|
Приложение №1
к приказу НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
от 30.06.2011 № 8.1.6.3-06/88
|
УТВЕРЖДЕН
приказом НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
от 30.06.2011 № 8.1.6.3-06/88
Регламент
использования, учета и выдачи бланков
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением
государственного герба Российской Федерации
I. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент является локальным актом НИУ ВШЭ – Нижний Новгород (далее - Филиал) и регулирует порядок использования, учета и выдачи бланков Филиала с воспроизведением государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки).
1.2. Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом и локальными актами Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» (далее – Университет), Филиала.
1.3. В Филиале введены в действие следующие виды гербовых бланков:
бланк письма с угловым расположением реквизитов;
бланк письма с продольным расположением реквизитов;
общий бланк.
1.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется только типографским способом.
II. Использование гербовых бланков
Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению.
Гербовые бланки используются:
2.2.1. На бланках писем с угловым расположением реквизитов оформляются:
справки, уведомления работникам;
справки аспирантам и соискателям ученой степени кандидата наук об обучении;
справки об обучении и уведомления студентам, слушателям;
гарантийные письма;
сопроводительные письма о направлении документов.
2.2.2. На бланках писем с продольным расположением реквизитов оформляются все виды писем.
2.2.3. На общих бланках оформляются доверенности, характеристики, приглашения, отзывы на работы, удостоверения соискателям ученой степени кандидата наук и другие документы.
Гербовые бланки не могут передаваться другим юридическим и физическим лицам.
Все исходящие документы, оформленные на гербовых бланках, подлежат обязательной регистрации в Общем отделе, за исключением уведомлений работникам Филиала и справок. Уведомления работникам Филиала и справки, оформленные на гербовых бланках, должны быть зарегистрированы в структурных подразделениях.
Исходящие документы оформляются на гербовых бланках только после согласования проекта документа со всеми ответственными и заинтересованными должностными лицами.
Контроль использования гербовых бланков осуществляет Общий отдел.
III. Учет и выдача гербовых бланков
Гербовые бланки подлежат особому учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Номер проставляется в правое нижнее поле на лицевой стороне бланка.
Учет и выдача гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи гербовых бланков в Общем отделе (приложение №1).
Гербовые бланки должны храниться в запираемых шкафах. Запрещается снятие цветных ксерокопий с гербовых бланков и документов, оформленных на гербовых бланках.
Выдача гербовых бланков осуществляется в Общем отделе работникам, назначенным ответственными за получение гербовых бланков.
Работники, ответственные за получение гербовых бланков, назначаются приказом директора Филиала по представлениям руководителей структурных подразделений, использующих бланки.
Испорченные бланки уничтожаются по акту (приложение №2) с отметкой в журнале учета гербовых бланков. Акт оформляется работником ответственным за получение гербовых бланков ежемесячно в двух экземплярах до 15 числа следующего месяца. Второй экземпляр акта и испорченные бланки передаются в Общий отдел для осуществления учета использованных бланков.
Ежегодно производится проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков постоянно действующей комиссией, созданной приказом. О проводимой проверке делается отметка в журнале учета выдачи гербовых бланков после последней записи. По результатам проверки комиссии оформляется акт (приложение №3).
В случае увольнения, перевода работника, ответственного за получение гербовых бланков, оформляется в двух экземплярах акт приема-передачи бланков (приложение №4), полученных ранее. Второй экземпляр акта в течение трех дней передается в Общий отдел.
Структурные подразделения обязаны ежегодно представлять в Общий отдел отчет об использовании гербовых бланков за прошедший год до 01 февраля текущего года (приложение №5).
IV. Ответственность за использование, учет, выдачу и
сохранность гербовых бланков
4.1. Ответственность возлагается:
4.1.1 на Общий отдел за организацию работы по учету и выдаче гербовых
бланков;
4.1.2 на руководителей структурных подразделений Филиала за использование гербовых бланков по назначению;
4.1.3 на работников Филиала, ответственных за получение гербовых бланков, за их сохранность.
|
Приложение №1
к Регламенту использования, учета
и выдачи бланков НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением государственного герба Российской Федерации
|
|
|
|
|
Журнал
учета выдачи гербовых бланков (наименование вида бланка)
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
Номер бланка
|
Дата выдачи
|
Количе ство
|
ФИО руководителя, подписывающего документ
|
ФИО получившего подпись получателя
|
Номера испорченных бланков
|
Подпись получившего испорченные бланки
|
Приме
чание
|
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
6.
|
7.
|
8.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение №2
к Регламенту использования, учета
и выдачи бланков НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением государственного герба Российской Федерации
|
Форма акта об уничтожении гербовых бланков
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
АКТ
_______№_______
дата
Об уничтожении гербовых бланков
(наименование вида документа)
Уничтожению подлежат следующие испорченные бланки НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением государственного герба Российской Федерации за (месяц) 20___г., полученные для (должность и ФИО руководителя)
№№ п/п
|
Вид
бланка
|
Причина уничтожения
|
№№
бланков
|
Количество бланков
|
1.
|
Бланк письма с угловым расположением реквизитов
|
Испорчен при подготовке документов
|
|
|
2.
|
Бланк письма с продольным расположением реквизитов
|
|
|
|
3.
|
Общий бланк
|
|
|
|
Всего
|
|
|
ххх
|
Бланки, указанные в данном акте, в количестве (цифрами и прописью) штук уничтожены путем измельчения.
Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах.
Должность работника, ответственного
за получение гербового бланка
__________________И.О. Фамилия
«____»___________________20___г.
|
|
Начальник Общего отдела
__________________И.О. Фамилия
«____»___________________20___г.
|
|
Приложение №3
к Регламенту использования, учета
и выдачи бланков НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением государственного герба Российской Федерации
|
|
|
|
|
|
Форма акта о проверке наличия, использования и хранения гербовых бланков
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
АКТ
_______№_______
дата
О проверке наличия, использования
и хранения гербовых бланков
Основание: приказ от _________№________ «О создании комиссии»
Составлен комиссией:
Председатель: Должность, фамилия, инициалы;
Члены комиссии: 1. Должность, фамилия, инициалы;
2. Должность, фамилия, инициалы.
Комиссией с (дата) по (дата) проверка наличия, использования и хранения бланков
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением государственного герба
Российской Федерации. Проверкой установлено за период с (дата) по (дата):
№№ п/п
|
Вид
бланка
|
Выдано
бланков (шт)
|
Использовано по назначению
|
Уничтожено
|
1.
|
Бланк письма с угловым расположением реквизитов
|
|
|
|
2.
|
Бланк письма с продольным расположением реквизитов
|
|
|
|
3.
|
Общий бланк
|
|
|
|
Председатель
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
Члены комиссии:
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
|
|
|
|
Приложение №4
к Регламенту использования, учета
и выдачи бланков НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением государственного герба Российской Федерации
|
|
|
|
|
|
Форма акта приема-передачи гербовых бланков
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
АКТ
_______№_______
дата
О приеме-передаче бланков
Основание: (увольнение, перевод приказом от _____№____(указывается кадровый приказ)) должность, фамилия инициалы.
Гербовые бланки полученные для (должность и ФИО руководителя)
Передает Должность, фамилия, инициалы,
Получает Должность, фамилия, инициалы.
№№ п/п
|
Вид
бланка
|
Выдано
бланков (шт)
|
Уничтожено
|
1.
|
Бланк письма с угловым расположением реквизитов
|
|
|
2.
|
Бланк письма с продольным расположением реквизитов
|
|
|
3.
|
Общий бланк
|
|
|
всего
|
|
цифрами и прописью
|
Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах.
Передал(а)
Должность работника, ответственного
за получение гербового бланка
__________________И.О. Фамилия
«____»___________________20___г.
|
|
Получил(а)
Должность работника, ответственного
за получение гербового бланка
__________________И.О. Фамилия
«____»___________________20___г.
|
|
Приложение №5
к Регламенту использования, учета
и выдачи бланков НИУ ВШЭ – Нижний Новгород с воспроизведением государственного герба Российской Федерации
|
|
|
|
|
|
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
Наименование структурного подразделения
Отчет об использовании гербовых бланков
в 20___году
№№ п/п
|
Вид
бланка
|
Получено бланков
(шт)
|
Выдано
бланков (шт)
|
Уничтожено
(шт)
|
Остаток на конец года
(шт)
|
1.
|
Бланк письма с угловым расположением реквизитов
|
|
|
|
|
2.
|
Общий бланк
|
|
|
|
|
Всего:
|
|
|
|
|
Документы, оформленные на бланках с угловым расположением реквизитов, зарегистрированы в журнале № ___________.
Руководитель
структурного подразделения И.О.Фамилия
Начальник Общего отдела
__________ И.О.Фамилия
«____» ____________20 ___ г.
|
