Департамент образования и науки Костромской области
Областное государственное бюджетное
профессиональное образовательное учреждение
«Костромской лесомеханический колледж»
Утверждено приказом директора ОГБПОУ
«Костромской лесомеханический колледж»
от 22.10.2013 года № 03-01/222
ПОРЯДОК
ПРИОБРЕТЕНИЯ, УЧЁТА, ХРАНЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ И О КВАЛИФИКАЦИИ
Кострома
1. Общие положения.
1. Порядок приобретения, учета, хранения и выдачи бланков документов об образовании и квалификации (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», действующими законодательными актами в сфере образования Российской Федерации.
2. Настоящий Порядок определяет приобретение, учет, хранение, выдачу бланков документов о среднем профессиональном образовании установленного образца и (или) о квалификации и приложения к ним в ОГБПОУ «КЛМК».
Документы об образовании и о квалификации: диплом о среднем профессиональном образовании и приложение к нему; диплом о среднем профессиональном образовании с отличием и приложение к нему; удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке, выдаются колледжем по результатам освоения основных профессиональных образовательных программ и дополнительных профессиональных программ.
3. Диплом о среднем профессиональном образовании (далее – диплом) состоит из титула диплома (далее – титул) и приложения к диплому (далее – приложение).
4. Бланк титула и бланк приложения (далее вместе - бланки) являются защищенной от подделок полиграфической продукцией уровня "Б" и изготавливаются по единому образцу в установленном законодательством Российской Федерации порядке в соответствии с Техническими требованиями и условиями изготовления защищенной полиграфической продукции, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации.
5. Выбор предприятий - изготовителей бланков документов осуществляется образовательным учреждением самостоятельно.
6. Лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию по профессиональным образовательным программам среднего профессионального образования, выдается диплом о среднем профессиональном образовании с приложением, подтверждающий получение среднего профессионального образования по соответствующей специальности.
7. Лицам, успешно освоившим дополнительную профессиональную программу и прошедшим итоговую аттестацию, выдаются документы о квалификации: удостоверение о повышении квалификации и (или) о профессиональной переподготовке.
Документ о квалификации выдается на бланке, являющимся защищенным от подделок полиграфической продукцией, образец которого самостоятельно установлен организацией.
8. При освоении дополнительной профессиональной программы параллельно с получением среднего профессионального образования удостоверение о повышении квалификации и (или) диплом о профессиональной переподготовке выдаются одновременно с получением соответствующего документа об образовании и о квалификации.
2.Порядок приобретения бланков документов
об образовании и (или) о квалификации
9. Директор приказом назначает материально-ответственное лицо за приобретение, учёт и хранение документов об образовании и (или) квалификации.
10. Ответственный за приобретение бланков строгой отчётности (документов об образовании и (или) квалификации) вместе с заведующими отделениями составляет и представляет директору колледжа сводную заявку на необходимое количество бланков на учебный год..
11.Заявки на каждый вид бланочной продукции формируются отдельно.
12.Ежегодно в срок до 1 ноября ответственный за приобретение бланков строгой отчётности представляет сводную заявку на приобретение бланков документов об образовании и (или) о квалификации на подпись директору колледжа.
13. Ответственный обращается с заявкой в организацию, имеющую лицензию на осуществление деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, которая направляет колледжу договор и счет на оплату.
14. При поступлении бланков документов об образовании и (или) о квалификации ответственный вместе с секретарём учебной части, бухгалтером, ответственным за учёт материальных ценностей проводит сверку соответствия фактического количества бланков дипломов и бланков приложений (их серий и номеров) учетным данным, содержащихся в сопроводительных документах. По результатам сверки составляется акт в 2-х экземплярах. 1-й экземпляр хранится у секретаря учебной части, 2-й экземпляр - в бухгалтерии.
3.Учет, хранение и выдача бланков документов
об образовании и (или) о квалификации
15. Бланки документов об образовании и (или) о квалификации хранятся в сейфе или металлическом шкафу, закрытых на замки, исключающих их порчу и хищение. В каждом случае по окончании работы с бланками, место хранения бланков должно опечатываться или опломбироваться.
16. Приобретенные бланки документов об образовании и (или) о квалификации регистрируются бухгалтером, ответственным за учёт материальных ценностей, в книге учета бланков документов строгой отчетности, которая пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается и хранится как документ строгой отчетности, записи в книгу учета производятся при любом движении бланков. На каждый вид бланков строгой отчётности заводится отдельная книга. Если в колледже видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учёта, тогда в книге учета выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланков.
17. В книгу учета заносятся следующие данные:
- порядковый номер;
- наименование бланков строгой отчетности;
- дата получения, накладная;
- номера полученных бланков строгой отчетности;
- количество полученных бланков.
18. Для регистрации выдаваемых дипломов и приложений к ним в колледже ведутся книги регистрации, в которые заносятся следующие данные:
- порядковый регистрационный номер диплома;
- фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом, в случае получения диплома (дубликата диплома, дубликата приложения к диплому) по доверенности - также фамилия, имя и отчество лица, которому выдан документ;
- серия и номер бланка диплома; серия и номер бланка (серии и номера бланков) приложения к диплому;
- дата выдачи диплома;
- наименование профессии или специальности среднего профессионального образования с указанием присвоенной квалификации;
- дата и номер протокола государственной экзаменационной комиссии;
- дата и номер приказа об отчислении выпускника профессиональной образовательной организации.
19. Каждая запись в книге регистрации выдачи документов об образовании заверяется подписью секретаря учебной части, готовящего диплом и приложения к нему к вручению, подписью студента, получившего диплом и приложения к нему, подписью директора колледжа.
20. Диплом выдается лицу, завершившему обучение по образовательной программе среднего профессионального образования и успешно прошедшему государственную итоговую аттестацию, на основании решения Государственной экзаменационной комиссии.
Диплом выдается с приложением к нему не позднее 10 дней после издания приказа об отчислении выпускника.
21. Диплом выдается выпускнику лично или другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу выпускником, или по заявлению выпускника направляется в его адрес через операторов почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Доверенность и (или) заявление, по которым был выдан (направлен) диплом (дубликат диплома), хранятся в личном деле выпускника.
22. Книги регистрации прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью колледжа и хранятся как документы строгой отчетности.
23. Копии выданных дипломов и приложения к нему подлежат хранению в архиве колледжа в личном деле выпускника.
24. Передача полученных бланков документов об образовании и (или) о квалификации другим профессиональным образовательным организациям не допускается.
25. Списание израсходованных бланков документов об образовании и (или) о квалификации производится по приказу директора колледжа. Комиссия по списанию бланков строгой отчётности проводит сверку наличия бланков, составляет акт их списания.
В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляются с указанием их номеров, серии и причин списания. Акт подписывают члены комиссии и утверждает директор колледжа.
26. Испорченные при заполнении бланки документов об образовании и (или) о квалификации подлежат списанию и уничтожению комиссией по списанию бланков строгой отчётности. Комиссия составляет акт о списании бланков строгой отчётности в двух экземплярах. В акте прописью указываются количество и номера уничтожаемых бланков документов, а также дата их уничтожения. Номера испорченных бланков документов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к экземпляру акта для бессрочного хранения в колледже. Акт подписывают члены комиссии и утверждает директор колледжа.
27. Документы об образовании и (или) о квалификации, не полученные выпускниками в год окончания, хранятся в колледже в сейфе до их востребования.
28. При назначении новых работников, ответственных за получение, учет и хранение бланков не использованные бланки, а также книги учета и регистрации передаются по актам, как документы строгой отчетности. Проводится инвентаризация в связи со сменой материально-ответственных лиц сотрудник, принявший бланки документов об образовании и (или) о квалификации, расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этих бланков.
29. Документы об образовании и (или) о квалификации, изготовленные по форме, определённой профессиональной образовательной организацией самостоятельно, не подлежат обмену на документы об образовании и (или) о квалификации другой профессиональной образовательной организации.
30. Дубликат документа об образовании (диплома и дубликат приложения к диплому) выдается:
- взамен утраченного диплома и (или) приложения к диплому;
- взамен диплома и (или) приложения к диплому, содержащего ошибки, обнаруженные выпускником после его получения;
- лицу, изменившему свою фамилию (имя, отчество).
31. Дубликаты диплома и приложения к нему оформляются на бланках диплома и приложения к нему, применяемых колледжем на момент подачи заявления о выдаче дубликатов.
32. В случае утраты только диплома либо в случае обнаружения в нем ошибок после его получения выпускником выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему.
В случае утраты только приложения к диплому либо в случае обнаружения в нем ошибок после его получения выпускником выдается дубликат приложения к диплому.
33. Диплом (дубликат диплома) без приложения к нему действителен.
Приложение к диплому недействительно без диплома. Дубликат приложения к диплому недействителен без диплома или без дубликата диплома.
34. В случае, когда колледж ликвидирован, дубликат диплома и дубликат приложения к диплому выдаются департаментом образования и науки Костромской области..
35. Дубликаты диплома и приложения к нему выдаются на основании личного заявления.
Лицо, изменившее свою фамилию (имя, отчество), вправе обменять имеющийся у него диплом на дубликат диплома с новой фамилией (именем, отчеством). Обмен производится на основании заявления лица, изменившего свою фамилию (имя, отчество), с приложением копий документов, подтверждающих изменение фамилии (имени, отчества) лица.
36. Заявление о выдаче дубликата диплома и документы, подтверждающие изменение фамилии (имени, отчества) (при наличии таких документов), хранятся в личном деле выпускника колледжа.
Сохранившийся подлинник диплома и подлинник приложения к диплому изымаются колледжем и уничтожаются в установленном порядке.
37. Дубликат диплома выдается выпускнику лично или другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу выпускником, или по заявлению выпускника направляется в его адрес через операторов почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Доверенность и (или) заявление, по которым был выдан (направлен) диплом (дубликат диплома), хранятся в личном деле выпускника.
38. Для регистрации выдачи дубликатов дипломов и приложений к диплому ведётся отдельный журнал, в котором заносятся:
- регистрационный номер дубликата диплома, дубликата приложения к диплому;
- фамилия, имя и отчество (при наличии) выпускника; в случае получения дубликата диплома, дубликата приложения к диплому по доверенности - также фамилия, имя и отчество лица, которому выдан документ;
- серия и номер бланка дубликата диплома; серия и номер бланка (серии и номера бланков) дубликата приложения к диплому;
- дата выдачи дубликата диплома, дубликата приложения к диплому;
- наименование специальности, наименование присвоенной квалификации;
- дата и номер протокола Государственной экзаменационной комиссии;
- дата и номер приказа об отчислении выпускника;
- подпись секретаря учебной части, готовившего к выдаче дубликат диплома, дубликат приложения к диплому;
- подпись лица, которому выдан дубликат документа (если документ выдан лично выпускнику либо по доверенности), либо дата и номер почтового отправления (если документ направлен через операторов почтовой связи общего пользования).
39. Листы книги регистрации выдачи дубликатов документов об образовании и приложений к ним пронумеровываются; книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью колледжа с указанием количества листов в книге регистрации и хранится у секретаря учебной части.
4. Порядок установления контроля
40. Для исключения случаев мошенничества, хищений или ошибок в использовании бланков строгой отчетности необходимо регулярно проводить проверки.
Приказом на текущий год директор колледжа утверждает время внутренней проверки. Назначенная директором комиссия согласно графика производит проверку ведения учета и соблюдения условий хранения бланков строгой отчетности у материально-ответственных лиц.
41. По результатам внутренней проверки составляется отчет директору колледжа для принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений.
____________________________________________________________ |
