Глава 2. Учет денежных средств и расчетов 2.1. Принципы организации денежных средств и расчетных операций
Каждое предприятие в процессе своей деятельности устанавливает экономические связи с другими юридическими и физическими лицами (поставщиками, потребителями). Отношения между сторонами оформляются договорами, в соответствии с которыми одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей или исполнителем работ (услуг), а другое – покупателем, следовательно, и плательщиком.
Четкое выполнение договорных обязательств и правильная организация расчетов между предприятиями ведут к своевременному поступлению денежных средств и оказывают влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств.
Кроме того, у предприятия в процессе хозяйственной деятельности возникают денежные расчеты с персоналом, выполняющим производственные задания, и другими физическими лицами.
Расчеты между предприятиями осуществляются в безналичном порядке через банки, а также наличными – через кассу предприятия в пределах установленных законодательством лимитов. Максимальная сумма расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одному договору устанавливается Правительством.
Безналичные расчеты осуществляются путем перечисления денежных средств со счета плательщика на расчетный счет получателя. Перечисления производятся посредством записей, которые показывают уменьшение денежных средств на счете плательщика и увеличение денежных средств на расчетном счете получателя. Посредником при расчетах между организациями выступают соответствующие банки (государственные и коммерческие).
Отношения между банками и организациями строятся на основании договоров на условиях возвратности, платности и срочности.
Основными задачами организации учета денежных средств и расчетов в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД») являются:
 получение своевременной информации о предстоящих поступлениях денежных средств с банковских счетов обособленных подразделений ОАО «РЖД» на банковские счета ОАО «РЖД»;
контроль за приходом и расходом денежных средств в соответствии с плановым заданием и платежным балансом;
контроль за разделением денежных потоков, связанных с доходами и расходами ОАО «РЖД»;
контроль за разделением денежных потоков, связанных с доходами ОАО «РЖД» от основных и прочих видов деятельности;
контроль за выручкой от перевозок грузов, пассажиров и багажа и доходами от других видов деятельности со стороны Департамента «Казначейство ОАО «РЖД» и его региональных центров по месту нахождения филиалов ОАО «РЖД».
2.2. Учет кассовых операций
Предприятия для приема, хранения и использования наличных денег должны иметь кассу. Порядок ведения кассовых операций и учета наличных денежных средств регламентирован Центральным банком России.
Предприятия могут иметь в кассе наличные деньги только в пределах лимита, который ежегодно устанавливается обслуживающим банком по согласованию с руководителями предприятий. Сверх установленных лимитов наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. По истечении этого срока денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдать в банк на свой расчетный счет.
Для установления лимита остатка денежных средств в кассе предприятие предоставляет в обслуживающий банк «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу».
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных банках, оно по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на установление лимита остатка денежных средств в кассе. О сумме предоставленного лимита предприятие уведомляет другие банки, где ему открыты соответствующие счета.
Кассовые операции на предприятии осуществляет кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. В договоре предусматривается ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе и за правильное оформление кассовых документов.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.
Прием наличных денег кассами, независимо от источников их поступления, производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), который выписывается в одном экземпляре и состоит из двух частей: собственно приходного кассового ордера и отрывной квитанции. Наряду с кассиром приходный ордер в целях контроля подписывает и главный бухгалтер. Отрывная квитанция заверяется печатью организации и, после регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных документов (форма № КО-3), передается лицу, сдавшему деньги в кассу.
Выдача наличных денег производится по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) или другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные.
Деньги отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя, по расходному кассовому ордеру, где проставляется подпись в получении, данные предъявленного документа, а также полученная сумма: рублей – прописью, копеек - цифрами.
Из кассы деньги могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если деньги выдают по доверенности, то в расходном кассовом ордере бухгалтерия проставляет фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает отметку: «По доверенности». Оформленную соответствующим образом доверенность кассир прилагает к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную сумму по платежной ведомости.
Разовые выплаты заработной платы отдельным лицам оформляют, как правило, расходными кассовыми ордерами, составленными на конкретного получателя.
В приходных кассовых ордерах указывают от кого и за что получены деньги, в расходных – кому и на что выданы деньги и основание для их составления. Сумму указывают как цифрами, так и прописью. Какие-либо исправления в кассовых документах не допускаются.
Все расходные и приходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), где документу присваивается порядковый номер. Расходные кассовые ордера, выписанные бухгалтерией по истечении трех рабочих дней на общую сумму выданной по платежным ведомостям заработной платы, регистрируются после ее выдачи.
После завершения операций по приему и выдаче денег кассир подписывает кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами.
Документы, приложенные к расходным кассовым ордерам, кассир погашает штампом или надписью «Получено» (или «Оплачено») с указанием числа, месяца и года.
На предприятиях, имеющих несколько касс, главный (старший) кассир вначале рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму под расписку в Книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма № КО-5).
Кроме того, в Книге учета принятых и выданных кассиром денег отражаются денежные средства, выданные из кассы организации доверенным лицам (раздатчикам) для выплаты заработной платы сотрудникам. После выдачи денег раздатчик передает ведомости в кассу вместе с остатком невыданных денежных средств по этим ведомостям.
В конце рабочего дня кассиры должны представить отчет о полученном авансе и о деньгах, принятых по приходным кассовым ордерам. Остаток наличных денег в кассе вместе с приходными и расходными кассовыми документами они сдают старшему кассиру под расписку в Книге учета принятых и выданных денег.
Все поступления, а также выдача наличных денег учитываются в Кассовой книге (форма № КО-4). Каждое предприятие может иметь только одну Кассовую книгу. Листы в книге номеруют и прошнуровывают. На последней странице книги делается запись «В настоящей книге пронумеровано … страниц», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.
Записи в Кассовой книге ведутся кассиром на основании приходных и расходных кассовых ордеров на листах, составляемых в 2-х экземплярах. Первые экземпляры листов образуют собственно Кассовую книгу и остаются в ней. Вторые экземпляры являются отрывными и служат отчетом кассира.
Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге запрещаются. Исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.
Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники.
Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает в Кассовой книге итоги операций за день, определяет остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист Кассовой книги в качестве отчета вместе с приходными и расходными документами под расписку на первом экземпляре Кассовой книги. Форма Кассовой книги приведена в табл. 2.1.
Таблица 2.1
Кассовая книга
Касса за 09 марта 20…года
№
док.
|
От кого получено или кому выдано
|
№
корр.
счетов
|
Приход
|
Расход
|
Руб.
|
коп.
|
Руб.
|
коп.
|
|
Остаток на начало дня
|
|
152
|
70
|
|
|
13
|
По чеку № 0176115
|
51
|
87000
|
00
|
|
|
27
|
Заработанная плата, выданная
за февраль
|
70
|
|
|
45370
|
00
|
28
|
Аксеновой Л.П. – в подотчет
|
71
|
|
|
19740
|
00
|
29
|
Свиридову Н.К. – перерасход по авансовому отчету № 32
|
71
|
|
|
2150
|
00
|
30
|
Рассказовой М.С. – в подотчет
|
71
|
|
|
19500
|
00
|
|
Итого за день
|
|
87000
|
00
|
86760
|
00
|
|
Остаток на конец дня
|
|
392
|
70
|
|
|
Для учета наличия и движения денежных средств используется активный счет 50 «Касса». Оборот по дебету данного счета показывает суммы, поступившие наличными в кассу, а оборот по кредиту – суммы, выданные наличными. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег.
В развитие счета 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
«Касса организации»;
«Операционная касса»;
«Денежные документы» и др.
Счет 50 субсчет «Касса организации» используется для учета наличных денег, полученных с расчетных счетов, от физических и других юридических лиц, а также излишков, сданных на расчетные счета, выдачи заработной платы, пособий, денежных средств под отчет и др.
Счет 50 субсчет «Операционная касса» открывается по мере необходимости и применяется для учета наличия и движения средств в кассах товарных контор, эксплуатационных участках, в билетных и багажных кассах вокзалов и др.
На счете 50 субсчет«Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе оплаченные путевки в санатории, дома отдыха, марки госпошлины, трудовые книжки и другие денежные документы. Оборот по дебету счета 50 субсчет «Денежные документы» показывает стоимость приобретенных за наличные, а также в безналичном порядке почтовых марок, путевок и других денежных документов в корреспонденции со счетом 50 субсчет «Касса организации» или счетом 51 «Расчетные счета».
Выдача путевок работникам, списание использованных марок госпошлины отражается по кредиту счета 50 субсчета «Денежные документы» в корреспонденции соответственно с дебетом счетов 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и 26 «Общехозяйственные расходы». Стоимость льготных, а также бесплатных путевок, выданных работникам, списывается в дебет счета 91 субсчет «Прочие расходы».
Учет поступления денежных документов и их списания оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами.
Аналитический учет денежных документов ведется кассиром в книге движения денежных документов по их видам.
В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины в сроки, установленные руководителем предприятия, проводится ревизия (инвентаризация) кассы. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя, в присутствии кассира.
При проведении ревизии необходимо обращать внимание, чтобы все кассовые операции были документально подтверждены и оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Например, расписки на выданные суммы наличными, неоформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих предприятию, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками.
Результаты ревизии оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств. Фактические остатки наличных денег сопоставляют с остатком по счету 50, определенным на момент проведения ревизии, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств.
Выявленные излишки наличных денег приходуют путем составления приходного кассового ордера и зачисляют в доход предприятия бухгалтерской записью по дебету счета 50 и кредиту счета 91 субсчет «Прочие доходы».
Выявленная недостача учитывается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально-ответственного лица, при этом дебетуется счет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Возмещение недостачи осуществляется кассиром путем внесения денежных средств в кассу (дебет счета 50 в корреспонденции с кредитом счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или путем удержания из его заработной платы (дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»).
Контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляют также вышестоящие организации и кредитные учреждения.
Денежными средствами предприятия являются также денежные средства в пути, учет которых ведется на активном счете 57 «Переводы в пути».
Этот счет предназначен для учета движения денежных средств, когда имеется временной разрыв между моментом документально подтвержденного списания и моментом зачисления денежных средств на соответствующие счета учета денежных средств.
К счету 57 открывают субсчет «Денежные средства в пути», по дебету которого отражается инкассирование выручки, т.е. денежные средства, сданные из кассы, но до конца месяца еще не зачисленные на расчетный счет, в корреспонденции с кредитом счета 50 субсчет «Касса организации». Поступившая на расчетный счет инкассированная выручка согласно выписке банка отражается записью по дебету счета 51 «Расчетные счета» и кредиту счета 57 субсчет «Денежные средства в пути».
Основанием для этих записей являются квитанция кредитной организации, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и другие документы.
|
