Конкурс «лучший муниципальный служащий города волгодонска»

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА КОНКУРС «ЛУЧШИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СЛУЖАЩИЙ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА» Работа на тему: «Актуальные вопросы деятельности архивных учреждений по исполнению социально-правовых запросов» главного специалиста – заведующей фондами документов по личному составу архивного отдела Администрации города Волгодонска Поповой Виктории Владимировны г. Волгодонск 2015 Почему я решила участвовать в этом конкурсе? Во-первых, любой конкурс – это хорошая возможность посмотреть на свою работу и получить ее оценку со стороны. Во-вторых, потому, что мне – как специалисту одной из самых древних профессий, хотелось повысить интерес к профессии архивиста и архивному делу в целом. Ведь если подумать – практически вся моя трудовая деятельность связана с архивом. А специалиста в этой отрасли, особенно хорошего, найти сложно, т.к. сложился определенный стереотип о профессии архивиста – это скучно и никому не нужно, никто не будет за это платить больше, чем 20 тысяч рублей (и это, вероятнее всего, в Москве). Во-вторых, я, можно сказать, потомственный архивист. Мой дед в 1944-1949 гг. был заведующим районным архивом исполкома Егорлыкского райсовета (ст.Егорлыкская), а в 1955-1961 гг. – заведующий архивным отделом Управления внутренних дел Ростоблисполкома. Моя мама – была заведующей муниципальным архивом документов по личному составу. И когда встал вопрос о выборе профессии – я не знала на 100%, кем я хочу быть, но чётко понимала, что работа моя должна быть связана с работой с документами, делопроизводством... Отношение к архивам в разные периоды истории было различным и зависело от понимания их значения для общества. Государство может потерять богатство, казну, как это часто бывает в истории. Но все это со временем можно восполнить и восстановить. Но невозможно восстановить потерянные архивные материалы. Поэтому архив — это бесценный источник, где хранятся уникальные материалы общественно-политической деятельности выдающихся людей и факты исторических событий. В последнее время возрастает востребованность архивов обществом, органами власти и управления, гражданами, которая в свою очередь, проявляется во всевозрастающей активности информационной деятельности архивных учреждений. Тем самым, подтверждая, что архивные документы не утратили своего практического значения и сегодня. Архивная служба России, как и в любой другой стране, далеко не самая многочисленная и первостепенная в системе государственного устройства. Вместе с тем задачи, которые она выполняет, без преувеличения можно назвать глобальными. Собирать, хранить, приумножать документальное историческое наследие народа – не это ли важнейшая государственная задача, порученная нашему профессиональному братству, и с честью им выполняема.  Начиная работу по подготовке к этому конкурсу, я долго не могла определиться с темой работы. Мне хотелось рассказать о многих аспектах деятельности архивных работников. Но я решила остановиться на одной из наиболее важных проблем архивного дела, которая со временем приобретает все большую актуальность – исполнение запросов социально-правового характера. В частности, хотелось осветить проблемы, связанные с исполнением данных запросов по документам по личному составу. Почему? Наверное, потому, что работая с 2011 г. главным специалистом-заведующим фондами документов по личному составу архивного отдела, достаточно большую часть моего рабочего времени занимает работа с посетителями и их запросами о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, права на льготы, надбавки к пенсиям. Отсюда и основной контингент посетителей – это люди пенсионного возраста, стремящиеся реализовать свои законные права. Работа с посетителями требует особого внимания, доброжелательности, умения выслушать каждого, искреннего стремления помочь. Но помочь, как оказалось, не всегда возможно…. Для начала, остановлюсь на определении: запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан: подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, об участии в партизанском движении, о награждении, о присвоении почетных, воинских и специальных званий, состоянии здоровья, об образовании, избрании на выборные должности, о факте применения репрессий, актах гражданского состояния. В настоящее время внимание значительной части отечественных специалистов архивной отрасли привлечено к проблеме исполнения социально-правовых запросов все с большей интенсивностью поступающих в архивные учреждения Российской Федерации. Это обусловлено тем, что произошедшие социально-экономические изменения жизни российского общества существенно активизировали интерес граждан к архивной информации в целях обеспечения их прав и законных интересов. Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений. Оттого, как и в каких условиях будет протекать данная работа, зависит и эффективность исполнения поступающих в архив запросов социально-правового характера. Поэтому целью моей профессиональной деятельности в качестве специалиста по работе с документами по личному составу является выявление наиболее эффективных методов исполнения запросов поступающих в архив. Нормативно-правовая база Даже сравнительно небольшой исторический экскурс позволяет увидеть, что становление деятельности архивных учреждений в области справочной работы неизменно находилось в прямой зависимости и под воздействием осуществляемой государством пенсионной политики. В первые два десятилетия после установления советской власти пенсионная система как таковая отсутствовала. За счет государства пенсии назначались по инвалидности, по случаю потери кормильца, а также представителям некоторых профессий, имеющим заслуги перед советским обществом и государством. На работников, не имеющих особых заслуг, пенсионное обеспечение по старости не распространялось до принятия Конституции 1936 г., которая провозгласила право граждан СССР «на материальное обеспечение в старости, а также в случае болезни и потери трудоспособности». Закон о государственных пенсиях, охвативший все категории граждан (кроме колхозников), был впервые принят Верховным Советом СССР 14 июля 1956 г. До этого пенсионное обеспечение осуществлялось в соответствии с различными нормативными документами и касалось лишь отдельных групп населения. Закон СССР о пенсиях и пособиях членам колхозов вступил в действие лишь с 1 января 1965 г. Объем работ по выдаче справок достигал в этот период такого уровня, что приходилось приостанавливать в архивах все иные работы, переводя всех сотрудников на исполнение запросов социально-правового характера. Справочная работа со второй половины 1950-х гг. приобрела в государственных архивах системный характер и сформировалась в самостоятельное направление деятельности с соответствующим организационным и методическим обеспечением. Наиболее значительные законодательные изменения в систему получения социальных льгот и в пенсионное обеспечение граждан, в частности, были внесены в период с 1990 г. по настоящее время. За это время было принято более 15 законодательных актов и нормативных правовых документов по проблеме, что вызвало огромный поток запросов социально-правового характера в государственные и муниципальные архивы. Однако не все запросы социально-правового характера исполняются архивами с положительным результатом. Причина – в отсутствии на хранении соответствующих запросу документов. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации. Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 - «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица. Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору. В настоящее время задачи государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по предоставлению пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, определены в статье 26 все того же Закона об архивном деле. Так частью 3 данной статьи предусмотрено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. В своей деятельности по исполнению запросов социально-правового характера государственные и муниципальные архивы руководствуются нормами «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19. Стремясь обеспечить на должном уровне работу по исполнению запросов социально-правового характера, в 2010–2011 гг. всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) провел целевое исследование и подготовил «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», принятые Росархивом в декабре 2011 г. и рекомендованные к печати (СИФ ВНИИДАД № 250). При подготовке Методических рекомендаций был использован практический опыт 68 государственных архивов-соисполнителей. Положения Методических рекомендаций основаны на требованиях правовых нормативных актов, регулирующих правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. В них учтен современный опыт работы архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера, использована методическая литература, в которой освещены вопросы определения исторической и научной ценности документов по личному составу, их отбору на государственное хранение. Дана подробная характеристика информационных документов (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо), которые оформляются архивом по результатом поисковой работы для ответа заявителю. Приём и обеспечение сохранности документов В г.Волгодонске архив, хранящий документы по личному составу, существовал, можно сказать, всегда. Сначала это был объединенный междуведомственный архив, затем муниципальный архив документов по личному составу. Архивный отдел администрации города Волгодонска пополнился фондами документов по личному составу с 01.01.2011 в связи с объединением архивного отдела Администрации города Волгодонска с муниципальным архивом документов по личному составу на основании распоряжения Администрации города от 08.11.2010 № 175. Практически с этого же времени началась моя трудовая деятельность в отделе в качестве главного специалиста. В настоящее время в архивном отделе работают 7 сотрудников, 4 из них - старшие инспекторы, которые занимаются исполнением запросов социально-правового характера по фондам документов по личному составу. Эти фонды насчитывают более 50 тысяч томов документов ликвидированных предприятий и организаций города Волгодонска, отражающих трудовую деятельность граждан. Архивный отдел Администрации города Волгодонска - единственное архивное учреждение в нашем городе, в котором хранятся документы по личному составу всех ликвидированных организаций, предприятий и учреждений, осуществлявших свою деятельность на территории города Волгодонск. Под словом «всех» следует понимать все организации, предприятия и учреждения города, проявившие сознательность, ответственность перед своими работниками и передавшие свои документы по личному составу к нам на хранение. Возможно, руководители некоторых ликвидированных предприятий по незнанию или иным причинам не передавали документы на хранение в архив. Но утрачены документы многих организаций, неоднократно менявших форму собственности, а также предприятий – однодневок и кооперативов. Подобная участь постигла и документы по личному составу сети торговли и общественного питания, строительной отрасли – самых многочисленных как по количеству предприятий, так и по численности работников. Но как оказалось – в этом и вся проблема, стоящая переда многими архивными учреждениями, в том числе и перед нашим. Поскольку имеющиеся на хранении в архиве документы отражают трудовую деятельность конкретных людей и служат доказательством в обеспечении их социальных прав, а в первую очередь пенсионных прав, нетрудно представить – практически все граждане, оформляющиеся на пенсию, обращаются в наш архив. Это связано с тем, что в архиве хранятся документы по личному составу организаций и предприятий, строивших наш город, а учитывая, что это была Всесоюзная комсомольская стройка – то практически все граждане, проживавшие в Советском Союзе (а теперь, в том числе, и в нашем городе), в свое время были заняты на ней. Самый ранний документ по личному составу, имеющийся на хранении в наших фондах датируется 1943 годом (артель «Кожбытремонт», сапожные и часовые мастерские). Статьей 22 Закона об архивном деле установлены сроки хранения документов по личному составу – 75 лет. Таким образом, самый ранний документ мы сможет уничтожить только в 2019 году…..и это будет только лишь ОДНО дело. Хочу сразу обратить внимание, что далее объем документов по личному составу, хранящихся в отделе, указан, исходя из документов, поставленных на государственный учет, т.е. которые официально приняты на хранение и учтены. Это связано с тем, что официально мы можем учесть только упорядоченные документы (переплетенные, описанные, имеющие описи дел, по которым можно судить о составе документов и их количестве). Тем более, что это требование вышеназванного Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», п.10 статьи 23 которого гласит, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу передаются в архивы в упорядоченном состоянии, упорядочение организует ликвидационная комиссии (ликвидатор) или конкурсный управляющий. Большая часть документов ликвидированных крупных предприятий и организаций (с большим количеством дел), была принята в архив в начале 2000-х годов практически одновременно, и все они были не переплетены и не описаны. Это в свою очередь связано с тем, что передачу документов на хранение производили либо сотрудники отдела кадров или бухгалтерии ликвидируемых предприятий, либо конкурсные управляющие, у которых не было финансовых средств или просто желания приводить в порядок документы. Зачастую вопрос сохранности документов стоял таким образом – либо архив принимает на хранение документы в том состоянии, в котором они находятся, либо они остаются бесхозными или их просто выбрасывают (в качестве примера, можно привести подобную «передачу на хранение» документов управления строительства «Промстрой» треста «Волгодонскэнергострой» за 1976-2005 гг. в количестве около 1500 дел!). Были случаи, когда сами сотрудники архива привозили брошенные документы, получая информацию от жителей города о местонахождении этих документов. Из числа таких, например, документы Волгодонского грузового автотранспортного предприятия (Автоколонна 2070), Волгодонского управления комплектации. Но вернемся к количеству документов, которое насчитывают фонды документы по личному составу. В 2012 г. в фондах документов по личному составу числилось 22456 дел, в 2013 году – 22976 дел, в 2014 году их объём увеличился до 23774 дел, а по состоянию на 01.08.2015 года объём документов увеличился до 24891 дел. Все документы хранятся в архивохранилищах - их у нас 18, заполняемость их более 100%. Чтобы обеспечить сохранность документов на 75 лет мы соблюдаем противопожарный, охранный, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режимы. Как показывает статистика, за 3 года объём документов вырос на 2435 дел или 11%. По абсолютной величине, можно сказать, что это и небольшой прирост. Но данный прирост потребует дополнительно 8 стандартных стеллажей для размещения этих документов, а в соответствии с Инструкцией по проектированию архивов СН 426-82 это потребует дополнительно 6,3 кв.м. архивохранилищ. Соответственно, даже исходя из этой цифры, можно сказать, что архив должен изначально иметь резервные площади и перспективы их увеличения для обеспечения приема документов по личному составу ликвидированных организаций в будущем. Рост объема документов по личному составу, принимаемых на хранение, неизбежно приводит и к росту поступающих запросов социально-правового характера по предоставлению информации, содержащейся в этих документах. Значительный прирост поступающих в наш отдел запросов дала передача документов по личному составу таких крупных предприятий и организаций как: ОАО «Волгодонский рыбокомбинат» в количестве 246 дел за 1955-2013 гг.; ООО «Волгодонский хлебокомбинат» в количестве 644 дела за 1957-2014 гг.; ЗАО «СКБ» (бывшее строительно-монтажное управление № 5 управления строительства «Гражданстрой» треста «Волгодонскэнергострой») в количестве 345 дел за 1976-2004 гг.; ОАО «Энергострой» (включающее в себя 15 обособленных подразделений, занятых на строительстве РоАЭС) - в количестве более 2000 дел за 1973-2005 гг. Рыбокомбинат и хлебокомбинат передали свои документы в соответствии с требованиями закона. Руководитель ЗАО «СКБ» просто привез документы в коробках и мешках, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии ликвидируемого ОАО «Энергострой» упорядочили и передали на хранение документы по личному составу своей организации, как позже выяснилось, частично. А выяснилось это в процессе исполнения социально-правовых запросов по этим документам – большая часть была исполнена с отрицательным результатом. Такой результат может быть, когда документы определенной организации переданы на хранение в архив, но документов на определенного работника среди них нет (нет дел с приказами, нет личной карточки и/или лицевого счета по начислению заработной платы). Такой результат по документам ОАО «Энергострой» (в частности по заработной плате) у нас составлял до 95%. Мною и заведующей отделом предпринимались неоднократные попытки розыска этих документов. Но информации, за которую, как говориться, можно было бы «зацепиться» не было. И вот после долгих розысков и все чаще поступающей от граждан (бывших работников ОАО «Энергострой») информации об их местонахождении, в конце 2013 года нами были обнаружены в здании, ранее принадлежавшем автотранспортному предприятию ОАО «Энергострой», а в то время – объединению «Курскатомэнергострой», брошенные бесхозные документы ОАО «Энергострой» - доставили их на двух микроавтобусах «ГАЗель» в 5 коробках, 46 ящиках и в россыпи (в мешках). Практически сразу нами на сайте Администрации города, в СМИ была размещена информация о приеме данных документов на хранение в архив с просьбой ко всем гражданам, кто ранее получил справки отрицательного характера, прийти в архивный отдел с повторным запросом. Буквально в первые же дни после этого началась работа по исполнению поступающих запросов по этим документам. Но нам предстояла огромная работа по приведению данных документов в соответствующий нормативным требованиям вид. Только в этом году у нас появилась возможность часть из них упорядочить и начать их описание. В результате этой работы на данный момент у нас уже около 2000 дел в описи, часть документов еще остается неописанной…. Также много запросов поступает и по документам ЗАО «СКБ», но учитывая, что документы были в мешках и коробках, нам пришлось значительную часть времени потратить на «разбор», экспертизу, упорядочение, размещению на стеллажах этих документов, т.е. приведение их к такому виду, при котором поиск информации по ним будет максимально оперативен. Только на этом примере, можно судить о том, что исполнение социально-правовых запросов в нашем отделе – это не только техническая работа, связанная непосредственно с подготовкой справки на основании информации, содержащейся в наших документах. Из всего вышеописанного можно сделать вывод, что результативность и эффективность работы по исполнению социально-правовых запросов, зависит не только от наличия документов как такового, но в большей степени от качества самих документов в делах, правильности их формирования на стадии работы с ними в организации и оформления при передаче на архивное хранение.

Похожие:

	Города Волгодонска постановление Администрации города Волгодонска и органах Администрации города Волгодонска, а также в целях совершенствования деятельности Администрации...		О конкурсе на звание «Лучший государственный гражданский служащий Томской области» Настоящее Положение определяет порядок организации и проведения конкурса на звание «Лучший государственный гражданский служащий Томской...
	Отчет о деятельности Финансового управления города Волгодонска по... Положения о порядке осуществления Финансовым управлением города Волгодонска полномочий по внутреннему муниципальному финансовому...		Администрация города Волгодонска постановление Администрации города Волгодонска бюджетных полномочий главных администраторов доходов местного бюджета
	Конкурс на звание «Лучший государственный гражданский служащий Вологодской области» Совершенствование программы адаптации государственных гражданских служащих в департаменте по обеспечению деятельности мировых судей...		Объявляет конкурс Брюховецкий район. Муниципальный служащий вправе на общих основаниях участвовать в конкурсе независимо от того, какую должность он...
	Объявляет конкурс Брюховецкий район. Муниципальный служащий вправе на общих основаниях участвовать в конкурсе независимо от того, какую должность он...		Приказ «О внесении изменений в постановление Администрации города Волгодонска от 28. 12. 2015 №2855 «Об утверждении правил определения нормативных...
	Администрация города Волгодонска Мэру города Волгодонска Приложение 1 к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление земельных участков, находящихся...		Конкурс профессионального мастерства в номинации «Лучший сварщик» Информация к условиям проведения Всероссийского конкурса профессионального мастерства «Лучший по профессии» на уровне