Документы соискателя
Порой работодатель при оформлении на работу требует от нового сотрудника принести документы, о которых в Трудовом кодексе нет ни слова. Статья посвящена процедуре приема на работу, а именно тому, какие документы при трудоустройстве необходимы, а какие необязательны.
Прежде чем оказаться в штате бюджетного учреждения, новый работник проходит несколько этапов трудоустройства. Перед тем как оформить прием и допустить сотрудника на его рабочее место, нужно ознакомиться с его документами. Этой работой в учреждении традиционно занимаются сотрудники кадровой службы.
Список обязательных...
В статье 65 ТК РФ установлен список документов, предъявляемых при заключении трудового договора в обязательном порядке:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Первым обязательным при трудоустройстве документом, который должен предъявить соискатель, является паспорт гражданина РФ. На сегодняшний день паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14 лет и проживающие на территории РФ*(1). Паспорт гражданина РФ является основным документом, удостоверяющим его личность на всей территории РФ.
Возникает вопрос: что же скрывается за понятием "иной документ, удостоверяющий личность"? Ведь сам Трудовой кодекс не раскрывает этого понятия, а универсального перечня таких документов не существует. Однако специальными нормативными правовыми актами в ряде случаев эти документы определяются применительно к регулируемым им видам отношений. Например, можно сослаться на:
- пункт 1 Указа Президента РФ от 21.12.1996 N 1752 "Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации";
- пункт 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации";
- статью 7 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию".
На основании этих норм можно сделать вывод, что к иным документам относятся:
- военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);
- временное удостоверение личности гражданина РФ, выдаваемое на период оформления паспорта в порядке, утверждаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти;
- документ, удостоверяющий личность гражданина РФ, по которому гражданин РФ осуществляет въезд в Россию в соответствии с федеральным законом, регулирующим порядок выезда из РФ и въезда в РФ (для лиц, постоянно проживающих за пределами РФ);
- справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, которые находятся в местах содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых, в порядке, утвержденном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти;
- дипломатический паспорт;
- служебный паспорт;
- паспорт моряка (его удостоверение личности);
- свидетельство о рождении лица, не достигшего 14 лет.
Второй обязательный документ - трудовая книжка кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые (тогда трудовую книжку оформляет работодатель) или работник поступает на работу на условиях совместительства (его трудовая сдана по основному месту работы). В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность (профессиональный и служебный рост, отношение к работе, причины увольнения) и стаж сотрудника. Поэтому важно, чтобы документ был правильно оформлен, ведь от этого зависит расчет трудового и страхового стажа человека.
Кстати, работник должен предъявить трудовую книжку еще и для того, чтобы вы могли убедиться: в настоящий момент он не дисквалифицирован и не уволен с прежнего места работы из-за виновных действий. Информацию о дисквалификации работника можно найти в трудовой книжке и специальном реестре, тем более что ст. 32.11 КоАП РФ обязывает руководителей запрашивать информацию о наличии дисквалификации соискателя в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц. Таким образом, если вы примете на работу дисквалифицированного сотрудника на должность, которую он не вправе занимать в течение определенного срока, то на вас, как на руководителя учреждения, наложат штраф в размере от 1000 до 5000 руб., а на учреждение - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).
Третьим обязательным документом является страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Данный документ содержит страховой номер индивидуального лицевого счета и анкетные данные застрахованного лица (фамилию, имя и отчество; фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении; дату рождения; место рождения; пол). В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" указанное свидетельство выдается каждому застрахованному лицу Пенсионным фондом и его территориальными органами. Лицам, поступающим на работу впервые, данное страховое свидетельство оформляется работодателем (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). За несоблюдение этой обязанности ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования хранится у застрахованного лица. Однако в случае его отсутствия ваш будущий работник должен самостоятельно обратиться с заявлением о выдаче дубликата свидетельства в территориальный орган Пенсионного фонда по месту жительства, хотя п. 22 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования*(2) допускается заполнение заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства (ф. АДВ-3) кадровой службой учреждения. Поэтому вы можете или направить работника самостоятельно восстанавливать утраченный документ и принять его на работу после того, как он представит свидетельство, или оформить его на работу и заказать дубликат свидетельства.
Еще одним обязательным документом является документ воинского учета - для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
Согласно п. 14 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 7191 (далее - Положение о воинском учете), к таким лицам относятся:
а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе;
б) граждане:
- мужского пола, пребывающие в запасе;
- уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных сил РФ;
- успешно завершившие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах при государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и окончившие указанные образовательные учреждения;
- не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва на нее;
- не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на нее или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам по достижении ими возраста 27 лет;
- уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;
- прошедшие альтернативную гражданскую службу;
- женского пола, имеющие военно-учетные специальности согласно приложению к Положению о воинском учете.
Не подлежат воинскому учету граждане, перечисленные в п. 15 Положения о воинском учете:
- освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе";
- проходящие военную или альтернативную гражданскую службу;
- отбывающие наказание в виде лишения свободы;
- женского пола, не имеющие военно-учетной специальности;
- постоянно проживающие за пределами РФ;
- имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе Службы внешней разведки и Федеральной службы безопасности.
Пункт 28 Положения о воинском учете устанавливает, что в качестве документов воинского учета гражданам, пребывающим в запасе, выдается военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), а гражданам, подлежащим призыву на военную службу, - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Так, отсутствие документов по воинскому учету при их необходимости может быть классифицировано как нарушение требований законодательства о военной обязанности и воинском учете (п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ) и трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ), согласно которым работодатель, заключивший трудовой договор с лицом, не имеющим документа воинского учета, может быть привлечен к административной ответственности.
И наконец, последним обязательным документом согласно ст. 65 ТК РФ является документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Так, в силу ст. 27 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании" образовательное учреждение согласно лицензии выдает лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы о соответствующем образовании и (или) квалификации. Форма документов определяется самим образовательным учреждением. Указанные документы заверяются печатью образовательного учреждения. Образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию и реализующие общеобразовательные (за исключением дошкольных) и профессиональные образовательные программы, выдают лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации. Гражданам, завершившим послевузовское профессиональное образование, защитившим квалификационную работу (диссертацию, по совокупности научных работ), присваивается ученая степень и выдается соответствующий документ.
Частью 2 ст. 65 ТК РФ установлено, что в отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. То есть в исключительных случаях при оформлении на работу (в связи с ее спецификой) могут понадобиться и иные документы, но только если указание на то содержится в нормативном акте.
Так, при оформлении трудового договора с несовершеннолетним работодателю понадобится:
- медицинская справка о состоянии здоровья, поскольку согласно ч. 1 ст. 266 ТК РФ лица в возрасте до 18 лет принимаются на работу только после предварительного обязательного медицинского осмотра;
- документ, подтверждающий согласие одного из родителей (попечителя)*(3);
- документ, подтверждающий согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с несовершеннолетним, достигшим 14 лет*(4);
- документ из образовательного учреждения, подтверждающий расписание учебных занятий несовершеннолетнего учащегося в возрасте до 16 лет. Предоставление данного документа необходимо для того, чтобы исключить возможность нарушения учебного процесса несовершеннолетнего и соблюсти требования законодательства о выполнении работы учащимися только в свободное от учебы время*(5).
Обратите внимание, что отсутствие документов, которые подтверждают обоснованность приема на работу несовершеннолетнего, является нарушением трудового законодательства и может повлечь привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, а также к административной ответственности в отношении работодателя (ст. 419 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).
Согласно ст. 213 ТК РФ документ об обязательном медицинском осмотре (обследовании) должны предъявить работодателю лица, поступающие на тяжелые работы и работы с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземные работы), а также на работы, связанные с движением транспорта. Указанные медицинские осмотры (обследования) проходят и лица, поступающие на работу в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также в некоторые другие организации.
Обратите внимание: если вы потребуете с претендента на должность офисного работника документ об обязательном медицинском осмотре (обследовании), это может быть расценено как нарушение ст. 3 ТК РФ о запрещении дискриминации в сфере труда, что, в свою очередь, может привести к трудовым спорам.
При заключении трудового договора с лицами, прибывшими в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, дополнительным документом, который такие лица обязаны предъявлять работодателям, является медицинское заключение, выданное в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в данных районах и местностях (ст. 324 ТК РФ).
...и необязательных документов
Список не обязательных при трудоустройстве документов открывают резюме соискателя и рекомендательное письмо с прежнего места работы.
При первом знакомстве с соискателем работодатель очень часто просит представить резюме, более того, нередко он указывает только номер факса, по которому лицо должно отправить свое резюме. При этом работодатель выбирает кандидатуру на должность, подлежащую замещению, только на основании данного резюме.
Примечание. Справка о зарплате с предыдущего места работы нужна для правильного расчета налогового вычета. Если доход на прежнем месте работы еще не превысил 40 000 руб. и работник желает получить стандартные налоговые вычеты на новом месте работы, эта справка необходима.
Чаще всего резюме содержит биографические данные человека, сведения об образовании и опыте работы, то есть профессиональный портрет соискателя. Обратите внимание: резюме не является документом и его предъявление при приеме на работу не обязательно. А значит, отсутствие резюме не может повлечь никаких правовых последствий для соискателя. Тем более что практически вся информация, имеющаяся в резюме, доступна через другие источники - весь опыт работы отражен в трудовой книжке, а о карьерных достижениях соискатель может сообщить устно.
В некоторых случаях работодатель может сверх стандартного пакета документов попросить кандидата на должность представить рекомендательное письмо с прежнего места работы. Соискателю это тоже выгодно, ведь объективное мнение работавших с ним людей способно произвести на новое руководство более серьезное впечатление, чем "бумажные" достижения.
Но не стоит забывать, что п. 8 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" запрещает сбор конфиденциальных сведений о частной жизни человека, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну. И хотя профессиональная деятельность работника является публичной и потому не подпадает под запрет, многие наниматели предпочитают не рисковать и занимаются сбором рекомендаций только с согласия соискателя. Кстати, в Трудовом кодексе рекомендательные письма даже не упоминаются, так что работодатели обязаны быть максимально деликатными. Собирая сведения о соискателе, работодатель должен принять все меры, чтобы не пострадала профессиональная репутация трудоустраивающегося. Кроме того, работодатель не может отказать соискателю в приеме на работу только на том основании, что тот не представил рекомендательные письма.
Очень часто работодатель хочет знать о своем работнике гораздо больше, чем предписывает закон. С этой целью при оформлении приема на работу используются всевозможные анкеты. В таких ситуациях самое серьезное нарушение закона со стороны работодателя заключается в том, что требование о заполнении анкеты ставится как одно из условий заключения трудового договора, тогда как наличие данного документа трудовым законодательством не предусмотрено. Анкета может носить лишь вспомогательный характер и служить только для выяснения деловых и профессиональных качеств работника. Работник вправе отказаться от ее заполнения, ведь в соответствии с законом его деловой портрет должен составляться только на основании документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ.
При проведении анкетирования работодателю следует помнить о том, что п. 4 ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни. Информацию о частной жизни работника можно получать, только если она непосредственно связана с вопросами трудовых отношений. Кроме того, необходимо наличие письменного согласия сотрудника на сбор таких сведений. Поэтому, если соискатель не желает отвечать на вопрос анкеты, к примеру, о том, страдают ли его родственники алкоголизмом или наркоманией, имеют ли судимость и т.п., нельзя заставить его сообщить такую информацию. Если для работодателя это крайне важно, он должен получить от сотрудника согласие в письменной форме и приготовиться доказать в случае судебного разбирательства, что, во-первых, согласие было добровольным, а, во-вторых, данные сведения непосредственно связаны с работой.
В любом случае отказ кандидата от прохождения тестирования (собеседования и пр.) не может служить основанием для отказа в его приеме, тем более что неприкосновенность частной жизни гарантирована ст. 23 Конституции РФ, а ст. 24 Конституции РФ гласит, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
Работодатель также вправе ознакомиться с регистрацией сотрудника, хотя отсутствие регистрации не может служить основанием для отказа в заключении договора. В Письме от 18.12.2008 N 6967-ТЗ Роструд указывает на недопустимость прямого или косвенного ограничения прав или установления прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от места жительства.
Часто при устройстве на работу работодатели просят сотрудника принести справку о зарплате с прежнего места работы по форме 2-НДФЛ и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Эти документы важны для бухгалтерии. Так, справка о зарплате нужна для правильного расчета налогового вычета. Если доход на прежнем месте работы еще не превысил 40 000 руб.*(6) и работник желает получить стандартные налоговые вычеты на новом месте работы, эта справка необходима. Так как государство предоставляет еще налоговый вычет на ребенка, пока доход за год не превысит 280 000 руб.*(7), для получения данной налоговой льготы, помимо справки о доходах с прежнего места работы, необходимо предъявить свидетельство о рождении ребенка.
В соответствии со ст. 84 НК РФ каждому налогоплательщику присваивается ИНН - уникальный цифровой код, который упорядочивает сбор налогов с плательщиков по всей территории РФ. В то же время НК РФ не предусмотрен заявительный характер постановки на учет физических лиц в налоговом органе с присвоением ИНН, поэтому ИНН указывается только при его наличии. Право на получение социальных налоговых вычетов не зависит от наличия у налогоплательщика ИНН. Тем более судебная практика по данному вопросу говорит, что отказ в приеме на работу по причине несогласия гражданина на присвоение ИНН не связан с его деловыми качествами и является необоснованным.
В любом случае представление данных документов является лишь правом соискателя, а не его обязанностью. Так что требование работодателя предъявить документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, при заключении трудового договора является незаконным. Отсутствие таких документов не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.
Оригинал или копия?
Напоследок хотелось бы обратить внимание руководителей на тот факт, что при оформлении соискателя рекомендуется запрашивать оригиналы всех документов, а не их нотариально заверенные копии, так как копия свидетельствует лишь о наличии документа, не обладая при этом его юридической силой. Исключение могут составлять документы, перечисленные в п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(8). Обязательно следует проводить сверку данных, отраженных в документах, так как часто встречаются расхождения в написании фамилии, имени, отчества, указании места рождения работника и других сведений в представляемых документах (паспорте, карточке страхового свидетельства, документе об образовании).
Работодатель, принимая от соискателя документы, должен обращать внимание на их юридическую состоятельность. Используя для заключения трудового договора паспорта с истекшим сроком действия, трудовые книжки устаревшего образца, копии диплома вместо оригинала, вы ставите под сомнение юридическую чистоту трудовых отношений.
Так, согласно п. 7 Постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 "Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации" сроки действия паспорта гражданина следующие:
- от 14 лет до достижения 20-летнего возраста;
- от 20 лет до достижения 45-летнего возраста;
- от 45 лет - бессрочно.
Так, по достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит обязательной замене.
Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по месту их жительства по окончании установленного срока военной службы по призыву.
Кроме того, необходимо иметь в виду, что в случае представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора такой трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Ю.Н. Калмыкова,
эксперт журнала
"Руководитель бюджетной организации"
"Руководитель бюджетной организации", N 3, март 2011 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Пункт 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828.
*(2) Утверждена Постановлением Правительства РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению".
*(3) Часть 3 ст. 63 ТК РФ, п. 1 ст. 26 ГК РФ.
*(4) Часть 3 ст. 63 ТК РФ.
*(5) Часть 3 ст. 63 ТК РФ.
*(6) Статья 218 НК РФ.
*(7) Статья 218 НК РФ.
*(8) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". |
