Лекция №3 по дисциплине «Базы данных»
Скачать 127.31 Kb.
|
Лекция №3 по дисциплине «Базы данных»Лекция №3 по дисциплине «Базы данных» БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL План лекции:
База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы. При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных. Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п. Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных. База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде. Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии. База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец. Создание базы данных Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей. Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel. База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:
Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев. Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования. Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи. Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись. При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы. Затем необходимо отметить обе строки ( с именами полей и формулами ) и выбрать команду Форма из меню Данные. После этого Excel анализирует введенную в первые две строки информацию и создает форму с данными, в которой сверху вниз перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах рядом с ними. Текстовые окна у вычисляемых полей отсутствуют. Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для перехода к очередному полю следует нажимать клавишу Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись! Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле. Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу <¬ –> или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор. При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в БД не вводится). После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи. После завершения ввода записей следует нажать клавишу Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.
Доступ к данным обеспечивает система управления данными. В ее функции входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной. Форма данных служит не только для создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или для дальнейшего удаления ненужной записи. Если в БД сравнительно немного записей, поиск нужной записи можно выполнить следующим образом: установить табличный курсор где-либо в БД; выполнить последовательность команд Данные – Форма ; нажимать кнопку Далее в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или воспользоваться полосой прокрутки справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части ;
Для поиска нужной записи в большой БД следует использовать форму данных и специальные критерии поиска. Excel, используя заданные критерии для нахождения требуемых записей в списке, найдет и отберет только те записи, для которых выполнены условия, заданные критериями. Для задания критериев и выполнения поиска удовлетворяющих им записей необходимо выполнить такие действия:
Excel отобразит форму данных с первой найденной записью, а чтобы просмотреть все следующие , следует нажимать кнопку Далее; при необходимости пройтись по найденным записям в обратном порядке следует щелкать по кнопке Назад. Чтобы изменить критерий поиска, если необходимо, нужно сначала очистить форму данных, щелкнув снова на кнопке Критерии. Затем – выбрать нужные текстовые окна и очистить старый критерий перед вводом нового или просто заменить критерий при условии использования тех же полей. Чтобы вернуться к текущей записи, проигнорировав результаты поиска по критерию, следует щелкнуть на кнопке Правка , которая появляется на месте кнопки Критерии после перехода в режим создания критерия. Для редактирования значения поля в текущей записи необходимо перейти в него, нажимая клавиши Для удаления записи из БД щелкнуть на кнопке Удалить в окне формы данных. При этом, однако, следует помнить, что невозможно восстановить удаленную таким образом запись с помощью команды Отменить. Поэтому Excel выдаст окно предупреждения с таким сообщением:« Запись, выведенная на экран, будет удалена ». Можно подтвердить свое решение об удалении записи, щелкнув на кнопке ОК , или отменить, щелкнув на кнопке Отмена . Редактирование полей осуществляется обычными средствами Excel, предназначенными для работы со столбцами электронной таблицы с последующей корректировкой формы данных и всех записей. Для добавления новых записей в уже сформированную БД при наличии строк с итоговыми результатами ( например, среднее значение по полю или сумма элементов столбца ) нужно предварительно вставить обычными средствами Excel ( с помощью меню Вставка ) необходимое количество новых строк . В противном случае Excel сообщит, что «расширение БД невозможно». После дополнения БД необходимо в обязательном порядке откорректировать формулы в итоговых строках , распространив их на вновь введенные данные, так как иначе эти данные не будут учтены и результаты останутся прежними, т.е. неправильными.
Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД – в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении новых записей Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД называется сортировкой. Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:
Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться от ошибочной сортировки следует выбрать Правка – Отменить Сортировку или нажать Для сортировки записей в БД по одному полю проще пользоваться инструментом Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов. Для этого нужно установить курсор в клетке с именем поля и щелкнуть на соответствующем инструменте. При этом необходимо помнить, что сортируется вся БД и по всем элементам выбранного поля , в том числе и по итоговым строкам. ------------------------------
После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе. Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:
Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка. При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию. При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный. Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения. Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа. Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры сортировки”. С помощью этого окна вы можете:
------------------------------------- Форма данных является удобным средством поиска записей в БД, пока критерии поиска просты. Однако гораздо более удобным инструментом этого назначения являются фильтры . Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется. Преимущество этого подхода заключается в том, что с такой выборкой можно работать автономно как с новой таблицей, не загружая экран избыточной информацией. Для активизации нужного фильтра следует выполнить такие действия:
------------------------------------------------
В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа. Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми. В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр. При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр. ------------------------------------------------------------- Для вывода на печать отфильтрованных записей достаточно после их выделения щелкнуть на кнопке Печать на инструментальной панели или выбрать команду Печать в меню Файл .
Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные | Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку общих итогов. После выполнения команды Данные | Итоги вы можете выполнить следующие операции:
Команда Итоги вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию. Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка) Номер_функции - это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка. Ссылка - это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги. Если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. |
Похожие:
 | Процесс проектирования, реализации и поддержания системы базы данных называется жизненным циклом базы данных (жцбд). Процедура создания... |  | Метод исследования – моделирование базы данных в программе Microsoft Access 2013 |
| Методические указания предназначены для проведения практических занятий по дисциплине «Базы данных», для специальности ксиК | | В окне «Базы данных» выбрать объект «Таблицы», выберите опцию «Создание таблицы в режиме конструктора» |
| Для признания исключительного права на базы данных не требуется специальной регистрации (однако предпочтительно осуществлять государственную... | | Фио, категория клиента, паспортные данные (свидетельства о рождении), контактные данных) |
| Спроектировать реляционную базу данных «Магазин дисков для детей «Childs Dream»». Бд обеспечивает выполнение следующих запросов | | Место урока в теме – урок проводится в ходе изучения темы “Информационные системы”, после изучения понятий базы данных, видов баз... |
| По заданной схеме данных требуется создать компьютерную реализацию базы данных, выполнив следующие этапы работы: создать базовые... | | России стало быстро увеличиваться. Кадровые агентства начали создавать свои сайты и размещать на них вакансии. В интернет появились... |