М ИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Челябинский государственный университет»
(ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
|
Процедура оформления и выдачи документов об образовании (дипломов с приложениями)
|
Версия документа - 1
|
стр. из
|
Первый экземпляр __________
|
КОПИЯ № _____
|
|
Утверждено
приказ от 21.12.2011 № 445-1
|
Процедура
оформления и выдачи
документов об образовании
(дипломов с приложениями)
Настоящая Процедура принята во исполнение действующих в Российской Федерации нормативных актов в сфере высшего профессионального образования: Федерального закона от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании", Приказа Минобрнауки России 10 марта 2005 г. N 65 "Об утверждении инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов» и с целью упорядочения работы подразделений университета, занятых оформлением выпуска студента в ФГБОУ ВПО «ЧелГУ» (далее- ЧелГУ), успешно окончивших университет.
Составление заявки и общего графика выпускных мероприятий
Деканы факультетов, директора институтов, филиалов направляют в отдел кадров (студенческий сектор) заявку о желаемой дате и времени проведения мероприятия по торжественному вручению дипломов выпускникам университета в следующие сроки:
- летний выпуск до 10 апреля;
- осенне-весенний выпуск до 10 ноября.
Заявка включает в себя следующую информацию:
Список выпускников по специальности, направлению и базе подготовки (СОО, СПО, ВПО) в алфавитном порядке, (Ф.И.О. полностью в именительный падеже), с указанием факультета (института, филиала), формы обучения (очная или заочная), сроки проведения защиты (по форме - Приложение 1);
Данные по ответственному лицу факультета, института, филиала за выпуск, председателю и заместителю председателя ГАК в соответствии с приказом о создании государственной аттестационной комиссии, наименованием направления подготовки (специальности) и др. (по форме – Приложение 2)
Отделом кадров составляется график выпускных мероприятий, который согласовывается с проректором по учебной работе. Утвержденные даты и время конкретных выпускных мероприятий сообщаются факультетам, институтам, филиалам и являются обязательными для отдела кадров и учебных структурных подразделений.
Об изменении даты защиты итоговых работ ответственное лицо факультета, филиала, института немедленно сообщает в отдел кадров.
Оформление выпускных документов (дипломов)
Непосредственное оформление дипломов выпускников ЧелГУ осуществляется после издания приказа ректора ЧелГУ об отчислении студентов, успешно завершивших курс обучения в университете, с присвоением соответствующей квалификации:
- в отделе кадров оформляются бланки дипломов;
- в деканате факультета, учебной части филиала, института оформляются бланки приложений к дипломам.
Работник факультета, филиала, института, ответственный за выпуск, в 3-дневный срок со дня выхода приказа об отчислении студентов предоставляет в отдел кадров проекты (копии) дипломов выпускников, имеющие все необходимые реквизиты и согласованные учебно-методическим управлением ЧелГУ (по форме – Приложение 3).
Проекты (копии) дипломов оформляются факультетом, институтом, филиалом через информационную систему «Электронный деканат» в печатной форме и содержат следующую информацию:
- номер академической группы;
- паспортные данные выпускника;
- фамилию, имя, отчество выпускника (без сокращений) в дательном падеже в соответствии с записью в паспорте или документе его заменяющем (по личному заявлению выпускника указывается правильное склонение «особенных» фамилии, имени, отчества) ;
- фамилия, имя, отчество иностранного гражданина записывается по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции, которая должна быть согласована с выпускником вуза, оформлена отдельным документом (заявлением, согласованием), вложенным в личное дело выпускника;
- степень, квалификацию, направление подготовки (специальности), которые указываются в соответствии с утвержденным государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования;
- дату принятия решения государственной аттестационной комиссии: число (цифрами), месяц (прописью) и год (четырехзначное число - цифрами).
2.4. Каждый проект (копию) диплома проверяют на точность и безошибочность заполнения и подписывают:
- выпускник, проверяя правильность написания его фамилии, имени, отчества;
- декан факультета, директор института, филиала;
- ответственный работник учебно-методического управления, который проверяет:
1) наличие права выпускника на получение диплома,
2) наличие указания диплома «с отличием» (выделяется маркером красного цвета),
3) правильность написания в дипломе степени, квалификации, направления подготовки (специальности) в точном соответствии с утвержденным государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования указания.
Отделом кадров:
сверяется соответствие информации в представленных проектах (копиях) дипломов с приказом о выпуске студентов;
оформляются оригиналы дипломов выпускников в следующие сроки;
- не менее чем за 3 (три) рабочих дня при общем количестве выпускников менее 100 человек;
- не менее чем за 5-7 (пять-семь) рабочих дня при общем количестве выпускников более 100 человек.
оформленные дипломы подписываются председателями государственных аттестационных комиссий и должностными лицами университета, удостоверяются гербовой печатью университета;
осуществляется регистрация дипломов в книге выдачи дипломов.
Деканатом, учебной частью филиала института не менее чем за 10 дней до выпускного мероприятия производится подготовка электронной версии приложения к диплому выпускника.
После фактического оформления бланка диплома ответственные работники факультета (филиала, института) получают в отделе кадров данные: серию и номер бланка диплома, а также регистрационный номер и дату выдачи диплома.
В электронную версию приложения, оформляемого факультетом (филиалом, институтом) вносятся данные серии и номера бланка диплома, а также регистрационный номер и дата выдачи (для полного соответствия приложения выдаваемому диплому).
Приложение распечатывается, делается копия и эти два документа подписываются ответственными лицами и удостоверяются гербовой печатью университета.
Копии диплома и приложения, подписанные и удостоверенные печатью в установленном порядке, помещаются в личное дело выпускника, которое подлежит постоянному хранению в архиве университета.
Выдача дипломов выпускникам
Выдача дипломов выпускникам (доверенным лицам) производится на торжественном мероприятии, которое проводится факультетом, филиалом, институтом в соответствии с датой и временем, указанным в графике выпускных мероприятий ЧелГУ.
При получении диплома выпускник предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и расписывается в книге регистрации и выдачи дипломов.
Доверенность на получение диплома с приложением выпускник вправе оформить самостоятельно и удостоверить у начальника отдела кадров университета.
При получении диплома доверенное лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и надлежащим образом оформленную доверенность на получение документов об образовании, расписывается в книге регистрации и выдачи дипломов.
Одновременно с выдачей диплома выпускнику (доверенному лицу) выдается Приложение к диплому, при получении которого выпускник (доверенное лицо) расписывается в книге регистрации и выдачи приложений к дипломам.
Невыданные дипломы возвращаются и хранятся в отделе кадров университета.
Невыданные приложения к дипломам в 3-дневный срок после торжественного мероприятия передаются ответственными работниками деканатов факультетов, филиалов, институтов в отдел кадров университета в соответствии с актом приема-передачи.
Использованные бланки дипломов списываются материально ответственным лицом отдела кадров университета.
Использованные бланки приложений к дипломам списываются материально ответственными лицами факультетов, филиалов, институтов.
В случае невозможности получения диплома с приложением на торжественном мероприятии, выпускник получает диплом и приложение к диплому в отделе кадров университета.
Оформление и выдача дубликатов документов об образовании
В случае утраты диплома с приложением, по заявлению выпускника ЧелГУ, подаваемому в отдел кадров университета, в 10-дневный срок:
- дубликат диплома оформляется в отделе кадров университета;
- дубликат приложения и копия приложения к диплому оформляется факультетом, филиалом, институтом и передается по акту приема-передачи в отдел кадров университета;
- дубликат диплома с приложением выдается выпускнику (доверенному лицу) с обязательной регистраций в книге выдачи дипломов.
4.2. При невозможности заполнения дубликата приложения к диплому, дубликат диплома выдается без приложения к нему.
4.3. При утрате только приложения к диплому:
4.3.1. выданному после 22 июля 1996 г., взамен выдается дубликат приложения к диплому, на котором проставляется серия и номер, а также регистрационный номер сохранившегося диплома.
4.3.2. выданному до 22 июля 1996 г., вместо дубликата приложения к диплому выдается выписка из учебного плана, по которому заканчивал обучение выпускник, с указанием изученных дисциплин и периода обучения.
4.4. При утрате только диплома, выданному после 22 июля 1996 г., взамен выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему на бланках нового образца. При этом сохранившийся подлинник приложения к диплому изымается и уничтожается в установленном порядке.
4.5. Дипломы, выданные до 22 июля 1996 г. не подлежат обмену на дипломы нового образца (кроме дипломов лиц, изменивших имя, отчество, фамилию).
Начальник отдела кадров Т.Б.Смашникова
Приложение 1
к Процедуре оформления и выдачи
документов об образовании
(дипломов с приложениями)
СПИСОК СТУДЕНТОВ
______________________________________________ факультета_________________ группы
_____________________________________________ филиала (института, представительства)
_____________________________________________________формы обучения,
успешно закончивших ГОУ ВПО «ЧелГУ» и выпускающихся
в ______________________ период ______________ года
______________________________ желаемая дата___________желаемое время вручения
№ пп
|
Ф.И.О. студента (полностью) в именительном падеже (алфавитном порядок)
|
Примеч.
|
|
|
|
ПОДПИСЬ
Декан факультета,
директор института, филиала
Приложение 2
к Процедуре оформления и выдачи
документов об образовании
(дипломов с приложениями)
СПИСОК ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ВЫПУСК ЛИЦ
№
|
Должность ответственного лица
|
Ф.И.О. (полностью)
|
Контактный телефон
|
Прим.
|
1.
|
Работник факультета, ответственный за выпуск студентов
|
|
|
|
2.
|
1.Председатель ГАК,
2. Заместители председателя ГАК по __________________________специальности
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
по приказу от «____» ___________№ ______
о создании ГАК
|
|
|
|
3.
|
Работник факультета, ответственный за явку председателя (заместителя председателя) ГАК в ОК для подписи диплома
|
|
|
|
4.
|
Работник, ответственный за написание регистрационного № и даты выдачи в диплом тушью
|
|
|
|
5.
|
Работник, ответственный за оформление приложений к дипломам
|
|
|
|
6.
|
Работник, ответственный за окончательное наполнение личного дела выпускника (для дальнейшей сдачи в архив)
|
|
|
|
ПОДПИСЬ
Декан факультета,
директор института, филиала
Приложение 3
к Процедуре оформления и выдачи
документов об образовании
(дипломов с приложениями)
Информация о количестве
Копий дипломов оформленных ____________________________ (факультет, институт, филиал)
Выпускные мероприятия «______» ____________________ 20_____ г.
№ пп
|
Специальность
или направление
или степень
|
Форма обучения на базе (СОО, СПО, ВПО)
|
Дипломы с отличием (шт.)
|
Дипломы без отличия
(шт.)
|
Общее кол-во дипломов (шт.)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ИТОГО:
|
|
|
|
|
Подпись ответственного лица:
(Должность) _______________ ___________________
Подпись И.О.Фамилия
«____» __________ 20___ г.
Проректор
по учебной работе
Н.А.Мамаев
«___» ___________ 2011
Начальник
юридического отдела
Т.Г.Никитина
«___» ___________ 2011 г.
ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»
|
