ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31.07.2009 № 164-р
г. Ярославль
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области
<в ред. распоряжений Губернатора области от 15.06.2010 № 95-р, от 14.10.2010 № 198-р,
от 16.03.2011 № 73-р, 26.10.2011 № 520-р, от 29.05.2013 № 295-р>
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства области, органов исполнительной власти Ярославской области обеспечить соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области при организации документооборота, исполнении служебных документов и подготовке проектов служебных документов в возглавляемых структурных подразделениях, органах власти.
3. Признать утратившими силу:
- распоряжение главы администрации области от 18.01.94 № 21-р «О замене бланков писем, постановлений и распоряжений главы администрации области»;
- распоряжения Губернатора области:
от 10.02.97 № 17-р «Об утверждении бланков Администрации Ярославской области»;
от 31.10.97 № 176-р «Об организации делопроизводства в Администрации области»;
от 05.04.2000 № 50-р «Об утверждении бланков»;
от 19.06.2000 № 101-р «О внесении дополнений в распоряжение Губернатора области от 05.04.2000 № 50-р»;
от 07.08.2001 № 173-р «Об утверждении бланков»;
от 19.06.2002 № 109-р «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ярославской области»;
от 10.04.2007 № 83-р «О внесении изменений в распоряжение Губернатора области от 07.08.2001 № 173-р»;
от 14.02.2008 № 23-р «Об утверждении бланков».
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Берёзкина С.В.
5. Распоряжение вступает в силу с 01 августа 2009 года.
Губернатор области С.А. Вахруков
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Губернатора области
от 31.07.2009 № 164-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
<в ред. распоряжений Губернатора области от 15.06.2010 № 95-р, от 14.10.2010 № 198-р, от 16.03.2011 № 73-р, от 29.05.2013 № 295-р>
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы со служебными документами (далее - документы) в Правительстве Ярославской области (далее - Правительство области) и определяет основные правила подготовки, оформления, организации работы с документами и контроля их исполнения в Правительстве области и его структурных подразделениях (далее - структурные подразделения, структурное подразделение).
3. Инструкция разработана в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Регламентом Правительства Ярославской области (далее - Регламент). <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и хранение, контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях осуществляется административно-контрольным управлением Правительства Ярославской области (далее - административно-контрольное управление).
7. Делопроизводство в Правительстве области организуется на базе автоматизированной единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭД). (в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р)
8. Органы исполнительной власти Ярославской области (далее - органы исполнительной власти, орган исполнительной власти) организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативных методических документов, не противоречащих законодательству и Инструкции. Требования подраздела 2 раздела III Инструкции являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти.
9. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений. Работники структурных подразделений несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов.
10. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются отдельным правовым актом Губернатора области. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
11. Ведение секретного делопроизводства осуществляется первым отделом Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией № 3-1, утверждённой постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г.
12. Регистрация и учёт служебных документов, поступивших по каналам специальной документальной связи, осуществляется отделом специальной документальной связи Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией, утверждённой распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 апреля 1996 года № 738с.
13. Порядок рассмотрения обращений граждан и организация их приёма в Правительстве области определяются Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области, утверждённым постановлением Губернатора области от 19.06.2008 № 453 «Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области».
II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется специалистами, определяемыми руководителем структурного подразделения. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием и учёт поступающей корреспонденции, регистрация и учёт документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении;
- передача корреспонденции на рассмотрение руководству структурного подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
- ознакомление работников с правовыми, организационно-распорядительными и информационными документами;
- учёт, хранение, выдача бланков документов;
- систематическое информирование руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;
- выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
- оформление исходящих документов, передача их на отправку;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;
- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- организация уничтожения служебных документов в соответствии с установленным порядком;
- ознакомление вновь принятых работников с Инструкцией, Регламентом и другими нормативными актами по вопросам работы с документами и ведению делопроизводства;
- проведение инструктажа работников структурного подразделения по вопросам организации работы с документами.
2. Должностные обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях определяются должностными регламентами.
3. При работе с документами, поступившими в Правительство области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией.
4. Работать с документами вне служебных помещений Правительства области запрещается.
5. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
6. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю структурного подразделения и в административно-контрольное управление. В этом случае руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника административно-контрольного управления.
Передача работниками структурных подразделений документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей структурных подразделений.
7. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется управлением коммуникаций и общественных связей Правительства Ярославской области.
III. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Бланки документов
1.1. Документы в Правительстве области должны, как правило, оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, располагаемых в соответствии с пунктом 2.3 подраздела 2 данного раздела Инструкции.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги различных форматов. Формат бланка выбирается в зависимости от объёма текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
Бланки документов форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 Ч 210 мм) используются для изготовления служебных писем, правовых актов, учредительных и организационно-распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и других документов.
На листах формата А6 (105 Ч 148 мм) изготавливаются особые виды должностных бланков. Они используются, например, для оформления резолюции (поручения) руководителя.
Для изготовления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблицы со множеством граф, может использоваться бланк формата АЗ (420 Ч 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Такие размеры устанавливаются с учётом необходимости размещения некоторых реквизитов, подшивки документов и для удобства прочтения документов в сброшюрованном виде. При подготовке документа на нескольких листах все листы должны иметь одинаковые размеры полей.
1.2. В Правительстве области применяются следующие бланки:
бланк письма Губернатора Ярославской области (приложение 1 к Инструкции);
бланк письма Правительства Ярославской области (приложение 2 к Инструкции);
бланк указа Губернатора Ярославской области (приложение 3 к Инструкции); <в ред. распоряжения Губернатора области от 14.10.2010 № 198-р>
бланк распоряжения Губернатора Ярославской области (приложение 4 к Инструкции);
бланк постановления Правительства Ярославской области (приложение 5 к Инструкции);
бланк приказа Правительства Ярославской области (приложение 6 к Инструкции).
Бланки документов в Правительстве области и в органах исполнительной власти разрабатываются с учётом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, а также требований статьи 5 Закона Ярославской области от 30 июня 2011 г. № 20-з «Об официальных символах Ярославской области» (далее – Закон Ярославской области «Об официальных символах Ярославской области»). Для соблюдения единого формата бланков органов исполнительной власти, структурных подразделений казённым предприятием Ярославской области «Электронный регион» разрабатываются шаблоны указанных документов, которые размещаются в соответствующей папке ЕСЭД. (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р, распоряжения Губернатора области от 29.05.2013 № 295-р)
Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи соответствующего документа.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
1.3. Бланки с использованием герба Ярославской области, необходимые для обеспечения деятельности Губернатора области и Правительства области, изготавливаются типографским способом по заказу административно-контрольного управления.
Бланки подлежат обязательному учёту, но не являются бланками строгой отчётности. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 29.05.2013 № 295-р).
Использование ксерокопий бланков для создания документов не допускается.
Учет, выдачу, хранение бланков с использованием герба Ярославской области осуществляет административно-контрольное управление, а в структурных подразделениях, органах исполнительной власти области - персонально ответственные за это лица, назначенные руководителем соответствующего структурного подразделения или органа. Эти сотрудники имеют право получать указанные бланки в административно-контрольном управлении.
Бланки писем Губернатора области выдаются только в приёмную Губернатора области, приёмные первого заместителя Губернатора области – Председателя Правительства области и заместителей Губернатора области, машинописное бюро отдела по работе с документами административно-контрольного управления, первый отдел, второй отдел, государственно-правовое управление Правительства области, отдел наград управления государственной службы и кадровой политики Правительства области (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 29.05.2013 № 295-р).
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
1.4. Для изготовления гербовых бланков в соответствии с требованиями, указанными в абзаце восьмом пункта 1.2 данного подраздела Инструкции, разрабатывается техническое задание с подробным описанием технических характеристик печатной продукции данного вида.
Процедура заказа на изготовление гербовых бланков в Правительстве области осуществляется в соответствии с действующим законодательством, определяющим порядок закупки товаров, выполнения работ, оказания услуг для государственных нужд (пункт в ред. распоряжения Губернатора области от 29.05.2013 № 295-р).
2. Подготовка и оформление проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, писем, подписываемых Губернатором области
<в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
2.1. Подготовка проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области (далее - проекты указов, постановлений, распоряжений) производится структурными подразделениями, органами исполнительной власти в соответствии с требованиями Регламента. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
2.2. Проект указа, постановления, распоряжения печатается на бланке установленной формы (приложения 3-5 к Инструкции) красками насыщенного цвета, шрифтом Times New Roman 14-го размера. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
2.3. Указ, постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
герб Ярославской области;
наименование органа, издавшего документ: ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на указах и распоряжениях Губернатора области; ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на постановлениях Правительства области; <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
наименование вида акта - УКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Перечисленные реквизиты входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Дата проставляется после подписания при регистрации, оформляется цифровым способом и состоит из предлога «от» и даты подписания документа, например, «от 21.11.2007».
Предлог «от» и знак «№» печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Номер проставляется после подписания при регистрации, оформляется арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа.
К порядковому номеру постановления, принимаемого на заседании Правительства области, через дефис добавляется буква «п», например, «№ 215-п».
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, «№ 117-р».
Место издания - г. Ярославль - печатается при изготовлении бланка в типографии.
Заголовок отделяется от реквизита «Место издания» 2-3 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы. Прочие требования к оформлению заголовка приведены в пункте 3.14 подраздела 3 данного раздела Инструкции.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
Текст проекта указа, постановления, распоряжения выравнивается по левой и правой границам текстового поля; при наборе текста необходимо использовать функцию автоматического переноса во избежание неоправданно больших пробелов между словами. Преамбула (если есть), а также каждый новый пункт или абзац печатаются с красной строки, размер которой составляет 1,25-1,27 сантиметра, или 5 печатных знаков. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Текст проекта указа, постановления, распоряжения должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
При составлении текста документа особое внимание следует уделять последовательности представления информации, чёткому выделению её основных частей, т.е. структуре текста. Под структурой теста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определённой последовательности. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть, в распоряжениях - распорядительную.
В преамбуле проекта указа, постановления, распоряжения указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ; копии этих документов обязательно должны быть приложены к проекту указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Преамбула в указах Губернатора области завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», в постановлениях Правительства области - словами «ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ». Завершающие слова печатаются с новой строки от границы левого поля прописными буквами. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Если в указе Губернатора области преамбула отсутствует, то слово ПОСТАНОВЛЯЮ не пишется. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
В постановляющей (распорядительной) части должны содержаться конкретные поручения, описываться механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, устанавливаться сроки их исполнения, даваться поручения о контроле за исполнением.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов указов, постановлений, распоряжений, как правило, подразделяется на пункты.<в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Все изменения, вносимые в ранее принятые указ, постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного документа. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
При наличии приложений к указу, постановлению, распоряжению в тексте на них обязательно даётся ссылка. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Губернатор области», инициалов и фамилии Губернатора области или слов «Первый заместитель Губернатора области», инициалов и фамилии первого заместителя Губернатора области. Слова «Губернатор области» печатаются в одну строку, слова «Первый заместитель Губернатора области» - в две строки от границы левого поля. Инициалы и фамилия Губернатора области, первого заместителя Губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.
Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при необходимости размещения текста проекта указа, постановления, распоряжения на одной странице. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
В целях оптимизации процедуры подготовки проектов указов, распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, служебных писем рекомендуется использовать шаблоны соответствующих документов и приложений к ним, размещённые в ЕСЭД. (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р)
2.4. Оформление приложений.
Приложения к проектам указов, постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Размеры полей, шрифта и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов, постановлений, распоряжений. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
В приложениях помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и др.
Если в тексте проекта указа, постановления, распоряжения даётся ссылка «приложение», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на указ, постановление или распоряжение. Все составные части реквизита оформляются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
|
Приложение
к указу
Губернатора области
от____________№____
|
При наличии в тексте проекта указа, постановления, распоряжения формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на указ, постановление или распоряжение, его дату и номер: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
|
УТВЕРЖДЕНО
указом
Губернатора области
от____________ №_____
|
Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, рекомендации - УТВЕРЖДЕНЫ.
Если в приложении утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного, типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через дополнительный интервал пишется слово «Форма», а далее идёт заголовок приложения:
|
Приложение
1 к Порядку
Форма
|
Отчёт
об использовании субсидии на компенсацию затрат сельхозтоваропроизводителей на горюче-смазочные материалы
Слово «Форма», как правило, включается в заголовок приложения, если он не является частью утверждаемой (приводимой в приложении) формы (как, например, в приложении 26 к Инструкции).
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, полужирным шрифтом. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами: |
