Путевой лист: проверка по горячим точкам
Скачать 169.59 Kb.
|
| "Практическая бухгалтерия", 2009, N 4 ПУТЕВОЙ ЛИСТ: ПРОВЕРКА ПО ГОРЯЧИМ ТОЧКАМ Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленность затрат служебного автомобиля подтверждает путевой лист вне зависимости от того, является ли ваша организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен ненадлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и, как правило, к значительным доначислениям. Так как же правильно оформить путевой лист легкового автомобиля? Внимание! Выписывать путевой лист должны не только автотранспортные организации, а также организации, у которых есть автомобили, но деятельность не связана с перевозками. Путевой лист является первичным документом по учету использования транспортного средства и контролю работы водителя. Он подтверждает расход топлива транспортного средства, в то время как кассовые чеки с заправочной станции лишь подтвердят факт приобретения бензина. Если путевой лист отсутствует или его основные реквизиты не заполнены, расходы на горюче-смазочные материалы, ремонт или обслуживание автомобиля, суммы начисленной амортизации и т.п. не будут носить производственный характер. Поэтому стоит внимательно отнестись к заполнению путевого листа. Кто здесь главный? Сразу стоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют механик и диспетчер-нарядчик. Диспетчер либо уполномоченное руководителем организации лицо в соответствующих графах указывают: наименование, адрес и номер телефона организации, марку и государственный номерной знак автомобиля, Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения и его класс. Если организация проводит лицензируемые виды перевозок, в строке "Лицензионная карточка" заполняются соответствующие данные. В разделе "Задание водителю" диспетчер должен указать, в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес подачи. Механик же указывает количество пройденных километров по данным спидометра соответственно на момент выезда из гаража и при возвращении. Количество пройденных километров при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий рабочий день. Самое трудное для бухгалтера - добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа. Учимся на чужих ошибках Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, разберем порядок заполнения путевого листа на примере. Пример. Основным видом деятельности ООО "Гравицаппа" является продажа мелких деталей для двигателей. Для служебных поездок по городу и области руководители и менеджеры используют легковые автомобили. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров не оказываются. 14 февраля 2009 г. менеджер ООО "Гравицаппа" И.М. Семенов отправился на задание. Организация использует унифицированную форму путевого листа (форма N 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78). Заполненный документ показан на с. 73. Затраты по эксплуатации автомобилей списываются в расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Типовая межотраслевая форма N 3 Место для штампа организации АВ 222 ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------- N --------- серия 14 февраля 09 "--" --------- 20-- г. ┌────────┐ │ Коды │ ├────────┤ Форма по ОКУД │0345001 │ ООО "Гравицаппа", г. Москва, ├────────┤ ул. Станкостроителей, д. 2, │ │ тел. 222-65-09 │ │ Организация ------------------------------------- по ОКПО│50030165│ наименование, адрес, номер телефона └────────┘ ВАЗ-2112 ┌────────┐ Марка автомобиля --------------------------------------- │ │ С656РМ77 ├────────┤ Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер │44 │ Семенов Игорь Михайлович ├────────┤ Водитель ------------------------------- Табельный номер │0125 │ фамилия, имя, отчество └────────┘ 37МТ N 128535 B Удостоверение N ------------------- Класс --------------- стандартная, ограниченная Лицензионная карточка ------------------------- ненужное зачеркнуть Регистрационный N _______________ Серия _________ N ________ Задание водителю │ Автомобиль технически исправен ООО "Гравицаппа" │ ┌────┐ В распоряжение -------------------│ Показание спидометра, км │6573│ наименование │ Выезд разрешаю └────┘ ┌─────────┐│ Гусев Гусев В.П. ______________________ └─────────┘│ Механик ------- -------------- │ подпись расшифровка организация │ подписи г. Москва, │ Автомобиль в технически Адрес подачи ---------------------│ исправном состоянии принял ул. Станкостроителей, д. 2 │ (1) ----------------------------------│ Водитель ------- _____________ __________________________________│ подпись расшифровка │ подписи ┌────────────┐│ Время выезда из │9:15 ││ ┌──────────┬───────┐ гаража, ч, мин. └────────────┘│ Горючее │ марка │ код │ │ ├──────────┼───────┤ Диспетчер- │ │А-95 │ │ Кирова Кирова О.С. │ └──────────┴───────┘ нарядчик ------- -----------------│ Движение горючего подпись расшифровка │ ┌───────────┐ подписи │ │количество,│ ┌────────────┐│ │ л │ Время возвращения в │(2) │├──────────────────┼───────────┤ гараж, ч, мин. └────────────┘│ Выдано: │ │ │ по заправочному ├───────────┤ Диспетчер- │ 7513 │(3) │ Кирова Кирова О.С. │ листу N ---------│ │ нарядчик ------- -----------------├──────────────────┼───────────┤ подпись расшифровка │ Остаток: │36 │ подписи │ при выезде ├───────────┤ │ при возвращении │15 │ __________________________________│ ├───────────┤ │Расход: по норме │(4) │ Опоздания, ожидания, простои в│ ├───────────┤ пути, заезды в гараж и прочие│ фактический │21 │ отметки __________________________│ ├───────────┤ __________________________________│ Экономия ├───────────┤ __________________________________│ Перерасход └───────────┘ __________________________________│ __________________________________│ Автомобиль принял. Показа- │ ние спидометра при возвра- │ щении в гараж, км ┌───────┐ │ │6823 │ Автомобиль │ └───────┘ сдал Семенов Семенов И.М. │ Гусев Гусев В.П. водитель ------- -----------------│ Механик ------- -------------- подпись расшифровка │ подпись расшифровка М.П. подписи │ подписи Оборотная сторона формы N 3
Результат работы автомобиля Расчет заработной платы: за смену: ┌───────┐ ┌────────┐ всего в наряде, ч │7:30 │ │ │ └───────┘ за километраж, руб. коп. └────────┘ ┌───────┐ ┌────────┐ пройдено, км │250 │ за часы, руб. коп. │ │ └───────┘ └────────┘ ----------------------------------- ┌────────┐ Итого, руб. коп. └────────┘ бухгалтер Фокина Фокина Л.С. Расчет произвел ----------- --------- --------------------- должность подпись расшифровка подписи Итак, проведем работу над ошибками по путевому листу ООО "Гравицаппа". Места, где при заполнении допущены ошибки, указаны цифрами на документе 1. Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается. Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной. Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. Ошибка 4. В графе "Расход: по норме" не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то что в Налоговом кодексе речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы, утвержденные Минтрансом России, либо воспользоваться заводскими нормами расхода топлива <*>. -------------------------------- <*> Подробнее о том, нужно ли списывать расходы на ГСМ по нормам и что по этому поводу думает Минфин, читайте в следующем номере журнала "ПБ". Ошибка 5. Строки в графах "Место отправления и назначения" заполнены неверно, так как указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, если можно, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: "по городу", "по району", "по области". Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку. Ошибка 6. На оборотной стороне путевого листа не прописано время возвращения водителя. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись. Ошибка 7. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра. Перечисленные выше ошибки в документе исправимы. Порядок исправлений в путевых листах определен в п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Изменения в первичных учетных документах должны быть подтверждены подписями соответствующих лиц и датами исправлений. Так, например, исправления в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица). Правильная форма заполненного путевого листа для ООО "Гравицаппа" показана на с. 74. Типовая межотраслевая форма N 3 Место для штампа организации АВ 222 ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------- N --------- серия 14 февраля 09 "--" --------- 20-- г. ┌────────┐ │ Коды │ ├────────┤ Форма по ОКУД │0345001 │ ООО "Гравицаппа", г. Москва, ├────────┤ ул. Станкостроителей, д. 2, │ │ тел. 222-65-09 │ │ Организация ------------------------------------- по ОКПО│50030165│ наименование, адрес, номер телефона └────────┘ ВАЗ-2112 ┌────────┐ Марка автомобиля --------------------------------------- │ │ С656РМ77 ├────────┤ Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер │44 │ Семенов Игорь Михайлович ├────────┤ Водитель ------------------------------- Табельный номер │0125 │ фамилия, имя, отчество └────────┘ 37МТ N 128535 B Удостоверение N ------------------- Класс --------------- стандартная, ограниченная Лицензионная карточка ------------------------- ненужное зачеркнуть Регистрационный N _______________ Серия _________ N ________ Задание водителю │ Автомобиль технически исправен ООО "Гравицаппа" │ ┌────┐ В распоряжение -------------------│ Показание спидометра, км │6573│ наименование │ Выезд разрешаю └────┘ ┌─────────┐│ Гусев Гусев В.П. ______________________ └─────────┘│ Механик ------- -------------- │ подпись расшифровка организация │ подписи г. Москва, │ Автомобиль в технически Адрес подачи ---------------------│ исправном состоянии принял ул. Станкостроителей, д. 2 │ Семенов Семенов ----------------------------------│ Водитель ------- ------------- __________________________________│ подпись расшифровка │ подписи ┌────────────┐│ Время выезда из │9:15 ││ ┌──────────┬───────┐ гаража, ч, мин. └────────────┘│ Горючее │ марка │ код │ │ ├──────────┼───────┤ Диспетчер- │ │А-95 │ │ Кирова Кирова О.С. │ └──────────┴───────┘ нарядчик ------- -----------------│ Движение горючего подпись расшифровка │ ┌───────────┐ подписи │ │количество,│ ┌────────────┐│ │ л │ Время возвращения в │16:45 │├──────────────────┼───────────┤ гараж, ч, мин. └────────────┘│ Выдано: │ │ │ по заправочному ├───────────┤ Диспетчер- │ 7513 │10 │ Кирова Кирова О.С. │ листу N ---------│ │ нарядчик ------- -----------------├──────────────────┼───────────┤ подпись расшифровка │ Остаток: │36 │ подписи │ при выезде ├───────────┤ │ при возвращении │15 │ __________________________________│ ├───────────┤ │Расход: по норме │17 │ Опоздания, ожидания, простои в│ ├───────────┤ пути, заезды в гараж и прочие│ фактический │21 │ отметки __________________________│ ├───────────┤ __________________________________│ Экономия │- │ __________________________________│ ├───────────┤ __________________________________│ Перерасход │4 │ __________________________________│ └───────────┘ │ │ Автомобиль принял. Показа- │ ние спидометра при возвра- │ щении в гараж, км ┌───────┐ │ │6823 │ Автомобиль │ └───────┘ сдал Семенов Семенов И.М. │ Гусев Гусев В.П. водитель ------- -----------------│ Механик ------- -------------- подпись расшифровка │ подпись расшифровка М.П. подписи │ подписи Оборотная сторона формы N 3
Результат работы автомобиля Расчет заработной платы: за смену: ┌───────┐ ┌────────┐ всего в наряде, ч │7:30 │ │- │ └───────┘ за километраж, руб. коп. └────────┘ ┌───────┐ ┌────────┐ пройдено, км │250 │ за часы, руб. коп. │- │ └───────┘ └────────┘ ----------------------------------- ┌────────┐ Итого, руб. коп. │- │ └────────┘ бухгалтер Фокина Фокина Л.С. Расчет произвел ----------- --------- --------------------- должность подпись расшифровка подписи Это важно. Путевой лист унифицированной формы выдается только на один день или смену. На срок более одних суток унифицированная форма выдается в случае командировки водителя. Поэтому, чтобы увеличить срок действия путевого листа, организация может разработать свою форму и закрепить ее в учетной политике. Путевой лист по собственной форме Мы рассмотрели порядок заполнения унифицированной формы путевого листа для легкового автомобиля. Она в обязательном порядке применяется специализированными и автотранспортными организациями. Но "обычные" организации имеют право разработать свою форму путевого листа (Письмо УФНС России от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253). В указанной форме необходимо отразить все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно: - наименование документа; - дату составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; - наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи указанных лиц. Собственную форму путевого листа должен утвердить приказом руководитель организации. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, форма должна быть приведена в учетной политике. Организация, которая применяет унифицированную форму, должна составлять путевой лист ежедневно. Поэтому свой бланк путевого листа организации обычно разрабатывают с расчетом, чтобы его можно было выдавать сразу на несколько дней, неделю, месяц. Собственная форма путевого листа должна составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы можно было судить об обоснованности произведенного расхода (Письмо Минфина России от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23). Главное, чтобы она позволяла организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Нюансы с водителями В организации нет собственного водителя. В этом случае следует подготовить внутренний документ (приказ) для работников, которые в целях производственной необходимости будут использовать служебный автомобиль. В приказе должны быть прописаны: работник и его должность, производственная необходимость использования автомобиля (или ссылка на должностные инструкции), номер и марка машины. Из этих сведений можно сделать вывод, для каких служебных обязанностей сотруднику необходим автомобиль. Также одно транспортное средство может быть "закреплено" за несколькими лицами. Этот приказ нужен для того, чтобы у налоговых инспекторов не возникло лишних вопросов по поводу использования служебного транспорта лицами, деятельность которых не подразумевает производственную необходимость разъездов на автомобиле. В организации есть водитель. Если заработная плата начисляется исходя из фиксированного оклада, то составлять свою форму путевого листа за неделю или месяц никак не повредит. А если зарплата повременная или сдельная, то необходимо внести в путевой лист раздел расчета заработка. В нем должно быть указано время выезда и возвращения из каждой поездки, километраж. Если заработная плата работника рассчитывается исходя из времени или километража, то в соответствующих графах должна проставляться тарифная ставка и рассчитываться зарплата. Таким образом, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию о его использовании. Иначе учиться придется на собственных ошибках. С.Шестакова Эксперт "ПБ" Подписано в печать 23.03.2009 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | При применении наемного труда работников путевой лист каждому водителю оформляется предпринимателем или специально назначенным им... | | |
| | ||
| | ||
 | | Обязанности: разгрузка, погрузка товаров, прием товаров, распределение и комплектование товаров по торговым точкам; экспедирование,... | |
| Ежеквартальное приложение к журналу "Новая бухгалтерия" "Малая бухгалтерия", N1, 2006 г | |