Методические рекомендации Москва 2007
Скачать 1.86 Mb.
|
Федеральная архивная служба России (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Составление архивных описей Методические рекомендации Москва – 2007 Содержание Введение………………………………………………………….. 3 Раздел 1. Общие понятия об описи. Этапы ее составления…………………………………………………….. 5 Раздел 2. Методика описания дел (единиц хранения) на основе стандартизированных элементов описания……………………..14 Раздел 3. Организация дел и документов в пределах описи ………………………………………………………………47 Раздел 4. Составление описи и справочного аппарата к ней………………….…………………………………. 68 Раздел 5. Усовершенствование и переработка описи как составная часть задачи повышения информативности …………88 Раздел 6. Основные требования к составлению архивной описи в электронном формате……………………………………..95 Заключение…………………………………………………………105 Приложения……………………………………………………… ..106 Список источников и литературы ……………………………… ..130 Введение Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов. Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников. Особое место в системе НСА занимает архивная опись – базовый справочник российских архивов. Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации. В связи с этим актуальной является задача подготовки методических рекомендаций по составлению архивных описей на основе стандартизированного описания. Цель настоящих методических рекомендаций – разработать единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с новой редакцией “Основных правил работы государственных архивов России”, методику подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания. Положения рекомендаций распространяются, в основном, на управленческую документацию на бумажной основе, на документы по личному составу и личного происхождения. Они рассчитаны на применение в государственных, муниципальных архивах, архивах организаций, могут использоваться в учебном процессе, при повышении квалификации архивных работников. Методические рекомендации состоят из введения, 6 разделов, заключения, 17 приложений и списка источников и литературы. В разделе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления. Раздел 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. В разделе 3 представлена организация дел и документов в пределах описи. Раздел 4 посвящен составлению описи и справочного аппарата к ней. В разделе 5 рассмотрены целесообразные пути повышения информативности описи при ее усовершенствовании и переработке. В разделе 6 сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном формате и представлен порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись». Рекомендации подготовлены сектором государственного учета и НСА Отдела архивоведения и археографии ВНИИДАД в соответствии с планом НИР. Руководитель темы, ответственный составитель – к.и.н. Ларина В.Г. Составители: с.н.с. Андреева Н.М. (разд. 4, п. 4.3., приложения №№ 2-15), с.н.с. Белянина Л.И. (ответственный исполнитель) (разд. 1, п.1.5.; разд.2,3; разд.4, пп.4.1., 4.2., общее редактирование) , к.и.н., зав.сектором Ларина В.Г. (введение, разд. 6, заключение, приложение № 17, общее редактирование), с.н.с. Панова А.В. (техническое оформление текста), с.н.с. Сахарова Е.Н. (ответственный исполнитель) (разд.1, пп.1.1.-1.4.; разд.4, п.4.3.; разд.5; приложения № 1, 16). Выражаем искреннюю благодарность сотрудникам федеральных архивов за помощь при подготовке данных рекомендаций, особенно специалистам ГАРФ (Копыловой О.Н., Котловой Т.Н., Олейникову О.В. и др.) и РГАСПИ (Иванову Ю.П., Розенталь С.М.) за предоставленные методические разработки для составления раздела 6. Под общей редакцией канд.ист.наук Лариной В.Г. Раздел 1. Общие понятия об описи. Этапы ее составления 1.1 Понятие об описи дел и документов. Формы описи. Опись дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи дел и документов составляются в делопроизводстве организаций и ведомственных архивах. В случае поступления в государственный архив неописанных документов, описи на них составляются в государственном архиве. Кроме того, в государственном архиве в процессе переработки могут составляться новые описи взамен составленных ранее. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Опись является базовым архивным справочником в государственных, ведомственных и муниципальных архивах, так как она служит основой для создания других справочников системы НСА архива – путеводителей, каталогов, обзоров, указателей. В связи с этим качественное составление описи является определяющим при ее создании. Опись единиц хранения - это один из обязательных элементов системы НСА государственных и муниципальных архивов; она выполняет одновременно две функции: 1.является внутрифондовым первичным учетным документом и 2.внутрифондовым справочником по составу и содержанию единиц хранения. Осуществляя функцию учета, опись, с одной стороны, фиксирует каждую единицу хранения, а, с другой стороны, - всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи. В качестве справочника по содержанию опись рассчитана на информирование в функционально-отраслевом разрезе на уровне единицы хранения. Опись содержит вторичную документную информацию, которая должна в полной мере соответствовать первичной документной информации, заключенной в единицах хранения. В государственных, муниципальных архивах принята единая листовая форма описи с графлением. (см. приложение № 1). 1.2. Объект описания описи. Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения. 1.3. Описательная статья описи. Опись - это перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации. Описательная статья представляет собой набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учета): 1) порядковый номер; 2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год); 5) количество листов в единице хранения (для единиц хранения, содержащих письма и фотографии – количество документов). В случае необходимости в описательную статью могут включаться: 6) указание на подлинность (копийность) документов; 7) способ воспроизведения документов; 8) степень полноты документов; 9) внешние особенности; 10) аннотация документов единицы хранения. К обязательным реквизитам описания относятся: №№ 1,3,4,5; к дополнительным – №№ 2,6,7,8,9, 10. Для идентификации объекта описания на уровне единицы хранения состав элементов описания должен включать: архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения), заголовок единицы хранения, крайние даты документов единицы хранения, объем единицы хранения (количество листов в единице хранения). Таким образом, минимально необходимая совокупность реквизитов описания, позволяющая установить полное соответствие между объектом описания и его архивным описанием, входит в число обязательных элементов описания. Реквизиты описательной статьи описи можно также разделить на идентификационные и интеллектуальные. К идентификационным относятся: порядковый номер, делопроизводственный индекс, крайние даты документов, количество листов в единице хранения. Составление этих реквизитов не представляет особой сложности и требует лишь внимания. При установлении крайних дат документов единицы хранения, следует иметь в виду следующее: начальной датой единицы хранения является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого последнего документа. Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.). Даты декретов, указов, грамот, договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если документы не датированы, даты указываются по времени их опубликования или введения в действие. Если единица хранения была начата в одной организации, а закончена в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. В том случае, если даты единицы хранения определяются приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные элементы дат, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительными знаками. Например: [Не ранее 1955 г.] [Не ранее мая? – не позднее июля] 1960 г. При подготовке описи в электронном варианте, реквизит “крайние даты” желательно разбить на два поля: “начальная дата” и “конечная дата”. Реквизит “количество листов” заполняется на основании заверительной надписи в единице хранения. Интеллектуальные реквизиты раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав и содержание. К ним относятся заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности единицы хранения, аннотация документов. Для составления этих реквизитов требуется высокая квалификация, серьезные общие и профессиональные знания. Основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения несет заголовок. Главное требование к заголовку единицы хранения: обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию единицы хранения. Содержание единицы хранения в заголовке должно передаваться в кратком, сжатом виде, с соблюдением конкретности описания. Заголовок единицы хранения должен отражать особенности времени, места событий, социальной среды, воспроизводить названия учреждений, форм собственности и правовых отношений, обычаев, географических наименований, видов документов, присущих периоду возникновения документов. При составлении заголовка не допускается модернизация лексики, но в то же время необходимо избегать архаизации выражений и оборотов. Содержание документов следует передавать в заголовке единицы хранения современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Подлинность или копийность документов обязательно указывается в том случае, когда описываются особо ценные документы. Например: Письмо Давыдова Дениса Васильевича Бахметьеву Алексею Николаевичу о жизни в деревне, поездке в Москву. Подлинник. Если данные о подлинности или копийности относятся к части документов или одному документу, то они вносятся в заголовок вслед за указанием видов этих документов или одного документа в скобках со строчной буквы. Например: Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности. Способ воспроизведения документов указывается в том случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульпторов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи требуют специфического описания. Например: Репродукции картин русских художников XVIII – нач. XX вв. Фотокопии, цв. литографии. При наличии в деле особо ценных документов, не полностью сохранившихся, указывается степень их полноты: “отрывок”, “разрозненные места”, “без начала”, “без конца” и т.д. Например: Симонов К.М. “Русский вопрос”. Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия. К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.), наличие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д. Аннотация документов единицы хранения составляется в том случае, если в ней имеются уникальные, важные, распорядительные документы, документы организаций-предшественниц, сведения по личному составу, имеющие значение для выполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска. 1.4. Дифференцированный подход к составлению описи. При создании описи дел применяется дифференцированный подход, сущность которого заключается в применении различной методики описания единиц хранения, выборе, составе и наполнении справочного аппарата к описи, установлении очередности работы по описанию единиц хранения и документов и усовершенствованию описей. В настоящее время дифференцированный подход рассматривается как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации на всех этапах работы с ней. К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, к фондам личного происхождения, содержащим преимущественно особо ценные и уникальные документы, имеющим широкие возможности использования, создаются описи, снабженные указателями различных видов, предисловия к описям включают развернутые сведения по истории фондообразователя и истории фонда. К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондам личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, могут также составляться предисловия к описям, где история фондообразователя дается кратко, указатель может быть составлен один, например, предметный или именной. Описи фондов, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, включающим многостороннюю информацию, и фондов личного происхождения, не имеющих особо ценных документов или содержащих единичные особо ценные документы, могут не иметь указателей. Степень обобщения сведений, заключенных в заголовках единиц хранения, также будет различаться: она будет более высокой у фондов, содержащих многостороннюю информацию. Состав описательной статьи описи не зависит от информационной значимости фонда и не подлежит каким-либо изменениям. 1.5. Этапы составления описи. Составление описи начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда. Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и фондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в государственном, муниципальном и др. архивах справочным аппаратом к фонду (сдаточной описью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознакомления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченности, выявления структуры, определения компетенции, функций фондообразователя. Следующим этапом работы является разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основанием для внутренней организации архивного фонда. Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда). Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков: структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов); номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и др. географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленческой документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации. В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вносить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д. При систематизации единиц хранения фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, характерные для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений). Единицы хранения фондов личного происхождения чаще всего систематизируются по типовой схеме, которая состоит из следующих групп: Творческие документы. Записные книжки, дневники. Мемуары. Переписка (письма фондообразователя и письма фондообразователю). Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарственные надписи разных лиц фондообразователю. Документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы профессиональной, служебной, общественной и др. деятельности). Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера. Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам. Документы о фондообразователе (статьи, воспоминания о фондообразователе, документы об увековечении его памяти и др.). Изобразительные документы (в том числе – фотографии). Документы членов семьи фондообразователя. Документы разных лиц, отложившиеся в фонде. Коллекции. При систематизции документов фондов личного происхождения по типовой схеме желательно закрепить хронологическую структуру фонда с помощью хронологического указателя (для фондов, имеющих свыше 100 единиц хранения). Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания фондов и алфавиту их названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, возможно применение разных схем систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователей, составом и объемом документов. Для фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации. Систематизация единиц хранения коллекций определяется тематикой и составом документов. При систематизации единиц хранения в коллекциях могут применяться тематический, номинальный, географический, авторский и др. признаки. В пределах коллекции, состоящей из единиц хранения одного вида (одной разновидности), возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций и(или) фамилий авторов. В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, располагаемым в порядке их значимости или по хронологии. Внутри тематических подгрупп единицы хранения могут быть объединены по различным признакам, исходя из состава и объема документации. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, осуществляется в следующем порядке: определяются фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым должны быть отнесены документы; при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения на основе определенных признаков систематизации; если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы россыпи включаются в единицы хранения, к которым они относятся. Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, целесообразно составление рабочей инструкции, в которой должен быть определен весь комплекс работ с россыпью, в т.ч. даны сведения о состоянии россыпи, перечислены основные виды работ и порядок их проведения, приведен ориентировочный расчет бюджета рабочего времени. При систематизации листовой россыпи и формировании из нее единиц хранения необходимо обращать внимание на содержание документов, пометы, регистрационные записи на документах, внешние особенности документов (цвет и качество чернил, бумаги, машинописной ленты, шрифт машинки, почерк и др.), помогающие установить взаимосвязь между отдельными документами россыпи. Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по единицам хранения, систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения. Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения может быть произведено только на основании точного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов единицы хранения. Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности. Документы- приложения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты. В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом. Для закрепления порядка расположения документов в единице хранения и обеспечения их сохранности необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа. Количество листов единицы хранения отражается в листе-заверителе. После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку единицы хранения и является ее временным рабочим номером до окончательной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, имеющих несколько описей). По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются и получают архивный шифр. Все сведения с карточек переносятся на обложки единиц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хранения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах. Шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения. На обложку выносится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заверителе. Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней. Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений. Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей. Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной формы (см. Приложение №1). Все экземпляры описи подшиваются, на обложке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе. |
Похожие:
 | Выбор выставки. Контрольные вопросы | | Методические рекомендации предназначены для преподавателей учреждений системы среднего профессионального образования и могут быть... |
 | Методические рекомендации утверждены на заседании Учебно-методического совета Института экономики, управления и права рггу, протокол... | | ... |
| Проведение до- и послетестового консультирования лиц, обследуемых на вич-инфекцию. Методические рекомендации (утв. Минздравсоцразвития... | | Оном от 19 марта 1997 г. №60-фз «Воздушный кодекс Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, №12,... |
| Методические рекомендации предназначены для руководителей пмсп, медико-санитарных частей, здравпунктов, специалистов службы медицинской... | | Методические материалы для председателей и членов предметных комиссий субъектов Российской Федерации |
| Методические материалы для председателей и членов предметных комиссий субъектов Российской Федерации | | Методические рекомендации центральной предметно-методической комиссии Олимпиады по проведению школьного этапа олимпиады 5 |