Путеводитель по кадровым вопросам прием на работу
Скачать 1.29 Mb.
|
10.2. Оформление приказа о приеме на работу по срочному трудовому договору в связи с избранием на выборную должность В приказе о приеме на работу (форма N Т-1) в графе "Условия приема на работу, характер работы" указывается основание установления срочного характера работы: "в связи с избранием на должность". Срок в графе "по", указывающий на дату окончания трудового договора, должен совпадать со сроком, установленным в трудовом договоре. См. образец заполнения приказа. 10.3. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу по срочному трудовому договору в связи с избранием на выборную должность Трудовая книжка работника, принятого по срочному трудовому договору, заполняется по общим правилам. Подробнее об этом см. п. п. 1, 2 настоящего материала. Запись в ней может быть следующей: "Принят на работу в учебный отдел на должность заведующего кафедрой". Внесение в трудовую книжку записи о срочном характере договора является нарушением положений Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"). При обнаружении данного факта проверяющими органами организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, ей будет выдано предписание об устранении нарушения. При его невыполнении может наступить ответственность в соответствии со ст. 19.5 КоАП РФ. Исправление в трудовую книжку вносится следующим образом: неправильная или неточная запись признается недействительной и делается новая запись. Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка". 11. Срочный трудовой договор при направлении органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы 11.1. Определение общественных работ Общественные работы - трудовая деятельность, имеющая социально полезную направленность и организуемая в качестве дополнительной социальной поддержки граждан, ищущих работу (ст. 24 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Не являются общественными работы, связанные с необходимостью срочной ликвидации последствий аварий, стихийных бедствий, катастроф и других чрезвычайных ситуаций и требующие специальной подготовки работников, а также их квалифицированных и ответственных действий в кратчайшие сроки. Перечень направлений деятельности, по которым могут быть организованы общественные работы, приведен в Постановлении Правительства РФ от 14.07.1997 N 875 "Об утверждении положения об организации общественных работ". Поскольку он не является закрытым, общественные работы могут проводиться в зависимости от потребности и направления экономической деятельности организаций. 11.2. Оформление срочного трудового договора при направлении органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы Основанием для заключения срочного трудового договора с работником является направление для участия в оплачиваемых общественных работах (приложение N 5 к Административному регламенту предоставления государственной услуги по организации проведения оплачиваемых общественных работ, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития России от 07.06.2007 N 401). В трудовом договоре в строке "Условия приема на работу, характер работы" указывается основание (например, "в связи с направлением органа службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы"). Если срок окончания трудового договора определен конкретной датой, то отражать ее обязательно. В случае отсутствия точной даты указывается то событие, которое означает окончание работ и, соответственно, срочного трудового договора. Срочный трудовой договор об участии гражданина в общественных работах может быть расторгнут им досрочно при устройстве на постоянную или временную работу (ч. 2. ст. 24 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в РФ"). 11.3. Оформление приказа о приеме на работы временного характера и общественные работы по срочному трудовому договору В приказе о приеме на работу (форма N Т-1) отражается, что работник принят на работу по направлению службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы. Если сроки выполнения таких работ неизвестны, то в графе "по" указывается событие, например "до завершения работ по уборке территории". См. образец заполнения приказа. 11.4. Заполнение трудовой книжки при приеме на работы временного характера и общественные работы по срочному трудовому договору Трудовая книжка работника, принятого по срочному трудовому договору, заполняется по общим правилам. Подробнее об этом см. п. п. 1, 2 настоящего материала. Запись в ней может быть следующей: "Принят на работу на должность специалиста по озеленению". Внесение в трудовую книжку записи о срочном характере договора является нарушением положений Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"). При обнаружении данного факта проверяющими органами организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, ей будет выдано предписание об устранении нарушения. При его невыполнении может наступить ответственность в соответствии со ст. 19.5 КоАП РФ. Исправление в трудовую книжку вносится следующим образом: неправильная или неточная запись признается недействительной и делается новая запись. Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка". 12. Срочный трудовой договор в случае направления для прохождения альтернативной гражданской службы Альтернативная гражданская служба - особый вид трудовой деятельности в интересах общества и государства, осуществляемый гражданами взамен военной службы по призыву (п. 1 Положения о порядке прохождения альтернативной гражданской службы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 28.05.2004 N 256). Основные документы для лиц, проходящих альтернативную гражданскую службу: - удостоверение гражданина, проходящего альтернативную гражданскую службу; - учетная карта, подлежащая заполнению со стороны должностных лиц военного комиссариата и организации. Срочный трудовой договор заключается при условии, что лицо направлено для прохождения альтернативной гражданской службы в организацию и на должность, перечни которых утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 15.02.2011 N 135н "Об утверждении перечней видов работ, профессий, должностей, на которых могут быть заняты граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу, и организаций, где предусматривается прохождение альтернативной гражданской службы". Условия для направления на альтернативную гражданскую службу: - лица мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, не пребывающие в запасе; - направленное в военный комиссариат личное заявление о желании заменить военную службу по призыву альтернативной гражданской службой. 12.1. Оформление срочного трудового договора в случае направления для прохождения альтернативной гражданской службы Необходимо различать следующие сроки: - начало альтернативной гражданской службы. Началом такой службы считается день убытия гражданина к месту ее прохождения. Дата указывается в предписании военного комиссариата; - начало трудовых отношений с работником, направленным для прохождения альтернативной гражданской службы. Дата оформления трудовых отношений определяется днем прибытия гражданина к месту прохождения службы, который указывается в предписании для убытия, выданном в военном комиссариате. Дата окончания срочного трудового договора с таким гражданином должна соответствовать дате истечения срока его службы. В трудовом договоре необходимо отразить основание для заключения именно срочного договора (например, "в связи с направлением для прохождения альтернативной гражданской службы"). Важно! Работодатель обязан в трехдневный срок уведомить о заключении трудового договора с гражданином, направленным для прохождения альтернативной гражданской службы, военный комиссариат, направивший гражданина, а также федеральный орган исполнительной власти или орган исполнительной власти субъекта РФ, которому подведомственна организация (ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 N 113-ФЗ "Об альтернативной гражданской службе"). 12.2. Оформление приказа о приеме на работу по срочному трудовому договору в случае направления для прохождения альтернативной гражданской службы В приказе о приеме на работу (форма N Т-1) в графе "Условия приема на работу, характер работы" отражается, что работник принят для прохождения альтернативной гражданской службы. Дата начала работы и ее окончания указывается в графах "с" и "по" приказа о приеме на работу (унифицированная форма N Т-1) и должна соответствовать датам начала трудовых отношений и окончания альтернативной гражданской службы. См. образец заполнения приказа. 12.3. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу по срочному трудовому договору в случае направления для прохождения альтернативной гражданской службы Трудовая книжка работника, принятого по срочному трудовому договору, заполняется по общим правилам. Подробнее об этом см. п. п. 1, 2 настоящего материала. Запись в ней может быть следующей: "Принят на работу на должность дворника". Внесение в трудовую книжку записи о срочном характере договора является нарушением положений Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"). При обнаружении данного факта проверяющими органами организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, ей будет выдано предписание об устранении нарушения. При его невыполнении может наступить ответственность в соответствии со ст. 19.5 КоАП РФ. Исправление в трудовую книжку вносится следующим образом: неправильная или неточная запись признается недействительной и делается новая запись. Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка". 13. Срочный трудовой договор, заключаемый по соглашению сторон (ч. 2 ст. 59 ТК РФ) К категориям лиц, с которыми возможно заключение срочного трудового договора по соглашению сторон, относятся: - лица, поступающие на работу к работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания - 20 человек); - поступающие на работу пенсионеры по возрасту, а также лица, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ, разрешена работа исключительно временного характера; - лица, поступающие на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы; - лица, избранные по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права; - творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений; - руководители, их заместители и главные бухгалтеры организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности; - лица, обучающиеся по очной форме обучения; - члены экипажей морских судов, судов внутреннего плавания и судов смешанного (река - море) плавания, зарегистрированных в Российском международном реестре судов. Данное основание внесено Федеральным законом от 07.11.2011 N 305-ФЗ; - лица, поступающие на работу по совместительству. Заключение срочного трудового договора по соглашению сторон возможно также для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств и в других случаях. Срочный трудовой договор может заключаться только на основе добровольного согласия работника и работодателя, достигнутого до подписания документов независимо от условий и характера предстоящей работы (п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"). 13.1. Оформление срочного трудового договора по соглашению сторон В трудовом договоре следует указать на то, что он является срочным (например, "на определенный срок, в связи с обучением по очной форме обучения"). В некоторых случаях необходимо документально подтвердить возможность заключения срочного трудового договора при взаимном согласии сторон. Так, например, работник, являющийся студентом, может представить документ, свидетельствующий об обучении по очной форме, а пенсионер - пенсионное удостоверение. Срок действия трудового договора зависит от ситуации, в соответствии с которой он заключается. В случае проведения неотложных работ по предотвращению аварии дата окончания работ может быть неизвестна, поэтому в трудовом договоре указывается событие, которое будет являться датой окончания трудового договора. 13.2. Оформление приказа о приеме на работу по срочному трудовому договору в случае соглашения сторон В приказе о приеме на работу (форма N Т-1) отражается условие, позволяющее заключить срочный трудовой договор (например, "в связи с прохождением обучения по очной форме обучения"). Срок окончания трудового договора будет зависеть от соглашения сторон или события, к которому приурочено окончание работ. См. образец заполнения приказа. 13.3. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу по срочному трудовому договору в случае согласия сторон Трудовая книжка работника, принятого по срочному трудовому договору, заполняется по общим правилам. Подробнее об этом см. п. п. 1, 2 настоящего материала. Запись в ней может быть следующей: "Принят на работу в финансовый отдел на должность финансового аналитика". Внесение в трудовую книжку записи о срочном характере договора является нарушением положений Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"). При обнаружении данного факта проверяющими органами организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, ей будет выдано предписание об устранении нарушения. При его невыполнении может наступить ответственность в соответствии со ст. 19.5 КоАП РФ. Исправление в трудовую книжку вносится следующим образом: неправильная или неточная запись признается недействительной и делается новая запись. Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка". ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ 1. Оформление приказа о приеме на работу >>> 2. Оформление приказа о приеме на работу руководителя организации >>> 1. Оформление приказа о приеме на работу Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1 или N Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Основанием для его издания является трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям договора. Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Следует обратить внимание, что в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" дано определение понятия "персональные данные". К ним относятся в том числе и доходы физического лица. Поскольку составление приказа по форме N Т-1а предусматривает внесение сведений о заработной плате нескольких работников и ознакомление их с подписанным руководителем приказом, не рекомендуется применять указанную форму в своей работе. Важно! В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). При заполнении формы N Т-1 нужно учитывать следующее: 1. Наименование работодателя отражается в соответствии с учредительными документами с указанием кодов. 2. Даты издания приказа и заключения трудового договора могут не совпадать, т.е. приказ составлен до подписания трудового договора. Но данная ситуация может быть рассмотрена лишь в качестве исключения (например, в случае фактического допущения работника к работе без надлежащего оформления трудового договора). 3. При заключении трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия трудового договора в приказе не проставляется (т.е. соответствующая графа не заполняется). 4. Сведения о подразделении и должности указываются в соответствии со штатным расписанием организации. Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписание". 5. Условия приема, характер работы отражаются в соответствии с трудовым договором (например, основное место работы или работа по совместительству, срочный трудовой договор, на время исполнения обязанностей отсутствующего работника или постоянная и др.). 6. Сведения о размере оклада (тарифной ставки) и других условиях оплаты труда должны вноситься в соответствии с трудовым договором. В приказе отражается сумма, которая зафиксирована в трудовом договоре согласно штатному расписанию. Установление работнику премий, доплат и надбавок производится на основании локального нормативного акта (например, положения об оплате труда), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. 7. Запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор. Отдельное соглашение об испытании может быть подписано до начала работы, если работник фактически допущен к работе, но трудовой договор не оформлен. 8. Приказ может подписать не только руководитель организации, но и уполномоченное лицо со ссылкой на документ, предоставляющий такое право. Подробнее см. п. 1 настоящего материала. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку. С данной записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке. См. образец заполнения приказа о приеме на работу без испытания. См. образец заполнения приказа о приеме на работу нескольких работников. См. образец заполнения трудовой книжки. См. образец заполнения личной карточки. Подробнее о заполнении трудовой книжки см. п. 1 настоящего материала. Подробнее о заполнении личной карточки работника см. раздел "Заполнение личной карточки работника" настоящего материала. 2. Оформление приказа о приеме на работу руководителя организации Приказ (распоряжение) о приеме на работу руководителя оформляется аналогично приказам о приеме на работу других сотрудников организации. Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала. Унифицированная форма N Т-1 заполняется по общим правилам. Приказ о приеме подписывает лицо, уполномоченное учредителем, собственником имущества организации. На практике встречаются ситуации, когда приказ о вступлении в должность руководителя организации издается в простой письменной форме. Данный документ подписывает избранный руководитель, так как право выступать от имени работодателя наступает не с момента оформления трудового договора, а с момента принятия решения уполномоченным органом (решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 29.05.2006 N 2817/06). Регистрация приказа в таком случае производится в книге регистрации приказов по основной деятельности. Важно! Заместитель руководителя не может подписывать приказ о приеме руководителя, если данное право не отражено в уставе общества. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ 1. Порядок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку >>> 1.1. Отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы >>> 1.2. Запись о приеме на работу при заключении договора гражданско-правового характера >>> 2. Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу >>> 2.1. Внесение записей в бланки трудовых книжек (вкладышей в них), приобретенные работниками самостоятельно >>> 3. Оформление трудовой книжки при приеме на работу, если принимаемый работник ее утратил >>> 4. Оформление трудовой книжки при приеме на работу лица, которое трудоустраивается впервые >>> 5. Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы >>> 1. Порядок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если последний не является совместителем (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Запись о приеме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"). Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция по заполнению)). 1.1. Отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы При приеме на работу работник может предъявить трудовую книжку без внесенной в нее записи об увольнении с предыдущего места работы. Отсутствие такой записи не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора и может быть расценено как ограничение прав при заключении трудового договора (ч. 2 ст. 64 ТК РФ). В данном случае при заключении трудового договора необходимо обратить внимание работника на то, что отсутствие записи может повлечь сложности в дальнейшем, например, при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Так, может потребоваться представление дополнительных документов, подтверждающих период работы по трудовому договору в предыдущей организации (например, копия приказа об увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и др.) (Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 "Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам"). Отсутствие записи об увольнении не свидетельствует о том, что работник может заключать трудовые договоры только на условиях совместительства. Ситуация из практики. Обязан ли работодатель принять от работника при его трудоустройстве трудовую книжку старого (советского) образца, которая была выдана в Белоруссии? Работодатель должен принять трудовую книжку старого образца, выданную в странах бывшего СССР для внесения в нее соответствующих сведений. На территории РФ применяются формы трудовых книжек, введенные в действие Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 N 1320, Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656, Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310, а также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Поэтому если на работу принимается иностранный гражданин из стран бывшего СССР (Белоруссия, Украина, Казахстан, Молдавия и т.п.) и предъявляет трудовую книжку старого образца, то сведения о приеме на работу нужно вносить в нее. Если же представлена трудовая книжка по иной, неутвержденной форме, то работнику нужно выдать новую трудовую книжку (как работнику, принимаемому на работу впервые) (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.06.2005 N 908-6-1). 1.2. Запись о приеме на работу при заключении договора гражданско-правового характера В трудовой книжке указываются сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и награждениях (ст. 66 ТК РФ). Факт заключения договора гражданско-правового характера не отражается в трудовой книжке (ст. 11 ТК РФ). 2. Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу Заполнение раздела "Сведения о работе" в трудовой книжке производится на основании приказа о приеме на работу и в соответствии с Инструкцией по заполнению. Записи в трудовые книжки работников вносит либо работодатель, либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Сведения о приеме на работу вносятся в следующем порядке: 1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (п. 3.1 Инструкции по заполнению). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является. 2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 Инструкции по заполнению). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию. 3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу. Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1 Инструкции по заполнению). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: "11.02.2009". 4. В графу 3 вносятся записи: - о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор (п. 3.1 Инструкции по заполнению); - о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации. 5. В графе 4 проставляется дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции по заполнению) См. образец заполнения трудовой книжки. 2.1. Внесение записей в бланки трудовых книжек (вкладышей в них), приобретенные работниками самостоятельно Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее изготавливаются только ФГУП "Гознак". Работодатели приобретают их на основании договора, заключенного с данным предприятием либо через распространителей, отвечающих его требованиям (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Министерством финансов РФ от 22.12.2003 N 117н). Приобретение бланков работниками самостоятельно законодательством не регламентировано. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них, приобретенные работодателем, учитываются в приходно-расходной книге, которая ведется бухгалтерией предприятия, и хранятся как документы строгой отчетности. Для оформления новой трудовой книжки работодатель или лицо, ответственное в организации за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, получает бланк в бухгалтерии и заполняет его в соответствии с Инструкцией по заполнению. Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка". 3. Оформление трудовой книжки при приеме на работу, если принимаемый работник ее утратил Следует различать порядок оформления новой трудовой книжки (в связи с ее утратой, порчей и другими случаями) и дубликата трудовой книжки. Оформление новой трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ) предусмотрено в случаях поступления на работу впервые или приема заявления от работника об утрате, повреждении или иной причине отсутствия трудовой книжки и является обязанностью работодателя, с которым работник заключает трудовой договор. Дубликат трудовой книжки оформляется только работодателем по последнему месту работы не позднее 15 дней со дня подачи заявления от работника (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). При приеме на работу лица, утратившего трудовую книжку, необходимо получить от него заявление об оформлении новой трудовой книжки. На основании данного документа, в котором отражается причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, иная причина), работодатель либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, заполняет новую трудовую книжку работнику в соответствии с Инструкцией по заполнению. Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом: - фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению); - дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению); - запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. (п. 2.1 Инструкции по заполнению)); - профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1 Инструкции по заполнению); - дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2 Инструкции по заполнению); - правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2 Инструкции по заполнению). Далее заполняются сведения о приеме на работу по следующим правилам: 1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (п. 3.1 Инструкции по заполнению). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является. 2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 Инструкции по заполнению). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию. 3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу. Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1 Инструкции по заполнению). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: "11.02.2009". 4. В графу 3 вносятся записи: - о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор (п. 3.1 Инструкции по заполнению); - о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации. 5. В графе 4 проставляется дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции по заполнению). См. образец заполнения трудовой книжки. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). С работника не удерживается стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее в следующих случаях: - при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства); - при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника. 4. Оформление трудовой книжки при приеме на работу лица, которое трудоустраивается впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила)). Записи в трудовую книжку вносятся на основании представленных работником документов. Порядок их внесения определен Инструкцией по заполнению. Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом: - фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению); - дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению); - запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. (п. 2.1 Инструкции по заполнению)); - профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1 Инструкции по заполнению); - дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2 Инструкции по заполнению); - правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2 Инструкции по заполнению). Далее производится заполнение сведений о приеме на работу по следующим правилам. Важно! Запись, нередко встречаемая в трудовых книжках работников: "Трудового стажа не имел", не предусмотрена Инструкцией по заполнению и не должна вноситься. В соответствии с п. 21 Правил перед записью о приеме на работу в трудовую книжку работника вносятся следующие записи: - о времени военной службы; - о времени службы в органах внутренних дел; - о времени службы в Государственной противопожарной службе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий; - о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы; - о времени службы в органах налоговой полиции; - о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ; - о времени службы в таможенных органах; - о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. 1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (п. 3.1 Инструкции по заполнению). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является. 2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 Инструкции по заполнению). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию. 3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу. Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1 Инструкции по заполнению). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: "11.02.2009". 5. В графу 3 вносятся записи: - о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор (п. 3.1 Инструкции по заполнению); - о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации. 6. В графе 4 проставляется дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции по заполнению). См. образец заполнения трудовой книжки. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). С работника не удерживается стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее в следующих случаях: - при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства); - при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника. 5. Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы Нормы трудового права не предусматривают удержания стоимости трудовой книжки из заработной платы. Порядок взимания платы с работника при выдаче трудовой книжки может устанавливаться локальным нормативным актом организации. ЗАПОЛНЕНИЕ ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ РАБОТНИКА ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника", а для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы, предусмотрена форма N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). В дополнение к личной карточке на научного и научно-педагогического работника ведется также форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника". См. образец заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника. Ситуация из практики. Правомерно ли ведение личных карточек работников (форма N Т-2) в электронном виде? Законодательством не предусмотрена возможность ведения личных карточек работников в электронном виде. При приеме на работу такая карточка может быть оформлена в электронном виде, но сразу после внесения в нее сведений о работнике необходимо ее распечатать и ознакомить с ней работника под роспись. В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке. В личной карточке также предусмотрена графа "Работник кадровой службы", в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство. Указанные условия не могут быть выполнены надлежащим образом при ведении личной карточки не на бумажном носителе. Таким образом, ведение карточек (форма N Т-2) в электронном виде является нарушением законодательства о труде. Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов: - приказа (распоряжения) о приеме на работу; - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; - трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; - страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; - документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); - документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ необходимо предъявлять дополнительные документы (например, при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы). В п. 5 "Знание иностранного языка" раздела I личной карточки указывается степень знания языка: "владеет свободно", "читает и может объясняться", "читает и переводит со словарем". Пункт 8 раздела I личной карточки предусмотрен для отражения стажа работы, который рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Со слов работника могут быть внесены данные о ближайших родственниках в п. 10 "Состав семьи" и о фактическом месте жительства в п. 12 "Адрес места жительства". Заполнение раздела II "Сведения о воинском учете" производится на основании: - военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; - удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу. На граждан, пребывающих в запасе: - п. 1 "Категория запаса" - на офицеров запаса не заполняется; - п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.); - п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или шесть цифр и буквенный знак, например "113194А"); - п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"; - п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом): строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о его выдаче и изъятии; строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. На граждан, подлежащих призыву на военную службу: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" - не заполняются; п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву"; п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья". В раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу" вносятся сведения на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, после чего работник знакомится с ними под роспись в графе 6 формы N Т-2 или N Т-2ГС(МС). Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др. В него также можно вносить записи о времени отстранения от работы для правильного исчисления периодов, за которые предоставляются отпуска, периодах простоя и т.п. Подробнее о заполнении личной карточки см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Классификаторы, используемые при заполнении личной карточки формы N Т-2". См. образец заполнения личной карточки. См. образец заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). То есть прежние сведения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы. В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей. См. образец заполнения личной карточки при изменении (исправлении) сведений о работнике. ПРИЕМ НА РАБОТУ ЛИЦА, ПОДЛЕЖАЩЕГО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ Порядок осуществления воинского учета работников в организациях определен Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете". Основным документом, по которому ведется учет, является личная карточка работника (форма N Т-2). Подробнее об этом см. раздел "Заполнение личной карточки работника" настоящего материала. Документами, в соответствии с которыми заполняется раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки работника, являются: - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для призывников; - военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для военнообязанных. Для организации воинского учета можно воспользоваться Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, разработанными Генеральным штабом Вооруженных сил РФ (далее - Рекомендации). В них содержатся основные положения по ведению воинского учета, а также примерные формы, по которым можно представлять сведения о работниках, подлежащих воинскому учету, в военные комиссариаты и другие органы. Для ведения воинского учета работников организация (предприятие) должна оборудовать помещения, обеспечивающие сохранность документов по воинскому учету (п. 21 Рекомендаций). При приеме работника, подлежащего воинскому учету, руководитель организации или лицо, ответственное за ведение воинского учета, обязаны направить в двухнедельный срок в соответствующие военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления сведения о принятии (поступлении) его на работу (п. 29 Рекомендаций). Такие данные можно представить по форме, приведенной в приложении N 9 к Рекомендациям. См. образец заполнения сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету. Если сведения не направлены, ответственное за военно-учетную работу должностное лицо организации (руководитель или назначенный приказом работник) может быть привлечено к административной ответственности (п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ). См. также: Консультация эксперта: Обязана ли организация вести учет граждан, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете и представлять сведения в военкомат? Подписано в печать 30.03.2012 |
Похожие:
 | Категории лиц, подлежащих обязательному медицинскому осмотру при заключении трудового договора | | Категории лиц, подлежащих обязательному медицинскому осмотру при заключении трудового договора |
| Подбор, прием на работу и расстановка кадров относятся непосредственно к компетенции образовательного учреждения. Порядок комплектования... |  | В соответствии с п. 1 ст. 30 Конституции РФ каждый имеет право на объединение, включая создание профессиональных союзов для защиты... |
| В соответствии с п. 1 ст. 30 Конституции РФ каждый имеет право на объединение, включая создание профессиональных союзов для защиты... | | Особенности регулирования труда медицинских работников связаны с характером их профессиональной деятельности |
| Вредными и опасными условиями труда в силу ст. 209 Тк РФ признают совокупность производственных факторов, воздействие которых на... | | Вредными и опасными условиями труда в силу ст. 209 Тк РФ признают совокупность производственных факторов, воздействие которых на... |
| Следовательно, работодатель не может требовать от работника предоставления персональных сведений, которые не связаны с осуществлением... | | Следовательно, работодатель не может требовать от работника предоставления персональных сведений, которые не связаны с осуществлением... |