DPD.xls " на создание заказа не указаны следующие данные:
- Не задано значение для параметра "Название улицы получателя";
Пожалуйста, заполните данный файл и перешлите его заново.
Ваша команда DPD.
Отвечать на такое письмо не требуется.
Необходимо сделать следующие действия:
Исправить выявленные системой ошибки в заявке.
Сохранить файл с новым именем (см. пункт Прикрепляемые файлы-заявки)
Отправить письмо с прикрепленным файлом-заявкой на электронный адрес order@dpd.ru
Спасибо за внимание.
По всем вопросам оформления можно обращаться в отдел обслуживания клиентов
по тел. +7 (800) 555-45-85 (Звонок по России бесплатный)
Благодарим вас за то, что Вы выбрали DPD!
Ваша команда DPD.
Web:www.dpd.ru
|
